文档管理系统.docx
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文档管理系统
第一章绪言
文档管理的信息处理，包含很多的信息数据的管理，现今，在很多的地方都是初步开始使用计算机文档管理系统进行信息管理，甚至尚未使用计算机进行信息管理。
根据调查得知，他们以前对信息管理的主要方式是基于文本、表格等纸介质的手工处理，对于文档情况的统计和核实等往往采用对员工的人工检查进行，对员工的实际情况、以及职位等情况用人工计算、手抄进行。
数据信息处理工作量大，容易出错；由于数据繁多，容易丢失，且不易查找。
总的来说，缺乏系统，规范的信息管理手段。
尽管有些单位有计算机，但是尚未用于信息管理，没有发挥它的效力，资源闲置比较突出，这就是管理信息系统的开发的基本环境。
随着我国成功加入WTO及信息化浪潮的日益临近，企业经营管理机制正在发生着根本性的变化，企业要想在激烈的市场竞争环境下求得生的存,就必须有效地利用人才、时间、信息结合的优势，就必须有效地进行企业内部改革和加强企业管理。
借助现代信息技术和管理理论，建立企业文档管理系统势在必行。
据1999年中国电信的调查报告显示我国的上网人数已达到890万，互联网已经十分普及，企事业单位希望能在世界的任何一个角落查到自已单位的文档的信息，本系统为企事业单位将来的上网作了先期工作，比如数据库的建立。
本文正是从这方面出发，以本人目前实习就职单位为背景,希望通过本系统的功能设计，能够把文档管理者从繁重、传统的事务性工作中解放出来，使得他们更专注于最需要智慧和经验的工作，因而提高文档管理的质量和效率。
本人对文档工作中的主要工作——档案管理和文档管理工作深有感触，既费时又费力，增加或修改一个员工的档案常常需要几个小时的时间，而且把本身一项智力劳动都体现在了体力劳动中，因此，结合我工作中的实际经验，设计本系统。
作为计算机应用的一部分,使用计算机对文档信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:
检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
这些优点能够极大地提高文档管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套文档管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
对企业而言，文档是企业最宝贵的资源，也是企业的“生命线”。
如何做到文档与经济效益具有良好匹配？
如何做到事得其才，人尽其用？
如何在满足企业效益的同时又兼顾企业职工的需求？
如何能在瞬息万变的时代使企业与社会环境相适应并且处理好随时变化的文档？
这一系列的问题都是需要亟待解决的问题。
为了解决上述问题，使企业在激励的市场竞争中立于不败之地，设计并开发出一套适合文档管理特点，又符合我国企业管理实情的文档管理信息系统就显得尤为重要。
文档管理系统的革命性变革出现在20世纪90年代末，我国文档管理信息系统开发和应用虽然已经有近十年的时间，但文档管理信息系统在企业中应用的整体水平还不高，目前还处于多元化状态。
本次所选课题属国家863高科技计划项目，希望本次设计在这方面有所贡献。
数据处理手工操作，工作量大，出错率高，出错后不易更改。
单位采取手工方式对文档情况进行人工管理，由于信息比较多，文档信息的管理工作混乱而又复杂；文档的数目和内容记录在文件中，单位的的工作人员和管理员也只是当时对它比较清楚，时间一长，如再要进行查询，就得在众多的资料中翻阅、查找了，造成查询费时、费力。
如要对很长时间以前的文档情况进行更改就更加困难了。
基于这此问题，我认为有必要建立一个文档管理系统，使文档管理工作规范化，系统化，程序化，避免文档管理的随意性，提高信息处理的速度和准确性，能够及时、准确、有效的查询、修改文档的情况。
现在我国的企事业单位中信息的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。
我作为一个计算机应用的毕业生，希望可以在这方面有所贡献。
改革的总设计师邓小平同志说过“科学技术是第一生产力”，我希望能用我所学编制出一个实用的程序来帮助企事业单位进行更有效的信息管理。
归纳起来，好处大约有以下几点：
⑴可以存储历届的文档，安全、高效；
⑵只需一到二名信息录入员即可操作系统，节省大量人力；
⑶可以迅速查到所需信息；
⑷为将来企事业单位上网做好准备；
使用计算机对文档信息进行管理,具有着手工管理所无法比拟的优点.例如:
检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
这些优点能够极大地提高文档管理的效率，也是企业的科学化、正规化管理,与世界接轨的重要条件。
因此，开发这样一套管理软件成为很有必要的事情,在下面的各章中我们将以开发一套文档管理系统为例,谈谈其开发过程和所涉及到的问题及解决方法。
鉴于前面提出的课题概况，本课题在深入了解公司人事、文档管理的基本情况下，用数据库系统设计方法对公司人事、文档管理信息系统进行设计，以解决人事、文档管理中存在的不足，使公司管理人员能够容易、方便的用计算机进行对人事、文档进行管理，以实现无纸化操作。
主要叙述课题提出背景、目前应用现状、分析开发工具，数据库技术的比较。
结合软件工程方法,对系统进行需求分析、功能划分、数据流图设计，并结合数据库原理和功能划分进行ER图的绘制、数据库结构设计。
根据需求分析的结果，用户概念数据模型表示数据及其相互间的联系。
根据需求分析的结果，对系统进行详细设计，总结部分介绍了设计体会和编程体会，并指出了系统设计中的不足和改进的方向。
在系统开发过程中，为了让程序能够有更深的扩充性，系统遵循一套形成标准的原则，在实现更加准确和可靠的设计的同时，设计工作也变的高效。
系统遵循微软解决方案框架（MicrosoftSolutionsFrameWork,MSF）。
我们将各个功能模块细化即纵向深入。
各个子模块基本横向上不发生如何的联系，只有在纵向的联系，这样就是系统的独立性增强，真正能作到编写一次，多次重用。
C/S模式的开发也有肥客户端和瘦客户端之分，本系统只是采用的是肥客户端/瘦服务器模式开发，但是还是很清楚的将各个功能模块的层次结构体现出来了，为我们以后从事开发工作打下了良好的基础。
在开发本系统的过程中，由于本人是在经验、知识、系统分析方面、数据库设计方面都有很多的不足，虽然本软件没有很多的实用价值，但是我从中学到了很多的知识，开发项目的流程等。
尽管本管理系统存在着很多不足，但是它采用了很清晰的模块化设计、模块化编程，但是易于日后程序更新与维护，相信它将对小型企业是一个很好的选者。
第二章应用系统设计
2.1需求分析
文档管理信息系统对企业加强人事文档管理有着极其重要的作用，就一般的大型企业来说，它的设计内容非常复杂而且繁多，比如拥有招聘的功能，网上筛选简历的功能，提醒的功能，而且设计的模块也很多，比如文档管理模块，在线培训模块等。
但结合本人目前实际情况而言，单位的人员结构比较简单，部门划分也很清晰，而且人员的流动性不高，所以单位目前阶段的文档工作主要就是员工档案的收集整理和文档的管理工作，因此，针对该公司而言，经过反复的论证，设计的这套文档管理信息系统，定义了档案的建立、维护和灵活查询；考勤记录和文档管理；系统维护等功能。
需求分析应采取的方法及步骤在以下内容中进行论述。
2.1.1需求信息的收集
需求信息的收集又称为系统调查。
为了充分地了解用户可能提出的要求，在调查研究之前，要做好充分的准备工作，要明确调查的目的、调查的内容和调查的方式。
1、调查的目的
首先，要了解一个组织部门的机构设置，主要业务活动和职能。
其次，要了解本组织部门的大致工作流程和任务范围划分。
这一阶段的工作是大量的和繁琐的。
尤其是管理人员缺乏对计算机的了解，他们不知道或不清楚哪些信息对于数据库系统设计者是必要的或重要的，不了解计算机在管理中能起什么作用，做哪些工作。
另一方面，数据库系统设计者缺乏对管理对象的了解，不了解管理对象内部的各种联系，不了解数据处理中的各种要求。
由于管理人员与数据库系统设计者之间存在着这样的距离，所以需要管理部门和数据库系统设计者更加紧密地配合，充分提供有关信息和资料，为数据库系统的设计打下良好的基础。
2、调查的内容
外部要求：
信息的性质，响应的时间、频度和如何发生的规则，以及对经济效益的考虑和要求，安全性及完整性要求。
业务现状：
这是调查的重点，包括信息的种类，信息流程，信息的处理方式，各种业务工作过程和各种票据。
组织机构：
了解本组织部门内部机构的作用、现状、存在的问题，及是否适应计算机管理。
规划中的应用范围和要求。
3、调查方式
开座谈会；
跟班作业；
请调查对象填写调查表；
查看业务记录、票据；
个别交谈。
对高层负责人的调查，最好采用个别交谈方式。
在交谈之前，应给他们一份详细的调查提纲，以便使他们有所准备。
从访问中，可获得有关该组织高层管理活动和决策过程的信息需求、该组织的运行政策、未来发展变化趋势等与战略规划有关的信息。
对中层管理人员的访问，可采用开座谈会、个别交谈或发调查表、查看业务记录的方式，目的是了解企业的具体业务控制方式和约束条件、不同业务之间的接口、日常控制管理的信息需求以及预测未来发展的潜在信息要求。
对基层操作人员的调查，主要采用发调查表和个别交谈方式来了解每项具体业务的过程、数据要求和约束条件。
2.1.2需求信息的整理
想要把收集到的信息（如文件、图表、票据、笔记等）转化为下一设计阶段可用形式的信息，必须对需求信息做分析整理工作。
业务流程分析：
业务流程分析的目的是获得业务流程及业务与数据联系的形式描述。
一般采用数据流分析法，分析结果以数据流图（DFD）表示。
是一个数据流图的示意图。
图中有向线表示数据流，圆圈中写上处理的名称、圆圈代表一个处理、带有名字的双线段表示存储的信息。
其数据流图如图2.1所示：
原始输入筛选后的查找结果格式化的输出
图2.1数据流图示
下面是文档管理数据库系统设计的业务流程分析，原始的数据是文档的信息，系统要求统计人事的信息，并根据信息统计的结果由奖金评委评选出获得奖金的员工，其文档的数据流图如图2.2所示：
信息清单统计整理报表清单获奖清单
存储文件
图2.2文档的数据流
2.2系统总体设计
2.2.1系统流程
图2.3业务总体流程
摸块保称
功能说明
1
数据管理
2
数据查询
3
数据打印
4
系统维护
5
系统帮助
用户介绍此系统的基本操作方法，基本信息以及开发背景，
。
6
系统退出
退出系统以保存修改。
第三章数据库设计
3.1数据库设计的主要步骤
3.1.1数据库的概念
数据库处理在信息系统的研究中一直是非常重要的主题，然而，近年来，随着WorldWideWeb（WWW）的猛增及Internet技术的迅速发展，使得数据库技术之时成为最热门技术之一。
数据库技术能使Internet应用超越具有早期应用特点的简单的发布。
同时，Internet技术提供了一种向用户发布数据库内容的标准化的访问方法。
这些技术没有脱离经典数据库技术的要求。
它们只是加重了数据库技术的重要性。
数据库的设计和开发及包括艺术有包括工程。
理解用户的需求，然后，把它们转变为有效的数据库设计是一个艺术过程。
把设计转变为实际的数据库，并且这些数据库带有功能完备、高效能的应用，是一个工程过程。
数据库的目的是帮助人们跟踪事务。
经典的数据库应用涉及诸如订单、顾客、工作、员工、电话之类的项，或其它数据量较大、需要密切关注的事务。
最近，由于数据库的普及，数据库技术已经被应用到了新的领域，诸如用于Internet的数据库或用于公司内联网的数据库。
数据库也被越来越多地应用于生成和维护多媒体应用程序上。
计算机的数据处理应用，首先要把大量的信息以数据形式存放在存储器中。
存储器的容量、存储速率直接影响到数据管理技术的发展。
从1956年生产出第一台计算机到现在，存储器的发展，为数据库技术提供了良好的物质基础。
数据库在一个信息管理系统中占有非常重要的位置，数据库结构设计的好坏将直接对应用系统的效果产生影响。
合理的数据库设计可以提高数据库存储效率，保证数据的完整和一致。
同时合理的数据结构也将有利于程序的实现。
设计数据库系统时，应该首先了解用户的各个方面的需求，包括现有的以及将来可能增加的。
3.2概念设计及E-R图
3.2.1概念设计
概要设计基础是完成需求分析后提供的需求说明书，用概念数据模型表示数据及其相互间的关系，这种数据模型是与DBMS无关的、面向现实世界的、易如理解的数据模型，其独立于计算机的数据模型，独立于计算机的软硬件系统，与用户进行交流十分方便。
概念性数据模型关心的是如何完整、正确地反映客观实际情况，不关心在数据库中如何实现。
这种数据模式能真实地反应用户要求的实际情况，是一种容易被人们理解的直观的数据库结构模式。
同时也是一种相对稳定统一的数据模式，一般情况下很少变动。
概念性数据在用户和设计者之间建立了桥梁。
是设计数据库结构的基础。
概念设计中自顶向下的实体分析方法，即常用的实体联系模型（简称E-R模型），对具体数据进行抽象加工，将实体集合抽象成实体类型。
用实体间联系反映现实世界事物间的内在联系。
E-R模型是建立概念性数据模型的有力工具。
3.2.2E-R图
E-R图设计模式分为两种：
⑴一种是以局部E-R图为基础设计全局模式，称为集中式模式设计；
⑵另一种是先设计局部E-R模型图，再由若干个局部E-R模型图综合成为全局E-R模型图，称为综合设计法。
这两种设计方法的设计思想是有区别的：
综合设计法是以局部需求说明作为设计的基础，在集成时尽管对局部E-R图要做必要的修改，但局部E-R图是设计的基础，全局模式是局部E-R图的集成；集中式模式设计法是在统一需求说明的基础上，设计全局模式，全局模式是设计的基础。
综合设计法比较适合于大型数据库系统的设计，可以多组并行进行，免除综合需求说明的麻烦。
目前，综合设计法用得较多，下面将以综合设计法为主介绍概念模式设计。
综合设计法分为两个步骤：
⑴设计局部概念模式
⑵由局部概念模式综合成全局概念模式。
设计局部概念模式：
局部概念模式设计可以由用户独立完成，也可以由数据库系统设计者协助完成。
一般分为以下几个步骤：
①．根据局部需求分析的结果产生局部实体集。
局部实体集应该是局部应用领域中的事物，能够满足局部应用的要求。
局部实体集的产生包括确定局部实体集的属性和键码。
在局部概念模式设计过程中，我们可能会发现有些事物既可以抽象为实体集也可以抽象为属性或实体集间的联系。
对于这样的事物，我们应该使用最易于为用户理解的概念模型结构来表示。
在易于被用户理解的前提下，既可抽象为属性，又可抽象为实体的的尽量抽象为属性。
需要注意的是，每个事物必须由一种而且仅有一种概念模型结构表示。
在设计局部实体集时，我们还需要确定哪些属性是单值属性、哪些属性是多值属性以及哪些属性是复合属性（指由多个数据项组成的属性）。
②、在确定了局部实体集后，根据局部分析的结果确定局部实体集间的联系及其结构约束。
局部实体集间的联系要准确地描述局部应用领域中各事物之间的关系。
同时，局部实体集间的联系也需要满足局部应用的各种要求。
③、最后，根据上面的分析来形成局部E-R图。
图3.7实体与实体之间的关系
3.3逻辑设计及数据库表
作为Microsoft公司的桌面数据库，Access的应用非常广泛，为此我选用Access数据库来进行数据库的逻辑设计。
根据前面定义的实体及实休之间的关系，形成数据库的表格以及各个表之间的关系。
为了减少数据冗余度，将职称实体、部门实体、职务实体等放在不同的表里而加以区分。
对个关系选择主健，按照关系模式的规范化进行规范，消除数据依赖中不合适的部分，使模式中的各关系模式达到某种程度的“分离”。
第四章系统实现
4.1数据库应用开发工具简介
4.1.1开发工具选择
现在，市场上可以选购的应用开发产品很多，流行的也有数十种。
目前在我国市场上最为流行、使用最多、最为先进的可用作企业级开发工具的产品有：
Microsoft公司的VisualBasic，Microsoft公司的VisualC，Borland公司的Delphi，Powersoft公司的PowerBulider。
在目前市场上这些众多的程序开发工具中，有些强调程语言的弹性与执行效率；有些则偏重于可视化程序开发工具所带来的便利性与效率的得高，各有各的优点和特色，也满足了不同用户的需求。
然而，语言的弹性和工具的便利性是密不可分的，只有便利的工具，却没有弹性的语言作支持，许多特殊化的处理动作必需要耗费数倍的工夫来处理，使得原来所标榜的效率提高的优点失去了作用；相反，如果只强调程语言的弹性，却没有便利的工具作配合，会使一些即使非常简单的界面处理动作，也会严重地浪费程序设计师的宝贵时间。
作为数据库系统的开发，VisualBasic是一个非常理想选择。
数据库是MIS中的重要支持技术，在MIS开发过程中，如何选择数据库管理是一个重要的问题，目前，数据库产品较多，每种产品都具有各自的特点和适用范围，因此，在选择数据库时，应考虑数据库应用的特点及适用范围，本系统选用的数据库语言VisualBasic语言，该开发工具具有很多长处：
VisualBasic是一种可视化的、面对对象和条用事件驱动方式的结构化高级程序设计，可用于开发Windows环境下的种类应用程序。
它简单易学、效率高，且功能强大，可以与Windows的专业开发工具SDK相媲美，而且程序开发人员不必具有C/C++编程基础。
在VisualBasic环境下，利用事件驱动的编程机制、新颖易用的可视化设计工具，使用Windows内部的应用程序接口（API）函数，以及动态链接库（DLL）、动态数据交换（DDE）、对象的链接与嵌入（OLE）、开放式数据访问（ODBC）等技术，可以高效、快速地开发出Windows环境下功能强大、图形界面丰富的应用软件系统。
总的来说，VisualBasic具有以下特点：
1．可视化编程
用传统程序设计语言设计程序时，都是通过编写程序代码来设计用户界面，在设计过程中看不到界面的实际显示效果，必须编译后运行程序才能观察。
如果对界面的效果不满意，还要回到程序中修改。
有时候，这种编程-编译-修改的操作可能要反复多次，大大影响了软件开发效率。
VisualBasic提供了可视化设计工具，把Windows界面设计的复杂性“封装”起来，开发人员不必为界面设计而编写大量程序代码。
只需要按设计要求的屏幕布局，用系统提供的工具，在屏幕上画出各种“部件”，即图形对象，并设置这些图形对象的属性。
VisualBasic自动产生界面设计代码，程序设计人员只需要编写实现程序功能的那部分代码，从而可以大大提高程序设计的效率。
2．面向对象的程序设计
4.0版以后的VisualBasic支持面向对象的程序设计，但它与一般的面向对象的程序设计语言（C++）不完全相同。
在一般的面向对象程序设计语言中，对象由程序代码和数据组成，是抽象的概念；而VisualBasic则是应用面向对象的程序设计方法（OOP），把程序和数据封装起来作为一个对象，并为每个对象赋予应有的属性，使对象成为实在的东西。
在设计对象时，不必编写建立和描述每个对象的程序代码，而是用工具画在界面上，VisualBasic自动生成对象的程序代码并封装起来。
每个对象以图形方式显示在界面上，都是可视的。
3．结构化程序设计语言
VisualBasic是在BASIC语言的基础上发展起来的，具有高级程序设计语言的语句结构，接近于自然语言和人类的逻辑思维方式。
VisualBasic语句简单易懂，其编辑器支持彩色代码，可自动进行语法错误检查，同时具有功能强大且使用灵活的调试器和编译器。
VisualBasic是解释型语言，在输入代码的同时，解释系统将高级语言分解翻译成计算机可以识别的机器指令，并判断每个语句的语法错误。
在设计VisualBasic程序的过程中，随时可以运行程序，而在整个程序设计好之后，可以编译生成可执行文件（.EXE），脱离VisualBasic环境，直接在Windows环境下运行。
4．事件驱动编程机制
VisualBasic通过事件来执行对象的操作。
一个对象可能会产生多个事件，每个事件都可以通过一段程序来响应。
例如，命令按钮是一个对象，当用户单击该按钮时，将产生一个“单击“（CLICK）事件，而在产生该事件时将执行一段程序，用来实现指定的操作。
在用VisualBasic设计大型应用软件时，不必建立具有明显开始和结束的程序，而是编写若干个微小的子程序，即过程。
这些过程分别面向不同的对象，由用户操作引发某个事件来驱动完成某种特定的功能，或者由事件驱动程序调用通用过程来执行指定的操作，这样可以方便编程人员，提高效率。
5．访问数据库
VisualBasic具有强大的数据库管理功能，利用数据控件和数据库管理窗口，可以直接建立或处理MicrosoftAccess格式的数据库，并提供了强大的数据存储和检索功能。
同时，VisualBasic还能直接编辑和访问其他外部数据库，如dBASE，FoxPro，Paradox等，这些数据库格式都可以用VisualBasic编辑和处理。
VisualBasic提供开放式数据连接，即ODBC功能，可通过直接访问或建立连接的方式使用并操作后台大型网络数据库，如SQLServer，Oracle等。
在应用程序中，可以使用结构化查询语言SQL数据标准，直接访问服务器上的数据库，并提供了简单的面向对象的库操作指令和多用户数据库访问的加锁机制和网络数据库的SQL的编程技术，为单机上运行的数据库提供了SQL网络接口，以便在分布式环境中快速而有效地实现客户/服务器（client/server）方案。
6．动态数据交换（DDE）
利用动态数据交换（DynamicDataExchange）技术，可以把一种应用程序中的数据动态地链接到另一种应用程序中，使两种完全不同的应用程序建立起一条动态数据链路。
当原始数据变化时，可以自动更新链接的数据。
VisualBasic提供了动态数据交换的编程技术，可以在应用程序中与其他Windows应用程序建立动态数据交换，在不同的应用程序之间进行通信。
7．对象的链接与嵌入（OLE）
对象的链接与嵌入（OLE）将每个应用程序都看做是一个对象（object），将不同的对象链接（link）起来，再嵌入（embed）某个应用程序中，从而可以得到具有声音、影像、图像、动画、文字等各种信息的集合式的文件。
OLE技术是Microsoft公司对象技术的战略，它把多个应用程序合为一体，将每个应用程序看做是一个对象进行链接和嵌入，是一种应用程序一体化的技术。
利用OLE技术，可以方便地建立复合式文档（compounddocument），这种文档由来自多个不同应用程序的对象组成，文档中的每个对象都与原来的应用程序相联系，并可执行与原来应用程序完全相同的操作。
8．动态链接库（DLL）
VisualBasic是一种高级程序设计语言，不具备低级语言的功能，对访问机器硬件的操作不太容易实现。
但它可以通过动态链接库技术将C/C++或汇编语言编写的程序加入到VisualBasic应用程序中，可以像调用内部函数一样调用其他语言编写的函数。
此外，通过动态链接库，还可以调用Windows应用程序接口（API）函数，实现SDK所具有的功能。
9．编程环境的选择
微软公司的VisualBasic6.0是Wi
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