面试技巧公文筐测验的方法技巧.docx

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面试技巧公文筐测验的方法技巧

公文筐测验

一、什么是公文筐

1．公文筐测验的由来

人才评价工作在整体性人才资源开发工作中尤为重要，只有建立和完善人才评价机制，才能驱动人才的培养、提高和合理配置，促进人才的最佳使用。

然而，我国在人才测评方面起步较晚，以往对管理人员的选拔测评工作主要考察受测者的工作经历、工作业绩，有的也尝试使用一般能力测验和个性测验，但对管理能力的评价则一直缺乏有效的工具。

随着改革开放的不断深入和现代经济的高速发展，企业对人才的需求也不断提高。

企业管理人才是经济建设主战场上的生力军，优秀的企业管理人才是社会的宝贵财富。

因此，甄别、评价管理人才已成为现代组织管理的重要任务。

公文筐测验，又叫文件筐测验，即是测评管理人才的重要工具，它为中、高层管理人员的选拔、考核、培训提供了一项具有较高信度和效度的测评手段，为企业的高层人力资源计划和组织设计提供了科学可靠的信息。

公文筐测验是一种情境模拟测验，是对实际工作中管理人员掌握和分析资料、处理各种信息，以及做出决策的工作活动的一种抽象和集中。

测验在假定情境下实施。

该情境模拟一个公司所发生的实际业务、管理环境，提供给受测人员的信息包括涉及财务、人事备忘录、市场信息、政府的法令公文、客户关系等十几份甚至更多的材料。

这些材料通常是放在公文筐中的，公文筐测验因此而得名。

测验要求受测人员以管理者的身份，模拟真实生活中的想法，在规定条件下（通常是较紧迫困难的条件，如时间与信息有限，独立无援，初履新任等），对各类公文材料进行处理，形成公文处理报告。

通过观察应试者在规定条件下处理过程中的行为表现和书面作答，评估其计划、组织、预测、决策和沟通能力。

2．公文筐测验与评价中心

在目前的管理人员评价中，测查管理能力的最有效方法是评价中心技术，尤其在选用管理人员时，评价其是否具备较好的管理能力，这种方法最为常用。

有研究表明，评价中心技术的预测效度在现有各种方法中是最高的。

而公文筐测验是评价中心技术的主要工具之一。

评价中心技术是把受评人置于一系列模拟的工作情境中，由企业内部的高级管理人员和外部的心理学家组成评价小组，采用多种评价手段，观察和评价受评人在这些模拟工作活动中的心理与行为，以考察受评人的各项能力或预测其潜能，了解受评者是否胜任某项拟委任的工作以及工作成就的前景，同时，还可以了解其欠缺之处，以确定重点培训的内容和方式。

评价中心技术的主要评价手段包括：

诊断性面谈、投射测验、纸笔测验、小组问题解决、无领导小组讨论、角色扮演法以及公文筐测验，其中每一个测验都为总体能力评估提供了惟一的、重要的信息。

评价中心技术中最常用、最具特色的是进行情境模拟测验。

公文筐测验是评价中心技术中最主要的活动之一（它在评价中心技术中使用频率最高，达95％），也是对管理人员潜在能力最主要的测定方法。

在国外曾成功地选拔和提升了一大批优秀的管理人员，有着相当高的预测效度和实证效度。

3．公文筐测验的优点

公文筐测验把被试置于模拟的工作情境中去完成一系列工作，与通常的纸笔测验相比，显得生动而不呆板，较能反映被试的真实能力水平。

与其他情境模拟测验如小组讨论相比，它提供给被试的背景信息、测验材料（文件材料及问题）和被试的作业（答题）都是以书面形式完成、实现的，一方面考虑应试者在日常工作中接触和处理大量文件的需要，而且也使测验便于操作和控制。

在设计和选择题目前，要先做工作分析，以确定所要评估的维度。

公文筐测验的优点在于：

●具有灵活性，可以因不同的工作特性和所要评估的能力而设计题目。

●作为一种情境模拟测验，它可以对个体的行为做直接的观察。

●由于把人置于模拟的工作情境中去完成一系列工作，为每一个被试都提供了条件和机会相等的情境。

●它能预测一种潜能，这种潜能可使人在管理上获得成功。

●由于公文筐测验能从多个维度上评定一个人的管理能力，它不仅能挑选出有潜力的管理人才，还能训练他们的管理与合作能力，使选拔过程成为培训过程的开始。

●在实践中，公文筐测验除用作评价、选拔管理人员外，还可用于培训，提高管理人员的管理技巧、解决人际冲突和组织内各部门间的摩擦的技巧，以及为人力资源计划和组织设计提供信息。

4．公文筐测验的取材

在测验材料的设计上，主要围绕管理者的能力取材。

管理者（这里特指组织领导者）的管理能力主要来自三个方面：

自身素质基础、社会实践体验、所掌握的有关知识。

管理能力的水平和发展取决于以上三个方面的交互作用和整合的结果，故管理能力是复合性能力。

如以偏重知识性的，或经验性的或智力性的具体能力为主要测评内容，则难以保证较好的评价效果。

管理者的有关知识，特别是有关的管理技术知识和业务性知识，虽然对现实管理能力有较大影响，但不作为公文筐测验的主要测评内容。

其主要理由是：

1）管理者的知识水平可以通过其他简便有效的办法评价；

2）知识水平在一定程度上易于通过培训、锻炼等形式提高；

3）知识欠缺的弊端一般可以通过其有效的管理活动弥补。

管理活动与人的认知思维活动一样复杂，因此，在目前科学发展水平的条件下，有现实意义的是对管理者应具备的基本能力水平进行结构化的测评，它可以为管理人才的评价提供比较有效的客观依据，并加深我们对管理能力本身的认识。

二、公文筐测验的实施

1.测验目的与功能

（1）目的

考察高层管理者综合性管理技能，尤其是考察总经理一级管理者的胜任能力。

（2）功能

针对高层管理者的胜任要求，考察计划、授权、预测、决策、沟通等方面的管理能力，特别是考察综合各类业务信息、审时度事、全面把握、处变不惊、运筹自如的素质。

2．测验的特点

本测验的突出特点是：

●情景性强。

完全模拟现实中真实发生的经营、管理情境，对实际操作有高度似真性，因而预测效度高。

●综合性强。

测验材料涉及到经营、市场、人事、客户及公共关系、政策法规、财务等企业组织的各方面事务，考察计划、授权、预测、决策、沟通等多方面的能力，从而能够对高层管理者进行全面评价。

3．适用对象

测验考察的能力定位于管理者从事管理活动时正确处理普遍性的管理问题，有效地履行主要管理职能（包括计划、组织、预测、决策、沟通等）所具备的能力。

它需要受测人员具有对多方面管理业务的整体运作能力，包括对人、财、物、信息等多方面的控制和把握。

基于以上公文筐测验的适用对象为具有较高学历的人（大专以上）或企业的中、高层管理者（部门经理以上），它可以为企业有针对性地选拔中、高层管理人员或考核现有管理人员。

4．测验的构成

测验由两部分（测验材料和答题册）组成，纸笔方式作答。

1）测验材料，即提供给被试的资料、信息，是以各种形式出现的，包括信函、备忘录、投诉信、财务报表、市场动态分析报告、政府公函、账单等。

测验中所用的材料共有十几份，每份材料上均标有材料编号，材料是随机排放在公文筐中的，被试在测验的各个部分都要用到这些材料。

2）答题册，供被试对材料写处理意见或回答指定问题，是被试惟一能在其上写答案的地方，评分时只对答题册上的内容进行计分。

答题册包含总指导语和各分测验的指导语。

它提供了完成测验所需的全部指导信息，完成各部分分测验所需的指导语在各部分开始时给出。

5．测验的施测过程

公文筐测验有四个分测验，每一分测验都有严格的时间控制，总计时间为115分钟。

其中：

测验1——计划：

40分钟

测验2——预测：

25分钟

测验3——决策：

25分钟

测验4——沟通：

25分钟

整个测验的过程都用录像机记录下来。

可以集体施测，考虑到录像的效果，一组以不超过10人为宜。

如能单独安排在模拟经理室里进行验，效果更好。

具体过程如下：

1）依据预定的参试人数选择好适宜的测验地点，布置考场。

考场环境应安静整洁，无干扰，采光照明良好。

由于要处理大量公文，桌面要够大。

如有多人参加，相互之间距离要远一些，以免相互干扰。

2）准备好测验所用的如下材料：

测验材料、答题册、铅笔、橡皮，保证每位应试者有以上完整的测验材料及用品。

允许被试自带计算器。

3）安排被试人场，并宣布测验注意事项，指导语如下：

“请大家注意，为了不影响考试，请大家关闭BP机和手机，暂停使用。

请大家查看一下是否都拿到了测验材料和答题册（测验主持人展示）各一份。

首先请大家在答题册的背面填写姓名等背景信息。

在测验没有开始之前，请不要翻看测验材料。

本测验分四个部分，每一部分都要用到这些测验材料，请您注意：

不要在测验材料上做任何标记，请在答题册上回答问题。

测验结束后请您把测验材料和答题册一并交还给我们。

请大家翻开答题册第一页，这是一个“公文筐”测验，……

（总指导语略）。

如果有疑问请大家提出，我们现在给予解答。

（停顿，主持人答疑。

）

如果大家没有任何问题，我们来看测验1——计划，这个测验要求你……（测验1的指导语略）。

如果有疑问请大家提出，我们现在给予解答。

（停顿，主持人答疑。

）

如果没有任何问题，请翻开下一页开始做题。

”

4）计时，注意监督应试者不能提前翻看或做后一部分的题目。

5）第二部分测验指导语：

“我们来看测验2——预测，这个测验要求你……（测验2的指导语略）。

如果有疑问请大家提出，我们现在给予解答。

（停顿，主持人解答疑问。

）

如果没有问题，请开始做题。

请大家注意不要再回头做第一部分的题目。

”

6）计时，注意监督应试者不能提前翻看或做后一部分的题目。

7）余下部分的测验依此类推。

8）测验时间到，回收测验材料和答题册，测验结束。

6．测试的样题（含指导语）

总指导语：

这是一个“公文筐”测验，它模拟实际的管理情境，请你处理商业信函、文件和管理人员常用的信息。

这个模拟的具体假设情境是：

你是瑞克有限公司的市场营销部经理。

你叫“王海峰”。

今天的日期是：

×x××年2月8日，星期三。

现在的时间是：

上午7点45分。

你刚刚来到办公室，正独自坐在办公桌前。

今天早些时候，公司国际业务部总裁打电话通知你“公司的总经理已经辞职离开了公司。

”

这里为你准备了你今天需要处理的全部材料，放在专用的塑料文件袋里。

在测验中你需要使用以下工具：

一本答题册、文件袋内的材料、铅笔、计算器。

请不要在公文筐（袋）中的材料上写任何东西；请在本答题册上回答问题。

我们只对答题册上的作答进行计分；笔记或其他个人用纸上的回答将不予考虑。

本测验要求你完成四个部分的内容，每一部分都有时间限制：

测验1——计划：

40分钟

测验2——预测：

25分钟

测验3——决策：

25分钟

测验4——沟通：

25分钟

考试主持人将在适当的时间提醒你开始和结束每一个部分。

完成各部分测验所需的指导语在各部分开始时给出。

测验1：

计划

指导语：

这个测验要求你首先就“公文筐”中的材料所给出的工作做计划，请你用任何你认为合理的方式对这些材料进行分类。

在这一部分中你需完成以下三个内容：

1）根据材料的主要内容对材料进行分类，并对每个类别进行命名。

2）确定材料或事件的优先级。

你必须根据材料的重要性和紧迫性，用下列表示优先级的字母确定材料处理上的优先顺序。

优先级和字母的对应关系如下：

H=优先（材料极其重要，需立即处理）

M=中等（材料不急不缓，可稍后处理）

L=靠后（材料是平常的，可搁置一段时间）

3）列出行动提纲。

请对每一份材料写出处理意见，并指出它参考了公文筐中的哪些材料（请用材料右上角的编号来代表每一份材料）。

请把答案写在随后的四页纸上，我们只对这四页上的内容作评估。

你有40分钟的时间来完成这项任务。

请记住你现在的身份和今天的具体日期是：

瑞克有限公司市场营销部经理；××××年2月8日

若现在有疑问请立即向考试主持人询问，然后等待翻页和开始做测验的指令。

测验2：

预测

指导语：

．

这个测验要求你运用文件袋内提供的有关信患，针对给定的两个问题分别做出预测。

两个问题单独计分，分值相同。

对每一个问题你必须：

1．做出全面的预测（要求作简单解释）。

2．列出你预测所依据的主要因素或假设。

3．列出实现预测所需的实施方案。

你的答案应写在随后的两页纸上，我们只对这两页纸上的内容作评估。

你有25分钟时间来完成这两个问题。

若现在有疑问请向考试主持人询问，然后等待翻页和开始做测验的指令。

测验3：

决策

指导语：

这个测验要求你运用文件袋内提供的有关信息，针对给定的两个问题作决策。

每个问题单独计分，分值相同。

对每一个问题你必须：

1．列出可供参考的备选方案，并综合考虑其优劣性。

2．综合文件袋内的其他材料信息，列出影响你决策的主要因素。

3．最终选择一种方案作为你的决策，并说明理由。

你的答案应写在随后的两页纸上，我们只对这两页纸上的内容作评估。

你有25分钟的时间来完成这两个问题。

若现在有疑问请向考试主持人询问，然后等待翻页和开始做测验的指令。

测验4：

沟通

指导语：

这个测验要求你针对总经理的辞职起草一份备忘录，列出你计划要采取的行动。

它将作为今天晚上会议发言的底稿。

请把备忘录写在随后的两页纸上。

我们只对这两页纸上的内容作评估。

我们将依据以下几点来评估你的备忘录：

1．范围，即备忘录参考了文件袋中的哪些材料信息。

2．结构，要求文章结构严谨，内容简明扼要。

3．语言风格，要求行文流畅，有严密的逻辑性。

你有25分钟的时间来完成这项测验。

若现在有疑问，请立即向考试主持人询问，并等待翻页和开始做测验的指令。

测验材料样例：

关于增加人事干部编制名额的请示

总经理：

经董事会批准，今后总公司、分公司两级的干部培训工作由人事部门负责。

但是，在公司最初确定人事部门人员编制时没有培训工作这项任务。

为了做好这项工作，需要给人事部门增加必要的编制名额，建议给人事部增加3人，每个分公司增加1～2人。

关于人事部增加的3个编制名额，请总经理审批；关于给分公司增加的编制名额，请批转各分公司从现有名额中调剂解决。

以上请示当否，请批示。

人事部

××××年1月

7．维度定义

公文筐测验所要测评的能力定位于管理者从事管理活动时正确处理普遍性的管理问题，有效地履行主要管理职能所具备的能力。

考察管理者对多方面管理业务的整体运作能力，包括对人、财、物、信息等多方面的控制、把握。

具体来说，要考察以下五个维量：

1）工作条理性。

理论分值区间：

0～15分。

设计一定的任务情境和角色情境，要求被试判断所给材料的优先级。

得分高的被试能有条不紊地处理各种公文和信息材料，能根据信息的性质和轻重缓急对信息进行准确地分类，能注意到不同信息间的关系，有效地利用人、财、物、信息资源，并有计划地安排工作。

2）计划能力。

理论分值区间：

0—30分。

得分高的被试能非常有效地提出处理工作的切实可行的方案，主要表现在能系统地事先安排和分配工作，识别问题及注意不同信息间的关系，根据信息的不同性质和紧迫性对工作的细节、策略、方法做出合理的规划。

评价计划时，在某种程度上要关注被试对其行为未来后果的考虑。

例如，考察他们解决问题时是否考虑时间、成本、顾客关系或资源。

计划也包括为避免预期的问题所采用的步骤，以及出现这些问题时，他们对问题的操作步骤与方法。

3）预测能力。

理论分值区间：

0～16分。

得分高的被试能全面系统地考虑环境中各种不同相关因素，对各种因素做出恰当的分析，并做出合乎逻辑的预测，同时对预测能提出行之有效的实施方案。

该维量包括考察三部分内容：

预测的质量、所依据的因素、可行性分析。

评价预测时，要考察被试为了做出预测而利用公文筐内材料的程度，即是否综合各种因素做出分析。

4）决策能力。

理论分值区间：

0～17分。

该维量得分高的被试对复杂的问题能进行审慎的剖析，能灵活地搜索各种解决问题的途径，并做出合理的评估，对各种方案的结果有着清醒的判断，从而提出高质量的决策意见。

该维量包括考察三部分内容：

决策的质量、实施的方案、影响因素。

评价决策时，要细察决策背后的理性成分，考察被试是否考虑了短期和长期的后果，是否考虑了各种备选方案的优缺点，假如采取某种行动方案，为什么?

5）沟通能力。

理论分值区间：

0～25分。

要求被试设计公文，撰写文件或报告，用书面形式有效地表达自己的思想和意见。

根据评估内容，考察被试的思路清晰度、意见连贯性、措辞恰当性及文体相应性。

得分高的文章要求语言非常流畅，文体风格与情境相适应，能根据不同信息的重要性来分别处理，结构性很强，考虑问题很全面，能提出有针对性的论点，表现出熟悉业务的各个领域。

8．报告样例

公文筐测验结果

考号：

101姓名：

★★★性别：

男年龄：

42

12345

工作条理性计划能力预测能力决策能力沟通能力

64．886．440．496．670．5

评语

工作条理性：

工作非常有条理，能分清事务的主次，并能据此安排自己的工作步骤，使工作按一定的次序进行，表现出一定的计划性。

计划能力：

对工作的处理得当，分析能力较强，能提出有效的处理意见，主要表现在能根据事物的轻重缓急对工作的细节、策略、方法做出较为合理的规划。

预测能力：

能提出较有针对性的预测，对事件的洞察力较好，有时考虑问题稍显片面，不能综合考虑各种影响因素，但对问题尚有一定的预测能力，对预测的实施充满信心。

决策能力：

对复杂的问题能进行审慎的剖析，能灵活地搜索各种解决问题的途径，并做出合理的评估，对各种方案的结果做出清醒的判断，从而提出高质量的决策意见。

沟通能力：

书面表达方面，语言较流畅，谈起问题来很有针对性，能提出有力的论据，结构性较强，表现出较为熟悉业务的各个领域，并能通盘考虑问题。

9．本测验需要特别注意的事项

1）公文筐测验的适用对象为中、高级管理人员，它可以帮助企业选拔优秀的管理人才或考核现有管理人员。

由于它的测验时间比较长（一般约为两个小时），因此它常作为选拔和考核的最后一环使用。

2）公文筐测验从以下两个角度对管理人员进行测查，一为技能角度，主要考察管理者的计划、预测、决策和沟通能力。

一为业务角度，公文筐的材料涉及财务、人事、行政、市场等多方面业务，它要求管理者具有对多方面管理业务的整体运作能力。

包括对人、财、物流程的控制等。

3）公文筐测验对评分者的要求较高，它要求评分者了解测验的内核，通晓每份材料之间的内部联系，对每个可能的答案了如指掌，评分前要对评分者进行系统的培训，以保证测评结果的客观和公正。