采购管理流程手册.doc

1、德信诚培训网采购管理流程手册第一部分 概述1 前提说明采购的范围 采购是指企业在日常经营活动中因购买商品或接受劳务供应并支付价款的活动。 本公司的采购范围主要包括以下内容： 固定资产 低值易耗品 (包括：办公用品) 专业服务 (包括：咨询费) 公共事业服务 (包括：电话费、邮电费、物业管理) 其他服务 (包括：业务宣传费、汽车费用、租赁费)应付帐款应付帐款是指因购买商品或接受劳务供应等而发生的债务。这是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的负债。应付票据应付票据是由出票人出票，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。预提费用 企业在市场经营活

2、动中发生的费用不一定当时就要支付，但按照权责发生制原则，应该将属于当期的费用计入当期。 本公司的预提费用主要包括： 租赁费 水电费 咨询费 利息其他应付款其他应交款包括教育费附加、其他暂收及应付款等应交款项。2 负责部门和职责部门负责人员职责共同职责全公司各部门全公司职员 规范采购程序，建立、健全采购的内部控制； 为公司节约采购成本，最大限度防止舞弊行为。特殊职责计财部费用会计 预算控制 从供应商处直接获得发票并对数量、金额进行复核 编制与采购相关的会计分录 编制与采购相关的凭证 依合同及时付款给供应商计财部会计经理 预算控制 复核并批准所有付款凭证行政部采购员 根据采购申请要求联系供应商并询

3、价，确定综合成本最低的供应商 向供应商发订单并进行订单管理 维护供应商资料库和采购业务资料行政部行政部总经理 审批采购申请单和订单使用部门部门总经理 控制部门采购预算 审核、批准部门采购申请单和付款申请单使用部门行政员 汇总部门采购申请 及时取得本部门财务信息，协助进行预算控制3 采购管理运作分类采购管理的运作可分为：控制环境运作分类具体工作控制程序 经营管理的观念、方法和风格 组织结构 权限和责任分配 监控方法 内部审计 人事政策和实务采购申请及授权 采购申请与批准 文件设计和记录 独立复核 授权 预算管理供应商选择 供应商授权 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 授权 确认供应商

4、 资料管理和接触控制 独立复核 授权 供应商再评估 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 职责分工采购 编制采购订单 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 出具采购订单 资料管理和接触控制 独立复核 授权控制环境运作分类具体工作控制程序收货并记录 验收货物 文件设计和记录 资料管理和接触控制 职责分工 独立复核 确认采购 文件设计和记录 资料管理和接触控制 独立复核 会计系统 付款 独立复核 职责分工 授权 会计系统第二部分 业务流程1 采购申请及授权 1.1 流程图使用部门计财部管理层 采购申请与批准使用人部门秘书部门经理费用会计相应授权人口头提出申请1填制采购申请单2汇总采

5、购申请3审批4预算复核5审批61.2 管理方法管理原则 采购申请必须根据预算得到部门经理的批准。 使用部门必须专设行政员与财务部门沟通并进行预算控制。 计财部必须复核每一份采购申请以确保预算控制的有效性。 公司应该设立审批的权限级别并严格遵守。管理部门使用部门秘书、计财部费用会计管理文件采购申请及授权流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号采购申请单填制采购申请单使用部门员工使用部门总经理、管理层附件1采购审批权限表审批采购申请单行政部管理层附件21.3 流程描述1.3.1 采购申请与批准主要步骤描述负责部门口头提出申请1 使用部门员工（申请人）根据日常经营活动需要产生购买意向

6、，向部门经理征询口头意见。 在得到部门经理的口头许可后，申请人将采购信息告知部门秘书，由部门秘书统一进行采购申请单的填制。使用部门员工填制采购申请单2 为了保证采购申请单的信息完整性和准确性，采购申请单由部门秘书统一填写。 部门秘书从申请人处获取采购需求后，填写正式的采购申请单。详细写明项目名称、项目编号、购货型号和数量。采购申请单一式两份，一份由使用部门留存，一份由行政部留存。 申请人检查部门秘书填写的采购申请单，确认后在申请人栏内签字确认。采购申请单 附件1 使用部门秘书汇总采购申请3 部门秘书对采购申请进行预算控制，填写采购申请单上的预算情况信息，并在预算初检栏内签字。 对于固定资产和其

7、他超出人民币2,000元的大额采购，部门秘书必须检查该项采购是否在本年度部门费用预算内，并在采购申请单上注明。若超出预算，则在部门经理审批后，取得公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。 对于低值易耗品等小额采购，部门秘书负责每月进行汇总，并检查累计采购金额（本月采购申请金额 + 以前月份采购金额）是否在本年度部门费用预算内。若超出预算，则必须在部门经理审批后，取得公司公司相应授权人批准，否则该采购申请将被退回。使用部门秘书审批 4 部门秘书对采购申请进行预算控制之后，由申请人直接主管和使用部门经理进行审核，如果采购申请合理，则在采购申请单上签字，否则退回申请。使用部门秘书复核预算 5 计

8、财部费用会计对预算进行复核。 费用会计检查部门年度预算是否和存档的公司预算是否相符，已用预算是否和会计记录相符，以及部门可用预算的计算准确性。 预算复核后，根据公司的采购审批权限表将采购申请送交相应授权人审批。采购审批权限表 附件2 计财部费用会计审批 6 采购申请单必须由公司相应授权人根据采购权限表审核批准。相应授权人2 供应商选择 2.1 流程图行政部计财部管理层供应商授权采购员总经理费用会计总经理相应授权人寻找供应商1确定授权供应商2审批322 确认供应商选择供应商4审批5审批6供应商再评估签订合同9评审供应商业绩7审批872.2 管理方法管理原则 不断发现能够提供低成本、高质量的供应商

9、，丰富授权供应商名单。 采购员应该维护完整、实效的供应商资料并定期更新。 对于供应商的选择结果应该有具体的书面记录，并由总经理审核。 对供应商资料库实行权限控制管理。 定期对供应商业绩进行考核。管理部门行政部采购员管理文件供应商选择流程中包括以下文件:文件名称相关步骤填制人复核人参考编号供应商信息收集表发现供应商采购员行政部总经理附件3授权供应商清单确定授权供应商采购员行政部总经理附件4供应商选择表选择供应商采购员行政部总经理、管理层附件5订单汇总表更新供应商档案采购员行政部总经理附件6供应商评估记录更新供应商档案采购员行政部总经理附件7供应商考核报告更新供应商档案采购员行政部总经理附件82.

10、3 流程描述2.3.1 供应商授权主要步骤描述负责部门寻找供应商1 采购员和公司其他员工在日常工作和生活中，应随时发现能够提供低成本、高质量商品/服务的供应商。 采购员在发现这些供应商后，应传真/电话联络供应商，要求供应商提供报价单，产品目录，公司简介、公司营业执照复印件、产品技术规格、产品质量认证书复印件等； 必要时，采购员可对供应商进行实地访问，进一步了解供应商的实力和服务质量。 采购员汇总收集的资料，填写供应商信息收集表。供应商信息收集表 附件3行政部采购员确定授权供应商2 采购员将供应商资料存入供应商数据库。供应商资料库应注意保密，任何其他人不得接触和更改。 供应商资料库主要包括主要信

11、息和交易信息两部分。供应商主要信息包括供应商名称、编号、地址、供货数量级和相应的供货价格、最小订购量、供货质量、付款条件、运输方式、交货周期和信用记录等。 采购员根据供应商的价格，质量，交货期和售后服务确定授权供应商，建立/更新授权供应商清单。 采购员将授权供应商清单和供应商资料交行政部总经理批准。授权供应商清单 附件4行政部采购员审批3 行政部总经理复核授权供应商清单和供应商资料，并签字确认。行政部总经理2.3.2 确认供应商主要步骤描述负责部门选择供应商4 采购员取得审批后的采购申请单，根据申请单的要求从授权供应商清单中能够提供需求产品/服务的供应商（如果授权供应商清单中没有能够提供需求产

12、品/服务的供应商，必须及时寻找新的供应商）。 对于合同金额超过人民币_元的采购业务，采购员应至少在三个供应商中选择；对于合同金额超出人民币_元或合同期超过一年的采购业务，必须采用竞价投标的方式选择供应商。竞价资料做档案保存。 采购员根据价格、付款条件、质量等因素，选择适当的供应商，并在供应商选择表上详细说明不同供应商的供货价格、质量、交货时间和付款条件的比较，列明对节约的采购成本、提高的质量、节约的时间和付款期的优惠的综合评价，得出选择供应商的结果。 填写供应商选择表交行政部总经理审核。行政部采购员供应商选择表 附件5审批5 行政部总经理详细复核采购员选择供应商的程序和理由，审核采购的价格、付款条件等因素。如果采购的程序和理由合理，就在供应商审核表上签字批准，否则将供应商审核表退回。 未采用最低供应价的采购，以及未采用竞价投标的方式选择供应商的例外情况，必