XX银行档案管理办法.docx

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XX银行档案管理办法

XX银行档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范档案管理，建立符合现代金融企业需求的综合档案管理体制，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《企业档案管理规定》等法律法规，结合本行实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案系指本行各级机构在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

根据档案形成方式、管理内容、载体形式的不同，本行档案分为文书档案、专业档案、科技档案、特种载体档案和实物档案等。

（一）文书档案系指本行在各项工作中形成的主要由行政公文构成的具有查考、利用价值的文件材料，如各种公文、签报、简报等文字材料。

（二）专业档案系指产生并应用于专门工作领域的档案。

专业档案具有很强的专业性，如人事档案、会计档案、授信档案等。

（三）科技档案系指从事专业技术、基建及其管理活动中形成的档案，如信息科技系统开发、管理维护等信息化建设档案，设备档案、基建档案等。

（四）特种载体档案系指除纸质档案之外的，载体形式较特殊的档案，如声像档案、电子档案等。

（五）实物档案系指在工作活动中形成的具有保存价值的奖状、奖杯、奖牌、牌匾、证照、印章、纪念品等物品。

第三条 本行档案实行集中统一管理。

各单位在工作过程中形成的档案，应按照集中统一管理的原则，由本单位档案管理部门实施集中统一管理或分库保存，确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。

第四条 档案管理工作是本行经营管理活动中不可分割的重要组成部分，在记录历史真实面貌、维护本行合法权益、防范金融风险、保障全行安全稳健运营等方面具有不可替代的信息支持与保障作用，也是国家档案事业的重要组成部分。

档案管理工作实行目标管理，通过设置和调整档案管理工作目标，引导全行档案管理工作科学、健康发展。

第五条 全行所有机构和员工都有收集档案、保护档案的义务和责任。

第六条 本行档案管理工作实行部门立卷制度，由档案形成部门负责档案收集、整理，并按规定向档案管理部门移交。

任何机构和个人不得拒绝移交档案或将档案据为己有。

第二章 管理体制和任务

第七条 本行档案管理工作实行垂直管理的工作体制，遵循“统一领导，分级管理”的原则。

总行成立XX银行档案管理工作领导小组，由行长（或主持经营工作的常务副行长）任组长，分管综合管理部的行领导任副组长，各部门负责人为小组成员。

档案管理工作领导小组下设办公室在综合管理部，综合管理部负责人兼任办公室主任。

各分行相应成立档案管理工作领导小组。

总行综合管理部为本行档案管理部门，负责组织管理总行机关的档案工作，指导、监督各分行档案工作。

各分行综合管理部设立综合档案室，具体负责组织本单位的档案工作。

第八条 各单位的档案工作接受上级档案管理部门和地方档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第九条 各单位档案管理部门应配备政治上可靠、遵纪守法、责任心强，熟悉档案业务的专职档案管理人员，并保持档案管理人员的相对稳定。

各部门应根据工作情况配备兼职档案管理人员，按照档案管理规定收集、整理本部门在工作中形成的文件资料，并负责定期向本单位档案部门移交。

第十条　档案管理工作的基本任务

（一）认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、规定和办法，积极配合上级档案管理部门开展工作，并接受监督、指导和检查。

（二）建立健全档案管理各项规章制度，逐步实现档案管理和档案服务的现代化、系统化、科学化。

（三）组织管理本单位和监督、指导所属单位的档案管理工作，组织档案业务培训、工作交流和检查，纠正和处理违反档案管理规定的行为。

（四）统一收集、整理、保管和统计本单位形成的各类档案材料。

（五）按照制度规定，做好档案查询、借阅、开发利用等档案服务工作。

（六）对超过保管期限和失去保存价值的档案进行鉴定和组织销毁，并按规定向档案馆移交档案。

（七）严格执行党和国家、本行保密制度，维护档案的完整与安全。

（八）办理领导交办的其他有关档案业务的工作。

第十一条 档案管理部门档案人员的职责

（一）负责本单位各门类、各种载体档案的收集、整理、归档、保管、保密等工作，维护档案的完整和安全。

（二）负责编制本单位档案检索工具和档案参考资料。

（三）负责本单位档案的利用。

（四）负责档案的鉴定、销毁、移交。

（五）负责档案资料的统计，按规定向上级档案主管部门报送报表。

（六）负责管理档案库房，落实“八防措施”。

（七）负责对本单位兼职档案员进行业务指导。

第十二条 各部门档案人员的职责

（一）负责本部门需归档资料的收集、整理、归档等工作，保证档案资料的齐全、完整。

（二）按照档案管理规定，及时向档案管理部门移交部门档案。

（三）做好档案的保密工作。

（四）及时反映本部门对档案工作的意见和建议，协助档案管理部门做好档案工作。

第十三条 档案管理人员基本要求

（一）忠于职守、爱岗敬业、保守秘密，遵守档案工作的各项法律法规和制度规定，做好本职工作。

（二）具有档案专业知识和计算机基本操作技能，具备一定的档案信息开发利用能力。

（三）熟悉本单位的基本职能、基本业务范围和内部工作分工，能够依据业务工作发展变化的情况，调整和改进档案管理工作，充分发挥档案的服务功能。

第十四条 总行档案管理部门应根据本单位工作的实际情况，建立健全本单位档案管理办法和档案工作制度。

各专业档案由总行职能部门会同总行档案管理部门制定相关管理办法，对专业档案的范围、收集和整理方式、保管期限、移交周期等作出详细规定。

分行及以下分支机构按照本办法组织实施档案管理，确保档案管理工作规范有序开展。

第三章 档案的整理、归档

第十五条 文书档案的整理、归档

各单位应根据《XX银行文书档案管理办法》规定，及时收集工作中形成的各类文字材料，并按规定整理后于每年3月底前移交本单位档案管理部门归档。

档案管理部门应于每年6月底前完成本单位上年度的文书档案整理、归档工作。

第十六条 专业档案的整理、归档

人事档案、会计档案、授信档案等各专业档案执行相应的档案管理办法。

由各单位职能部门按照该门类档案管理办法进行整理、归档，并在规定的保管期限内保管。

专业档案保管到期后，由职能部门填写档案移交表，向本单位档案管理部门移交。

第十七条 科技档案的整理、归档

信息化建设、设备、基建档案的整理，应与项目建设同步进行。

从申请立项开始，进行文字材料、图纸的积累、整理、审查工作。

项目竣工验收时，完成文件材料、图纸的归档和验收工作。

在验收工作结束半年内，将整理好的全部档案资料向本单位档案管理部门移交。

第十八条 特种载体档案的整理、归档

（一）声像档案。

承办单位在完成摄像、录音后，应及时整理照片、录音、录像带，并编写详细说明，填写移交单，于1个月内向本单位档案管理部门移交。

（二）电子档案。

电子档案与纸质档案同等重要。

电子档案的接收、整理、查询、备份等操作应按照有关办法执行，确保真实性、完整性、有效性。

第十九条 实物档案的整理、归档

实物档案应按照《XX银行实物档案管理办法》相关规定进行分类，填写实物档案移交表，及时向本单位档案管理部门移交。

第四章 档案的保管

第二十条 库房管理

（一）各单位新建办公用房时，应将档案部门用房列入基建计划。

档案库房基础设施的建设应考虑档案保管、安全的特殊要求，并应征求档案管理部门的意见，确保档案库房符合档案保管标准和要求。

具体包括：

1.库房地址和楼层的选择；

2.库房总面积（能容纳本单位20年以上的档案）、地面承重与结构；

3.库房的防热；

4.库房的防水与防潮；

5.库房的防火；

6.库房的电路设备及其布置；

7.库房的照明设施；

8.其他。

（二）各单位应配置适宜档案安全保存的专用库房，做到档案库房、档案办公、档案阅览三分开。

（三）档案库房应坚固耐用，并配备防盗、防火、防光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防虫等必需设施。

具体包括：

1.应加设防盗门窗；

2.应配备消防灭火器材；

3.应配备防止紫外线等射线对纸张、实物以及其他介质档案资料直射的设备；

4.档案保管的温湿度标准为：

温度14-24℃，相对湿度45-60%，应按此标准配备防潮防燥设备；

5.应放置防虫、防鼠等药品。

（四）各单位应根据需要，购置专门的先进技术设备保管各门类档案，不断改善档案保管条件，逐步实现档案保管的现代化和科学化。

（五）库房内不得存放与档案无关的物品，严禁吸烟及动用其他烟火，库房周围严禁存放易燃品和爆炸物。

（六）各单位应定期对档案库房配备的设施、设备、电线、电路进行检查与维修，保证设备正常运转。

（七）各单位档案管理部门应指定专人管理档案库房。

库房和档案柜架钥匙由专人专柜妥善保管，不得遗失、损坏，严禁转借。

档案库房处于非使用状态时，应锁好门窗，档案管理员下班前应对库房门窗进行检查。

（八）各单位要严格控制进出档案库房人员。

原则上非档案工作人员不得进入档案库房，确因工作需要进入库房的，由档案工作人员陪同，并做好相关登记。

第二十一条 档案存放

（一）档案部门应根据档案资料的介质和特点以及库房情况，为各门类档案配备适宜的，符合中央和地方档案部门规定的存放装具。

（二）档案资料应按门类、介质（载体）科学地分类、排列、存放。

（三）档案库房内的档案柜架应标注指引卡，并根据档案柜架的调整随时更新指引卡。

（四）档案管理部门应定期对存放在库房内的各门类档案和分库保管的档案状况进行全面检查，并做好检查记录，发现问题及时报告，妥善解决。

（五）对破损或字迹失真的纸质档案，应及时修补、复制或作其他技术处理；对磁带、录像带，每年应重绕一次，5-10年应重新转录一次，以释放磁带内部压力，防止粘连；对照片档案中年久退色的珍贵照片，应及时采取补救措施，翻拍复制。

（六）归档的电子文件应拷贝到光盘上，一式三套。

一套封存保管，一套提供利用，一套异地备份。

（七）涉密档案应在归档目录的备注栏中标明密级，其保管和利用以及密级的变更和解密，按照国家有关法律法规和本行保密工作制度执行。

（八）档案人员调阅、搬运档案资料应轻拿轻放，以免造成档案损坏。

（九）各单位档案管理部门要建立严格的档案登记制度，建立健全统计台账，掌握本单位档案的收进、整理、利用、移出、销毁等情况，按上级部门的要求及时报送各类报表，做到账物相符。

第五章 档案的利用和开发

第二十二条 档案的利用系指档案的查询、借阅、复印等档案服务。

各单位档案部门应重视档案信息资源的利用，熟悉库存档案情况，通过多种方式整合档案信息资源，开发档案编研产品，做好档案服务的各项基础工作。

第二十三条 档案管理部门应根据各门类、各载体及涉密、非涉密档案的查阅范围，严格履行档案查借阅审批手续。

第二十四条 档案借阅

本单位员工在借阅档案前，应填写《档案查借阅审批表》（见附件1），并履行借阅手续。

（一）借阅非密级文书档案时，经借阅人所在部门负责人、档案管理部门负责人批准；借阅涉密文书档案时，须经借阅人所在部门负责人、档案管理部门负责人、档案管理部门分管行领导批准。

（二）党委会议记录、行长办公会议记录、行务会议记录原则上不提供借阅。

如确需借阅，须经借阅人所在部门负责人、档案管理部门负责人、行长或董事长批准后，方可提供现场调阅。

（三）借阅照片、录音、录像、实物等档案，经借阅人所在部门负责人、档案管理部门负责人签批后，可在档案室内现场调用。

如需借出，可提供复制件或影印件。

（四）借阅本行金融许可证、法人营业执照、法人机构代码证等证明本行资质、权属等法律凭证类档案，须经借阅人所在部门负责人、档案管理部门负责人、档案管理部门分管行领导签批。

（五）借阅人事、授信、会计以及其他专业档案，按照各专业档案的相关规定办理审批手续。

第二十五条 本行档案原则上不提供给外单位查阅。

确需对外提供查阅的，查阅人须有单位正式公函或持介绍信并出示有效证件，写明借阅用途，经本行接待部门负责人、档案管理部门负责人和档案管理部门分管行领导批准后，由接待部门人员代为借阅。

综合档案室不对外单位人员直接提供档案借阅。

第二十六条 档案原件原则上不能借出档案室。

因特殊情况确需借出原件的，须经档案工作分管行领导批准、办理登记手续后方可借出，并须在5个工作日内归还。

如需延期使用，须办理续借手续。

本行金融许可证、法人营业执照、法人机构代码证等证明本行资质、权属等法律凭证类档案原件原则上不借出，如确需借用原件除办理有关手续，应由档案管理人员全程陪同。

绝密档案原件只可查阅，不得复制或借出。

第二十七条 档案人员应根据《档案查借阅审批表》逐项填写《档案查借阅登记簿》（附件2），填写内容应与借阅实际情况相符。

第二十八条 借阅人借阅档案期间，应妥善保管档案，不得遗失、泄密或污损，不得抽换、涂改、勾划和拆散等，严禁将档案转借他人。

第二十九条 档案人员接收归还档案时，应进行认真核对，确保档案完整无误。

第六章 档案的鉴定和销毁

第三十条 档案鉴定销毁系指对超过保管期限的档案进行鉴定，并对经鉴定不再具有保存价值的档案进行销毁。

第三十一条 档案鉴定销毁工作按照各门类档案管理办法开展，由档案管理部门和档案形成部门共同组织实施。

各单位应成立档案鉴定销毁工作领导小组，统一部署和协调档案鉴定销毁工作。

档案鉴定销毁工作领导小组由分管档案工作的行领导任组长，档案管理部门、档案形成部门负责人任副组长，档案管理人员及相关部室有关人员为成员，负责组织档案鉴定销毁工作。

第三十二条 档案鉴定

（一）档案管理部门应按照档案保管期限规定，会同档案形成部门对超出保管期限的档案编制档案鉴定清册，并组织相关部门进行鉴定。

如档案形成部门或相关部门已撤销，应由承接此部门业务职能的部门完成鉴定工作。

（二）鉴定人员应逐卷逐件鉴定档案内容。

完成鉴定后，鉴定人员应在档案鉴定清册中填写鉴定意见并签名。

对于需要变更保管期限或延长保管时间的，应注明拟变更的保管期限或延长时间；对于已失去保存价值的档案，应在“档案鉴定意见”项中注明“同意销毁”。

（三）档案鉴定工作结束后，档案管理部门应根据鉴定结果拟定档案鉴定报告。

第三十三条 档案销毁

（一）档案管理部门应根据档案鉴定报告编制《档案销毁清册》（附件3），报经档案形成部门负责人、相关部门负责人、档案管理部门负责人和分管档案工作的行领导审批同意后，方可组织销毁。

（二）档案销毁实行集中、定期销毁。

销毁时，档案管理部门应与本行保卫部门和国家保密部门取得联系，专人专车运送到指定销毁地点。

档案管理部门、档案形成部门、保卫部门应派人现场监销，确保待销毁档案不丢失、不泄密、不漏销。

档案销毁后，须在《档案销毁清册》中备注栏注明“已销毁”，并签字确认。

《档案销毁清册》由档案管理部门归入全宗卷永久保存。

（三）对已销毁的案卷，应在原归档文件目录有关条目的备注栏内注明“××年销毁”字样，并在备考表中说明。

第七章 档案工作考核

第三十四条 各单位档案管理部门应于每年年底对本年度档案管理工作进行自查，认真做好档案统计工作，填报《档案工作统计年报》（附件4）。

分行档案管理部门须将年报上报总行档案管理部门。

第三十五条 总行档案管理部门每年组织对全行档案管理工作进行考核。

考核可采取现场检查和非现场评定的方式，考核依据本办法和各门类档案管理办法进行，详见《档案工作考核表》（附件5）。

第三十六条 对在档案工作中做出突出贡献的人员应给予表彰和奖励。

对违反档案工作管理相关规定，造成档案损毁、失密、泄密或造成经济损失的行为，依据《中华人民共和国档案法》和《XX银行“红、黄、蓝牌”处罚办法》的有关规定追究相关人员责任。

第八章 附则

第三十七条 档案工作人员调离时，要对库存档案、资料、设备及库房钥匙等进行详细清点，严格履行交接手续。

第三十八条 本办法由总行综合管理部负责解释和修订。

第三十九条 本办法自发文之日起执行