销售内控管理细则定稿.docx

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销售内控管理细则定稿

湖北XX制药股份有限公司

销售内控管理细则

（试行）

（内部资料）

XXXX年8月1日

目录

一、合同（协议）管理………………………………………………2

二、价格管理………………………………………………………4

三、发货管理………………………………………………………5

四、开票管理………………………………………………………6

五、退换货管理……………………………………………………6

六、客户管理………………………………………………………7

七、资信管理………………………………………………………8

八、财务管理………………………………………………………9

九、人力资源管理…………………………………………………13

十、销售内控管理罚则……………………………………………22

十一、名词释义…………………………………………………..22

湖北XX制药股份有限公司

销售内控管理细则

（XXXX年7月1日起试行）

为确保公司销售体系的运行规范有序，销售业绩稳定持续增长，在《XX制药营销公司XXXX年下半年经营工作方案》的基础上特制定本管理细则。

一、合同（协议）管理

1、销售合同（协议）由营销公司综合管理部负责管理。

2、产品销售合同：

各区域销售人员必须采用公司提供的统一规范文本，按公司制定的产品销售价格签订，严禁随意添加修改合同内容。

凡改动过的合同须经公司法务部审核、营销总监审批后方可执行。

若涉及到降价、让利等内容的更改，按管理权限逐级审批后方可执行：

1）销售合同在资信额度内的，由营销公司综合管理部审核后执行；

2）销售合同超过资信额度50%以内的，由营销公司综合管理部、营销总监初审交公司财务部审核同意后执行；

3）销售合同超过资信额度的50%以上，由营销公司综合管理部、营销总监、营销总经理及公司财务部审核后，报公司总经理审批执行。

3、销售协议：

包括一、二级经销商年销售协议、招商产品的代理协议。

协议内容必须明确：

协议主体、协议期限、协议产品及价格、协议目标及奖罚、违约责任等内容，按管理权限逐级审批后方可执行。

4、销售协议审批流程：

制度规范内：

责任人→省区经理→大区经理→营销总监→营销总经理；

超制度范围：

责任人→省区经理→大区经理→营销总监→法务部→公司财务部→营销总经理→公司总经理

5、销售合同（协议）的签订人为责任人。

应负责在销售合同（协议）执行后的一月内，将原件一式二份寄回营销公司综合管理部，综合管理部负责转交市场企划部、公司财务部和档案室（原件）存档备案。

未及时寄回的罚款100元/次，交行政部负责在其工资中扣减，如综合管理部未将收到的销售合同（协议）原件在10天内及时移交相关部门，将按规定对相关责任人进行处罚。

二、价格管理

1、产品销售价格管理由营销公司综合管理部负责。

2、公司所有产品的销售统一执行方案制定的供货价格。

3、公司已设定现款条件的产品销售价格，严格按方案中的现款政策执行。

4、涉及产品供货价格的调整，由营销公司拟案报公司经营班子审定后下发执行；个别特殊情况低于公司供货价格的销售业务，按以下流程审批后执行：

低于供货价5%以内：

责任人→省区经理→大区经理→营销总监→营销总经理

低于供货价5%以上和低于现款价格：

责任人→省区经理→大区经理→营销总监→营销总经理→公司总经理

三、发货管理

1、发货管理由营销公司综合管理部负责。

2、综合管理部凭审核合格的合同（包括合同条款、价格、资信等），二日内负责将产品发运出去。

3、发货原则

1）优先原则：

坚持重点客户、现款业务优先的原则；坚持按供货价由高至低的原则。

2）坚持对资信预警客户前款不清，后货不发的原则。

4、产品发出后综合管理部及时通知合同签定人落实收货事宜，省区经理及合同签定人应在合理收货期后三十日内，将客户盖章的收货确认书寄回营销公司综合管理部，以便核实存档。

不按时寄回的罚款100元/次。

5、客户收货如提出破损等质量情况或短缺问题，省区经理、销售人员根据货品存在问题的严重程度应及时前往落实，凡货款价值在1000元以上的，省区经理必须到场处理。

凡无运输部门出具的破损短缺证明，一般不予认定。

特殊情况交由公司法务部负责处理。

6、营销公司综合管理部负责运输费的管理。

根据货物类别、客户需求等因素，以费用最小化为原则，合理选择安排运输方式和路线。

并负责产品途损的索赔。

发货流程：

四、开票管理

1、产品销售的开票工作由营销公司综合管理部负责（由市场业务人员提出开票申请）。

2、营销公司综合管理部根据发货清单、商业单位加盖公章的收货确认书（或入库单）开具销售发票后，寄至销售责任人。

3、专用发票严格遵循增值税专用发票的相关规定，依据合同、批次调拔清单、收货单（购货单位出具的原件）开具专用发票；禁止跳开、刻意分开、阴阳虚开、混开不同批次与交叉批次品种。

4、各区域责任人收到发票后，应在第一时间送达商业客户，并取得对方签字盖章的发票签收单（签名、盖章要清晰），于三十日内寄回综合管理部。

严禁将销售发票滞留在办事处和销售人员手中，若造成税票遗失或过期，由直接责任人、省区经理分别承担全部税额（责任人80%，省区经理20%），并各按100元/单罚款。

5、发票签收单不及时寄回的罚款100元/张。

前次发票签收单未寄回的后期不得续开。

五、退、换货管理

1、产品退换货的管理由营销公司综合管理部负责

2、凡销售产品非质量问题原则上不允许退换货。

因市场变化原因，且发货未超过三个月（含在途时间）的产品经营销总监、营销总经理审批后可以退换货，但由相关责任人承担退换货的损失额（含降价、运费等）。

3、运输途中破损，在运输方提供有效证明的前提下可以换货；公司质量部认定有质量问题的可以换货。

4、与商业客户终止业务关系时，因结清账务而发生的退货，由经手人和省区经理填写退货申请单，经营销总监、营销总经理审批后方可退货。

但责任人、省区经理、大区经理分别按退货损失额的25%、15%、10%各自承担责任。

5、原则上不允许市场人员相互调货。

特殊情况首先由责任人和省区经理填写调货申请，经大区经理同意，报营销公司综合管理部经营销总监、营销总经理批准，报公司财务部备案后方可调货。

凡未经批准私自调货的，各罚款500元，情节严重的予以解聘，公司保留追究其法律责任的权力。

经批准的调货商业客户的出库单和入库单必须在30日内寄回公司综合管理部转公司财务部进行账务处理。

如不及时寄回的，每次各罚款100元。

6、产品退回后由保管员根据退货通知单验收，并按GMP的管理规范和流程处理。

6、所有退换货必须在收回原发票或对方税务局出具的退税票后方可冲票和销账，否则所造成的税款损失由责任人、省区经理、大区经理分别承担50%、30%、20%。

7、为规范市场管理，严禁跨区域销售，若出现因个人利益或区域利益而恶意的冲窜货行为，按500元—1000元/次罚款，情节严重的予以辞退。

六、客户管理

1、部门职责：

1）省区经理、大区经理负责区域市场一、二级商及经销商的选定、评价、维护和管理；凡新开客户须经大区经理、营销总监审核后方可建立商务关系，并如实提供新开客户的档案资料至综合管理部。

2）营销公司综合管理部及公司财务部负责销售客户的资信管理，分类建立客户档案（一级商、二级商、代理商、非重点客户等）；确定应收账款资信额度；定期进行客户资信等级评价和资信额度调整。

3）各市场营销人员负责合同签订、回款、对账、售后服务和终端网络维护工作；各省区负责建立发货、回款台账，并于每月8日前将本省区销售报表及商业库存报送至营销公司综合管理部转公司财务部，否则暂停费用发放。

4）省区经理、大区经理协同销售人员负责辖区内一、二级客户及终端的维护与市场开发。

为控制风险，凡协议一级重点客户实行省区经理和业务主管双人共管的方式。

2、客户条件：

所有商业公司必须具备合法、有效的主体资格，且市场网络健全，行业诚信度高、合作关系对等。

若招商产品的代理经销商属于挂靠商业的，须提供挂靠单位的证明和协议，经营销总监、营销总经理审批后方可执行合同。

3、客户档案：

商业公司提供有效的《营业执照》、《药品经营企业许可证》、《GSP》证书、《税务登记证》、《组织机构代码证》等加盖单位公章的复印件，留公司综合管理部定期（半年）转公司档案室存档备案。

4、对商业公司现款销售，回款单位与收货单位必须一致方可开票；对代理商现款销售，凭代理商提供的书面指定单位及资质方可开票。

5、客户类别标准：

一级经销商全年经销额度不得低于50万元，二级经销商全年经销额度不得低于12万元。

七、资信管理：

1、一、二级经销商的资信限额为全年协议额度的10%。

对连续二个月未完成协议销量的经销商，应及时调整资信额度。

2、资信控制：

1）正常可发货额≤资信额度－应收账款

2）回款提高资信，发货减少资信，每单合同金额不得允许高于正常可发货额；

3）经销商因特殊原因请求特例超资信发货，每次合同额度不允许超过月度销量的50%，同时省区经理必须填写超资信发货申请表，大区经理审核确定并做出定期回款承诺（应收帐龄及资信控制必须在限期内回归正常，如由此发生坏账损失，由业务主管、省区经理、大区经理分别按损失额的25%、15%、10%予以赔偿）。

3、预警控制

由营销公司市场企划部负责资信风险控制管理。

凡出现下列情形者，将对相关责任人提出警示及控制：

1）应收账款账期达60天以上的业务，对该经销商及业务主管提出风险预警。

2）应收账款账期达90天以上的业务，对该经销商停止发货，移交市场部清收。

3）应收账款账期达180天以上的业务，移交公司法务部清收。

八、财务管理

1、销售货款管理：

1）应收账款的清收，原则上实行现款现货，以银行支票、银行汇票、电汇等方式收取。

货款一律汇至公司帐户，严禁办事处和销售人员截留、滞留公司货款，一经发现立即辞退。

2）公司对于对应于票面的回款，可对应下账；不对应于票面的回款，坚持“先进先出”的原则。

2、销售借支管理：

1）省区经理以上人员可向公司申请借支差旅费备用金（在营销费用总额中控制）。

借支标准如下：

岗位

备用金借支标准

大区经理

5000

省区经理

3000

2）销售人员向公司借支备用金时必须填写借款单，写明借支用途和时间，并附上相关依据，报营销总监、营销总经理审批后，交公司财务部审核执行。

3）营销公司所有人员借支统一向公司申请（向瑞珠申请借支不予受理），营销人员前期在瑞珠的借支由瑞珠财务统一划至公司财务挂账。

4）备用金实行一年一清的管理方式。

5）对备用金以外的借款，坚持“谁使用、谁借支、谁核销、前账不清，后账不借”的原则；对于超过二个月以上的借支，公司有权直接冲抵借支人的提成、工资和相关费用。

3、费用管理

1）费用报销基本要求及原则：

Ø报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票；

Ø发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写，如单据较多应附整理后的费用分类汇总表，以便营销公司与公司财务部核对；

Ø各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门（或办事处）和职务，内容和项目必须齐全；

Ø原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。

Ø营销公司和公司财务部要严格遵守费用报销制度，检查封面金额与所附单据是否相符并检查审批手续是否完备；认真审核各种凭证，对不合法、不完整的原始票据应予退回，营销公司应在当月将相关单据补齐，否则对应金额营销费用公司将不予拨付。

Ø营销公司依据XXXX年度下半年营销政策规定核报相关费用后，应于当月17日、次月2日前分二次将全部单据移交公司财务部进行账务处理（每迟移交公司将对相关人员罚款50元/天），营销公司财务应建立备查账，以便与公司、各办事处核对账目。

2）费用报销的具体规定

Ø邮寄费、运输费、车辆费、办公费、低值易耗品、会务费、广告费、宣传资料费、包装费、营销总监、营销总经理个人费用及定额费用（办事处房租、通讯、办公费；业务员差旅费、通讯费、市场维护费）等。

上述各费用由公司根据每月的回款情况于次月6日前拨付至营销公司，营销公司依据XXXX年度下半年营销政策规定核报。

Ø样品费。

所领用的公司产品，一律以成本计入当期营销费用，并从应拨付给营销公司的费用中扣除。

Ø营销公司依据XXXX年度下半年营销政策规定进行提成结算。

对市场营销人员（大区经理及以下人员）扣除10%作为风险保证金后，二天内发放至营销人员账户。

Ø办事处固定资产及低耗的管理：

经批准设立的办事处，按相应标准配置办公设施，购置费用从营销公司列支，营销公司和公司财务部应按各省区建立固定资产明细账，并每年与办事处核对一次。

Ø退货、降价、坏账损失的账务处理。

营销公司应建立责权明确的调货、退货管理制度，发生的退货、降价、坏账损失在扣除有关责任人所承担部分后，公司从应拨付营销公司款项中扣除；对正常往来商业及下半年新开商业账龄超3个月的应收账款，按10%计提坏账准备从应拨付营销公司款项中扣除，待相关货款收回后，再将扣除部份补拨营销公司。

为减少公司退货及坏账损失，公司审计部不定期对办事处及商业客户进行对账，并依据销售内控管理细则提出处理意见。

Ø促销费。

由营销公司依据XXXX年度下半年营销政策规定计付，促销费用核销需附上库存单、流向单、签字的费用代用发票以及促销费用的计算过程表。

Ø高开返利。

由营销公司依据XXXX年度下半年营销政策规定计付，高开返利需附上签字的费用代用发票以及返利金额的计算过程表。

Ø客户返利。

公司依据XXXX年度下半年营销政策规定，从营销公司销售回款15%的营业费用中，预提1.5%的商业公司年终返利留存XX制药财务待年终结算。

所有赠货形式的返利，一律以成本计入当期营销费用，并从预提的客户返利中扣除。

九、人力资源管理

1、招聘入职管理

1）要求：

手续齐全、符合条件。

2）归属：

营销公司所有人员归口公司人力资源部管理。

3）编制内商务主管人员由所在省区自主招聘。

但必须招聘符合任职条件的人员，且与所在省区人员无直接亲戚关系，并报人力资源部核准。

省区经理级及以上人员由公司人力资源部组织招聘并按流程报批。

4）省区经理级及以上人员岗位出现空缺，优先考虑内部人员（内部人员参照以下任职条件可适当放宽）。

5）营销公司所有人员任职条件：

岗位

任职条件

年龄

学历

专业

工作经验

技能及素质要求

商务

主管

35岁以下

大

专

及

以

上

学

历

医

药

或

营

销

相

关

专

业

1年以上药品营销工作经验

身体健康，形象气质佳，普通话流利；具有良好的职业道德、敬业精神和团队合作精神；具有良好的市场开拓和沟通协调能力；熟悉当地药品营销市场。

省区

经理

40岁以下

5年以上药品营销经验，同等岗位1年以上工作经验

具有良好的职业道德、敬业精神和团队合作精神；具有优秀的市场领悟力及市场竞争意识，良好的市场开拓、组织、策划和沟通协调能力；熟悉当地市场，在区域市场有一定人脉或网络资源；具有大型医药物流公司从业经验者优先。

大区

经理

45岁以下

8年以上药品营销经验，同等岗位2年以上工作经验

具有良好的职业道德和敬业精神；熟悉OTC和RX渠道运作，有成功的OTC运作经验，有丰富的SP活动经验；对区域市场有深刻的理解，具有把握市场动态和市场方向的能力；对会议营销有一定的经验；在区域市场有一定人脉及网络资源。

总监

45岁以下

8年以上药品营销经验，同等岗位3年以上工作经验

具有良好的职业道德和敬业精神；熟悉OTC和RX渠道运作，有成功的OTC运作经验，有丰富的SP活动经验；有较强的策划能力，能够结合企业的实际情况来规划营销战术；能独立起草撰写产品诉求、产品宣传规划；对全国市场有深刻的理解，具有敏锐的市场感知、把握市场动态和市场方向的能力；对会议营销有一定的经验；在全国市场有一定人脉及网络资源。

营销

公司

总经理

50岁以下

本科及以上学历

医

药

或

营

销

相

关

专

业

10年以上药品营销经验，同等岗位5年以上工作经验

具有良好的职业道德和敬业精神；有丰富的市场运作经验，有良好的策划能力、领导能力；能够结合企业的实际情况来规划营销战术；能独立起草撰写产品诉求、产品宣传规划；对全国市场有深刻的理解，具有敏锐的市场感知、把握市场动态和市场方向的能力；对会议营销有一定的经验；在全国市场有一定人脉及网络资源。

市场企划部经理

35岁以下

大

专

及

以

上

学

历

营销或策划专业

3年以上市场推广工作经验，同等岗位1年以上工作经验

具备良好的沟通能力及产品讲解能力；熟悉不同类型医药企业的运作；精通企业整体市场推广技巧，对企业中长期市场规划有丰富的经验。

产品

经理

45岁以下

药学或营销相关专业

3年以上产品推广经验，同等岗位1年以上工作经验

具有良好的沟通能力及产品讲解能力；熟悉医药市场产品的销售运作；熟悉药品招、投标流程，有成功招、投标经验。

产品

专员

30岁以下

药学或营销相关专业

2年以上药品销售推广经验，同等岗位1年以上工作经验

有较强的沟通能力；熟悉药品招、投标流程；有一定的药品招商经验，专门从事过药品招投标工作。

综合管理部经理

40岁以下

管理类

相关专业

5年以上制药生产企业内勤管理经验，同等岗位2年以上工作经验

具备较强的沟通协调能力，工作作风勤恳踏实，具有较强团队合作意识；有较强的销售团队管理能力和服务意识，能很好的把握团队动态；熟练操作办公软件，有一定的财务知识和仓库管理知识，熟悉各类销售报表统计分析。

综合管理部副经理

35岁以下

3年以上医药行业，同等岗位1年以上工作经验

专员

2年以上医药行业，同等岗位1年以上工作经验

具备较强的沟通协调能力和服务意识，熟练操作办公软件，有一定的数据分析能力。

库管员

45岁以下

中专以上学历

财务、统计相关专业

具有医药行业仓库管理3年以上经验

熟悉GMP相关规定、ERP软件；有敏锐数据分析能力、良好的进、销、存核算能力。

行政部

经理

40岁以下

大专及以上学历

管理类相关专业

3年以上医药行业销售行政办公室管理工作经验

形象气质佳，具有优秀的管理能力、沟通能力、协调能力；具备一定的团队带领和辅导经验；具备较强的活动策划能力；具有一定的人力资源、行政管理及财务知识。

行政部

事务员

30岁以下

1年以上医药行业销售行政事务工作经验

形象气质佳，擅长沟通协调，团队协作精神佳，工作热情高，责任心强，熟练使用办公软件。

财务部

会计

40岁以下

财务类相关专业

会计师及以上职称，3年以上销售会计或医药行业会计从业经验

诚实、正直，工作认真仔细、积极主动，敢于承担责任；熟练使用办公软件和财务软件；熟悉中国会计准则，具备较强的独立会计实务处理能力；懂得增值税和发票管理的相关规定，有一般纳税人企业工作经历。

财务部

出纳

30岁以下

1年以上相关工作经验

诚实、正直，工作认真仔细、积极主动，敢于承担责任；熟练使用办公软件和财务软件，掌握财务核算的基本知识；熟悉国家有关财经政策。

注：

不符合任职条件者不予录用。

6）应聘人员需要提供资料：

Ø个人简历、应聘人员申请表；

Ø居民身份证原件及复印件；

Ø最高学历证书原件及复印件；

Ø资历、资格证书（或上岗证）复印件；

Ø一寸照片三张；

Ø担保书原件及担任人身份证复印件；

Ø体检合格证明原件（县以上医院血液肝功能体检证明）或健康证复印件；

Ø原单位离职证明原件。

注：

所有预录用人员必须经过背景调查，调查结果与填写不符者，一律不予录用；应聘资料不齐全，不办理入职手续。

7）招聘审批流程：

批流程

招聘岗位

省区经理

大区经理

人力资源部经理

营销总监

营销总经理

人力资源部

分管领导

公司总经理

商务主管

审核

（1）

审批

（2）

核准（3）

省区经理

审核

（1）

核准（3）

审批

（2）

审批（4）

大区经理

审核

（1）

审核

（2）

审批（3）

总监

审核

（1）

审批

（2）

审批（3）

审批（4）

编制外人员

申请

审核

（1）

审批

（2）

审批（3）

审批（4）

审批（5）

除以上人员

直接主管负责审核

（1）

核准

（2）

审批（3）

8）劳动合同：

入职一个月内签订《劳动合同》，《营销公司内控管理制度》、《营销公司经营方案》、《目标责任书》是劳动合同的附件，与劳动合同具有同等的法律效力。

合同签订流程：

流程

人力资源部

营销公司人力资源专员

入职人员

人力资源部

职责

填写合同

寄出合同

签字寄回1份

存档

注：

前期签订的《劳动合同》继续有效，后期入职人员以XX制药为主体签订《劳动合同》，待营销公司注册成立后，营销公司所有人员以营销公司为主体签订《劳动合同》。

9）试用期人员转正流程

Ø所有人员试用期为3个月，表现特别优秀者（在入职期内连续两个月完成对应的任务者）可申请提前转正。

Ø转正申请流程：

流程

转正岗位

申请人

省区经理

大区经理

营销总监

营销总经理

人力资源部

人力资源

分管领导

商务主管

填申请表

审核

（1）

审批

（2）

核准（3）

省区经理

审核

（1）

审批

（2）

审批（3）

核准（4）

大区经理

审核

（1）

审批

（2）

核准（3）

总监

审核

（1）

核准

（2）

审批（3）

除以上人员

直接主管审核

（1）

审批（3）

核准

（2）

2、薪资

1）薪资标准按经营方案和目标责任书执行。

2）薪资核算审批流程：

流程

营销公司薪资核算员

人力资源部经理

营销总经理

人力资源部分管领导

职责

造表核算

（1）

审核

（2）

审批（3）

审批（4）

3）营销公司必须在每月的6日前，将上月工资核算表报人力资源部审核，人力资源部在2个工作日内审核并报公司领导签批，每月10日前工资划账到位。

（遇节假日顺延）

4）试用期人员保底工资按所在层级的（月基本工资+考核工资）×80%发放，前期入职手续不全者，暂不发工资。

3、考核及晋升管理

1）考核、晋免条件：

对在本岗位表现特别优秀（主要参考依据业绩、团队意识、发展潜力），符合下列晋升条件之一的，可申请晋升。

岗位

晋升条件

降级或免职条件

商务主管

⑴超额完成季度回款50%，且季度回款额不低于50万元；

⑵连续2个季度超额完成回款30%，且连续2个季度回款额不低于80万元；

连续三个月任务低于目标任务的80%者，公司有权免职

省区经理

⑴超额完成季度回款50%，且季度回款额不低于200万元；

⑵连续2个季度超额完成回款30%，且连续2个季度回款额不低于300万元。

连续两个月任务低于目标任务80%者，降一级使用；连续三个月任务低于目标任务的80%者，公司有权免职

大区经理

⑴超额完成季度回款50%，且季度回款额不低于500万元；

⑵连续2个季度超额完成回款30%，且连续2个季度回款额不低于1000万元。

连续两个月任务低于目标任务80%者，降一级使用；连续三个月任