常用文书格式及发放流程.docx

1、常用文书格式及发放流程常用文书格式及发放流程常用文书格式及发放流程一、关于常用文件的统一格式要求（一）指示性通知【样本参见附表八】、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三号号黑体加粗，并写明“关于XXXX的通知”。 2、 每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（湘法学发 200XX号或湘法团发 200XX号，湘法团发 200XX号为组织部专用，湘法学发 200XX号为学生会各部门使用）。3、 正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学

2、院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（二）会议性通知1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX会议通知”。2、每份通知必须加团号或者是学工号，采用五号宋体，（湘法学发 200XX号或湘法团发 200XX号，湘法团发 200XX号为组织部专用，湘法学发 200XX号为学生会各部门使用）。 3、正文要求：采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，发布内容（如：与会人、会议地点、会议时间等）采用大标题形式逐条列出，首条空两格，其余均与

3、首条向左对齐。4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（三）报告性、建议性文件1、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX报告（建议）”。2、正文要求：采用四号宋体书写，报告对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。3、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织

4、名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（四）会议记录 会议记录，是由专人在开会时当场把会议的基本情况、基本精神以及会上各发言人的观点如实记录的一种文体。会议记录可以作为历史资料来保存备用。因此，会议记录必须有严格的要求。一般来说主要包括以下内容。 一是会议的组织情况。如会议名称、时间、地点、会议主持人、出席人员、列席人员、缺席人、记录人等。 二是会议的内容。包括会议议题、会议报告、会议传达的事项、对某一问题讨论时各发言人的观点、会议作出的决议或决定等。需要注意的是，会议记录应准确无误，特别是对某些有争议问题的讨论发言，更不能由记录人随意更改发言人的

5、观点。为防止此类情况的发生，重要的会议记录要请发言人核对，需要转发的记录，要整理后送发言人审阅。（五）工作计划 工作计划，是各个部门对今后一段时间的工作进行事先安排，明 确目标，提出要求，制定措施和步骤的一种文体。1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。竖直居中写：工作计划，采用粗号楷体；最后居中落款写：法学院团委学生会，采用二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明计

6、划的名称。如“法学院团委学生会XXXX部门关于开展XXXX工作的计划”或“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工作计划”。3、正文要求：正文即计划的内容，包括制定计划的背景、目的、依据、要完成的任务目标、措施、时间、步骤、注意事项等。采用四号宋体书写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。（六）工作总结【样本参见附表九】 总结，是对以往所做工作的回顾和概括，从中得出经验教训，以指导今后工作的一

7、种文体。1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。竖直居中写：工作总结，采用粗号楷体；最后居中落款写：法学院团委学生会；采用二号楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或三 号黑体加粗，并写明部门名称及总结的种类。如“法学院团委学生会XXXX部门XXXX年工作总结”或“法学院团委学生会XXXX部门关于XXXX工作的总结”。3、正文要求：正文是总结的主题部分，一般由四部分构成：一是开头。概括性地说

8、明总结内容的基本情况，即开展工作的时间、背景、指导思想、方法步骤、取得的成绩等。二是具体说明取得的成绩和存在的问题，要抓住重点，详略得当，条理清楚。不仅要说明成绩，而且要说明取得成绩的措施；不仅要指出存在的问题，而且要说明存在问题的原因。三是经验和教训，即把所做的工作上升到理论的高度加以认识，为今后做好工作提供借鉴。四是简要说明今后的努力方向。要采用四号宋体书写，通知对象顶格写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋加粗体书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2

9、008年9月18日）。（七）策划书【样本参见附表十】1、封面要求：标题第一行为：湘潭大学法学院第XX届团委学生 会；第二行为：活动名称；居中，采用小一号楷体加粗。竖直居中写：策划书，采用粗号楷体；最后居中落款写：法学院团委学生会；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。封面不加页眉、页脚及页码。2、标题要求：标题要居中（较长可分两行），采用二号宋体或二号黑体加粗，并写明活动的名称。如“法学院团委学生会关于举办XXXX活动的策划书”。3、正文要求：正文即策划的内容，包括活动主题、活动目的、活动时间、活动地点、活动对象、活动内容、注意事项、经费预算等。采

10、用四号宋体书写。正文与标题间空一行，开始首行空两格。换行首行空两格。4、落款要求：采用四号宋体加粗书写。落款与正文间空两行，并居于通知右下角(如：法学院团委学生会组织部)；组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。二、关于常用文件的统一要求1、档案形式要求: 对于各部门档案,应有文本和电子两种版本。2、格式要求： 文本档案必须以统一格式递交，上交档案采用A4复印纸统一复印（双面），页边距一律采取：上，下2.54cm，左3.17cm ，右 3.17cm行间距取多倍行距（设置值为1.25）或固定值25磅，字符间距为默认值（缩放100%，间距：标准）。3、字

11、体要求： 标题一律采用黑色中文简体，正标题采用二号宋体或者二号黑体加粗格式，醒目条款字体采用加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为宋体或仿宋体，正文内容字体采用四号。4、表： 表中参数应表明量和单位的符号。表序及表名置于表的上方。表序，表名和表格均居中。表序，表名和表内容采用五号送体字。图，表与正文之间要有一行的间距，文中的图，表，附注一律采用阿拉伯数字分章编号。若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。5、页脚页眉、页码要求：（1）采用五号宋体（2）页眉左边写：湘潭大学法学院，右边写：第XX届团委学生会（3）页脚居中写：踏实才能留下脚印 同心才能走得更远（4）页码 要求：页码居中，首页封面不

12、写页码。（5）标点符号： 注意中英文标点符号的区别，不能混用。三、策划的拟稿、核稿和签发1、策划的拟稿由部门的部长或干事单独完成，也可由几人共同完成。2、核稿工作必须由拟稿工作制作单位的上一级完成。（如：拟稿人为干事，核稿人则必须为部长或部长的上级；拟稿人为部长，则核稿人必须为主管该部门的主席团成员）3、签发文稿必须由院里主管学生工作的负责人签名，即学工办老师、团委书记、主管本科教育的院党委副书记任意一人。4、通知的签发文稿必须由主席团成员签名，预算超过100元的必须由主管本科教育的院党委副书记签名认可，方可复印并下发。5、通知必须经落款单位盖章、团（学）号方能生效。附表八 关于XXXX的通知

13、湘法团发200XX号湘法学发200XX号 签发：发放对象：通知正文 法学院团委（盖章） 法学院学工办）（盖章） XXXX年XX月XX日 字体：标题为黑体，其余为宋体；字体大小：标题为二号字体，团号、学工号为五号，其余为四号字体；加粗部分：标题、发放对象、落款。落款：落款与正文间空两行，并居于通知右下角(组织部为：法学院团委，其他学生会各部门为：法学院学工办)；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如：2008年9月18日）。附表九拟稿 核稿 签发 湘潭大学法学院第届团委学生会 _（活动名称）总结材料法学院团委学生会年月日一、 序二、 总结材料1） 整个活动的总结2） 各个分项活动的总结3） 部长、干事的个人总结三、 活动剪影四、 跋五、 附（包括活动经费决算等）字体:标题为黑体,其余为宋体；字体大小：目录两字为一号，标题为二号，其余为四号；加粗部分：标题、主干。附表十拟稿 核稿 签发湘潭大学法学院第届团委学生会 _（活动名称）策划书法学院团委学生会年月日一 、 活动目的二 、 活动主题 三 、 活动时间四 、 活动地点五 、 活动对象六 、 活动内容七 、 注意事项八 、 经费预算字体标题为黑体字体大小：目录两字为一号 其余字体为二号 小标题用小三加粗部分：标题和主干