备件仓库管理制度试行中电.docx
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备件仓库管理制度试行中电
有限公司
—管理制度－
（生产部）
仓库管理制度
（试行）
文件编码
CLPGX–P–ADM–04–A
生产部
管理制度
版次
日期
编写
提议
批准
备 注
A
2007.07
目录
1、目的…………………………………………………………………………………
2、应用范围……………………………………………………………………………
3、管理内容及分工……………………………………………………………………
4、相关定义及规则……………………………………………………………………
5、管理程序……………………………………………………………………………
6、附则…………………………………………………………………………………
附表
电力有限公司
仓库管理制度
一、目的
为了仓库物资资产的安全性、完整性，为了使仓库安全、优质、高效服务于生产发电，为了保证仓库记录与财务记录、仓库记录与实物数量等有关记录/文件的一致性和可靠性，以及为了定义、明确与之有关的概念、内部控制环节及流程，特拟定本管理制度。
二、应用范围
本管理制度应用范围限于纳入仓库管理的所有相关事宜。
三、管理内容及分工
仓库管理主要包括：
物资接收、验收、计价，出入库、保管、维护与保养、记录、对账与盘点、报废以及其他。
主要管理部门包括：
财务部、商务部、生产部及其下辖维护工程支部仓库管理职能部门。
管理部门主要职责如下表所示：
部门
职责
涉及个人
生产部—仓库
接收物资，组织验收及处理差异，物资出入库及保管，维护与保养、记录核对与实物盘点，出具报表
仓库主管及保管员
生产部—运行/维护工程支部
配合仓库验收及差异处理、并提供备品备件的维护保养要求和相应的维护保养工作程序
主管厂长及工程师
商务部
接收、审核发票后交财务，配合物资接收及验收差异的处理，到货通知。
商务主管及经理
财务部
审核发票，审核仓库交易，对账、抽查记录和实物监盘
会计及主管、经理
四、相关定义及规则
（一）仓库及物资
1、仓库分类：
仓库分为备件库、危险品库和基建仓库。
2、纳入仓库管理的物资范围：
工程剩余物资、备品备件、除化学制剂、石灰石、燃煤、燃油外的生产耗材、维修耗材以及低值易耗品中的劳保用品等。
3、物资分类：
物资分类是按专业和用途分5大类：
机械、电气、仪控、工具及其他。
4、物资财务属性分类及规则:
物资的财务属性分为6大类、25小类，具体如下表：
序号
物资大类
定义及细分
1
备品备件
指用于设备技改/维修用的备品备件；它分为
（1）备品：
能够单独发挥作用的；
①高值备品：
单位价值≥2万元（无论是否技改或维修用，均资本化）
②低值备品：
单位价值<2万元
（2）备件：
不能够单独发挥作用的；
2
生产耗材
指发电时直接消耗的材料，包括：
（1）化学制剂（不纳入）；
（2）润滑油；（3）石灰石（不纳入）；（4）其他油料；（5）钢球（脱硫用）；（6）其他耗材。
3
工程材料
指建筑或安装过程耗用的工程性材料，包括：
（1）黑色金属；
（2）建材；（3）木材；（4）有色金属；
4
维护耗材
指维护时需要用的消耗性材料，包括：
（1）消防及危险品；
（2）五金材料；（3）检修用耗品（如棉纱头）；（4）其他用品
5
工器具
指维修用的工器具，包括：
（1）普通工器具；
（2）专用工器具；
6
低值易耗品
指纳入库存管理的价值低，又不属于上述其他类别的劳保用品；
财务会计体系通过对库存物资指定某个固定的财务属性来建立Maximo系统与财务Sun系统两者的关联，即具有指定的财务属性的库存物资接收时自动记入相应的会计上的“库存物资”科目，事先设置某种科目组合对应关系使得库存物资在领用出库时自动记入相应的会计上的成本费用科目。
5、库存编码规则：
每一项需要进入仓库管理的物资都会有对应的主库存项目编码，此编码采用流水号，每项物质的主库存项目中需要依次描述该物资的名称，型号，技术参数，用途，图纸号，件号，批次件，物资的制造商，或其父设备制作商，物资所属专业，财务属性，供应商的各种信息。
凡没有库存编码物资的采购，需要仓库人员根据需求人对物资的上述属性描述，依次编制新的物资的库存编码，只有仓库人员完成上述物资的主库存项目编制，需求人员才能在采购申请中选择此库存项目。
（二）物资成本计价
物资按单项实际成本确认购入及发出成本。
物资的购入成本以剔除可以抵扣的增值税进项税金（如有）后的不含税成本计价。
物资的发出成本以加权平均成本计价，平均计算公式为：
（月初成本+本月购入成本-本月退供应商成本）/（月初数量+本月购入数量-本月退供应商数量）。
商务部在采购时应从供应商税务资格（一般纳税人或小模纳税人）、税前售价比较，以及税后售价比较等角度考虑，在相同条件下应要求供应商提供增值税专用发票。
（三）待验区
指仓库根据来货情况及验收进度为已收货尚未验收物资而划出的专门存放区域。
待验区应有作特别标志注示。
（四）物料退料存放区
指仓库根据验收结果未合格但还没有退给供应商而划出的专门存放区域。
退料存放区应有作特别标志注示。
（五）物料差异存放区
指仓库根据验收情况出现物资在数量、厂家、型号等与合同不符，但技术符合要求而化出专门存放区域。
差异存放区应有作特别标志注示。
五、管理程序
1、货物及发票接收
商务采购主管接到供应商发货通知后，应及时通知仓库做好收货准备，催促供应商提交该批货物的发票；收到发票后商务部应进行审核并及时提交给财务部。
仓库接到收货通知后，如果货物在南宁、防城、港口等需要外出提货的，仓库组应及时通知行政部，由行政部安排车辆及人员配合仓库提货。
货物到仓库后，仓管员及时接货，并根据收货情况和验收进度，将未验收物资安排完好摆放在待验区。
对根据管理的需要直接发往车间的物资（例如化学药品等），仓库亦应派员接收。
仓库应在收货后的三个工作日内组织验收完毕。
财务部收到发票后，核对无误后暂存发票待收到入库单后再对入库交易作账务处理。
2、验收及退供应商
仓库应视待验物资的具体情况组织实施验收，如是否需要测试验收，是否需要专业工程师参与验收等。
验收时应核对合同订单的物资采购清单与供应商的送货单及实物是否相符（包括物资数量、型号、规格、制造厂家、合格证、说明书等）。
仓库组织验收结束时，如发现与合同定单不一致，仓库应提供验收差异报告，并反馈商务部、供应商，根据验收差异报告结果作判断是否将物资退回供应商。
商务部应配合仓库处理验收差异，及时督促供应商执行重新供货或其他补救方式。
目前阶段，验收程序暂在Maximo系统外进行。
验收后入库前退供应商不需要在Maximo中登记，直接在系统外退给供应商，视同尚未接收和入库。
仓库组向财务申请1000元人民币流动备用金，作为退货时邮寄费用或提货时可能发生的费用。
3、入库
验收结束后，仓库应及时入库，将物资从待验区摆放至货架上。
在Maximo上线的同时，仓库应及时在系统中作实施接收操作，并制作入库单，打印签字后交给账务入账。
一般要求，每个工作日结束前应提交前一天所有入库交易的入库单和验收报告单，每月最后一个工作日结束前应提交当月所有的入库交易的入库单和验收报告单。
财务收到入库单和验收报告单后，核对无误后进行账务处理。
验收入库流程详见附件《物资验收流程》。
4、保管及移动
仓库保管及移动应符合安全、方便、整齐等原则。
仓库物资应按仓库类别、货架位置、重量不同、温度/湿度要求、危险品特殊条件、批次等要求分别存放保管。
每一项物资应建立标签，标签正面应有物资名称、物资编码、规格型号、技术属性、保管要求等信息，接收时间、过期期限等备忘信息。
仓库应就单类或单项存放物资建立维护保养计划，并定期提出物资缺陷单，并协调组织专业工程师提出并实施保养行动。
仓库库内外以及大门应符合安全要求，防火、防盗等不安全因素。
为了保证安全生产、仓库24小时保证有值班人员留守。
仓库大门钥匙的管理遵循《仓库钥匙管理规定》。
5、出库及退库
每项物资出库应有相应的领料单或批准的工单。
仓库发料遵循先进先出的原则，即先到的货先发出，后到的货后发出。
物资发放时，仓库应及时在Maximo系统中作发放登记，并打印物资出库单，经领用人及仓库保管员签字后，提交副本一份给财务部，一般要求，每个工作日结束前应提交前一天所有出库交易的出库单，每月最后一个工作日结束前应提交当月所有的出库交易的出库单。
财务审核无误后进行帐务处理。
物资出库程序详见附件《物资领料流程》。
6、结余及对账
每月月末，仓库应结清月初库存物资以及当月收发存库存物资，结清内容包括每项（及按财务属性分的每类）库存物资的数量及单位成本、总成本，并出具收发结存报表。
收发结存报表仓库应于每月第一个工作日下班前打印签字后提交一份给财务部。
仓库和财务应定期对账。
仓库数据每月月末应与财务保持金额上相等、仓库记录的数量应保持与实物数量一致。
对账如出现差异应及时查清原因，并及时提交处理报告，经批准后，仓库及财务方做相应的记录处理。
7、盘点
仓库应定期对库存物资实施盘点，至少应每年盘点一次。
财务应参与监盘或不定期抽查。
盘点按重要性原则做出盘点计划，每次盘点应保持抽盘物资占总物资权重不能低于70%。
盘点结束，仓库应编制盘点报告，报告盘点结果并提交财务进行帐务处理，同时按流程履行审批手续。
8、报废
仓库在日常保管或定期盘点时，若发现物资有缺陷或没有使用价值，并经专业维修人员确认后，仓库人员应及时提出报废申请，并经有关部门审核同意后，将报废物资存放于专门的待报废物资区域，根据报废流程交商务进行招标变卖或其他方式处理。
财务人员收到报废申请，据此检查仓库作出的库存调整，并作相应的记录。
六、附则
本制度的解释权归生产管理部及其仓库部门。
附录：
1、《危险品库管理规定》
2、《仓库钥匙管理规定》
3、《物资验收报告》
4、《物资验收流程》
5、《物资领料流程》
6、《物资盘点流程》
7、《物资报废流程》
8、《物资退料流程》
9、《物资保养流程》
10、《物资验收差异报告》
危险品库管理规定
1、化学品MSDS必须悬挂在现场（MSDS是化学品生产供应企业向用户提供基本危害信息的工具（包括运输、操作处置、储存和应急行动等）；
2、危险品库必须设置应急物资（对照MSDS放置）；
3、化学危险品标签必须标识清晰完整的化学品名，批次，到货日期，并且验收时物料的剩余寿期满足大于全部寿期70%；
4、评价危险品等级；
5、危险品库存必须有足够的通风换气设施；
6、不同化学性质的物品严禁混存；
7、配备足够的消防和报警设施（根据危险品的特性放置相应的灭火器，消防栓）；
8、配备必要的防护设施和用品；
9、设立安全指示标志；
10、定期检查危险品储存状况；
11、危险品废品处理必须符合国家环保要求；
12、对库管员培训危险品知识。
13、进入危险品库时穿上合适的防护用品；
14、危险品库严禁烟火。
仓库钥匙管理规定
1、除生产部厂长、运行值长外严禁非仓库管理员使用或拥有仓库钥匙；
2、领用仓库钥匙必须填写《仓库钥匙发放登记单》；
3、仓库钥匙集中控制，只有当班仓库管理员才能领用钥匙；
4、仓库应急钥匙分放两处：
生产部厂长处和运行值长处。
《仓库钥匙发放登记单》
仓库门位置
发放人
领用人
发放日期
归还日期
仓库物资验收报告
验收类型：
（类型“R”由仓库检验；类型“C”需专业组参与验收；类型“S”需专门技术检验）
供应商：
箱号：
到货日期：
订单号
批次：
采购员：
接收人：
保养方式
项数：
是否提供质量文件并可跟踪？
是□否□
数量与发货单/订单是否相符？
是□否□
对寿期物品是否提供寿期信息？
是□否□
规格型号质量是否与定单相符？
是□否□
验收记录（由仓库填写）：
物资验收差异单控制
有文件差异？
是□否□
是否已经关闭文件？
是□否□
关闭日期：
有数量/质量差异？
是□否□
是否关闭质量/数量文件？
是□否□
关闭日期：
库存物资验收清单：
（如需，可附合同清单）
库存编码
物料名称
物料描述
验收数量
验收人签字
仓库管理员：
专业组：
日期：
验收报告单号：
物资验收流程
供应商
反馈供应商
发货/提供单、发票
分批发货/分批开具发票；
仓库（生产部）
入库
验收差异报告
验
收
收货待验
（是否需要工程师参与/或测试）否/N
是/Y
存档
验收报告/入库单
是否需要测试，或工程师参与验收；是否与合同相符；及时提交财务纸质入库单、验收报告相关文件；相关文件存档保管期为两年
专业组（生产部）
测试或者参与
根据需要进行测试验收或专业参与验收；
商务部
接收发票、处理差异
发票差异
处理验收差异报告，反馈供应商，供应商档案记录；
财务部
接收入库单、发票
审核/账务处理
审核入库单与发票/与合同是否一致，及时记录交易；
物资领料流程
需求部门
（生产部）
工单/领料单
提出
物资需求
提前计划并提出物资需求
专业主管
（生产部）
审核
审核提出需求的合理性；
仓库（生产部）
物资领用出库单
存档
发料
安排发料
协调/反馈库存量，安排发料，检查非库存物资（即领出库未使用物资），相关文件存档两年。
财务部
财务记录交易
接收出库单
接收出库单，记录交易（资本化/费用化等）；
物资盘点流程
财务部
提出盘点申请
接收盘点报告
接收盘点结果
财务根据要求，提出盘点申请和日期，并派专人对盘点进行监督。
仓库（生产部）
编写盘点计划划
调整库存
整理盘点结果
存档
整理盘点报告
仓库根据申请，冻结仓库活动，组织盘点，并把盘点结果报给财务，财务把盘点结果报上级审批，仓库根据审批的盘点结果编写盘点报告上交财务，出现盘点盈亏，经财务同意后，调整库存。
上级主管部门
审批盘点结果
上级主管审核/提交意见
物资报废流程
仓库（生产部）
库存调整
检查结果/
提出报废
定期
组织检查
存档
报废
择物资重要性（有无质量有效期、金额权重等）分批、定期（）组织检查，及时清理报废；同时做出相应的库存调整
专业工程师
（生产部）
审核
专业工程师给出报废意见；
专业主管
（生产部）
审核并提出意见
专业主管审核/提交意见；
主管厂长
（生产部）
审批
主管厂长批准；
财务部
调整记录
出售记录
报废记录
财务记录报废，注销资产；及时记录库存调整
商务部
出售处理
让有资质的处理商收购废料，并把处理结果上报财务。
物资退料流程
专业组（生产部）
提出退料申请
有/无出库单退料
退料有两种，一种为有工单领料多出物资退库，一种为无工单的拆装检修设备多出部件或大修、技改工程结束时剩余物资退库。
专业主管或工程师（生产部）
审核
专业主管或工程师审核物资可用意见；
仓库组（生产部）
审核有无出库单
备件库/退库单
基建料库/物资清单
无有
仓库组审核是否是有无出库单退库，无出库单的拆装设备多出部件或大修、技改工程剩余物资退库的入帐外料库，反之入备件库。
并把交易记录的退料物资清单或退库单交财务部。
财务部
退料记录
接收物料物资清单或退库单，及时记录交易
物资保养流程
仓库（生产部）
根据备件保养要求/工程师要求
非定期维护保养处理
仓库组根据备件情况，确定备件非定期维护项目（如防潮、防锈），所用的除锈、防锈化学品须经化学环保处审核确认，并包装完好，标识清楚。
专业工程师
（生产部）
提出保养方法和保养操作程序
专业工程师给出备件保养建议和方法；
物资验收差异报告
定单号：
编号
物资编码
批号
物资名称
差异数量
差异类型
最终处理办法
后期跟踪事项
差异原因
备注
1
2
3
4
5
6
7
报表日期：
验收申请日期：
评估日期：
评估参加部门（参加人）签字：
物资差异清单
到货批次：
差异号：
订单号：
到货日期：
供货商
物资编码
物资名称/型号
数量
单位
差异类型
差异描述
货单号
差异数量
仓库组验收人签名：
日期：
专业组验收人签名：
日期：
升级会员 