SM采购职能别引导课程.docx

1、SM采购职能别引导课程目錄壹、課程大綱 1貳、課程目標 2參、ERP整體流程說明 3一、一般企業流程 3二、採購職能作業與模組別關係 6肆、採購職能必修之數位學習單元 7伍、前置基本資料 9一、編碼原則設定作業 9二、幣別匯率建立作業 9三、品號資料建立作業 10四、職務類別建立作業 11五、交易對象分類建立作業 11六、供應廠商資料建立作業 12七、單據性質設定作業 14陸、各流程說明 15一、品號廠商管理流程 15二、請購資料維護作業 18三、請購更新 21四、採購單 25五、採購變更 27六、進貨流程 33七、退貨/進貨折讓流程 421.時機說明 422.流程說明 42八、進貨發票流程

2、46九、結帳流程（月結） 48十、付款流程 51十一、預付流程（單次預付- 開立訂金發票） 53十二、溢付流程（單次/多次預付-不開訂金發票） 57壹、課程大綱 ERP整體流程說明 採購職能必修之數位學習單元 前置基本資料 各流程說明 品號廠商管理流程 請購資料維護 請購審核及更新流程 採購流程 採購變更流程 進貨流程 退貨及進貨折讓流程 進貨發票流程 結帳流程 付款流程貳、課程目標在課程結束時，您應該要了解： ERP之整體流程及採購職能別在企業所扮演之角色 採購職能相關作業與各模組之關係 採購職能應修習哪些數位課程單元 採購職能別各作業流程及懂得如何操作各建立作業及列印憑證或報表。註：基礎操

3、作請於鼎新ERP II企業學習網（.tw/）研讀。課程系列課程名稱基礎操作基礎操作-簡易示範篇基礎操作-憑證列印篇基礎操作-報表列印篇參、ERP整體流程說明一、一般企業流程 各職能別之關聯說明：職能作業說明業務 首先客戶會請業務人員報價。 雙方會根據需求簽定合約訂單或直接下訂單。 若庫存數量不足應付訂單數量，可執行生產計劃（詳廠務職能）。 後續若雙方同意變更訂單內容可記錄訂單變更資料。 於預交日出貨（銷貨單）。 出貨後若客戶退貨或給予折讓，可記錄於銷退單。研發 執行生產計劃前，設定好成品及半成品之用料資料。 若不執行生產計劃，亦可於開立製造命令時展開BOM用料。 後續若用料有改變，則可以BOM

4、變更記錄之。 廠務 執行生產計劃後，若成品不足，可發放成製造命令（廠內自製/託外加工），若不執行生產計劃，亦可自行輸入至製造命令。 正式生產時可於領/退料單（廠內自製/託外加工）記錄各製令用料。 後續完工，若為廠內自製可利用生產入庫單記錄入庫資訊，若為託外加工則以託外進貨單記錄之。 託外加工品入庫後有退貨需求，可以託外退貨單記錄之。採購 執行生產計劃後，若原物料不足，可發放成請/採購單。 若非生產性請購或不執行生產計劃，亦可於請購單直接輸入。 將與廠商議價完成後可透過請購資料更新作業產生採購單或直接下採購單。 後續若雙方同意變更採購單內容可記錄採購變更資料。 廠商於需求日進貨（進貨單）。 進貨

5、後若有退貨或廠商給予折讓，可記錄於退貨單。資材 資材人員在供應廠商進貨及品管驗收後收貨（進貨單），若後續有退貨則將資料記錄於退貨單（參採購職能）。 後續領料生產或退料，亦由資材負責記錄或點收（參廠務職能）。當生產入庫（或託外進貨）、品管檢驗完畢後，亦由資材點收入庫，若遇有託外加工件退回廠商，則以託外退貨單記錄之（參廠務職能）。 後續出貨給客戶或由客戶處收到退件，資料會記錄在銷貨/退單（參業務職能）。除上述單據會影響庫存帳外，資材仍會依其他需求（如：緊急入庫）輸入庫存異動單、或將料品轉撥至其他倉庫（轉撥單），或向廠商借貨或借貨給客戶（借出/入單、借出/入歸還單）。職能作業說明財務 此部份可紀錄銀

6、行存提款與帳務管理。 此部份涵蓋業務職能之立帳、收款、採購職能之立帳、付款、廠務職能之託外加工費之立帳、付款。 收到的客戶支票與支付給廠商的支票也能做票況的管理與追踪。會計 票據融資循環中與會計總帳有關的部份以及後續彙總至會計總帳的流程。 包涵會計總帳中，可自行切傳票、處理立沖帳管理、利潤中心管理及預算與實際帳務比較，並可處理多套公司帳務。成本 此部份可以了解成本計算來源及邏輯，並可計算出產品的生產成本及單位成本。二、採購職能作業與模組別關係自動分錄管理系統肆、採購職能必修之數位學習單元註：須先修習基礎操作學習順序課程系列（模組別）課程名稱說明建議閱讀時點全程時間（分鐘）0採購管理系統採購管理

7、系統學習地圖與引導了解與採購職能相關的說明*課前601庫存管理系統品號(基本)資料建立作業了解與採購職能相關之品號基本資料*課前242品號(採購)資料建立作業*課前243採購管理系統採購系統簡介了解採購職能別主要作業*課前94採購基本資料篇*課前155廠商資料新增與保留*課前236採購商品定價及核價篇*課前177請購管理篇*課前308採購單管理及採購變更篇*課前309進貨與退貨作業篇*課前6010進貨發票管理*課前2411採購及資材報表篇課後6212進貨記錄統計與分析篇課後1713廠商評核管理篇課後3614採購其他批次作業與廠商查詢課後2915採購系統之開帳導入篇*課前1316進貨品管*課前2

8、317產品結構系統BOM用量資料與取替代建立篇了解採購職能相關之產品結構基本資料課後3318BOM自動請購作業課後1119應付管理系統結帳作業篇了解採購職能別與結帳、付款相關作業*課前5120預付作業篇課後1221批次需求系統批次需求計劃邏輯簡介篇了解採購職能與LRP需求計畫基本資料之關係*課前2022批次需求計劃前置作業篇*課前20位址：基本資料管理系統 基本資料 職務類別建立作業目的：可先將採購相關職務之人員資料輸入，後續輸入採購單時，可以指定負責的採購人員。五、交易對象分類建立作業 位址：基本資料管理系統 基本資料 交易對象分類建立作業 目的：為了強化廠商管理，可以在本作業定義廠商分類，

9、以利後續作廠商評等 時，可以針對同類型的廠商進行評等。 六、供應廠商資料建立作業位址：採購管理系統 基本資料管理 供應廠商資料建立作業目的：記錄採購廠商之基本資料。 重點說明：5. 輸入廠商的統一編號。6. 輸入與廠商聯絡事宜的窗口人員。7. 輸入最常和廠商交易的幣別。8. 輸入付款給廠商的方式，例如：現金、電匯、支票、其他等4種。9. 輸入支付帳款的條件，例如：次月初付款，2個月票期。10. 採購人員與廠商議價之後的優惠價格條件可以輸入在價格條件。11. 如果帳款科目、票據科目、費用科目底下有設立明細科目，那麼這裡可以設定廠商對應的明細科目，方便日後可透過自動分錄系統的使用。12. 交貨評等

10、：可以透過廠商交貨/品質評等作業更新回寫，方便採購人員作廠商的評比資料。13. 結帳日期 : 例如 驗收後_0_個月逢_25_日結帳當驗收日為07/05 則結帳日期為07/25。 付款日期 : 例如 結帳後_0_個月逢_31_日付款 當結帳日若為07/25則付款日期為07/31 票期 : 例如 付款日起_0_個月逢_20_日兌現 當付款日為07/31 則兌現日期為08/20練習題1：新增一國內供應廠商，廠商代號為1000，廠商簡稱為晨陽公司，慣用台幣交易，負責連絡的採購人員為李昭真，付款方式為支票，發票聯數及課稅別為三聯式應稅外加，結帳日期為驗收後0個月逢25日，付款日期為結帳後1個月逢10日

11、付款，票期為付款日後1個月逢31日兌現。七、單據性質設定作業位址：採購管理系統 基本資料管理 單據性質設定作業目的：設定採購管理系統須使用之單別及其性質。 重點說明：1. 核對採購：若公司是憑採購單收料者，則進貨單之單據性質應設為核對採購。2. 更新核價：採購單與進貨單確認時，單價是否要更新到品號廠商資料作為下次採買料品時的單價依據。註：以上基本資料之欄位說明及操作詳參採購管理系統 採購基本資料篇及廠商資料新增與保留數位課程單元。陸、各流程說明一、品號廠商管理流程 1.作業時機若需記錄與廠商之間交易的價格並作為日後採購或進貨時的參考依據，就可以利用此作業流程來記錄。 2.流程說明A.標準單價制

12、 設定更新核價註：後續採購單或進貨單上之單價，系統會預設帶出品號廠商檔之單價，人員是否可以修改單價，可由使用者權限建立作業再做設定。B.現行單價制進貨單憑證註1：現行單價制與標準單價制差異在於：現行單價制的進貨單價也允許更新寫回品號廠商資料檔，即可隨時掌握進價的紀錄。註2：詳參採購管理系統 採購商品定價及核價篇數位課程單元。2.範例及重點說明 作業位址：採購管理系統 基本資料管理 品號廠商建立作業 範例說明：採購系統期初開帳，採購人員整理所有的品號廠商資料，並且將資料記錄在品號廠商建立作業裡。例如：廠商名稱華夏公司採購品號INV1002，採購單價62，生效日期為本月25日等資料。 重點說明：1

13、4. 採購或進貨單據，於單據性質設定作業設定更新核價之單別。當單據存檔確認後會將該品號的廠商售價資料寫回至品號廠商資料建立作業。15. 記錄該品號之採購單價的有效日期。16. 採購該品號之採購單價。註：品號廠商資料也可以自行新增，手動維護資料。練習題2：針對本月5日新增一筆品號廠商資料，廠商代號為1002廠商簡稱嘉嘉供應商，品號為INV1001，採購單價為60，生效日期為本月5日的資料，並檢視該資料是否正確。二、請購資料維護作業 1.作業時機 採購人員收到請購單憑證後，與廠商聯絡好採購條件及單價後，到本作業 維護採購的相關資料。2.流程說明需求單位提出請購需求時註：詳參採購管理系統 請購管理篇

14、數位課程單元。2範例及重點說明 作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購資料維護作業 作業目的：主要在於審核請購單之需求，無須新增單別。 範例說明：採購單位接獲請購需求，需求的品號分別為：品號INV1001、品名SL足墊，品號INV1002，品名底座，採購人員於請購資料維護作業直接確認需求。 重點說明：17. 以查詢方式找到物管部門於上一單據輸入之請購單號，按一下修改鈕，開始檢視需求明細資料；另亦可以採購人員為查詢條件找出自己負責的品號來維護。18. 確認供應廠商、交貨庫別、採購數量、課稅別、交貨日、採購單價是否正確，可修改。其中採購數量會預設為原始請購數量，檢視是否應依採購批量、最低補量、

15、補貨倍量等其它因素修改採購數量，並確認採購單位是否正確。19. 若已確認此請購需求，可將鎖定碼打勾，以區分已經確認及未經確認需求之資料。20. 採購碼及採購單號不得輸入，執行請購資料更新作業後由系統產生對應之採購單並回寫採購單號，採購碼打勾表示已經產生採購單，且結案碼會被更新成Y：自動結案。21. 若此筆請購需求不予認可（不需採購），可按工具列之指定結案鈕處理。反之，已確認需求的請購單，後續再執行請購資料更新作業產生採購單後，結案碼會被更新成Y:自動結案。練習題3：假設您是採購人員，請至採購管理系統 請購資料管理 請購資料維護作業查詢下列資料：Step1.由10物管部門於本月1日提出之需求，品

16、號為INV1002、品名底座，數量1,000個，需求日為本月8日。Step2.請確認請購需求，如：供應廠商為1011大同公司、採購單價為60、採購數量為1000、交貨日為本月8日，並將鎖定碼，表已審核完畢。三、請購更新 1.作業時機 採購人員在請購資料維護作業將採購條件維護好後，執行本作業可以 產生採購單。2.流程說明修改註：詳參採購管理系統 請購管理數位課程單元。 2範例及重點說明 作業位址：採購管理系統 請購資料管理 請購資料更新作業 範例說明：將已審核過的請購資料，批次拋轉成正式採購單。 重點說明：22. 篩選要拋轉成採購單之請購單號範圍。23. 可選擇鎖定選項為已鎖定之請購單。註：已鎖

17、定/未鎖定者皆可更新成採購單。24. 若有多個採購人員，則依所屬權責選擇採購人員。25. 輸入要產生之採購日期及產生哪一個單別之單據。執行結果（由系統自動產生之採購單）： 重點說明：26. 依請購廠商不同更新成二張採購單資料。27. 依請購資料更新成採購明細。28. 系統會將拋轉成採購單的資料寫回請購資料維護作業中。練習題4：將已確認之請購單拋轉成正式採購單。請購部門品號數量需求日上一步驟10物管部門INV1002底座1,000個本月8日請購單四、採購單 1.作業時機 當採購人員要對供應廠商採買料品時，可以利用本作業輸入相關的採購資 料，作為正式下採購單給供應廠商的依據。 2.流程說明採購單憑

18、證註：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。2.範例及重點說明 作業位址：採購管理系統 採購跟催管理 採購單建立作業 範例說明：遇有緊急採購需求（未執行請購流程），手動輸入採購單向廠商代號1011、廠商名稱大同公司購買品號INV1002、品名底座500 個。 重點說明：29. 以新增方式，輸入採購單別。須於單據性質設定作業設定一單據性質33.採購單之單別。30. 輸入單據日期及廠商代號，廠商為1011 大同公司，系統將會帶出廠商基本資料中所預設的廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。31. 輸入購買品號為INV1002 底座。32. 輸入購買數量5

19、00。33. 輸入採購單價，系統會依預設的取價原則抓取單價，可修改。34. 輸入採購品之預交日。35. 單據存檔後執行簽核流程，核准後，該單據會出現紅色核字，採購人員再將單據 傳真 / MAIL給廠商。練習題5：新增一張採購單，向廠商代號1002、廠商名稱嘉嘉供應商購買品號INV1001品名SL底座，數量600個，單價62元，預交日為本月20日。五、採購變更 1.作業時機 當採購單傳送給廠商之後，後續因為數量或是交期需要調整，就可以利用 這支作業來保留歷史的採購變更紀錄，方便日後資料查詢。 2.流程說明否註1：詳參採購管理系統 採購單管理及採購變更篇數位課程單元。註2：採購變更方法有1.修改單

20、頭單身資料，2.新增單身品號資料，3.指定結案與整張結案等三種。註3：採購變更後，需重新列印採購單憑證傳送給廠商。2.範例及重點說明 作業位址：採購管理系統 採購跟催管理 採購變更單建立作業 範例說明一：將流程三由請購更新而來的第一張採購單做變更，將品號INV1001數量追加至100個，因為緊急追加，廠商要求價格調漲，單價修正為62元，預交日期修改為24日。重點說明：36. 按下新增鈕後，於採購單別開窗查詢出原始採購單號，並針對採購內容做變更。37. 選好採購單號後，由系統自動帶出變更版次，不可修改，表示變更次數 (一張採購單最多可變更9,999次)。38. 輸入單據日期。39. 整張結案：可

21、以在採購變更單的單頭勾選整張結案，表示所有的料品都不再進貨了。指定結案：可以在採購變更單的單身勾選指定結案，表示這個料品不再進貨了。新增品項：可以在採購變更單的單身輸入該張採購單不存在的序號，接著輸入品號、數量、交期，這樣就完成新增料品的變更了。40. 選取採購單之原序號。系統會依該採購單序號帶出明細資料，如：品號、規格等資料。41. 修改原採購數量500個為600個。42. 修改原採購單價60元為62元。43. 修改預交日期為本月24日。44. 輸入變更原因，以作後續原因追查。45. 請將單據存檔並確認，則該單據會出現紅色核字。本作業更改的資料將會回寫至原採購單中。 範例說明二：將流程三由請

22、購更新而來的第二張採購單做變更，將單身品號做指定結案，並另外新增品號INV1005，數量500，預交日期為24日。 重點說明：46. 在原序號輸入0001，即可由系統帶出相關資料，並在指定結案打勾，即可將該筆資料做指定結案。47. 新增第二個品號，在原序號輸入0002，表示新增一筆，並逐一輸入相關資料。 3. 將單據存檔並確認後，更改的資料將會回寫至原採購單中。練習題6：承上一流程，發出採購單後，物控單位通知採購人員因需考量損耗率，故要追加數量至650個，並將預交日改為本月22日。六、進貨流程1.作業時機 廠商在指定的期限內將料品送至公司，經資材人員點收，確認品項和數量皆正確時，即可透過本作業

23、來輸入相關的進貨資料。 2.流程圖 A.不含進口之進貨流程進貨單憑證B.含進口系統之進貨流程不合格註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。2.範例及重點說明 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 進貨單建立作業 範例說明一（該品號為免檢）：採購人員於本月17日下採購單，向廠商代號1013、廠商名稱永存公司採購品號INV1001 600PCS，廠商於預交日準時交貨，該批貨不需檢驗。由流程三請購資料更新而來的採購單如下所示: 重點說明：48. 查詢出該採購單號為33A-0970717001。49. 品號為INV1001，採購數量600PCS，預交日為本月24日。收到廠商進貨: 重點說明

24、：50. 按下新增鈕，於進貨單別欄位輸入單別（須於單據性質設定作業建立一單據性質34:進貨單據之單別），輸入後由系統自動帶出單號。51. 輸入單據日期及進貨供應廠商代號。52. 點選工具列之複製前置單據按鈕 。53. 選擇複製來源為採購單，然後於前置單別欄位開窗查詢單號，選取採購單號後，按下確定鈕，系統將帶出原採購單資料。54. 系統會預設進貨數量為該採購單未交數量600個，（若分批進貨，可手動修改此欄位之數量）。55. 此料品不需要檢驗，收料後驗收數量會直接帶進貨數量。56. 若廠商隨貨附發票，可於頁籤：發票資料補入發票資料。57. 將進貨單存檔並確認後，進貨的資料將會回寫至原採購單中。 作

25、業位址：採購管理系統 進/退貨管理 進貨驗收作業 範例說明二(該品號需檢驗)：採購人員於本月17日下採購單，向廠商代號1015、廠商名稱鑫鑫公司，採購品號INV1005 500PCS，廠商於預交日準時交貨，該批貨品收料後需由品管人員檢驗。該採購單如下所示: 重點說明：58. 查詢出採購單號為33A-0970717002。59. 品號為INV1005，採購數量500PCS，預交日為本月24日。收到廠商進貨: 重點說明：60. 收料後依公司進貨驗收流程規定交檢驗單位處理，故不須輸入驗收數量及驗退數量。61. 需要檢驗的料品在單據儲存時會提示的待驗訊息。進貨驗收：該進貨品號INV1005驗收490

26、PCS， 其中10PCS不良驗退。 重點說明：62. 以查詢方式找出上一步驟輸入之進貨單，不須另外新增單據，按下修改鈕後即可輸入檢驗結果。63. 驗收數量與計價數量會預設為進貨數量。（進貨數量驗收數量驗退數量）64. 若進貨日期與檢驗日期非同一天，可修改驗收日期。65. 檢驗狀態：若有驗退數量則顯示為不良；若無驗退數量顯示為合格。 66. 若檢驗結果輸入完畢，單據於存檔後會自動確認。 並將數量回寫至採購單的已交數量欄位中。註：若原本進貨單之所有明細品項都檢驗完成，該張進貨單將自動確認。 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 驗退件退回作業 範例說明：承上一步驟，該進貨品號INV1005有10

27、PCS驗退，請將該批驗退件退回給廠商。 重點說明：67. 以新增方式增加一筆驗退件退回紀錄（不須另設單別）。68. 輸入要退回給哪一家供應廠商。69. 於原進貨單按F2開窗查詢要退回哪一張進貨單之驗退件，選好後由系統帶出退回數量。70. 輸入備註資料可作將來追查，接著將資料存檔點交給廠商。註：驗退件不可分批退還。七、退貨/進貨折讓流程1.時機說明發現入庫後的料品有瑕疵或不良，經採購人員與廠商協商後，雙方同意以退貨、換貨或是折讓方式處理時，即可在本作業中輸入退貨的相關資料。2.流程說明退貨：輸入數量、單價及金額折讓：輸入金額註：詳參採購管理系統 進貨與退貨作業篇數位課程單元。2.範例及重點說明 作業位址：採購管理系統 進/退貨管理 退貨單建立作業 範例說明：發現已驗收入庫之品號INV1005 有不良品50個，與廠商協商