常用文书格式及发放流程.docx

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常用文书格式及发放流程

常用文书格式及发放流程

常用文书格式及发放流程

一、关于常用文件的统一格式要求

（一）指示性通知【样本参见附表八】

１、标题要求：

标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三号号黑体加粗，并写明“关于XXXX的通知”。

2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（‘湘法学发［200X］X号’或‘湘法团发［200X］X号’，‘湘法团发［200X］X号’为组织部专用，‘湘法学发［200X］X号’为学生会各部门使用）。

3、正文要求：

采用四号宋体书写，通知对象顶格写。

正文与标题间空一行，开始首行空两格。

换行首行空两格。

4、落款要求：

采用四号宋体加粗。

落款与正文间空两行，并居于通知右下角（组织部为：

法学院团委，其他学生会各部门为：

法学院学工办）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

（二）会议性通知

1、标题要求：

标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX会议通知”。

2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（‘湘法学发［200X］X号’或‘湘法团发［200X］X号’，‘湘法团发［200X］X号’为组织部专用，‘湘法学发［200X］X号’为学生会各部门使用）。

3、正文要求：

采用四号宋体书写，通知对象顶格写。

正文与标题间空一行，发布内容（如：

与会人、会议地点、会议时间等）采用大标题形式逐条列出，首条空两格，其余均与首条向左对齐。

4、落款要求：

采用四号宋体加粗书写。

落款与正文间空两行，并居于通知右下角（组织部为：

法学院团委，其他学生会各部门为：

法学院学工办）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

（三）报告性、建议性文件

1、标题要求：

标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX报告（建议）”。

2、正文要求：

采用四号宋体书写，报告对象顶格写。

正文与标题间空一行，开始首行空两格。

换行首行空两格。

3、落款要求：

采用四号宋体加粗书写。

落款与正文间空两行，并居于通知右下角（如：

法学院团委学生会组织部）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

（四）会议记录

会议记录，是由专人在开会时当场把会议的基本情况、基本精神以及会上各发言人的观点如实记录的一种文体。

会议记录可以作为历史资料来保存备用。

因此，会议记录必须有严格的要求。

一般来说主要包括以下内容。

一是会议的组织情况。

如会议名称、时间、地点、会议主持人、出席人员、列席人员、缺席人、记录人等。

二是会议的内容。

包括会议议题、会议报告、会议传达的事项、对某一问题讨论时各发言人的观点、会议作出的决议或决定等。

需要注意的是，会议记录应准确无误，特别是对某些有争议问题的讨论发言，更不能由记录人随意更改发言人的观点。

为防止此类情况的发生，重要的会议记录要请发言人核对，需要转发的记录，要整理后送发言人审阅。

（五）工作计划

工作计划，是各个部门对今后一段时间的工作进行事先安排，明确目标，提出要求，制定措施和步骤的一种文体。

1、封面要求：

标题第一行为：

湘潭大学法学院第XX届团委学生会；第二行为：

活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。

竖直居中写：

工作计划，采用粗号楷体；最后居中落款写：

法学院团委学生会，采用二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

封面不加页眉、页脚及页码。

2、标题要求：

标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明计划的名称。

如“法学院团委学生会XXXX部门关于开展XXXX工作的计划”或“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工作计划”。

3、正文要求：

正文即计划的内容，包括制定计划的背景、目的、依据、要完成的任务目标、措施、时间、步骤、注意事项等。

采用四号宋体书写。

正文与标题间空一行，开始首行空两格。

换行首行空两格。

4、落款要求：

采用四号宋体加粗书写。

落款与正文间空两行，并居于通知右下角（如：

法学院团委学生会组织部）；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

（六）工作总结【样本参见附表九】

总结，是对以往所做工作的回顾和概括，从中得出经验教训，以指导今后工作的一种文体。

1、封面要求：

标题第一行为：

湘潭大学法学院第XX届团委学生会；第二行为：

活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。

竖直居中写：

工作总结，采用粗号楷体；最后居中落款写：

法学院团委学生会；采用二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

封面不加页眉、页脚及页码。

2、标题要求：

标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三号黑体加粗，并写明部门名称及总结的种类。

如“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工作总结”或“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX工作的总结”。

3、正文要求：

正文是总结的主题部分，一般由四部分构成：

一是开头。

概括性地说明总结内容的基本情况，即开展工作的时间、背景、指导思想、方法步骤、取得的成绩等。

二是具体说明取得的成绩和存在的问题，要抓住重点，详略得当，条理清楚。

不仅要说明成绩，而且要说明取得成绩的措施；不仅要指出存在的问题，而且要说明存在问题的原因。

三是经验和教训，即把所做的工作上升到理论的高度加以认识，为今后做好工作提供借鉴。

四是简要说明今后的努力方向。

要采用四号宋体书写，通知对象顶格写。

正文与标题间空一行，开始首行空两格。

换行首行空两格。

4、落款要求：

采用四号宋加粗体书写。

落款与正文间空两行，并居于通知右下角（如：

法学院团委学生会组织部）；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

（七）策划书【样本参见附表十】

1、封面要求：

标题第一行为：

湘潭大学法学院第XX届团委学生会；第二行为：

活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。

竖直居中写：

策划书，采用粗号楷体；最后居中落款写：

法学院团委学生会；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

封面不加页眉、页脚及页码。

2、标题要求：

标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明活动的名称。

如“法学院团委学生会关于举办XXXX活动的策划书”。

3、正文要求：

正文即策划的内容，包括活动主题、活动目的、活动时间、活动地点、活动对象、活动内容、注意事项、经费预算等。

采用四号宋体书写。

正文与标题间空一行，开始首行空两格。

换行首行空两格。

4、落款要求：

采用四号宋体加粗书写。

落款与正文间空两行，并居于通知右下角（如：

法学院团委学生会组织部）；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

二、关于常用文件的统一要求

1、档案形式要求:

对于各部门档案,应有文本和电子两种版本。

2、格式要求：

 文本档案必须以统一格式递交，上交档案采用A4复印纸统一复印（双面），页边距一律采取：

上，下2.54cm，左3.17cm，右3.17cm行间距取多倍行距（设置值为1.25）或固定值25磅，字符间距为默认值（缩放100%，间距：

标准）。

3、字体要求：

 标题一律采用黑色中文简体，正标题采用二号宋体或者二号黑体加粗格式，醒目条款字体采用加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为宋体或仿宋体，正文内容字体采用四号。

4、表：

 表中参数应表明量和单位的符号。

表序及表名置于表的上方。

表序，表名和表格均居中。

表序，表名和表内容采用五号送体字。

图，表与正文之间要有一行的间距，文中的图，表，附注一律采用阿拉伯数字分章编号。

若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。

5、页脚页眉、页码要求：

（1）采用五号宋体

（2）页眉左边写：

湘潭大学法学院，右边写：

第XX届团委学生会

（3）页脚居中写：

踏实才能留下脚印同心才能走得更远

（4）页码要求：

页码居中，首页封面不写页码。

（5）标点符号：

 注意中英文标点符号的区别，不能混用。

三、策划的拟稿、核稿和签发

1、策划的拟稿由部门的部长或干事单独完成，也可由几人共同完成。

2、核稿工作必须由拟稿工作制作单位的上一级完成。

（如：

拟稿人为干事，核稿人则必须为部长或部长的上级；拟稿人为部长，则核稿人必须为主管该部门的主席团成员）

3、签发文稿必须由院里主管学生工作的负责人签名，即学工办老师、团委书记、主管本科教育的院党委副书记任意一人。

4、通知的签发文稿必须由主席团成员签名，预算超过100元的必须由主管本科教育的院党委副书记签名认可，方可复印并下发。

5、通知必须经落款单位盖章、团（学）号方能生效。

附表八

关于XXXX的通知

湘法团发［200X］X号

湘法学发［200X］X号

签发：

发放对象：

通知正文

法学院团委（盖章）

法学院学工办）（盖章）

XXXX年XX月XX日

字体：

标题为黑体，其余为宋体；

字体大小：

标题为二号字体，团号、学工号为五号，其余为四号字体；

加粗部分：

标题、发放对象、落款。

落款：

落款与正文间空两行，并居于通知右下角（组织部为：

法学院团委，其他学生会各部门为：

法学院学工办）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：

2008年9月18日）。

附表九

拟稿核稿签发

湘潭大学法学院第╳╳届团委学生会

___________（活动名称）

总

结

材

料

法学院团委学生会

╳年╳月╳日

一、序

二、总结材料

1）整个活动的总结

2）各个分项活动的总结

3）部长、干事的个人总结

三、活动剪影

四、跋

五、附（包括活动经费决算等）

字体:

标题为黑体,其余为宋体；

字体大小：

目录两字为一号，标题为二号，其余为四号；

加粗部分：

标题、主干。

附表十

拟稿核稿签发

湘潭大学法学院第╳╳届团委学生会

___________（活动名称）

策

划

书

法学院团委学生会

╳年╳月╳日

一、活动目的

二、活动主题

三、活动时间

四、活动地点

五、活动对象

六、活动内容

七、注意事项

八、经费预算

字体标题为黑体

字体大小：

目录两字为一号其余字体为二号小标题用小三

加粗部分：

标题和主干