五表和表格及工作指导指引行政主办.docx
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五表和表格及工作指导指引行政主办
五表和表格及工作指导指引(行政主办)
职位讲明书
(一)
工作关系
职位名称:
行政主办
编制时刻:
薪酬类不:
工作地点:
总公司办公室
隶属部门:
综合部
对外联络:
国家劳动等有关部门
负责对象
直截了当上司
下属岗位(工作范畴)
有关部门
综合部经理
前台文员、清洁工
公司各部门
权力范围
执行、请示
报告、建议
授权、督导、检
查、培训、考评
和谐、联络
配合、检查
职位讲明书
(二)
任职资格
类不
必要条件
期望条件
个人条件
性不、年龄
男:
24—45岁
女:
24—40岁
男:
24—45岁
女:
24—40岁
任职体会
二年以上有关工作体会
三年以上有关工作体会
学历
大专人事行政治理专业
本科人事行政治理专业
仪表
端正
端正
躯体情形
健康
健康
家庭情形
稳固
稳固
技能
语言
表达能力强
表达能力强
专业知识
熟悉国家劳动法律法规
熟悉国家劳动法律法规
职业道德
义(安静的心态、只是分炫耀)
★★★★
★★★★
信(讲信用、尽全力办到)
★★★★
★★★★
勇(毫不恐惧、克服困难)
★★★★
★★★★
谋(随机应变、把握主动)
★★★★
★★★★
工作能力及素养要求
合作、和谐能力
★★★
★★★
决策、领导能力
组织能力
授权能力
应变能力
★★★★
★★★★
勇于负责
★★★★
★★★★
敢于求新
★★★
★★★
敢担风险
★★★
★★★
尊重他人
★★★★
★★★★
品德
★★★★
★★★★
工作纪律(勤)
心态
★★★★
★★★★
勤恳
★★★★★
★★★★★
时刻观念
★★★★
★★★★
工作业绩
效率
★★★★★
★★★★★
效果
★★★★★
★★★★★
讲明:
★表示各项内容的权重(五个★为重)。
职位讲明书(三)
岗位职责
工作内容
工作指引
程序指引
制度指引
表格指引
承担责任
1.同意直截了当上司的授权,制定工作打算,并实施;
《岗位工作打算》
HT-S-COP-022
/
HT-S-R-061~062
直截了当责任
2.筹划组织各种会议,安排职员公众假日事宜;
同上
依据“人力资源治理系统”之规定执行
直截了当责任
3.负责监控公司规章制度的执行情形;
同上
/
/
/
直截了当责任
4.负责处理劳资纠纷、职员投诉/建议等咨询题;
同上
依据“人力资源治理系统”之规定执行
直截了当责任
5.负责公司有关行政文件的打印、复印,并进行归档治理;
《岗位工作打算》
/
/
/
直截了当责任
6.和谐政府有关部门的关系;
《部门工作打算》
/
/
/
直截了当责任
7.参加当地政府召开的有关会议,及时处理(解决)会议实质性咨询题;
同上
/
/
/
间接责任
8.建立健全行政治理制度、奖罚制度;
同上
依据“人力资源治理系统”之规定执行
直截了当责任
9.负责出差人员的飞机票、车船票的订购,并安排接送;
《岗位工作打算》
/
/
/
直截了当责任
10.负责办公用品、设备的采购、治理、发放;
同上
HT-S-COP-010
/
HT-S-R-028~035
直截了当责任
11.负责会议室的治理。
《岗位工作打算》
/
/
/
直截了当责任
12.负责公司办公场所环境治理;
同上
/
/
/
直截了当责任
13.建立职员绩效考评档案,公布考评结果;
《部门工作打算》
依据“人力资源治理系统”之规定执行
直截了当责任
14.负责统计公司职员的请假、出差事宜;
同上
/
/
HT-S-R-048~050
直截了当责任
15.一样客人的接待;
《岗位工作打算》
/
/
/
直截了当责任
16.负责征订报刊、杂志;
《部门工作打算》
/
/
/
直截了当责任
17.监督下属的工作;
《岗位工作打算》
/
/
/
直截了当责任
18.负责上级交办的其他工作。
同上
/
/
/
直截了当责任
职位讲明书(四)
工作标准
项目
标准
检查人
目标
保证行政、后勤系统的正常运作。
综合部经理
外表
男:
衬衣、领带、西装套服(依季节而定)、皮鞋、袜子、工作牌。
女:
戴工作牌,以大方、庄重为主。
言行
持重、亲和为主。
工作
1.每月3日前递交当月岗位工作打算;
2.随时了解各部门对公司在后勤保证方面的需求,做到当天咨询题当天处理;
3.对职员的奖惩参照《工作指导书》中的标准;
4.每天对公司职员的工作纪律进行一次检查,并予以记录和公布;
5.每月28日对公司职员进行业绩考评,30日公布考评结果;
6.每周六收集职员的建议、投诉、资料及信件,递交有关上司分析,并在3日内作出处理;
7.每月10日对公司行政文档资料进行一次稽核,并做好记录;
8.每月4日前递交当月的《办公文具/用具的采购打算》,经上级批准后进行采购;
9.每年底前递交次年的《报刊、杂志征订打算》,经上级审批后并实施征订;
10.把握公司高层治理人员的名片使用情形,在最后30张时予以印刷;
11.在召开大小会议时,要提早30:
00分钟布置好会场;
12.对公司各部门的办公设备予以登记,并在每月的30/31日进行一次盘点;
13.对政府有关规定,按政府要求时刻贯彻落实;
14.与外单位接触,做到有礼有度,公司保密级以上信息不对外透露;
15.每月底统计公司职员的请假、出差报告,交财务部给职员运算工资;
16.每月28日前递交当月《岗位工作总结报告》。
职位讲明书(五)
资源配置
类不
清单
指引
办公设备
配套设施(详见《办公设备/用具清单》)
发放岗位:
行政主办
损坏赔偿:
照价赔偿
通讯工具
无
配备岗位:
损坏赔偿:
信息
详见《网络信息资源共享标准》
治理岗位:
行政主办
利用方法:
查询
应酬
详见《xx科技接待/差旅费用一览表》
培训
详见《xx科技培训打算/一览表》
安排:
人力资源部
附一:
《行政主办的工作指导书》
办公文具治理:
每月月底统计各部门办公用品月需求打算、参考现有存量,填写《请购单》,按《治理人员责权划分表》规定审批后采购,并按报销流程办理报销手续。
文具的领用,由各部门统一领用,并填写《办公用品领用表》,由行政主办统一保管。
业务使用类文具领用时,需以文具领用卡领用,文具领用卡每部门一张,由行政秘书保管。
严禁职员将公司文具用品拿回家里私用。
文具用品超过目标额时,需提出检查报告讲明缘故及改善方法,并列入每月业绩评判目标的得分。
正常消耗性文具用品如原珠子笔、自动铅笔、笔芯、胶水等用完需再领用时,以旧原珠笔或空盒容器等换领。
固定办公用品治理:
办公室固定用品(如办公桌椅、文件柜……等):
采购:
按照需要,填写《采购申请单》,按《治理人员责权划分表》规定审批后采购,并按报销流程办理报销手续。
分发:
同级不的职员配发统一。
清单:
凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份,一份由行政秘书存档保管,一份由用品使用者保管。
损坏处理:
若显现损坏现象及时登记处理。
通讯工具(如移动电话、呼机、电话机、传真机等):
采购:
按照公司《资源配置》通讯工具配置等级填写《采购申请单》,按《治理人员责权划分表》规定审批后采购,并按报销流程办理报销手续。
分发:
同级不的职员统一配发。
清单:
凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份,一份由行政秘书存档保管,一份由用品使用者保管。
损坏处理:
若显现损坏现象及时登记处理。
附加设施(如电脑等):
采购:
按照公司《资源配置》通讯工具配置等级填写《采购申请单》,按《治理人员责权划分表》规定审批,而后采购,并按报销流程办理报销手续。
分发:
同级不的职员配发统一。
清单:
凡配发的办公用品均需填写《办公用品清单》一式两份,一份由行政秘书存档保管,一份由用品使用者保管。
损坏处理:
若显现损坏现象及时登记处理。
报刊杂志的征订治理:
需求:
每年年底充分了解公司要紧负责人和各部门对报刊杂志的需求,填写《采购申请单》,按《治理人员责权划分表》规定审批,而后征订。
征订:
按照邮局报刊、杂志征订规则办理征订手续,《征订单》存档以便查证,并按报销流程办理报销手续。
分发:
按负责人、各部门征订需求分发。
整理储存:
定期收集阅读后的要紧报刊、杂志,统一储存,建立公司技术资料库。
损坏处理:
对要紧的报刊、杂志如果显现损坏,按规定进行处理。
常用表格:
《第季(月)文具用品需求打算表》、《文具用品一览表》、
《文具领用卡》、《月文具领用统计表》、《办公室固定资产清单》、
《固定办公用品损坏处理(意见)单》、《征订单》。
附二:
《行政主办采购工作指导书》
目的:
对采购作业进行指导,使采购作业有序进行。
范畴:
适用于公司所有办公用品的采购作业。
请购:
综合部行政主办:
负责公司所有办公用品的采购。
请购单的开具与呈交:
请购人员依据办公和工程项目的需要,作出办公用品的预算(预算时一定查看库存情形),预算出请购的数量,并填写《采购申请单》,并呈报有关部门审批。
《采购申请单》应注明办公用品的品名、规格、数量、需求日期及注意事项等。
《采购申请单》经审批后,实施采购。
需用日期相同且属同一供方供应的办公用品,行政主办应同时采购。
紧急请购时,由请购部门在《采购申请单》的备注栏中讲明缘故,并注明“紧急采购”的标记。
免开《采购申请单》部分:
如下物资或物品可免开《采购申请单》,列举如下:
祝贺用物品:
请帖、花篮、礼物等。
招待用品:
饮料、香烟等。
书籍、杂志、报刊、名片等。
各类财务单据。
零星采购及小额零星采购材料项目。
请购核定权限:
请购物质/商品额度的核定权限按《治理人员责权划分表》之规定执行。
采购:
采购方式:
除一样采购作业方式外,采购部门可依办公用品使用及采购物性,选择下列一种最有利的方式进行采购:
集中打算采购:
凡具有共同性的办公用品,须以集中打算办理采购较为有利,可核定办公用品项目,请购部门依打算提出请购,行政主办定期集中办理采购。
长期报价采购:
凡经常性使用,且使用量较大办公用品,行政主办应事先选定厂商,议定长期供应价格,请购部门的《采购申请单》经批准后,通知供方提供。
询价、比价、议价:
接到请购单后应依办公用品的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或供方提供的资料,除经核准得以电话询价之外,还需选择三家以上的供方进行询价、比价、议价。
若供方报价的规格与请购办公用品规格略有不同或属代用品,应附资料并在《采购申请单》上注明,并知会使用部门或请购部门签注意见后呈报批准。
关于供方的报价资料经整理后,应深入分析,以电话或面谈等方式向供方议价。
接到请购部门以电话联络需紧急采购的办公用品,应赶忙先行询价、议价,待接到《采购申请单》后,按正常采购程序优先办理。
核定:
询价、比价、议价完成后,在《采购申请单》上详细填写询价或议价结果及确定订购供方、交货期限经审核,并按“请购核定权限”呈报批准。
订购:
接到经批准的《采购申请单》后应以订购,并以传真确定交货(到货)日期,同时要求供方在送货单上注明《采购申请单》单编号及包装方式。
若属分批交货者,应在《采购申请单》上写明分批次数及格数量。
使用暂借款采购时,应在《采购申请单》上注明暂借款采购,以便识不。
在实施采购的过程中,以《办公用品采购进度操纵表》操纵采购进度。
未能按既定进度完成作业时,应及时与供方商量处理,并预定完成日期,经呈主管核示后转送请购部门,依请购部门意见拟订计策处理。
整理付款:
应按照已完成的《采购申请单》连同《进货检验报告》送财务部,经与发票核对无误,方可付款。
财务部应按付款治理规定办妥付款手续。
如为分批交货者,供方须交完办公用品后,并经检验合格方可办理付款手续。
短交或不足者,应按照实收数量,进行付款。
超交者,应经部门经理核准后,按照实收数量进行付款,否则仅依订货数付款。