SM采购职能别引导课程.docx
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SM采购职能别引导课程
目 錄
壹、課程大綱1
貳、課程目標2
參、ERP整體流程說明3
一、一般企業流程3
二、採購職能作業與模組別關係6
肆、採購職能必修之數位學習單元7
伍、前置基本資料9
一、編碼原則設定作業9
二、幣別匯率建立作業9
三、品號資料建立作業10
四、職務類別建立作業11
五、交易對象分類建立作業11
六、供應廠商資料建立作業12
七、單據性質設定作業14
陸、各流程說明15
一、品號廠商管理流程15
二、請購資料維護作業18
三、請購更新21
四、採購單25
五、採購變更27
六、進貨流程33
七、退貨/進貨折讓流程42
1.時機說明42
2.流程說明42
八、進貨發票流程46
九、結帳流程（月結）48
十、付款流程51
十一、預付流程（單次預付-開立訂金發票）53
十二、溢付流程（單次/多次預付-不開訂金發票）57
壹、課程大綱
♦ERP整體流程說明
♦採購職能必修之數位學習單元
♦前置基本資料
♦各流程說明
✓品號廠商管理流程
✓請購資料維護
✓請購審核及更新流程
✓採購流程
✓採購變更流程
✓進貨流程
✓退貨及進貨折讓流程
✓進貨發票流程
✓結帳流程
✓付款流程
貳、課程目標
在課程結束時，您應該要了解：
♦ERP之整體流程及採購職能別在企業所扮演之角色
♦採購職能相關作業與各模組之關係
♦採購職能應修習哪些數位課程單元
♦採購職能別各作業流程及懂得如何操作各建立作業及列印憑證或報表。
註：
基礎操作請於「鼎新ERPII企業學習網」（.tw/）研讀。
課程系列
課程名稱
基礎操作
基礎操作-簡易示範篇
基礎操作-憑證列印篇
基礎操作-報表列印篇
參、ERP整體流程說明
一、一般企業流程
各職能別之關聯說明：
職能
作業說明
業
務
♦首先客戶會請業務人員報價。
♦雙方會根據需求簽定「合約訂單」或直接下「訂單」。
♦若庫存數量不足應付訂單數量，可執行「生產計劃」（詳「廠務職能」）。
♦後續若雙方同意變更訂單內容可記錄「訂單變更」資料。
♦於預交日出貨（銷貨單）。
♦出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於「銷退單」。
研
發
♦執行「生產計劃」前，設定好成品及半成品之用料資料。
♦若不執行「生產計劃」，亦可於開立「製造命令」時展開BOM用料。
♦後續若用料有改變，則可以「BOM變更」記錄之。
廠
務
♦執行「生產計劃」後，若成品不足，可發放成「製造命令」（廠內自製/託外加工），若不執行「生產計劃」，亦可自行輸入至「製造命令」。
♦正式生產時可於「領/退料單」（廠內自製/託外加工）記錄各製令用料。
♦後續完工，若為廠內自製可利用「生產入庫單」記錄入庫資訊，若為託外加工則以「託外進貨單」記錄之。
♦託外加工品入庫後有退貨需求，可以「託外退貨單」記錄之。
採
購
♦執行「生產計劃」後，若原物料不足，可發放成「請/採購單」。
♦若非生產性請購或不執行「生產計劃」，亦可於「請購單」直接輸入。
♦將與廠商議價完成後可透過「請購資料更新作業」產生「採購單」或直接下「採購單」。
♦後續若雙方同意變更採購單內容可記錄「採購變更」資料。
♦廠商於需求日進貨（進貨單）。
♦進貨後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於「退貨單」。
資
材
♦資材人員在供應廠商進貨及品管驗收後收貨（進貨單），若後續有退貨則將資料記錄於「退貨單」（參「採購職能」）。
♦後續領料生產或退料，亦由資材負責記錄或點收（參「廠務職能」）。
當生產入庫（或託外進貨）、品管檢驗完畢後，亦由資材點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以「託外退貨單」記錄之（參「廠務職能」）。
♦後續出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在「銷貨/退單」（參「業務職能」）。
除上述單據會影響庫存帳外，資材仍會依其他需求（如：
緊急入庫）輸入「庫存異動單」、或將料品轉撥至其他倉庫（轉撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。
職能
作業說明
財
務
♦此部份可紀錄銀行存提款與帳務管理。
♦此部份涵蓋「業務職能」之立帳、收款、「採購職能」之立帳、付款、「廠務職能」之託外加工費之立帳、付款。
♦收到的客戶支票與支付給廠商的支票也能做票況的管理與追踪。
會
計
♦票據融資循環中與會計總帳有關的部份以及後續彙總至會計總帳的流程。
♦包涵會計總帳中，可自行切傳票、處理立沖帳管理、利潤中心管理及預算與實際帳務比較，並可處理多套公司帳務。
成
本
♦此部份可以了解成本計算來源及邏輯，並可計算出產品的生產成本及單位成本。
二、採購職能作業與模組別關係
自動分錄管理系統
肆、採購職能必修之數位學習單元
註：
須先修習「基礎操作」
學習
順序
課程系列（模組別）
課程名稱
說明
建議閱讀
時 點
全程時間
（分鐘）
0
採購管理系統
採購管理系統學習地圖與引導
了解與採購職能相關的說明
*課前
60
1
庫存管理系統
品號（基本）資料建立作業
了解與採購職能相關之品號基本資料
*課前
24
2
品號（採購）資料建立作業
*課前
24
3
採購管理系統
採購系統簡介
了解採購職能別主要作業
*課前
9
4
採購基本資料篇
*課前
15
5
廠商資料新增與保留
*課前
23
6
採購商品定價及核價篇
*課前
17
7
請購管理篇
*課前
30
8
採購單管理及採購變更篇
*課前
30
9
進貨與退貨作業篇
*課前
60
10
進貨發票管理
*課前
24
11
採購及資材報表篇
課後
62
12
進貨記錄統計與分析篇
課後
17
13
廠商評核管理篇
課後
36
14
採購其他批次作業與廠商查詢
課後
29
15
採購系統之開帳導入篇
*課前
13
16
進貨品管
*課前
23
17
產品結構系統
BOM用量資料與取替代建立篇
了解採購職能相關之產品結構基本資料
課後
33
18
BOM自動請購作業
課後
11
19
應付管理系統
結帳作業篇
了解採購職能別與結帳、付款相關作業
*課前
51
20
預付作業篇
課後
12
21
批次需求系統
批次需求計劃邏輯簡介篇
了解採購職能與LRP需求計畫基本資料之關係
*課前
20
22
批次需求計劃前置作業篇
*課前
20
位址：
基本資料管理系統\基本資料\職務類別建立作業
目的：
可先將採購相關職務之人員資料輸入，後續輸入採購單時，可以指定負責的採購人員。
五、交易對象分類建立作業
位址：
基本資料管理系統\基本資料\交易對象分類建立作業
目的：
為了強化廠商管理，可以在本作業定義廠商分類，以利後續作廠商評等
時，可以針對同類型的廠商進行評等。
六、供應廠商資料建立作業
位址：
採購管理系統\基本資料管理\供應廠商資料建立作業
目的：
記錄採購廠商之基本資料。
♦重點說明：
5.輸入廠商的「統一編號」。
6.輸入與廠商聯絡事宜的窗口「人員」。
7.輸入最常和廠商交易的「幣別」。
8.輸入付款給廠商的方式，例如：
現金、電匯、支票、其他等4種。
9.輸入支付帳款的條件，例如：
次月初付款，2個月票期。
10.採購人員與廠商議價之後的優惠價格條件可以輸入在價格條件。
11.如果帳款科目、票據科目、費用科目底下有設立明細科目，那麼這裡可以設定廠商對應的明細科目，方便日後可透過「自動分錄系統」的使用。
12.交貨評等：
可以透過「廠商交貨/品質評等作業」更新回寫，方便採購人員作廠商的評比資料。
13.結帳日期:
例如驗收後_0_個月逢_25_日結帳
當驗收日為07/05則結帳日期為07/25。
付款日期:
例如結帳後 _0_個月逢_31_日付款
當結帳日若為07/25則付款日期為07/31
票期:
例如付款日起_0_個月逢_20_日兌現
當付款日為07/31則兌現日期為08/20
練習題1：
新增一國內供應廠商，廠商代號為「1000」，廠商簡稱為「晨陽公司」，慣用「台幣」交易，負責連絡的採購人員為「李昭真」，付款方式為「支票」，發票聯數及課稅別為「三聯式應稅外加」，結帳日期為驗收後0個月逢25日，付款日期為結帳後1個月逢10日付款，票期為付款日後1個月逢31日兌現。
七、單據性質設定作業
位址：
採購管理系統\基本資料管理\單據性質設定作業
目的：
設定「採購管理系統」須使用之單別及其性質。
♦重點說明：
1.核對採購：
若公司是憑採購單收料者，則進貨單之單據性質應設為核對採購。
2.更新核價：
採購單與進貨單確認時，單價是否要更新到「品號廠商資料」作為下次採買料品時的單價依據。
註：
以上基本資料之欄位說明及操作詳參「採購管理系統\採購基本資料篇」及「廠商資料新增與保留」數位課程單元。
陸、各流程說明
一、品號廠商管理流程
1.作業時機
若需記錄與廠商之間交易的價格並作為日後採購或進貨時的參考依據，就可以利用此作業流程來記錄。
2.流程說明
A.標準單價制
♦設定「更新核價」
註：
後續採購單或進貨單上之單價，系統會預設帶出「品號廠商檔」之單價，人員是否可以修改單價，可由「使用者權限建立作業」再做設定。
B.現行單價制
進貨單憑證
註1：
現行單價制與標準單價制差異在於：
現行單價制的進貨單價也允許更新寫回「品號廠商資料檔」，即可隨時掌握進價的紀錄。
註2：
詳參「採購管理系統\採購商品定價及核價篇」數位課程單元。
2.範例及重點說明
♦作業位址：
採購管理系統\基本資料管理\品號廠商建立作業
♦範例說明：
採購系統期初開帳，採購人員整理所有的品號廠商資料，並且將資料記錄在「品號廠商建立作業」裡。
例如：
廠商名稱「華夏公司」採購品號「INV1002」，採購單價「62」，「生效日期為本月25日」等資料。
♦重點說明：
14.採購或進貨單據，於「單據性質設定作業」設定「更新核價」之單別。
當單據存檔確認後會將該品號的廠商售價資料寫回至品號廠商資料建立作業。
15.記錄該品號之採購單價的「有效日期」。
16.採購該品號之採購單價。
註：
品號廠商資料也可以自行新增，手動維護資料。
練習題2：
針對本月5日新增一筆品號廠商資料，廠商代號為「1002」廠商簡稱「嘉嘉供應商」，品號為「INV1001」，採購單價為「60」，生效日期為「本月5日」的資料，並檢視該資料是否正確。
二、請購資料維護作業
1.作業時機
採購人員收到請購單憑證後，與廠商聯絡好採購條件及單價後，到本作業
維護採購的相關資料。
2.流程說明
需求單位提出請購需求時
註：
詳參「採購管理系統\請購管理篇」數位課程單元。
2範例及重點說明
♦作業位址：
採購管理系統\請購資料管理\請購資料維護作業
♦作業目的：
主要在於審核「請購單」之需求，無須新增單別。
♦範例說明：
採購單位接獲請購需求，需求的品號分別為：
品號「INV1001」、品名「SL足墊」，品號「INV1002」，品名「底座」，採購人員於「請購資料維護作業」直接確認需求。
♦重點說明：
17.以「查詢」方式找到物管部門於上一單據輸入之「請購單號」，按一下「修改」鈕，開始檢視需求明細資料；另亦可以「採購人員」為查詢條件找出自己負責的品號來維護。
18.確認「供應廠商」、「交貨庫別」、「採購數量」、「課稅別」、「交貨日」、「採購單價」是否正確，可修改。
其中「採購數量」會預設為原始請購數量，檢視是否應依採購批量、最低補量、補貨倍量等其它因素修改「採購數量」，並確認「採購單位」是否正確。
19.若已確認此請購需求，可將「鎖定碼」打勾，以區分已經確認及未經確認需求之資料。
20.「採購碼」及「採購單號」不得輸入，執行「請購資料更新作業」後由系統產生對應之「採購單」並回寫「採購單號」，「採購碼」打勾表示已經產生採購單，且「結案碼」會被更新成「Y：
自動結案」。
21.
若此筆請購需求不予認可（不需採購），可按工具列之
「指定結案」鈕處理。
反之，已確認需求的請購單，後續再執行「請購資料更新作業」產生採購單後，「結案碼」會被更新成「Y:
自動結案」。
練習題3：
假設您是採購人員，請至「採購管理系統\請購資料管理\請購資料維護作業」查詢下列資料：
Step1.由「10物管部門」於本月1日提出之需求，品號為「INV1002」、品名「底座」，數量1,000個，需求日為本月8日。
Step2.請確認請購需求，如：
供應廠商為1011大同公司、採購單價為60、採購數量為1000、交貨日為本月8日，並將鎖定碼，表已審核完畢。
三、請購更新
1.作業時機
採購人員在「請購資料維護作業」將採購條件維護好後，執行本作業可以
產生採購單。
2.流程說明
修改
註：
詳參「採購管理系統\請購管理」數位課程單元。
2範例及重點說明
♦作業位址：
採購管理系統\請購資料管理\請購資料更新作業
♦範例說明：
將已審核過的請購資料，批次拋轉成正式採購單。
♦重點說明：
22.篩選要拋轉成採購單之「請購單號」範圍。
23.可選擇「鎖定選項」為「已鎖定」之請購單。
註：
「已鎖定/未鎖定」者皆可更新成採購單。
24.若有多個採購人員，則依所屬權責選擇「採購人員」。
25.輸入要產生之採購日期及產生哪一個單別之單據。
執行結果（由系統自動產生之採購單）：
♦重點說明：
26.依請購廠商不同更新成二張採購單資料。
27.依請購資料更新成採購明細。
28.系統會將拋轉成採購單的資料寫回請購資料維護作業中。
練習題4：
將已確認之請購單拋轉成正式採購單。
請購部門
品號
數量
需求日
上一步驟
10物管部門
INV1002底座
1,000個
本月8日
請購單
四、採購單
1.作業時機
當採購人員要對供應廠商採買料品時，可以利用本作業輸入相關的採購資
料，作為正式下採購單給供應廠商的依據。
2.流程說明
採購單憑證
註：
詳參「採購管理系統\採購單管理及採購變更篇」數位課程單元。
2.範例及重點說明
♦作業位址：
採購管理系統\採購跟催管理\採購單建立作業
♦範例說明：
遇有緊急採購需求（未執行請購流程），手動輸入採購單向廠商代號「1011」、廠商名稱「大同公司」購買品號「INV1002」、品名「底座」500個。
♦重點說明：
29.以「新增」方式，輸入「採購單別」。
須於「單據性質設定作業」設定一「單據性質＝33.採購單」之單別。
30.輸入「單據日期」及「廠商代號」，廠商為「1011大同公司」，系統將會帶出廠商基本資料中所預設的廠商資料，如：
課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。
31.輸入購買「品號」為「INV1002底座」。
32.輸入購買「數量」500。
33.輸入「採購單價」，系統會依預設的取價原則抓取單價，可修改。
34.輸入採購品之「預交日」。
35.單據存檔後執行簽核流程，核准後，該單據會出現紅色「核」字，採購人員再將單據傳真/MAIL給廠商。
練習題5：
新增一張採購單，向廠商代號「1002」、廠商名稱「嘉嘉供應商」購買品號「INV1001」品名「SL底座」，數量600個，單價62元，預交日為本月20日。
五、採購變更
1.作業時機
當採購單傳送給廠商之後，後續因為數量或是交期需要調整，就可以利用
這支作業來保留歷史的採購變更紀錄，方便日後資料查詢。
2.流程說明
否
註1：
詳參「採購管理系統\採購單管理及採購變更篇」數位課程單元。
註2：
採購變更方法有1.修改單頭單身資料，2.新增單身品號資料，3.指定結案與整張結案等三種。
註3：
採購變更後，需重新列印「採購單憑證」傳送給廠商。
2.範例及重點說明
♦作業位址：
採購管理系統\採購跟催管理\採購變更單建立作業
♦範例說明一：
將流程三由請購更新而來的第一張採購單做變更，將品號「INV1001」數量追加至100個，因為緊急追加，廠商要求價格調漲，單價修正為62元，預交日期修改為24日。
重點說明：
36.按下「新增」鈕後，於「採購單別」開窗查詢出原始「採購單號」，並針對採購內容做變更。
37.選好「採購單號」後，由系統自動帶出「變更版次」，不可修改，表示變更次數（一張採購單最多可變更9,999次）。
38.輸入「單據日期」。
39.整張結案：
可以在採購變更單的單頭勾選整張結案，表示所有的料品都不再進貨了。
指定結案：
可以在採購變更單的單身勾選指定結案，表示這個料品不再進貨了。
新增品項：
可以在採購變更單的單身輸入該張採購單不存在的序號，接著輸入品號、數量、交期，這樣就完成新增料品的變更了。
40.選取採購單之「原序號」。
系統會依該採購單序號帶出明細資料，如：
品號、規格等資料。
41.修改原採購數量500個為600個。
42.修改原採購單價60元為62元。
43.修改預交日期為本月24日。
44.輸入變更原因，以作後續原因追查。
45.請將單據存檔並確認，則該單據會出現紅色「核」字。
本作業更改的資料將會回寫至原採購單中。
♦範例說明二：
將流程三由請購更新而來的第二張採購單做變更，將單身品號做指定結案，並另外新增品號「INV1005」，數量500，預交日期為24日。
♦
重點說明：
46.在「原序號」輸入0001，即可由系統帶出相關資料，並在「指定結案」打勾，即可將該筆資料做「指定結案」。
47.新增第二個品號，在原序號」輸入0002，表示新增一筆，並逐一輸入相關資料。
3.將單據存檔並確認後，更改的資料將會回寫至原採購單中。
練習題6：
承上一流程，發出採購單後，物控單位通知採購人員因需考量損耗率，故要追加數量至650個，並將預交日改為本月22日。
六、進貨流程
1.作業時機
廠商在指定的期限內將料品送至公司，經資材人員點收，確認品項和數量皆正確時，即可透過本作業來輸入相關的進貨資料。
2.流程圖
A.不含進口之進貨流程
進貨單憑證
B.含進口系統之進貨流程
不合格
註：
詳參「採購管理系統\進貨與退貨作業篇」數位課程單元。
2.範例及重點說明
♦作業位址：
採購管理系統\進/退貨管理\進貨單建立作業
範例說明一（該品號為免檢）：
採購人員於本月17日下採購單，向廠商代號「1013」、廠商名稱「永存公司」採購品號「INV1001」600PCS，廠商於預交日準時交貨，該批貨不需檢驗。
由流程三請購資料更新而來的採購單如下所示:
♦重點說明：
48.查詢出該採購單號為「33A-0970717001」。
49.品號為「INV1001」，採購數量600PCS，預交日為本月24日。
收到廠商進貨:
♦重點說明：
50.按下「新增」鈕，於「進貨單別」欄位輸入單別（須於「單據性質設定作業」建立一「單據性質＝34:
進貨單據」之單別），輸入後由系統自動帶出單號。
51.輸入「單據日期」及進貨「供應廠商」代號。
52.點選工具列之「複製前置單據」按鈕
。
53.選擇「複製來源」為「採購單」，然後於「前置單別」欄位開窗查詢單號，選取「採購單號」後，按下「確定」鈕，系統將帶出原採購單資料。
54.系統會預設「進貨數量」為該採購單未交數量600個，（若分批進貨，可手動修改此欄位之數量）。
55.此料品不需要檢驗，收料後「驗收數量」會直接帶「進貨數量」。
56.若廠商隨貨附發票，可於《頁籤：
發票資料》補入發票資料。
57.將進貨單存檔並確認後，進貨的資料將會回寫至原採購單中。
♦作業位址：
採購管理系統\進/退貨管理\進貨驗收作業
範例說明二（該品號需檢驗）：
採購人員於本月17日下採購單，向廠商代號「1015」、廠商名稱「鑫鑫公司」，採購品號「INV1005」500PCS，廠商於預交日準時交貨，該批貨品收料後需由品管人員檢驗。
該採購單如下所示:
♦重點說明：
58.查詢出採購單號為「33A-0970717002」。
59.品號為「INV1005」，採購數量500PCS，預交日為本月24日。
收到廠商進貨:
♦重點說明：
60.收料後依公司進貨驗收流程規定交檢驗單位處理，故不須輸入「驗收數量」及「驗退數量」。
61.需要檢驗的料品在單據儲存時會提示的待驗訊息。
進貨驗收：
該進貨品號「INV1005」驗收490PCS，其中10PCS不良驗退。
♦重點說明：
62.以「查詢」方式找出上一步驟輸入之進貨單，不須另外新增單據，按下「修改」鈕後即可輸入檢驗結果。
63.「驗收數量」與「計價數量」會預設為「進貨數量」。
（進貨數量＝驗收數量＋驗退數量）
64.若進貨日期與檢驗日期非同一天，可修改「驗收日期」。
65.「檢驗狀態」：
若有「驗退數量」則顯示為「不良」；若無「驗退數量」顯示為「合格」。
66.若檢驗結果輸入完畢，單據於存檔後會自動確認。
並將數量回寫至採購單的已交數量欄位中。
註：
若原本進貨單之所有明細品項都檢驗完成，該張進貨單將自動確認。
♦作業位址：
採購管理系統\進/退貨管理\驗退件退回作業
♦範例說明：
承上一步驟，該進貨品號「INV1005」有10PCS驗退，請將該批驗退件退回給廠商。
♦重點說明：
67.以「新增」方式增加一筆驗退件退回紀錄（不須另設單別）。
68.輸入要退回給哪一家供應廠商。
69.於「原進貨單」按F2開窗查詢要退回哪一張進貨單之驗退件，選好後由系統帶出「退回數量」。
70.輸入「備註」資料可作將來追查，接著將資料存檔點交給廠商。
註：
驗退件不可分批退還。
七、退貨/進貨折讓流程
1.時機說明
發現入庫後的料品有瑕疵或不良，經採購人員與廠商協商後，雙方同意以退貨、換貨或是折讓方式處理時，即可在本作業中輸入退貨的相關資料。
2.流程說明
退貨：
輸入數量、
單價及金額
折讓：
輸入金額
註：
詳參「採購管理系統\進貨與退貨作業篇」數位課程單元。
2.範例及重點說明
♦作業位址：
採購管理系統\進/退貨管理\退貨單建立作業
♦範例說明：
發現已驗收入庫之品號「INV1005」有不良品50個，與廠商協商
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