文件管理规定V10版.docx
《文件管理规定V10版.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文件管理规定V10版.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
文件管理规定V10版
文件管理规定
关于规范公司文件管理的规定
编号：
CX-ZH-BZ-190805001
受控状态：
分发号：
使用部门：
版本：
1.0
审批：
审核：
编制：
日期：
日期：
日期：
标准类别:
管理标准
发布日期：
年月日 实施日期：
20年月日
一、目的
本文件规定了文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁的控制，保证文件的完整性及保密性，明确工作职责，理顺工作程序，杜绝文件流失等，以确保公司文件管理工作有效运行。
二、范围
适用于XXX公司各部门的管理体系文件、标准体系文件及外来文件的控制。
三、职责
一）、公司各部门负责按照规定的要求起草、修订、审核、报批、备案本部门使用的相关文件。
二）、公司文件由各部门负责组织起草，领导审核；管理标准、技术标准由总经理批准后颁布；工作标准由综合管理部批准后颁布。
三）、文控专员/行政专员：
负责各部门文件的编号，对文件格式进行审核，对已批准的文件进行发放、回收、销毁、留用、借用等文件管理工作，同时每年负责对各部门文件管理定期抽查。
四）、各部门负责人是文件管理、宣贯的第一责任人，并监督执行。
四、工作内容
一）、标准分类：
1、技术标准：
产品标准、检验、验收和试验技术标准、工艺标准、设备、基础设施和工艺技术标准、测量检验和检验设备、包装、搬运、储存和标识技术标准、安全技术标准、职业健康技术标准、环境技术标准、信息技术标准；
2、管理标准：
基础管理、经营综合管理标准、设计与开发创新管理标准、采购管理标准、质量管理、设备与管理基础设施、测量检验试验管理标准、包装储存搬运管理标准、服务管理标准、安全管理标准、职业健康管理标准、环境管理标准、信息管理标准、体系评价管理标准、标准化管理标准、工会管理标准；
3、工作标准：
基础工作标准、通用工作标准、决策层工作标准、中层以上管理人员工作、一般管理人员工作、业务人员通用工作、维保工作标准。
二）、文件分类：
1、技术文件：
如原辅料标准、工艺标准、检验规范、图纸、作业指导书等。
2、管理文件：
公司管理、销售、采购、人事行政、业务、工程，环境和安全管理等文件。
3、外来文件：
适用的国际、国内标准、法律、法规、产品认证实施规则等。
三）、文件编写基本规范要求
1、文件编号说明
公司简称+部门简称+文件类别+日期+版本号
如：
JCX-ZH-ZD-19062801（综合管理部2019年6月28日出台的制度文件1.0版）
1.1、标准文件由文控专员/行政专员进行统一编号、统一格式管理；
1.2、各部门行政管理文件由各部门按编号规则自行编号，须报备体系专员/文控专员对文件分类归档；
1.3、记录表格须报备体系专员进行统一编号、统一格式管理，对表格分类归档。
注：
行政管理文件是指上行文、平行文、下行文和工作联系单，行政性文件。
（1）、上行文：
下级对上级的报告、反馈、建议等以报告形式呈送；
（2）、平行文：
平级或上对下的规范、标准、制度等，一般不以红头文件下发，而应归入体系文件的形式签放。
（3）、下行文：
上对下的通知、要求、工作安排等，总经办相关公告可以红头文件形式发出，部门级如需发红头文件需副总级签字。
（4）、工作联系单：
各部门及以下的一次性或暂时性的内部沟通、工作要求以工作联系单形式（亦可手写《工作联系单》）或召开会议以会议纪要的形式发出，如需长期执行形成规范的须上报部门级，以体系文件的形式签发，
2、文件标题：
2.1、命名：
标题命名需结合文件属性开展命名，一般由“发文单位（可省略）+介词（可省略）+事由+文种”组成；例：
采购部（发文单位）关于（介词）提升采购订货准确性（事由）的管理办法（文种）；
2.2、字体：
黑体三号加粗居中，段前段后0.5行；
3、文件所属部门：
在标题下一行顶格用5号宋体字标识；主送单位后面标注全角冒号；
例：
文件所属部门：
总经办
4、文件相关部门：
是指除所属部门以外需要执行或知晓文件内容或协助办理的部门；
5、公司各部门及文件分类编号简表
部门
拼音简称
文件类别
拼音简称
文件类别释义
总经办
ZJB
制度
ZD
要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规范程序性文件
综合管理部
ZH
说明
SM
是对解说事物或事理的特征和本质的一种表达方式
财务部
CW
标准
BZ
公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件
工艺技术部
GG
办法
BF
公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件
制造部
ZZ
通知
TZ
是批转下级、转发上级、传达事项、发布制度、任免人员时使用的文件
采购部
CG
通报
TB
是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的下行文
销售部
XS
报告
BG
是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件
商务部
SW
请示
QS
是向上级领导请求指示、批准的文件
工程部
GC
批复
PF
是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文
质量管理部
ZL
函
H
是不相隶属的单位之间相互商洽工作、提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件
--
--
流程
LC
是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程，流程性开展工作的指引
--
--
总结
ZJ
是公司和个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料
--
--
方案
FA
指部门或个人出台的项目性工作计划书
--
--
手册
SC
指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件
--
--
计划
JH
是公司或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想和提出具体的工作实施安排；
6、文件正文及格式
6.1、字体：
首行空两格，宋体五号字；
6.2、行间距:
固定值24磅；
6.3、页边距:
普通边距,上下2.4cm,左右3.8cm；
6.4、页眉要求：
企业横向logo图+企业全称（XXX公司）；
6.5、页脚要求：
页码或企业文化类宣传语皆可；
6.6、项目序号：
一、一）、1、1.1、1）、A、a（按级别依次使用），且为加粗字体；
7、附件：
附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名单等。
有附件的文件，应在正文下空一行左空两格用5号宋体字标识，附件如有序号使用阿拉伯数字。
例：
附件1.《采购计划表》
2.《采购定价表》
8、用纸：
文件用纸一般采用国际标准的A4型纸。
9、Excel表格
基本要求：
背景喷白，项目栏重点着色标注；
10、PPT演示文档
统一PPT模板，详见附件《ppt模板》
11、邮件
参照附件7、《邮箱使用手册》
四）、发文的管理
1、发文的程序
1.1、起草：
如果各部门需要发文，草拟文稿时必须从本公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整；
1.2、初级修订：
部门应根据有关规定对文稿进行修改；所有发文必须符合《公司文件管理标准》采用公司标准文件格式；
1.3、分管审核：
（1）、技术标准（检验规则、作业指导书）由责任部门编写，部门审核，经理批准后发布，生产作业标准由分管领导批准后发布。
（2）、管理标准文件由部门领导审核，总经理批准后发布。
（3）、工作标准由综合管理部组织各部门编写，审核、批准发布。
（4）、部门内文件（不跨部门执行）由所在部门负责人审核，分管领导批准后执行。
1.4、重新修订：
（1）、文件修订时，由文件更改提出者或部门提出申请并填写《文件修改意见函》，并经权限领导批准。
（2）、文件修订批准后，文件的主管部门依据《文件修改意见函》中批准的修改方式进行文件修改，并按流程进行旧文件回收处理及新文件发放。
（3）、文件如须进行大规模换版时无须填写《文件修改意见函》，只须在文件醒目处标注修改内容即可，并按流程进行旧文件回收处理及新文件发放。
1.5、文件审批：
需经会签的文稿，应及时送会签部门会签；（部门级文件，均需要相关部门的会签）
1.6、文件适宜性审核
（1）、为了确保文件的适宜性，每二年至少应对文件进行评审一次。
（2）、修改文件由文件使用部门提出，部门领导组织相关部门进行评审，管理手册与程序文件由管理者代表组织人员进行审核，如需修改按四）1.4规定执行。
1.7、文件的版本、标识和受控状态
（1）、文件的版本以1.0；1.1；1.2；……来表示。
（2）、文件都以文件编号为标识。
（3）、文件的受控与非受控
A、文件的受控状态分“受控”和“非受控”两种状态，分别用“受控”和“非受控”印章为标记。
如有需要时可作为非受控文件（但须作相关备案登记），其它文件均为受控文件。
B、公司文件的“受控”采用红色印章进行标记，凡是复印或无盖章均为无效文件。
C、外来文件采用蓝色“受控”印章进行标记。
1.8、文件的发放和更换
（1）、文控专员/体系专员根据文件的用途，造册《文件发放/回收表》来确定文件发放范围，经领导批准后实施发放。
发放应确保在使用处可得到有效版本的适用文件。
顾客或来访者索取本公司《管理手册》，须经管理者代表批准。
（2）、文件领用人在《文件发放/回收表》上签名领取。
文件的发放应注明分发号和加盖“受控”印章。
发放完毕，发放人员在《文件发放/回收表》上填写修订状态，以便对发放文件修订状态的控制，以防止误用。
（3）、有关人员所使用的文件严重破损而影响使用时，使用者应及时向文件管理部门提出申请，应收回严重破损的文件才能发放新文件；新发的文件的分发号要与交回的保持一致，使用者要确保文件保持整洁、清晰。
（4）、受控文件如有丢失，文件保管人应及时报告分管领导，经分管领导或管理者代表同意后，可到文控专员/体系专员办理补领申请。
（5）、为了使文件得到有效的控制，公司要求各职能部门对文件的接收，由各职能部门各自在《文件接收登记表》上进行登记，以加强本部门对文件的控制。
（6）、电子版本文件发放控制：
为了便于文件管理和节约成本，文件管理部门应充分利用公司内部软件发布文件。
采用电子版本发布的文件其编制、修改、审核和批准应与本文件各章节规定一致，其发放由各部门自行更新、替代或删除，保持最新版本。
（7）、文件分发：
经领导批准签发后的文件，进行相应知悉范围的传达并做好文本编号存档。
五）、文件归档的要求
1、文件应按照内容、名称、时间顺序，分门别类的进行归档；
2、重要工作、重要会议形成的文件材料要及时归档；
3、存档时要把文件的批复、正本、附件、底稿收集齐全，保证材料的完整性。
六）、文件的销毁
发放任何一种新版本文件时，该文件的文控专员/体系专员应按《文件发放/回收表》回收旧版本，并在《文件发放/回收表》中作出记录。
对回收的文件加盖“作废”印章，然后在《文件发放/回收表》中填写作废、保留、销毁申请份数。
由文控专员/体系专员加盖“作废”或“保留”印章后方可保存留用或销毁。
七）、文件的管理
1、文件经过编制、审核和批准后，原件文件交到文控专员/体系专员存档保管，并编制《受控文件清单》给予控制。
并为防止丢失应有备份并进行标识，且文件原件一律不借出，经批准后可当场查阅。
2、文件（包括适用的外来文件）的管理部门各自做好文件的收发、归档和借阅手续，文件的借阅须在《文件/记录借阅登记表》上做好记录。
3、文件管理的主管部门，在每半年对文件的存贮情况进行一次检查，发现问题及时进行处理。
4、文件的持有者，要妥善保管所发的文件，不得乱涂乱改、损坏文件或私自外借。
检查时发现有乱涂乱改、损坏文件的，给予处罚30元/次；如有遗失，要及时向文件主管部门报告和登记，部门管理须向文控专员/体系专员进行报备补办；同时给予丢失使用者罚款100元/次，部门管理连带责任50元/次，未及时报告补办并使用无效文件（无红色受控文件章）者，处罚部门管理50元/次。
5、各部门在制定相关文件及表格时应发送至文控专员/体系专员进行备案审核；未备案审核的文件及表格一律无效，不得使用。
6、文件的持有者调离本公司或调离岗位时，须进行文件交接，如有丢失处罚直接领导100元/次。
7、公司电子版技术标准文件应采取密码的方式来进行控制，文件责任人应须对文件进行备份；当电脑资料有修改时，同时须对备份文件进行修改，以保持有效的版本。
八）、外来文件的识别、分发
1、各相关部门应对本部门使用有关的外来文件（包括使用的法规、标准等）进行识别，可通过网络、书店，或质量、卫生、环境和安全生产等主管部门获取适用、有效的外来文件，经分管领导审核、管理者代表批准后实施。
凡是技术纸质文件（如书籍）应由文控专员/体系专员统一编号、归档备案，并纳入《文件/记录控制清单》，并依据适用的场所需要，控制外来文件的发放，并进行登记。
2、文件使用部门应对外来文件的修订等情况进行监控，以及时获得修订的外来文件。
3、管理者代表每年应组织人员对外来文件进行文审，以确定外来文件的有效性。
五、记录
《文件/记录控制清单》、《文件发放/回收表》、《文件接收登记表》
《文件/记录借阅登记表》、《文件修改意见函》
六、附则
一）、本标准自批准日起开始执行，之前与本标准相抵触的标准以本标准为准，修改亦同。
二）、本标准的最终解释权归属公司总经办。
附件2：
《文件/记录控制清单》
文件资料\记录控制清单
部门：
编号：
CX-ZH-QD-19080501
序号
名称
编号
保存期限
使用部门
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
记录人：
日期：
附件3：
《《文件修改意见函》》
文件修改意见函
：
根据《文件管理规定》第四条相关规定，鉴于
，现拟将《》之进行草拟修改，呈送给您，请您提出宝贵的修改意见和建议。
附：
征求意见反馈表
征求意见反馈表
姓名
职务
意见或建议：
附件4：
《文件接收登记表》
公司通知、文件签收登记表
序号
日期
通知、文件名称
数量
签收部门
接收人
备注
附件5：
《文件发放/回收表》
文件发放回收登记表
文件类别：
受控JL-4.2.3-02
序号
文件名称
文件编号
发放号
签收部门/人/时间/发文人
回收
备注
部门
接收人
时间
发文人
时间
交回人
回收人
附件6：
《文件/记录借阅登记表》
档案借阅登记表
序号
借出档案
借阅人登记
归还档案
备注
文件标题（编号）
份数
借阅时间
借阅人姓名
部门
借阅期限
借阅人签字
归还时间
归还人签字
升级会员 