Business Writing of English.docx
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BusinessWritingofEnglish
BusinessWriting
1.WritingGuides
●Punctuateyourwriting
用英语写作的时候，请遵照以下标点符号使用规则。
这些规则因美国英语、英国英语或其它英语而略有不同，每个公司和个人会有不同的偏好。
但最重要的是在同一篇文章里使用的标点符号规则需一致。
地址
信件上方的地址可以不用标点；在美国地址中，州名后用逗号，如：
WorldofCarpets
或
WorldofCarpets
78RocklandAvenue
78RocklandAvenue
NewYork
NewYork,NY10043
NY10043
日期
日期应该写全，不应用数字来表示，否则会引起误会。
因为有的国家将日放在前面，而有的国家将月放在前面。
如：
November12,2004而不是11/12/04
您可以选择将月或者日放在最前，如：
April27,2005或27April,2005
您可以选择是否使用逗号，如：
January31,2005或January312005
您可以选择是否用缩略语-st、-rd、-th，如：
August3rd,2005或August3,2005
注：
在美国，广为接受的商业规范是是将月份放在前面，用逗号，而不用缩略语-st,-rd,-th，如：
March15,2004
开篇问候和结尾致意
习惯上Dear、对方的称呼和名字的首字母需大写，如：
DearMr.Nolan
DearJenny
您可以选择是否在称谓后加点号，如：
DearMs.Green或DearMsGreen
注：
美国的习惯是在人名后加点号。
.
在称谓和名字中间应该留有空格，如：
DearMr.▪Kirkham
您可以选择在问候语之后放逗号、分号或不用标点符号。
但是如果您在问候语之后用了逗号或分号，就必须在结尾致意之后用逗号，如：
DearMr.Arnold,→Yourssincerely,
DearMs.Fisher:
→Yourssincerely,
DearSusan→Bestwishes
注：
美国习惯是在称谓之后加逗号或分号，在结尾致意时加逗号。
在结尾致意处，只在第一个单词需首字母大写，如：
Yourssincerely而不是YoursSincerely
标题和附注
如果您在文章开头用标题，请用粗体字或下划线（两者都用）：
DannerCosmetics:
Mid-termsalessummary
DannerCosmetics:
Mid-termsalessummary
DannerCosmetics:
Mid-termsalessummary
文章主体
开篇问候之后，用大写字母开始文章主体,如：
DearMr.Allen,
ThankyouforyourletterofApril6…
每一个句子开始务必用大写字母，结束务必用句号。
句与句之间留有一个空格：
Iamwritingtoapologizeforthedelayinyourdelivery.▪UnfortunatelyweareoutofstockofpartsGH56andGH58.▪Weexpectto…
问号
如果句子是个直接问句，必须在句子结尾用问号“？
”，如：
Whenisaconvenienttimeforyoutomeet?
Isthehotelswimmingpoolopenthistimeoftheyear?
如果您用问句的句式提出请求但并不需要回答，您可以选择用句号或者问号，如：
CouldyoupleaseconfirmyourattendancebyNovember12.
或
CouldyoupleaseconfirmyourattendancebyNovember12?
在间接引用问句时，请不要用问号，如：
IaskedthereceptionistifIcouldusethefaxmachine.
逗号
逗号“，”用来标明您说话时应当停顿的地方，如：
:
Onceagain,ourapologiesfortheproblem.
Ifyouneedanyfurtherinformation,pleasecontactus.
Somepublicationsarenotavailableinthiscountry,includingthebooksyouordered,whichareonlyavailableinFrance.
注：
在美国，还习惯于在下列情况下用逗号：
在列举事物之前以及列举事务的过程中间，如：
Wewouldliketoreservethreesinglerooms,twotwinrooms,andonedoubleroomforthenightofSeptember19.
在but和so之前：
Ireceivedaninvoicetoday,butthereisanerroronit.
Wehaveneverhadanyproblemswiththeirproductsorservices,soIamhappytorecommendthem.
破折号
破折号“—”的语气比逗号强，比句号弱。
破折号可以用来插入额外信息。
您可以选择是否在破折号的两边加空格，如：
Wereceivedourorderyesterday,butfoundthattheCDsinboxes4and5weredamaged—somewerescratchedandsomeweresplit.
Thesecondquartersawa3%riseinsalesofourcoreproduct—facialcream—whichdidwellinourkeymarkets.
连接号
连接号（“–”）是稍短一点的破折号，相当于“through”或“to”。
连接号可以用来表示两个日期、时间或地点之间的联系。
您可以选择是否在短破折号旁边加空格，如：
April3–April7
2:
00–3:
00
NewYork–London
括号
括号“（）”用来插入非至关重要的额外信息，如：
Iamwritingtocomplainaboutthelatedeliveryofourorder（Ref:
48/610）.
冒号
冒号“：
”用来引入信息，比如列表或参考数字，也可以放在标题和附标题之间，如：
Ourpizzasareavailablein3sizes:
regular,large,andextralarge.
Reference:
Invoice0004
Re:
latedelivery
DannerCosmetics:
Mid-termsalessummary
时间
书写时间可以用句号或冒号，如：
6.30OR6:
30
注：
在美国，习惯用法是用冒号。
●Structureyourwriting
组织框架从而使您的写作简明易懂，这点很重要。
文章的内容和页面布局都要做到结构清晰。
请确保做到：
∙包含所有必要信息。
∙不要包含不必要信息。
∙按照逻辑顺序列出您的要点。
∙分段组织您写作的内容。
∙正确地处理空格，使写作内容一目了然。
文章内容
规划
开始写作之前最好先使用笔记的方式规划一下您打算讲述的内容。
将写作内容要点记下来，并且按照逻辑组织起来，比如：
∙Inviteclientstomeeting
∙December9—10:
00a.m.
∙Place:
MorleyHouse
∙Subject:
improvingservices
∙LunchatMorleyPlazaRestaurant
∙ReplybyDec.1
段落
将您的写作内容组织成段落。
一段内容表达一个主题或中心，以下是非常典型的商务写作框架：
起始段落：
标题或问候语之后的第一个段落，向读者表明您写这篇文章的原因。
通常非常简短，有时只有一个句子。
中间段落：
文章的主体部分，包含您要表达的主要意思。
建议每个段落只包含一个要点。
结尾段落：
除了非常简短的文章，否则就应写一个段落，包含最后要点，并礼貌地结束全文。
例如：
您可以再次致以歉意或谢意，或者，如果对方需要其它信息，让他与您联系之类。
结尾段落通常很简短，只有一句话。
布局
在商务写作中，通常将文章内容分为块，块与块之间留有间距。
为做到这一点，请：
∙将称谓、问候语、每一段、结尾、落款紧贴页面左边，不留空格开始。
∙在问候语和起始段落之间留一行的间距。
∙在段与段之间留一行的间距。
∙在最后一段和结尾致意之间留一行的间距。
∙电子邮件中，在结尾致意和您的落款之间留一行的间距。
∙在结尾致意和落款之间留下足够的间距可以手写签名。
地址和日期
在正式信件中，您应当写下您的公司地址、收信人的地址以及您写信的日期。
∙将您的公司地址写在信纸的右上方。
∙将收信人的地址写在您的地址的下面，信纸的左边。
∙将日期写在收信人的地址的下面，两者空出至少一行的间距。
您可以将日期写在信纸左边或右边；您还可以将日期写在收信人地址的上方，例如：
Sample
您公司的地址
BQTservices
185GreenStreet
Cambridge,
MA02139
收信方的地址
AmberProductsLtd.
321GeorgeRoad
Cambridge,
MA02138
日期
May6,2004
问候语
DearMr.Martin,
起始段落
WearehavingameetingonDecember9andwewouldliketoinviteyoutoit.
中间段落1
Thesubjectofthemeetingishowtoimproveservicesforourclients.Thereweremanybigchangesinthetextilesbusinesslastyear.Weareaskingourclientstomakesuggestionsastohowtodevelopourpartnership.
中间段落2
ThemeetingwilltakeplaceatMorleyHouse,BunnStreet,at10:
00a.m.Afterward,therewillbeabuffetlunchatMorleyPlazaRestaurant.
结尾段落
IwouldbegratefulifyoucouldreplybyDecember1.Pleasedonothesitatetocontactusifyourequireanyfurtherinformation.
结尾致意
Yourssincerely,
您的亲笔签名
RogerBeck
您的落款
RogerBeck
●StyleandTone
为了准确、高效地进行商务交流，写作时要用合适的风格和语气。
风格指的是您运用什么样的语言。
语气指的是您传达给读者的态度和写作主题。
风格
您的写作风格决定于：
∙您的读者是谁？
（客户？
同事？
上司？
您对他们的了解程度如何？
）
∙您为何写信？
（道歉？
询问？
还是报告工作？
）
商务写作中最常用的是正式或半正式的风格。
但是如果您的读者是熟悉的同事或相处已久的客户，您就可以采用非正式的风格。
一篇正式的商务文章通常运用较长、较复杂的句子，较正式的单词和短语，较被动和间接的形式。
值得注意的是上述方式不要过多运用，否则您的文章会不够明了、高效。
一篇非正式的商务文章通常运用较简短和直接的句子，诸如we're和I'd等简写形式，或许还会用习语或俚语。
半正式的商务写作介于正式和非正式中间。
长句和短句、正式和非正式用语同时运用。
习语和俚语不太常用。
问候语
问候语的使用取决于您的风格是正式、半正式还是非正式。
在写给您熟人的非正式或半正式的信件中，您可以选择用或不用姓氏及问候语。
在对方写信给你，只用他/她的名字时，你也可以只用您的名字，如：
DearMike,
Mike,
如果您对收信人一无所知或了解甚少，您就应当用上对方的称谓和姓氏，如：
DearMr.Adkins,
在正式写作当中，您还应当用对方的全名——尤其在您不知对方性别的时候，如：
DearChrisAdkins,
在称呼女性时，不管她是否已婚，均用Ms.而不用Mrs.但是如果对方已用Mrs.称呼自己，您就可以沿用Mrs.称呼对方，如：
DearMs.Mackintosh,
如果您不知道对方的姓名，您可以根据对方的性别用Sir或Madam，如：
DearSir,
DearMadam,
注意：
在美国英语中，您可以用Ma'am取代Ma'am。
如果在正式的写作中，您不知道对方的姓名和性别，您可以用：
DearSirorMadam,
DearSir/Madam,
ToWhomitMayConcern,
注意：
ToWhomitMayConcern非常正式。
结尾致意
结尾致意的方式很多，采用哪一种取决于您的写作风格是正式的、半正式的、还是非正式的，取决于您在开头如何称呼对方。
如果您很熟悉对方或交往已久，您就可以不用致意，或者用：
Withbestwishes,
Bestwishes,
Regards,
在正式信件中，如果您在开头用了对方的称谓和姓名，您就可以用：
Yourssincerely,
Sincerelyyours,
Sincerely,
Respectfully,
如果您在开头没有用对方的名字，而是用的Sir,Madam,，或TToWhomitMayConcern,，您就应当写：
Yoursfaithfully,
Yourstruly,
在非正式或半正式的信件中，您可以只在结尾时写自己的名字，可以用也可以不用致意。
在正式的信件中，必须用全名。
您还可以根据需要写上您的职衔和部门，如：
Sarah
SarahOliver
SarahOliver
CustomerServices
语气
用错语气，会给读者造成负面影响。
例如：
如果您在提出抱怨，您的语气应当是坚决的，而不是生气的。
如果您在致以歉意，您的语气应当是礼貌的，但不是过于礼貌。
下面的两个例子都是抱怨宾馆的服务。
比较可以看出，第一封信的语气过于直接和愤怒，显得粗鲁和幼稚。
第二封信的语气坚决、明了但不粗鲁。
第一封信：
错误语气
特别注意：
红色字体部分使得整个文章粗鲁而幼稚，这会给读者造成负面影响。
DearMr.Dupont,
IamveryangryabouttheserviceattheClamharpHotel.
ItriedtousetheBusinessCenterfourtimesearlyinthemorning,butitwasalwaysclosed.Icomplainedtoyourreceptionist,butshewasveryrudetome.Shedidnotletmeusethefaxmachineinthereception.Thiswastedalotofmytimeandmoney.Iwantarefundimmediately.
Yourssincerely,
SamSvensson
第二封信：
正确的语气
特别注意：
红色字体部分使得整个信件的语气坚决却礼貌。
这封信会给读者积极的影响，因而会更有成效。
DearMr.Dupont,
IamwritingtocomplainabouttheserviceattheClamharpHotel（October9–13）.Beforearriving,Icalledtoaskaboutthe24-hourBusinessCenter.Iwastoldtherewouldbenoproblems.
ItriedtousetheBusinessCenterfourtimesearlyinthemorning,butitwasclosed.WhenIcomplainedaboutthis,yourreceptionistwasveryunhelpful.Iaskedtousethefaxmachineinreceptionandwasrefused.Thiscostmetimeandmoney.Iwouldliketodiscussarefundassoonaspossible.
Yourssincerely,
SamSvensson
2.Social
●Thankaclientfortakingcareofyou
Thankingaclientfortakingcareofyouonaninternationalbusinesstrip
------LowLevel
DearAndrew,
ThankyouverymuchfortakingcareofmeonmytriptoParis.
Itwasasuccessfulweekandyouandyourteamwereveryhelpfulthroughout.Theorganizationwasexcellent,myhotelwascomfortable,andIwashappywithallthearrangements.IespeciallyenjoyedtheentertainmentonmyfinaleveninginParis.
Pleasesaythankyoutotheteam.
Ilookforwardtoseeingyousoon.
Bestwishes,
Tim
UsefulLanguage
∙Thankyoufortakingcareofmeduringmybusinesstrip.
∙Thetripwasverysuccessful.
∙Everyonewasveryhelpfulandtheorganizationwasexcellent.
∙Pleasesaythankyoutotheteam.
∙Iwashappywithallthearrangements.
∙Ienjoyedtheentertainmentonmylastnight.
DOs
∙国外旅行归来要及时致谢。
∙感谢对方对您的亲自照顾。
∙告知对方本次旅行您最惬意的事情。
∙提及您的下次拜访（如果您有此计划的话）。
DON'Ts
∙不要说太多的感谢的话，或者说太多好话——这些看起来会有些虚伪。
-----HighLevel
DearRosa,
IjustwanttosaythankyouverymuchforyourhospitalityonmyrecenttriptoColombia.Weachievedeverythingwesetouttodoandthemeetingswentsmoothlyfrommypointofview.Thankyouespeciallyforthewonderfuleveningintherestaurant.
Iamnowplanningtheitineraryforafollow-upvisitearlynextyear.Iwillletyouknowthedetailsatalaterdate.
IlookforwardtoreturningtoColombiainthenearfuture.
Bestwishes,
Peter
UsefulLanguage
∙Thankyouverymuchforyourhospitality.
∙Weachievedeverythingwesetouttodo.
∙Themeetingswentsmoothlyfrommypointofview.
∙Iamplanningtheitineraryforafollow-upvisit.
∙Iwillletyouknowthedetailsatalaterdate.
DOs
∙Thanksomeonesoonafteryoureturnfromaninternationaltrip.
∙Makesureyouthankthemfortakingcareofyouinthefirstline.
∙Mentionspecificthingsthatwentwellorthatyouenjoyed.
∙Tellthemiforwhenyouwillmakeafollow-upvisit.
DON'Ts
∙Don'tsaythankyoutoomuchorsaytoomanynicethings—itwillseemasifyoudon'tmeanit.
Thankingaclientfortakingc
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