商务沟通信函格式.docx

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商务沟通信函格式

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商务沟通信函格式

　　篇一：

商务沟通函模板

　　xxxx市xxxxxxxx商贸有限公

　　司文件

　　致：

xxx食品股份有限公司由：

xxxx市xxxxx商贸有限公司收件人：

xxx食品股份有限公司发件人：

xxx

　　页数：

2页传真：

　　主题：

沟通函日期：

20XX年5月3日

　　关于xxx区域市场xxx食品xxxxx窜货问题的沟

　　通函

　　xxx食品股份有限公司：

　　我司与贵公司合作以来，一直非常顺利，非常感谢贵公司对我司的支持与信任。

我司在终端市场也一直遵守着贵公司制定的市场规则，努力地完成任务，共同创造xxx食品的销售氛围和利润空间，最终实现互利双赢。

　　然而，随着市场的逐步发展，窜货问题日益突显，严重的扰乱了市场秩序，极大地伤害了合作的感情，挫伤了做市场的信心和积极性。

5月1日，我司协同贵公司xxx驻地业务xxx共同查出了xxx市xx镇一起xxxxxx恶性窜货事件，具体情况如下：

　　1、4月份期间，我司下辖的xxx市场xxxxxxx市场需求量突然间饱和，引起了我司的警觉和怀疑；

　　2、经多方走访、调查，4月28日获悉，我司二批商xxx市xxx镇xxx冷食批发正依xxxx元/件的价格向外销售xxxxxx，此价格比我司从贵公司直接发出的到岸价xxxx元/件的价格还要便宜，并且xx冷食批发已有近一个月未从我司订货；

　　3、5月1日，我司工作人员携贵公司业务xxxx进入xx冷食批发仓库内看到，xxxxxx约1000件，以xxxx和xxx居多；

　　4、这些商品的外包装箱上的滚码显示为1005，经查系xx区域的货（照片详见附件）。

　　窜货问题一直有，并大有愈演愈烈之势。

其他区域为了冲量，不计后果的将该商品以超低价窜入xxx市场，不仅严重扰乱了市场价盘，打破了正常的市场秩序，更大的伤害我司和其他二批商的信心，并出现了对xxx品牌的质疑，一些网点经销商纷纷退货，并扬言，今后不再做xxx了，价格太乱了！

致使近半年来我司花费大量的人力、物力刚建立起来的中小网点冷链市场全部乱套，并严重影响了我司多年来积累起来的信誉度，使我司损失特别惨重。

　　请贵公司尽快解决此事，以防时间愈长，恶劣影响俞远。

　　再次感谢贵公司的理解与支持。

顺祝商祺！

　　篇二：

商务信函格式

　　商务信函格式

　　您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。

您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。

所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

　　商务信函写作前言

　　作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。

因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。

您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。

在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

　　商务信函的重要性

　　也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？

　　是的，答案是肯定的。

　　让我们一起来看看以下的调查结果。

　　当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？

　　[参考全美最畅销的贸易书籍“buildinganImport-exportbusiness”]以下5个方面是买家最关心的：

　　供应商如何回复买家的邮件？

　　供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？

　　当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？

　　供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？

　　供应商如何答复买家提出的要求？

　　供应商多久做出答复？

　　供应商是否愿意对产品进行修改？

　　买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？

　　供应商的信用如何？

　　供应商的银行信用记录如何？

　　供应商银行帐户开立的年数？

　　大致的通常收支情况？

　　银行给供应商的贷款额度？

　　银行对供应商的帐户情况是否满意？

　　供应商贸易往来的信用如何？

　　合作者与该供应商的合作年数？

　　供应商可承受多大的定单？

　　交货是否及时？

　　是否能准确地完成定单？

　　供应商是否使用了标准质量管理认证体系？

　　比如Iso9000、Iso14,000（环境）、hazardAnalysisatcriticalpoints

　　（适用于出口美国的海产品）

　　由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。

您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了

　　解您的买家。

所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

　　商务信函的基本结构

　　传统信件

　　这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。

主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。

信中各段落之间均空一行。

　　1、信头Theheading

　　信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。

　　通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

　　2、编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate

　　这部分内容是为了方便今后查询信件用的。

　　3、封内地址Theinsideaddress

　　这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。

收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。

另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

　　4、事由Thesubjectheading

　　事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。

所以事由要写得简明扼要。

　　5、称呼Thesalutation

　　指对收信人的一种称呼。

　　较常使用的有Dearsirs,Dearmadam,Dearmr.xx,。

称呼后面的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

　　6、开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　7、正文Thebodyoftheletter

　　信的主体。

一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。

我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

　　8、结尾语Thecomplimentaryclose

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

　　9、结束语Thecomplimentaryclose

　　结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。

例如：

“sincerely,”“bestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

　　10、签名Thesignatrue

　　写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

签名的下面，最好写上发信人的职位。

　　11、附件enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明en（:

商务沟通信函格式）cl.或enc.。

　　例如：

　　encls:

2Invoices

　　enc.:

1b/Lading

　　|||

　　电子邮件

　　众所周知，电子邮件即e-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。

电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。

但是e-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。

您知道，当一封e-mail发送出去后，只要收信人在线，他可以几分钟内就收到。

所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。

　　通常我们理解e-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。

但是我们在这里还是要建议大家，即便是写e-mail，由于是谈论公事，所以还是采用正式严肃的风格。

尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。

　　1、收信人的邮箱

　　2、发信人的邮箱

　　3、写信日期

　　写日期时，请注意以下几点：

　　a.年份要写完整，不能用03代替20XX。

　　b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。

但是可以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

　　4、时间

　　5、主题

　　6、称呼

　　7、正文

　　8、结束语

　　9、签名

　　10、联系方法

　　这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。

写地址时请注意：

一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。

每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。

　　商务信函写作的要点

　　写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。

所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。

围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。

　　1、口语化

　　每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。

人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。

然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。

他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。

其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？

只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。

多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

　　想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？

我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。

既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？

放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。

　　2、语气语调

　　由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。

在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？

是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。

这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

　　3、真诚

　　不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。

不管说什么，都要带着您的诚意去说。

把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。

　　4、直接

　　跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。

所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。

因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。

　　5、礼貌

　　我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。

而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。

如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

　　还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。

任何事情，一旦过了头，效果反而不好。

礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。

所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

　　篇三：

商场沟通函范本

　　银座集团股份有限公司

　　YInZuogRoupco.LTDLAIwuInZonegAngchengsToRe

　　致To：

山东翔飞经贸有限公司由From：

银座集团股份有限公司

　　收件人Attn：

发送人From：

张三，李四

　　页数page：

传真Faxno:

　　主题subjects：

沟通函日期Date：

　　尊敬的：

　　您好！

年月份已经过去，在贵公司的鼎力支持下,我商场整体销售保持了良好

　　的增长势头，卖场营运、员工管理等方面均取得了较大幅度的提升。

为进一步促进双方

　　协作，现将我商场年月份整体情况及贵品牌在我商场运营情况与贵公司做如下沟

　　通：

　　第一部分：

整体情况

　　１

　　第二部分：

品牌情况

　　２

　　以上是2999年9月份的沟通内容，请您在百忙之中给予关注，并对我们的工作及服务提

　　出改进意见，我们将不胜感谢。

我们全体员工将全力配合贵公司的工作，为提高销售业绩做出我们的贡献。

　　２