如何做好机关办公室工作.docx
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如何做好机关办公室工作
浅谈如何做好机关办公室工作
随着机构改革的不断深入,对办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好办公室的工作，为改革发展提供服务、为基层单位提供服务，做一下阐述，如有不妥，请批评指正：
办公室是一个部门不可缺少的重要组成部分，之所以重要是因为办公室具有管理服务、综合协调、监督指导、参谋咨询等多项职能。
这些职能发挥得好坏，对单位的全局工作有着直接的、重要的影响。
一、要想做好办公室工作，就要仔细研究办公室的各项职能
1，管理服务职能是办公室工作的一项重要内容。
其内容主要包括以下几个方面：
一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜；二是事务管理，如会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人；办公室的值班、保卫、通讯联系，单位的办公环境管理等；三是信息处理，即利用计算机网络等各种现代化手段，为办公自动化服务；四是搞好服务，即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的服务。
2，综合协调职能。
一是统一步调，切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实；二是化解矛盾，即在单位局部利益发生冲突及局部利益与全局利益发生冲突时，进行协调，进而化解矛盾；三是合理安排，协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事，将矛盾解决在萌芽之中。
3，.监督指导，参谋咨询职能。
办公室要发挥参谋作用，积极出谋献策，这是领导决策民主化、科学化的迫切需要，也是新时期赋予办公室的一项重要任务。
参谋咨询工作主要包括以下内容：
一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息；二是协助决策，发挥参谋、助手作用。
二、如何做好办公室的工作
研究办公室的职能内容，对于我们明确办公室的职责和权力，做好办公室工作有着十分重要的意义。
根据办公室职能的要求，办公室应有一批政治素质与业务素质都过硬的队伍。
办公室人员要不断学习，提高自身素质，这样才能适应办公室工作的需要。
我认为，要做好办公室工作，应做到“一实”、“一快”、“三勤”、“三心”“博学”。
1. “一实”、即求实。
办公室工作，无论是办文，还是办事，都要从实际出发，实事求是，对症下药。
就是工作人员作风要踏实，不弄虚作假，不可无中生有，不能搞形式主义，不做表面文章，自觉遵守实事求是的原则。
。
2.“一快”，即办事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。
办事拖拉，作风疲沓，时间观念不强，是影响工作效率的主要因素。
办公室的工作人员必须牢固树立时间观念、效率观念，增强只争朝夕的紧迫感和责任感。
切实做到当日事当日毕，急事急办，特事特办，及时完成领导交办的工作。
3.“三勤”，即腿勤、口勤。
办公室人员应经常到各部门走走，遇事多问问，有用的资料多记记，别人的意见多听听，经常和职工多交流，多沟通，及时把职工的心声反馈给领导班子，做到心中有数，这样做起工作来才能得心应手。
4.“三心”，即耐心、专心、细心。
服务是办公室的一项重要工作，做服务工作一定要耐心，要有礼貌，热情周到，对职工做到一个微笑，一杯水，一声问候，不摆架子，尽量让人满意。
做工作时要专心，不能三心二意，要仔细研究，能够深入进去。
平时工作中还要细心，多观察，多思考，自觉找工作中的漏洞和不足，要做到领导没有想到自己首先应该想到，领导没有看到的自己首先要看到，做好领导的参谋和左右臂。
使办公室工作做到滴水不漏。
5.“博学”办公室工作千头万绪，涉及面广，标准高，要求严，这就需要办公室人员必须具备广博的综合性知识和社会常识。
要做到这一点，没有捷径可走，必须勤学苦练，博采众长，使自己成为“综合性.复合型”人才。
只有知识积累多了，知识面宽了，理论功底厚了，才能提高“谋”的层次和质量。
三、处理好“专与博”的关系
处理好“专”与“博”的关系，既要成为办公室自身业务的行家，又要了解各类知识，做到博学多艺。
1.“专”，就是办公室工作人员的自身业务必须专业化，诸如在公文写作、党政事务、文档统计，劳资人事，，职工医疗，养老保险，职称晋升，职称评定，制度建设，消防长安。
治安管理，教育培训、等方面应是相对的专家，应在单位起到主导和咨询中心的作用。
做到职工又问必答，有答比准。
及时，准确的上报和收集有关资料，必须深刻领会吃透有关政策精神。
尽量减少工作中的失误和不必要的错误。
2“博”，是指在单位事务以外有关的其它方面的知识， 诸如预算管理、人力资源管理与开发、医改、房改，乃至单位所在地的人文地理、乡土风情，政策环境，及当地政府的中心工作等，也必须涉足其中，不能当门外汉。
某种意义上说，办公室人员的“博”本身就相当于职能部门的“专”。
这样，才能达到办公室工作不仅仅是秘书功能，而且是拳打脚踢，八面玲珑，面面具到，全方位一流服务的一个部门。
四、如何使办公室工作更上一个台阶
一是加强自身素质的提高。
作为一个综合办事机构，办公室主要负责单位上传下达、综合协调、内外沟通、内部行政管理等事项，是服务领导、服务基层的窗口，是部门能否有效开展各项工作的关键，从事办公室工作责任重大。
因此办公室工作人员必须锐意进取，不断加强自身学习，提高业务能力。
办公室工作人员的工作素质和能力，直接影响到领导的工作效率。
不仅工作态度要好，善于处理各方面的关系，而且自身的能力、水平要高，办公室工作要善于找到和找准全局工作的突破口，在创新上下功夫。
办公室工作包罗万象，创新点很多，关键是要不断解放思想，勤于思考，勇于实践。
所以必须解放思想，只要是符合“三个代表”的要求，符合党的“十七大“精神，只要能更好地促进办公室工作，就要敢于突破陈规，破除一些不适合形势发展的旧框框，放开手脚去干。
二是制度建设要创新。
没有规矩，不成方圆。
有了制度必须执行，一令既出，雷打不动。
唯有如此，制度才有权威，人们的工作、言行才有约束。
制度是人定的，随着形势的发展，也应不断健全完善和创新，绝不可能一成不变。
在制度建设创新中，特别应当高度重视激励约束机制的创新和落实。
有功不奖，或奖而不当，就会挫伤人的积极性，自我松懈；有过不罚，或罚而不准，就会使人产生惰性，无所顾忌。
如此一来，虽有重律，仅同空文。
所以，制度建设要创新，更要重视创新后的落实。
评价制度创新的标准不在于制定得多么细，多么具体，而在于是否紧扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真的达到了按章办事、奖勤罚懒的效果。
三是服务方式要创新。
办公室是一个纯服务部门，不能只满足于日常的服务，服务方式也必须创新。
要多考虑如何更好地创新管理，开源节流，加强基础设施建设，保证办公室正常高效运转。
同时，参谋要参到点子上，既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想，从浅层次的被动服务中向深层次的主动服务转变，事前、事中、事后都要主动介入，紧扣领导的思路、想法、指示等加以完善和细化，力争提供可借选择的方案让领导决策；同时既要考虑一项决策带来的正面效果，又要考虑可能产生的不利因素，经常深入基层，调查研究，总结成绩不夸大，反映失误不缩小，为领导科学决策提供准确的依据，提高领导对参谋意见的选用和参谋建议向决策的转化率，不断提高服务质量。
协调要协调到面上，形成合力。
要全面权衡利弊，缓解利益冲突，使有关各方面形成共识，达成可接受的方案，调动方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。
督查要一抓到底，推动重大决策见的顺利实施，为群众为职工当好勤务兵。
总之，办公室工作是一个单位的窗口，是一个单位灵魂。
千头万绪，千变万化，涉及社会和单位的方方面面，这就要求我们工作人员在学习中前进，在前进中不断创新，在创新中总结经验，使我们的工作做出成效，做出亮点。
使我们的工作更上新台阶。
行政权力清单
机关办公室 单位：
序号
权 力 项 目
1
办公用品和资产添置采购管理制度
2
机关招（接）待管理制度
3
机关交通费管理制度
4
档案管理制度
5
首问负责制度
6
印章管理制度
7
财务审批制度
8
学习制度
9
内控制度，执行情况督查制度
10
环境卫生制度
11
值班制度
12
电话和计算机管理制度
13
机关打印复印管理制度
14
机关签到考勤、请（销）假制度
15
失职追究制度
16
国有资产管理制度
17
政务公开制度
18
工作制度
19
医药费、报刊费、培训费报销制度
20
机关会议制度
21
机关文书处理制度
22
机关信访处理制度
23
廉洁自律制度
办公用品和资产添置采购管理制度
1、各部门正常办公用品的添置，由镇党政办统一扎口购买，机关工作人员实行领用制，私自购买的不予报销。
2、添置设备及特殊办公用品由部门领导向分管机关的同志汇报同意后购买。
500元以上的，报请镇长同意后购买。
10000元以上的，需经党政联席会集体研究决定。
添置数额较大的资产，要严格执行政府采购制度。
3、凡机关各建帐部门（条线）的经费收支帐目和货币资金管理，统一纳入镇财政所预算内（外）资金管理，各建帐部门（条线）不得存管资金。
4、办公用品和资产添置按政府采购制度进行采购，价格、质量、数量控制等按规定程序进行。
机关招（接）待管理制度
1、机关食堂从2009年2月份起实行市场化运作，企业化管理。
机关所有各科室、站所来客招待及会议就餐一律安排在机关食堂，否则，费用一律不予报支。
2、来人接待实行报批制度。
正常接待吃工作餐，标准每人15元。
由部门科室填写《客情报告单》，分管领导证明后到机关食堂安排；超过150元标准的由书记或镇长签批后方可安排。
3、机关工作人员在机关食堂吃工作餐，每顿2元，凭票就餐。
4、严格执行《禁酒规定》，本镇会议不安排烟酒，工作日午间不安排酒水，特殊情况需安排烟酒的，需请示书记或镇长同意方可安排。
5、接待用烟实行领用制，由接待人填写《接待领用单》，经书记或镇长同意方可安排。
6、浴资一律不予报销。
机关交通费管理制度
1、交通费包括工作、学习、看病等交通费用。
2、所有在职人员实行交通费用定额包干使用，随工资发放，超支不补。
其标准是：
副助理以上人员每月300元；二线人员每月60元；办事员每月50元；离退休人员每月25元。
副镇级以上人员按市公务用车改革实施办法按月发放，超支不补。
3、信访、政法口因特殊情况需要用车，应先请示分管领导，经批准后，本着节约原则，可就地打的，及时结帐报销，一事一结。
4、全镇性集体活动等公务用车必须经镇党政领导同意，实行一事一结。
档案管理制度
1、树立档案意识，凡反映政府工作的一切有效资料和文字记录都属于政府档案应留存的历史资料。
2、办公室要有档案敏感性，应主动跟踪各类档案的生成过程，主动向有关方面和人员索要相应资料。
3、办公室有义务及时提供相关资料，协助档案工作人员认定相关档案资料。
4、办公室应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理、认定。
并按活动需要，准确、及时地提供档案服务。
5、档案由办公室统一管理，专人负责。
所有档案按照个人档案和专题档案双重建档。
首问负责制度
为切实改进镇机关工作作风，提高办事效率，提供优质服务，特制定本制度。
一、首问负责制度
是指群众来镇机关办事，被询问到的第一位工作人员即为首问责任人，负首问责任。
首问负责制度适用于镇机关全体工作人员。
二、首问人的责任
1、服务对象到镇机关咨询或办理有关事宜，首问人要主动热情地解答服务对象的咨询，属首问人职责范围内能够解决的事，应当即办理，一次告知有关事项，必要时向当事人提供相关资料。
2、服务对象提出的办理事项，属于本科室职责范围内其他责任人的事，首问人应主动为对方告知或联系有关经办责任人。
若有关责任人不在或联系不上的，首问人应向对方说明情况；若对象有需要转告或日后继续帮助其联系的，首问人应将服务对象的单位、姓名、联系电话及拟办事项等进行登记，并负责转交（告）经办责任人；若遇经办责任人出差或责任不明确的事项，首问人应及时向本级或上一级领导报告，并及时答复对方。
3、属于镇机关其他科室职责范围事项，首问人要主动告知对方所办事项的科室，必要时帮助对方联系相关科室或责任人。
4、服务对象办理的事项不属于本科室职责范围内，首问人应向对方作解释，并尽自己所知情况给予指导和帮助。
5、首问人在接待办事人时，应文明礼貌、热情大方，使用文明用语，禁用服务忌语，不得冷漠待人，敷衍塞责，拖拉推诿。
三、首问负责制度要求
镇机关全体工作人员必须熟悉掌握本职业务，了解岗位职责，强化职业道德意识，树立为人民服务思想，加强业务学习，提高政策水平和业务技能，不断提高办事效率。
四、对遵守首问负责制度的个人，群众评价好的，将予以表扬鼓励。
五、对违反首问负责制及被投诉查有实据的，视情节轻重给予批评教育、通报、直至扣发奖金等处理。
印章管理制度
一、印章必须妥善保管，明确专人存放专门地方，以保证印章的安全和正常使用。
二、党委、政府、党政办公室等一系列公章由专门人员负责管理使用。
三、建立印章使用登记制度，每次用印必须进行登记。
四、用印时，必须审阅、了解用印的内容，并视实际情况对文件作必要留存。
五、使用印章要在办公室，原则上不得将印章携带出镇机关以外使用。
六、原则上不允许出现盖有印章的空白材料或纸张，确因工作需要，经分管领导批准后方可，但必须详细登记，工作结束后，当事人应主动讲清用途，未使用的要主动退回、注销。
财务审批制度
一、坚持重大财务开支集体研究原则。
凡一次性开支5000元以上的项目，需经党组会议研究确定，并明确专人具体承办。
二、坚持一支笔审批制度。
实行领导一支笔审批，所有开支未经领导签批的票据，一律不得报支。
三、严格财务审批程序。
所有报支票据必须按照经办人、证明人签字，领导审批的程序，未按规定审批程序的或手续不全的，一律不予报销发票。
学习制度
1、党委中心学习组和机关干部理论学习，必须按照上级规定完成政治理论和时事学习任务。
2、集中学习的安排上，每月25日为党委中心组学习日，每月10日为镇机关干部学习日。
如有特殊情况，时间另行通知；遇有节假日，时间顺延。
集中学习，任何人不得无故迟到、早退、缺席，确有特殊情况的，必须事先向党群书记请假。
3、机关学习以自学为主。
各人要根据机关支部学习计划安排和自身实际，制订个人学习计划，自觉利用业余时间学政治、学业务、学科技、学法律，不断提高自己的政治理论素质、业务水平和办事能力。
副镇级以上人员每周自学要在6个小时以上。
机关干部每人自备一本专用学习笔记本，由组织科、宣传科不定期对各人学习情况进行专项检查。
4、坚持理论联系实际的学风，把学习理论与解决思想、作风、工作中存在的问题紧密结合起来，着力进行理性思考，结合自身工作，每人每季撰写一篇心得体会，每年撰写一篇以上调研文章，连同平时学习检查情况列入年终考核，作为奖惩依据之一。
内控制度，执行情况督查制度
第一条 围绕中心，突出重点，认真开展督促检查工作，努力提高镇机关工作效率，改进工作作风，规范办事权利，推动决策落实，建设“为民、规范、清廉、风正”的办公系统。
第二条 督查事项主要有：
业务项目办理流程的执行情况；行政管理执行情况；党风廉政建设责任制执行情况；其他应该督查的事项。
第三条 督查工作在镇机关内部具体组织实施。
镇纪委负责督查工作，每年年初制定督查计划，突出重点事项、重点环节、重点岗位的督查，做到定期检查与不定期检查相结合、普遍检查与抽查相结合、一般检查与突击检查相结合，确保检查的针对性和实效性。
第四条 督查工作一般应遵循以下程序：
1、立项。
一事一项，将承办单位及时间等要求填入《督查记录簿》。
2、检查。
填写《督查通知书》，交承办单位办理，并抄报领导，做好检查情况记录。
3、总结。
对照要求，检查办理情况，以适当形式，将情况向上级领导报告或在镇机关内部通报。
并将有关资料进行归档，作为年终进行目标考核的依据之一。
4、分析。
对督查情况进行分析，提出合理化的建议，进一步抓好完善。
环境卫生制度
1、各办公室要摆设整齐、清洁卫生，窗明几净，有条理、有秩序。
2、机关大院和办公楼划定卫生包干区，明确有关人员具体负责，所有机关工作人员必须共同维护好环境卫生，要保持干净、整洁。
3、进入机关大院的所有自行车、摩托车一律按指定地点整齐停放，办公室人员负责监督执行。
值班制度
1、机关值班是确保机关安全和及时处置本镇突发事件、接待群众来访和机关工作正常运转的重要保证，各班次人员应全部到岗，轮流就餐，以确保值班室24小时有人值班。
2、值班安排表由党政办印发至各部门，并通知每位值班人员。
3、节假日的白天值班时间按正常日上下班的作息时间执行，如有变动，另行通知。
4、带班领导具体负责值班时间内的具体事务，如遇重大事项或特殊情况，在协同进行处置的同时，要将情况及时向镇主要领导汇报。
5、值班人员原则上不予请假，如遇特殊情况不能到班时，必须找好替班人员，并征得带班领导同意。
值班人员原则上应坚守值班岗位，不得离开机关，特殊情况必须离开机关的，应经过带班领导批准，确保安全有序。
6、每值班组在值班期间，应认真填写值班记录
7、检查时发现缺岗或工作不到位的，一次扣发全年绩效考核工资的10%；二次在机关干部会上作出检查。
引发责任事故的，追究相关人员责任。
8、各科室下班要关好门窗，关掉电灯及其它电器。
办公室、宿舍不得存放现金及其它贵重物品，以防失窃。
9、机关工作人员必须严格遵守保密规定，妥善保管好文件、重要物资。
机关内部属于保密的文件、材料等一律不得外泄，违者追究当事人的责任。
10、对有妨碍机关正常工作秩序的人员、车辆一律不予进入。
白天和夜晚值班人员要按值班表规定准时做好交接，每晚应及时关闭大门，不得将外人带进机关住宿。
电话和计算机管理制度
1、镇机关内部各办公室应从严控制电话费支出，严禁电话点歌和拨打各类声讯电话。
2、凡是有计算机的部门，操作人员要爱护和珍惜计算机，严格按照计算机软件的要求，设置系统运行环境，做好计算机软件运行前的系统测试及运行系统日常维护，注重平时的科学保养，防止病毒侵入。
3.要提高计算机的利用效率，控制上网时间，同时增强保密意识。
4、计算机操作人员或机关工作人员在工作时间内不允许上网聊天、看股市行情、玩网络游戏、浏览和传播任何淫秽、暴力、反动内容。
5、加强计算机的保密工作，任何人不得伪造、非法涂改计算机资料，不得故意毁坏数据文件。
6、计算机档案应采取严格的安全措施，做到防火、防盗、防水、防鼠等，磁性介质资料，要做到防磁性、防震、防高温。
重要的双备份资料分别保存在不同地点，并定期进行复制。
7、严格按步骤开关机和进行退出软件系统，离机时，应按要求退出业务软件，以防止他人越权操作。
机关打印复印管理制度
1、机关内所有需打印、复印的文字材料，必须由办公室统一安排，到机关指定地点打印，否则一律不予报支。
特殊情况确需在外打字复印的应请示分管机关的负责人同意后，方可报支。
2、机关各科室及各类会议、活动，如需制作会标、横幅、戗牌等，由各科室向秘书室提出后，报经分管机关的负责同志同意后统一制作，不得擅自加工，否则费用不予报支。
机关签到考勤、请（销）假制度
1、自觉遵守机关作息时间，每天参加考勤。
2、机关工作人员外出开会、出差、办事、私假，必须事前履行请假手续。
请假方式为：
三套班子成员向党委书记请假；机关科室干部及部门负责人向分管领导请假，超过一天需请示书记或镇长认可；部门副职和工作人员向部门负责人请假，超过一天需向分管领导请示认可。
病假凭医院证明，婚、产、丧假按国家规定执行。
假期满后及时销假或续假。
未履行销假手续的视为旷工处理。
3、请假手续报分管机关的同志备案。
4、一年内因私事请假累计达到1个月的，扣除全年绩效考核工资的10％，超过者按国家有关规定扣发工资。
失职追究制度
为增强镇机关工作人员的责任感和危机感，正确履行自己的工作职责，维护工作的严肃性，特制定本制度。
一、失职追究
失职追究是指工作人员由于不负责任，不履行或不正确履行工作职责，致使国家、集体和人民的利益遭受损失，对其追究行政和经济责任的一种制度。
二、失职的种类
1、不认真贯彻各项法律、法规和政策，对部署或单位布置的重要事宜组织实施不力的；
2、不依法行政，不履行职责，随意超级、侵权、卸责，孩办的事不办或拖办，违诺的；
3、不认真解决职责范围内出现的有关问题，造成事故减使国家、集体财产受损的；
4、在执法执纪和管理工作中徇私舞弊的；
5、玩忽职守，弄虚作假，工作过失，造成严重损失的；
6、违反各项廉政制度，利用职权“吃、拿、卡、要”，造成恶劣影响的；
7、违反系统效能建设的各项制度，被举报、投诉查有谈据的;
8、不服从领导，对抗集体研究决定，影响政令畅通的；
9、对下属的违法违纪行为包庇、放任的；
10、其它被认定为失职的行为。
三、责任追究
镇机关工作人员失职，视其性质和情节，除按党纪、政纪处分和机关规定的给予告诫、监察建议、游岗和辞退的处理外，还要追究经济等方面的责任。
1、镇机关工作人员当年内失职被告诫1次的，在全体人员大会上做检讨，扣发当月考核工资，取消当年评选先进资格；被告诫2次或监察建议1次的，通报批评，扣发半年考核工资；被告诫3次（含3次）以上或监察建议2次（含2次）以上的，按待岗处理，扣发全年考核工资，取消年度评选先进资格；待岗3次以上的，予以辞退。
2、因工作责任心不强、办事效率低下，违诺的，服务对象来本系统办事的路费、误工补贴等，由当事人支付。
3、镇机关工作人员由于失职，造成直接经济损失、公共设施损坏或责任事故的，应承担一定的经济赔偿。
四、部门负责人的失职追究
部门负责人有下列违纪违规和失职行为的，视性质和情节，给予降、免职或责令辞职处分。
1、年内被投诉查有实据达3次（含3次）以上的；
2、年内被告诫2次（含2次）或监察建议1次（含l次）以上的；
3、对所属人员疏于管理监督，出现一个人年内被告诫3次（含3次）或监察建议2次（含2次）以上的；
4、不履行党风廉政责任制和效能建设工作责任制的领导责任，造成本部门在党风廉政和效能建设方面出现重太问题的；
5、本人或本部门人员出现年度考核不称职的。
五、组织实施
1、失职追究工作在镇机关效能建设领导小组的领导下，由效能办组织实施。
2、本制度若与以前制定的制度不一致的，按本制度规定执行。
国有资产管理制度
为规范和加强国有资产管理，根据国有资产管理制度和《关于加强国有资产管理、防止国有资产流失的管理细则》制定本制度。
1、所有镇机关公共财物都要造册登记，一式两
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