最新word的使用技巧大全资料.docx

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最新word的使用技巧大全资料

第2章WORD使用技巧

2.1文字处理技巧

2.1.1 页面设置快速进行调整

用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分就。

如图2.1所示。

图2.1页面设置快捷方法

2.1.2 字号快速调整

1.选择好需调整的文字后，按组合键“Ctrl+[”缩小字号，“Ctrl+]”组合键放大字号；

2.利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字，而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字。

2.1.3取消超链接线

在word中输入网址或电子邮件地址时，会自动变成蓝色并带下划线。

改变颜色：

选择好超连接部分的文字或地址，使用“格式”工具栏上的颜色按钮即可改变颜色，双击下划线按钮可以取消下划线。

2.1.4英文大小写自由转换

对英文字使用组合键Shift+F3，就会让所选择的英文单词在首字母大写、英文单词全大写、英文单词全小写间快速切换。

例如，输入文字：

Howareyou?

第一次按Shift+F3为：

HOWAREYOU?

第二次按Shift+F3为：

howareyou?

第三次按Shift+F3为：

HowAreYou?

2.1.5字体设置、省略号的快捷键

加粗、倾斜、下划线：

“Ctrl+B”、“Ctrl+I”、“Ctrl+U”；省略号：

SHIFT+6。

2.1.6快速去除回车、分页等特殊设置

可以使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来比较轻松的完成。

例如快速把软回车替换为段落标记。

如下操作：

选择下列文字：

选择全部替换即可。

如图2.2所示。

2.1.7轻松调用数据库文件中数据

操作步骤：

先通过选择“视图”→“工具栏”→“数据库”→“获取数据”按钮。

在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框，此时“设置查询选项”将起作用。

在此要对调用数据库进行设置筛选等，可以根据自己的需要，设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。

另外还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序，在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。

当所有的筛选条件均设置好以后，就可以插入数据了。

如图2.3所示。

从数据库中获得的数据如表2.1

表2.1从数据库中获得的表

教师姓名

授课班级

密码

IP地址

考试模块

宋绍云

土管本科09

123

172.17.10.12

WORD模块

万景

数学本科09-2班

2058520

172.16.11.103

万景

地理本科09-2

2058520

172.17.7.10

万景

工商管理09-1班

2058520

172.17.7.10

罗矛

物理本科09-1

941217

172.16.10.36

白金荣

09市场营销

baijr223

172.17.10.12

PPT模块

2.1.8如何自动生成目录

首先在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮（或直接在格式选择栏中直接选择“其他”）打开“样式和格式”设置栏。

再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“修改”选项，按提示设置好作为目录的文字。

再在Word菜单栏单击“视图→工具栏→大纲”命令打开大纲，并在“大纲级别”中设置好该格式的级别，然后再对文件中各段落进行格式选择，设置完成后再把光标移到需放置目录的位置；

再在Word菜单栏单击“插入→引用→索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框，在该对话框选择“目录”选项卡，然后根据自己的需要设置好“显示级别”，完成后单击“确定”按钮便可快速得到自己想要的目录。

如图2.4所示。

图2.4自动生成目录

2.1.9轻松去掉页眉的横线

在页眉区域双击鼠标左键激活页眉，选择页眉或页脚文字，然后单击“格式→边框和底纹”命令，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可发现该横线已被去除。

如图2.5所示。

图 2.5去掉页眉或页脚的下划线

2.1.10一次完成中英文两类字体设置

1.选中要设置字体的所有文本

2.选择菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。

3.在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置

4.最后单击“确定”按钮便可完成两类字体的设置。

2.1.11页码任意位置插入

先利用“插入→页码”命令完成页码插入后，再在页码框上双击鼠标左键（此时便可对页码进行编辑），然后把指针移到页码框上，按下鼠标左键进行拖动，便可对页码的位置进行任意调整。

如图2.6所示。

图2.6页码位置的改变

2.1.12如何从某页开始设置页码

操作步骤：

●使用“插入”→“分隔符”→分节符类为：

下一页；

●“视图”→“页眉页脚”→用“链接到前一个”按钮，删除“与上一节相同”（页眉、页脚都要删除；

●“插入”→“页码”

2.1.13取消已插入的页码

操作步骤：

首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态→选中需取消的页码号→再按“Delete”键即可取消页码。

2.1.14为分栏创建页码

操作步骤：

1.单击“视图”→“页眉和页脚”命令，切换至第一页的页脚（或页眉）。

2.连续按两下“Ctrl+F9”组合键。

3.在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*n-1}页”，在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*n}页”。

注意：

其中PAGE为原来的当前页吗，n为分栏数。

如图2.7所示。

2.1.15对同一个文件中不同部分页面创建不同的页眉或页脚

操作步骤：

首先要对文件进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。

然后在不同的节中创建不同的页眉或页脚即可。

如图2.8所示。

图2.8创建不同的页眉或页脚

2.1.16如何去除格式标记

有些用户在使用Word时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号，有时影响观看版面效果，这些符号叫做“格式标记”，它们并不影响打印效果。

如果想去掉它们操作步骤如下：

选择菜单“工具”→“选项”→“视图”→在“显示”栏下列出许多格式标记→取消选择“全部”。

2.2 表格处理技巧

2.2.1文字巧妙转换成表格

用分隔符逗号、制表符、空格或其他字符隔开准备产生表格列线的文字内容。

然后按如下操作。

操作步骤：

单击“表格→转换→文本转换成表格”→“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表格内容时的分隔符一致）。

如图2.9所示。

图2.9文字与表格之间的转换

2.2.2用“+”、“―”号巧制表格

操作步骤：

首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多），完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。

注意：

用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行。

2.2.3轻松微调行列宽度

只需在水平标尺上按住鼠标左键调行的同时按下右键，标尺上（调整行时会在垂直标尺上显示，而在调整列时会在水平标尺上显示）会显示出行或列的尺度。

如图2.10所示。

图2.10微调行列宽度

2.2.4表格行列宽度调整技巧

操作步骤：

1.选中要调整的行或列，在选择区域上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项。

2.根据实际情况选择“行”或“列”选项卡

3.选择“指定高度”复选框，然后在其后输入具体数值，

4.单击“确定”按钮便可设置完成。

如图2.11所示。

注意：

若不需达到如此精确度，也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“Shift”键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住“Ctr”键。

图2.11表格行高与列宽调整

2.2.5让文字自动适合单元格

1.选中要设置自动调整的单元格。

2.在Word菜单栏单击“表格→表格属性”命令。

3.再在“表格”选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对话框，取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。

4.单击“确定”按钮返回“表格属性”对话框，然后选择“单元格”选项卡，再单击“选项”按钮，在新打开的对话框中选择“适应文字”复选框即可。

如图2.12所示。

图2.12单元格自动适应文字

2.2.6表格中自动排“序号”

1.选中要填序号的单元格区域。

如图2.13所示。

图2.13选择要编号的区域图2.14项目符号和编号

2.再单击“格式→项目符号和编号”命令。

如图2.14所示

3.选择“编号”选项卡，根据需要选择好编号形式后，再单击框下边的“自定义”按钮，出现“自定义编号列表”对话框，在“编号格式”文本框中输入自己想要的格式形式，注意框中数字“1”不能删掉，而其后的点“.”或半圆括号“）”可去掉或变成其他样式。

如图2.15所示。

图2.15编号自己定义图2.16填写好的编号

4.在“编号样式”下拉列表框中选“1，2，3，……”，“起始编号”数字框中填上序号的第一个数字，如“1”，同时还可在“编号位置”下拉列表选择对齐方式。

5.在“字体”栏可对文字做修饰工作；完成后单击“确定”按钮，Word表格所选择的行或列中便自动填写好了想要的“序号”。

如图2.16所示

2.2.7一次插入多行或多列

首先在选择行与列时，可以选择多行，即如果要插入三行，则可先一次选中三行，再在选择区上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可。

2.2.8防止表格跨页断行

要防止某行单元格中的文字前后拆分在两页。

在表格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，选择“行”选项卡，取消选择“允许跨页断行”复选框，再单击“确定”按钮关闭属性对话框即可。

如图2.16和图2.17所示。

图2.16单元格跨页图2.17取消允许跨页断行

2.2.9表格中数据快速排序

首先选中要排序的列，再单击Word菜单栏中的“表格→排序”命令打开“排序”对话框，选择该列数据要按何类型排序，比如学生成绩当然是选择“数字”，再在其后设置排序方式：

升序或降序，在Word中我们一次可最多对三个关键字进行排序。

2.2.10巧用表格制作罗列式结构图

首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格，然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并，输入文字并设置为垂直居中，再在绘图工具栏插入相对应的大括符，最后再选中整个表格，在其上单击鼠标右键，选择“表格属性”选项进入，再单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮，然后在新窗口设置栏下选择“无”，单击“确定”按钮完成。

如图2.18所示。

图2.18用表格制作罗列图

2.2.11如何让表格左右两边绕排文字

如果要在表格右侧（左侧）输入文字，Word一般会提示“此操作对行结尾无效”的错误信息。

这时一般可以用文本框的“绕排”来实现。

其实不用文本框也可以实现。

操作如下：

1.先把该表格的最后一列（或第一列）合并成一个单元格；

2.设置好该单元格只有左边（或右边）有边框，这样在该单元格输入的文字就可以绕排在表格的一边了。

2.2.12利用表格实现复杂排版

要排版出向报纸一样的格式，首先绘制表格，然后对表格的单元格进行合并操作，在需要的位置插入图片、文字等，最后用“格式”—“边框与底纹”设置即可。