公文管理制度.docx
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公文管理制度
公文管理制度
汉中市矿业有限责任公司
制度编号：
HDKY-GL-03-2010
发布日期：
2010年6月10日
公文管理制度
生效日期：
2010年7月1日
编制人：
xx
审核人：
xx
编制单位：
综合部
批准人：
xx
制度页数：
共11页
第一章总则
第一条为加强汉中市矿业有限责任公司（以下简称“公司”）公文管理的规范化、制度化，以协同平台为载体，提高管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司。
第二章管理权责
第三条公司综合部是公司公文管理工作的主管部门，并负责监督、检查、指导公司管理部门及各生产单位的公文管理工作。
公司各管理部门及各生产单位具体负责本单位的公文管理工作。
第四条公司综合部指定专责人员具体负责公文管理工作。
公司各管理部门及各生产单位应指派专责人员（兼职）具体负责本单位的公文管理工作。
第三章公文管理
第五条公文管理分为收文管理和发文管理。
收文管理一般包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
发文管理一般包括拟稿、审核、会签、签发、定密、校对、用印、登记、分类、分发、立卷、归档、销毁等程序。
第六条公文管理应做到及时、准确、安全，并严格执行国家、省有关保密的规定。
公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等各个环节，要分工明确、职责清楚。
第四章公文种类
第七条文件种类
文件按其重要程度、发文范围及印发方式的不同分为三类，主要包括红字头文件、不用红字头的各种白版文件及特设的“会议纪要”红字头。
1、红字头文件主要用于：
（1）公布公司规章制度以及各管理部门代表公司起草的专业规章制度。
（2）公布公司机构变动或重大人事任免事项。
（3）公布公司全局性的重大生产、技术、经营、工程管理、生活福利等方面的工作方案或重要决定。
（4）发布有关重大奖惩决定和重要通报。
（5）向上级单位上报的各类重要请示及工作报告等。
（6）其他有关公司重大事项等。
2、白版文件，主要用于：
（1）一般性工作通知。
（2）公司一般性工作安排等。
3、会议纪要：
主要用于记录经理办公（扩大）会议、工作会议及专项会议的主要内容和议定的主要事项等。
第八条正式文件发文范围
根据文件类别、内容和涉及单位确定发文范围：
1、红字头文件：
主要主送各生产单位、管理部门，必要时抄报上一层级领导和上级单位。
2、会议纪要：
主要主送各生产单位、管理部门，抄报公司领导。
3、白版文件一般发相关单位，同时抄报公司领导。
第九条公文种类
根据行文的目的、方向、内容，常用的公文种类主要包括：
1、决定：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
2、通知：
用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布标准、规范和不含处罚条款的规定；传达要求各生产单位办理和有关管理部门需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
3、通报：
用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
4、报告：
用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
对报告领导不一定签署意见。
5、意见：
用于对重要问题提出见解和处理办法。
6、请示：
用于向上级机关请求指示、批准。
要一事一请示，禁止多个事项用一个请示。
对上报公司的下级请示，公司领导应签署意见，对口管理部门应按领导意见及时向请示单位做出书面批复。
7、批复：
用于答复下级单位的请示事项。
8、函：
用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准。
9、会议纪要：
用于记载和传达会议情况和议定事项。
第五章公文格式
第十条公文格式
公文应利用协同平台进行处理，公文收发格式严格按协同平台公文管理流程办理。
公文格式一般包括：
标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词、版记等。
1、公文标题：
一般应标明发文机关名称、公文主要内容、种类。
标题文字应力求简短扼要，除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。
2、发文时间，以领导签发日期为准。
3、公文字号，一般包括单位代号、分类、年号、序号。
（1）公司红字头文件编号格式，如通桦矿﹝2007﹞1号。
（2）会议纪要红头文件编号格式，如通桦纪字﹝2007﹞1号。
（3）白版文件编号格式，如2009-COMP-00011。
4、公文如有附件，应当在正文之后，单位名称（或日期）之前，注明附件的顺序和名称。
5、收、发文单位应写单位全称或规范化简称。
6、排版应按正常写作要求排版。
字体要求：
公文题目用宋体2号加黑，正文部分用仿宋体3号。
正文标题一律用变体，“一、二、……”用黑体加黑，“
（一）、
（二）、……”用宋体加黑，“1、2、……”用楷体加黑。
7、公司文件以电子文件下发。
用于归档或确有必要制发纸质文件时一般用标准A4纸，在左侧装订两个钉。
8、公文落款及用章：
一般只注明发文时间，并加盖发文单位印章，加盖印章要骑年盖月。
第六章公文拟制
第十一条拟制公文应当做到：
1、符合法律、法规以及党和国家方针、政策。
2、全面、准确地反映客观实际情况，制定的政策、措施切实可行。
3、完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
4、观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述贴切，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。
5、人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应先引标题，后引发文字号。
日期应写具体年、月、日。
6、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“
（1）”。
7、必须使用国家法定计量单位。
8、用词用字准确、规范。
文内使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。
第十二条公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十三条公文拟制应注重质量和效率。
起草重要公文，应由承办部门主要负责人主持、指导调查研究和充分论证，征求有关部门的意见，专门召开专题会议讨论研究。
拟发公司公文文稿，承办部门应经主管经理审核签署意见后，按公文流转程序进行流转。
第七章公文审核
第十四条公文实行严格审核把关制度，综合部应指定专人负责核稿工作；其他单位也应指定专人负责文稿的起草、审核工作。
第十五条综合部核稿的主要内容是：
1、报批程序是否符合规定。
2、是否完整准确体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
3、文种使用、公文格式、文字表述等是否符合规定。
第八章公文签发
第十六条以公司名义印发的文件，一般文件由主管经理签发；重要文件应经主管经理审核同意后上报经理签发。
上报上级部门的公文，经主管经理审核后，由公司经理签发。
第十七条审批公文，主批人应明确签署意见，并签署姓名和审批日期；其他审批人有不同意见时，应当明确表示。
第十八条已经签发的文稿，不得修改；需作修改时，应请示签发人批准同意。
第十九条公文的校对工作由起草部门负责。
第九章公文签收、批办和管理
第二十条上级单位下发的文件统一由综合部专人负责签收、分发和管理。
第二十一条综合部在收到公文后，应及时在协同平台上对收文进行编号，认真填写《公文收文处理单》，紧急公文应在送交时应予以说明。
第二十二条经提拟办意见的公文，综合部按经理分工和各管理部门通过协同平台呈递或转发。
重要公文，送公司经理阅批，一般事务性公文可直接分送主管经理、主管部门处理。
需两个以上部门办理的公文，由主办部门协商其他有关部门办理。
重要的或紧急的公文，综合部应限定办理时间。
第二十三条综合部应实行跟踪、催办、查办制度。
重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。
密级公文以及公司经理有特殊交待的公文，由机要人员负责跟踪督办。
第二十四条各生产单位、管理部门对承办的公文，要严格按照规定的时限办理，不得延误、推诿。
第二十五条综合部专责人员应确定公文的秘密等级和紧急程度，并严格遵守有关规定。
第二十六条绝密文件不准翻印。
如有特殊情况确需要翻印的，应当经密级确定部门或者其上级机关批准。
翻印时，应注明翻印单位、时间、份数和印发范围。
密码电报未经机要部门同意不得复印。
第十章公文立卷、归档和销毁
第二十七条综合部专责人员在公文办理完毕时，应按照有关规定，及时将定稿公文、正本和有关材料整理立卷，电报随同文件一起立卷。
第二十八条卷内文件材料应齐全、系统、准确，需说明情况的案卷，应在备考表中填写清楚。
第二十九条公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第三十条没有归档和存查价值的公文，经综合部部长批准后，方可定期销毁。
销毁秘密公文，应当进行登记，由2人监销，保证不丢失、不漏销。
第三十一条秘密公文的电子文档按照国家有关保密规定进行管理。
第十一章附则
第三十二条本制度由公司综合部负责解释、修订与完善。
第三十三条本制度自下月1日起施行。
附件1：
收文管理流程
综合部
综合部部长审批
主管经理签批
承办单位
附件2：
发文管理流程
拟稿
核稿
审核
签批
升级会员 