采购管理流程手册.doc
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采购管理流程手册
第一部分概述
1前提说明
采购的范围
§采购是指企业在日常经营活动中因购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。
§本公司的采购范围主要包括以下内容：
§固定资产
§低值易耗品（包括：
办公用品）
§专业服务（包括：
咨询费）
§公共事业服务（包括：
电话费、邮电费、物业管理）
§其他服务（包括：
业务宣传费、汽车费用、租赁费）
应付帐款
应付帐款是指因购买商品或接受劳务供应等而发生的债务。
这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。
应付票据
应付票据是由出票人出票，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。
预提费用
§企业在市场经营活动中发生的费用不一定当时就要支付，但按照权责发生制原则，应该将属于当期的费用计入当期。
§本公司的预提费用主要包括：
§租赁费
§水电费
§咨询费
§利息
其他应付款
其他应交款包括教育费附加、其他暂收及应付款等应交款项。
2负责部门和职责
部门
负责人员
职责
共同职责
全公司各部门
全公司职员
§规范采购程序，建立、健全采购的内部控制；
§为公司节约采购成本，最大限度防止舞弊行为。
特殊职责
计财部
费用会计
§预算控制
§从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核
§编制与采购相关的会计分录
§编制与采购相关的凭证
§依合同及时付款给供应商
计财部
会计经理
§预算控制
§复核并批准所有付款凭证
行政部
采购员
§根据采购申请要求联系供应商并询价，确定综合成本最低的供应商
§向供应商发订单并进行订单管理
§维护供应商资料库和采购业务资料
行政部
行政部总经理
§审批采购申请单和订单
使用部门
部门总经理
§控制部门采购预算
§审核、批准部门采购申请单和付款申请单
使用部门
行政员
§汇总部门采购申请
§及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制
3采购管理运作分类
采购管理的运作可分为：
控制环境
运作分类
具体工作
控制程序
§经营管理的观念、方法和风格
§组织结构
§权限和责任分配
§监控方法
§内部审计
§人事政策和实务
采购申请
及授权
§采购申请与批准
§文件设计和记录
§独立复核
§授权
§预算管理
供应商选择
§供应商授权
§文件设计和记录
§资料管理和接触控制
§独立复核
§授权
§确认供应商
§资料管理和接触控制
§独立复核
§授权
§供应商再评估
§文件设计和记录
§资料管理和接触控制
§独立复核
§职责分工
采购
§编制采购订单
§文件设计和记录
§资料管理和接触控制
§独立复核
§出具采购订单
§资料管理和接触控制
§独立复核
§授权
控制环境
运作分类
具体工作
控制程序
收货并记录
§验收货物
§文件设计和记录
§资料管理和接触控制
§职责分工
§独立复核
§确认采购
§文件设计和记录
§资料管理和接触控制
§独立复核
§会计系统
§付款
§独立复核
§职责分工
§授权
§会计系统
第二部分业务流程
1采购申请及授权
1.1流程图
使用部门
计财部
管理层
采购申请与批准
使用人
部门秘书
部门经理
费用会计
相应授权人
口头提出申请
1
填制采购
申请单
2
汇总采购申请
3
审批
4
预算复核
5
审批
6
1.2管理方法
管理原则
§采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。
§使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。
§计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的有效性。
§公司应该设立审批的权限级别并严格遵守。
管理部门
使用部门秘书、计财部费用会计
管理文件
采购申请及授权流程中包括以下文件:
文件名称
相关步骤
填制人
复核人
参考编号
采购申请单
填制采购申请单
使用部门员工
使用部门总经理、管理层
附件1
采购审批权限表
审批采购申请单
行政部
管理层
附件2
1.3流程描述
1.3.1采购申请与批准
主要步骤
描述
负责部门
口头提出
申请
1
§使用部门员工（申请人）根据日常经营活动需要产生购买意向，向部门经理征询口头意见。
§在得到部门经理的口头许可后，申请人将采购信息告知部门秘书，由部门秘书统一进行采购申请单的填制。
使用部门员工
填制采购
申请单
2
§为了保证采购申请单的信息完整性和准确性，采购申请单由部门秘书统一填写。
§部门秘书从申请人处获取采购需求后，填写正式的采购申请单。
详细写明项目名称、项目编号、购货型号和数量。
采购申请单一式两份，一份由使用部门留存，一份由行政部留存。
§申请人检查部门秘书填写的采购申请单，确认后在申请人栏内签字确认。
采购申请单–附件1
使用部门秘书
汇总采购
申请
3
§部门秘书对采购申请进行预算控制，填写采购申请单上的预算情况信息，并在预算初检栏内签字。
§对于固定资产和其他超出人民币2,000元的大额采购，部门秘书必须检查该项采购是否在本年度部门费用预算内，并在采购申请单上注明。
若超出预算，则在部门经理审批后，取得公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。
§对于低值易耗品等小额采购，部门秘书负责每月进行汇总，并检查累计采购金额（本月采购申请金额+以前月份采购金额）是否在本年度部门费用预算内。
若超出预算，则必须在部门经理审批后，取得公司公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。
使用部门秘书
审批
4
§部门秘书对采购申请进行预算控制之后，由申请人直接主管和使用部门经理进行审核，如果采购申请合理，则在采购申请单上签字，否则退回申请。
使用部门秘书
复核预算
5
§计财部费用会计对预算进行复核。
§费用会计检查部门年度预算是否和存档的公司预算是否相符，已用预算是否和会计记录相符，以及部门可用预算的计算准确性。
§预算复核后，根据公司的采购审批权限表将采购申请送交相应授权人审批。
采购审批权限表–附件2
计财部费用会计
审批
6
§采购申请单必须由公司相应授权人根据采购权限表审核批准。
相应授权人
2供应商选择
2.1流程图
行政部
计财部
管理层
供应商授权
采购员
总经理
费用会计
总经理
相应授权人
寻找供应商
1
确定授权
供应商
2
审批
3
2
2
确认供应商
选择供应商
4
审批
5
审批
6
供应商再评估
签订合同
9
评审供应商
业绩
7
审批
8
7
2.2管理方法
管理原则
§不断发现能够提供低成本、高质量的供应商，丰富授权供应商名单。
§采购员应该维护完整、实效的供应商资料并定期更新。
§对于供应商的选择结果应该有具体的书面记录，并由总经理审核。
§对供应商资料库实行权限控制管理。
§定期对供应商业绩进行考核。
管理部门
行政部采购员
管理文件
供应商选择流程中包括以下文件:
文件名称
相关步骤
填制人
复核人
参考编号
供应商信息收集表
发现供应商
采购员
行政部总经理
附件3
授权供应商清单
确定授权供应商
采购员
行政部总经理
附件4
供应商选择表
选择供应商
采购员
行政部总经理、管理层
附件5
订单汇总表
更新供应商档案
采购员
行政部总经理
附件6
供应商评估记录
更新供应商档案
采购员
行政部总经理
附件7
供应商考核报告
更新供应商档案
采购员
行政部总经理
附件8
2.3流程描述
2.3.1供应商授权
主要步骤
描述
负责部门
寻找供应商
1
§采购员和公司其他员工在日常工作和生活中，应随时发现能够提供低成本、高质量商品/服务的供应商。
§采购员在发现这些供应商后，应传真/电话联络供应商，要求供应商提供报价单，产品目录，公司简介、公司营业执照复印件、产品技术规格、产品质量认证书复印件等；
§必要时，采购员可对供应商进行实地访问，进一步了解供应商的实力和服务质量。
§采购员汇总收集的资料，填写供应商信息收集表。
供应商信息收集表–附件3
行政部采购员
确定授权
供应商
2
§采购员将供应商资料存入供应商数据库。
供应商资料库应注意保密，任何其他人不得接触和更改。
§供应商资料库主要包括主要信息和交易信息两部分。
供应商主要信息包括供应商名称、编号、地址、供货数量级和相应的供货价格、最小订购量、供货质量、付款条件、运输方式、交货周期和信用记录等。
§采购员根据供应商的价格，质量，交货期和售后服务确定授权供应商，建立/更新授权供应商清单。
§采购员将授权供应商清单和供应商资料交行政部总经理批准。
授权供应商清单–附件4
行政部采购员
审批
3
§行政部总经理复核授权供应商清单和供应商资料，并签字确认。
行政部总经理
2.3.2确认供应商
主要步骤
描述
负责部门
选择供应商
4
§采购员取得审批后的采购申请单，根据申请单的要求从授权供应商清单中能够提供需求产品/服务的供应商（如果授权供应商清单中没有能够提供需求产品/服务的供应商，必须及时寻找新的供应商）。
§对于合同金额超过人民币______元的采购业务，采购员应至少在三个供应商中选择；对于合同金额超出人民币_______元或合同期超过一年的采购业务，必须采用竞价投标的方式选择供应商。
竞价资料做档案保存。
§采购员根据价格、付款条件、质量等因素，选择适当的供应商，并在供应商选择表上详细说明不同供应商的供货价格、质量、交货时间和付款条件的比较，列明对节约的采购成本、提高的质量、节约的时间和付款期的优惠的综合评价，得出选择供应商的结果。
§填写供应商选择表交行政部总经理审核。
行政部采购员
供应商选择表–附件5
审批
5
§行政部总经理详细复核采购员选择供应商的程序和理由，审核采购的价格、付款条件等因素。
如果采购的程序和理由合理，就在供应商审核表上签字批准，否则将供应商审核表退回。
§未采用最低供应价的采购，以及未采用竞价投标的方式选择供应商的例外情况，必
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