资料归档整理办法.docx
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资料归档整理办法
内蒙古兴托重载高速公路AZ-1
资料归档整理办法
为了加强本段工程资料的及时收集、归档和管理，以及在竣工时顺利上交各种竣工资料，特制定以下资料归档整理办法。
公路竣工资料一般是按照“谁形成，谁编制”的原则。
建设、设计、施工、监理等单位，根据各自的职责以施工、监理合同段为单位分别编制文件。
设计文件由建设、设计单位负责编制。
施工文件和竣工图表、竣（交）工验收文件由施工单位编制，监理单位负责检查审核。
（施工文件内容附后）
监理文件由监理单位负责编制，并负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况。
（监理文件内容附后）
具体的编制格式如下：
案卷构成的顺序依次为外封面、内封面、卷内目录、文件材料、备考表（详见附件2表）。
文件材料幅面原则为A4纸（210mm×297mm）。
打印文字材料原则采用3号仿宋体，表头标题原则采用20号仿宋体，表格文字、数据原则采用5号标准仿宋体。
一、页号规定
单页书写的文件材料在右下角编写页号，双页书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号，且与目录相对应。
图样页号编写在标题栏外。
保管单位之间不连号。
成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组卷的，应排在卷内文件材料最后，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。
二、案卷封面和脊背的编制
1、案卷封面须填写档号（指档案分类号和案卷顺序号）、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等项目。
案卷内封面须填写案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、档号等项目。
档号，填写档案的类别代号、项目代号和案卷顺序号。
公路工程类别代号统一为“5”。
项目代号是档案人员为档案编制的需要而给予该项目的代号。
案卷号为该案卷在项目档案案卷内的排列顺序号。
类别代号与项目代号之间加“·”隔开，项目代号与案卷号之间加“—”号隔开。
公路工程竣工文件材料分为五级类目：
第一至第三级类目固定不变，四级类目为单项工程项目代号，项目代号可用阿拉伯数字表示（如：
国道107，项目代号为107），也可用建设项目起止点汉语拼音第一字母和某段起止点的汉语拼音第一字母组成，中间加¡°.¡±符号；五级类目按单项工程竣工文件材料形成的先后：
综合部分、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。
档号的形式
GL5.1.××.×－××
“GL”：
一级类目（公路）；
“5”：
二级类目（公路工程）：
“.”：
类级符号；
“1”：
三级类目（道路）；
“××”：
四级类目（单项工程项目代码）；
“×”：
五级类目（文件材料的五大类文件）；
“××”：
案卷顺序号。
案卷顺序号不编虚位，从“1”开始编写。
档号章
档号章用红色印泥加盖在每件文件首页的左上角，距上边沿10mm，左边沿20mm的位置。
档号章格式与尺寸如下，档号章内的“档号内容”可刻至四级类目（刻制字体4号仿宋体），五级类目类目和顺序号可用钢笔填写。
例：
GL5（公路工程代号）.1（道路）.ZX（准兴高速公路）—×××（案卷号）
案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件内容。
主要包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。
项目名称以初步设计的批复为准。
编制单位，是指案卷形成单位。
编制日期，是指案卷形成日期。
卷脊应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。
2、卷盒背脊档号栏贴标签。
标签为白纸，共分四格，自上而下依次填写全宗号、类别代号、项目代号和案卷号。
其中全宗号可暂不填写。
卷盒背脊案卷题名栏可不填写。
（式样见附件2表4）
3、案卷装盒后，随同案卷目录一起移交档案室。
三、卷内目录的编制（式样见附件2表1）
卷内目录由顺序号、文件材料题名、文件编号、责任者、日期、页次、备注等项组成。
顺序号，填写文件材料排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注。
文件编号，填写文件材料的原始编号或图样图号。
责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者。
责任者可采用通用的标准简称。
文件材料题名，应填写文件材料标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。
日期，填写文件材料的形成日期，年、月、日，用8位阿拉伯数字表示。
页号，填写每份文件首页上标注的页号，最终件标注起止页号。
备注，需要时填写。
卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。
四、备考表的编制（式样见附件2表2）
应标明卷内文件材料的件数、页数，不同载体形式文件的数量以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
立卷人应由责任立卷人签名。
立卷日期应填写完成立卷的日期。
检查人应由案卷质量审核者签名。
检查日期应填写审核日期。
互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。
五、案卷的装订
1、文字材料统一采用装订形式，图纸为主的可采用装订和不装订两种形式。
不装订的材料要逐件加盖档号章。
2、案卷装订后装入科技档案盒。
案卷用塑料夹固定或采用三孔一线装订方法，孔距80mm，案卷底边和装订边要整齐，脊背边与底边成90°直角后方可装订。
不装订的图纸按照卷内目录的编排次序，编写好页码后装入卷盒。
3、案卷装订要牢固、整齐、美观。
不同尺寸的文件材料要折叠成A4幅面，其中图纸统一按照GB/T10609.3—89《技术制图复制图的折叠方法》折叠成A4幅面，幅面过小无法装订的应裱糊在A4纸上装订。
4、卷内文件材料装订前必须去掉金属物，对破损文件材料修裱完好。
六、案卷目录的编制（式样见附件2表3）
案卷目录应在案卷整理完毕后编制，将分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、案卷文件份数、案卷页数、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等内容逐项填写。
七、照片档案
1、照片不能贴在纸上与其它文字材料混合装订，应直接装在符合GB/T11821-89要求的相册中（相册可在档案部门采购）。
2、照片档案分照片和底片。
照片的案卷页号，正面编在右上角，背面编在左上角。
3、照片应题名，题名不宜超过50个字。
在尽量保证基本要素内容完整的前提下将下面述及到的“照片文字说明”改写成照片名称。
4、应填写本张照片内容相关的纸质文字（图表）材料档案的档号（即相册内应有“参见号”一栏）。
5、照片文字说明：
文字说明的内容应具有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。
要求文字简练，一般不超过200个字。
6、分组说明：
由若干张联系密切的照片组成的一组的总体说明。
7、案卷题名：
一个相册要拟写一个案卷题名，写在封面上。
案卷题名应概括本册内全部照片的基本主题。
8、要求编写案卷目录。
八、音像档案
1、声像资料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日等）声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。
宜将磁带、录像带改制成光盘，以延长保质期。
保管期限，可根据科技文件材料中相关的内容来确定。
2、音像材料档案，要按形成顺序排列，分别编写流水编号。
3、要求编写案卷目录。
附1：
综合文件、决算和审计文件、施工文件和监理文件
综合文件
一、建设依据及上级有关指示
1、项目建议书及批准文件
2、工程可行性研究报告及批准文件
3、水土保持批准文件
4、环境影响评价及批准文件
5、文物调查、保护等文件
6、初步设计文件及审批文件
7、施工图设计文件及审批文件
8、设计变更文件及批准文件
9、设计中重大技术问题来往文件、会议纪要
10、上级单位有关指示
二、征地拆迁资料
1、征地拆迁合同协议
2、征地批文
3、征用土地数量一览表
4、占地图及土地使用证
5、拆迁数量一览表
三、工程管理文件
1、招标文件
2、投标文件、评标报告
3、合同书、协议书
4、技术文件及补充文件
5、建设单位往来文件
6、其它文件及资料
决算和审计文件
一、支付报表
二、财务决算文件
三、工程决算文件
四、项目审计文件
五、其他文件
施工文件
一、施工管理文件
（一）、开工令、工程技术要求、技术交底、施工图纸会审纪要
（二）、施工组织设计、重要会审纪要
（三）、分项工程开工申请单及附件
（四）、计划进度及报表
（五）、工程变更
（六）、工程延期和索赔
（七）、其他文件
（八）、工程声像资料
二、施工基础资料
施工基础资料应按合同段为编制单位，以路线前进方向，按单位、分部、分项工程以及施工顺序进行整体编排整理。
单位、分部及分项工程的划分。
（一）、施工自检评定资料
1、合同段评定资料
2、单位工程评定资料
3、分部工程评定资料
4、分项工程评定资料
5、JTJ071-98附录B-I的评定资料
（二）、施工检测试验汇总表（按实选取）
1、主要工程项目承包检测试验次数汇总表
2、工程项目路面基层、底基层含灰量（水泥用量）检测结果汇总表
3、工程项目水泥砼配合比设计汇总表
4、工程项目主要材料质量鉴定汇总表
5、桩基检测汇总表
（三）、分项工程工序自检资料及原始记录
1、施工记录
2、质检单
3、试验单
（四）施工试验资料
1、原材料验证试验资料
（1）、工程项目验证试验汇总表
（2）、工程项目验证试验报告
2、原材料标准试验资料
（1）、工程项目标准试验汇总表
（2）、工程项目标准试验报告
3、工艺试验资料
（1）、工程项目工艺试验汇总表
（2）、工程项目工艺试验报告
4、其他试验资料
（1）、试验汇总表
（2）、试验报告
（五）、原材料及半成品的质保单（按合同段分类组卷）
（六）、施工日志
（七）、其他施工资料
三、施工进度（过程）照片、录音、录像（光盘）资料
四、施工质量照片、录音、录像（光盘）资料
五、施工安全及文明施工文件
1、安全生产的有关文件。
2、安全事故的调查处理文件。
3、文明施工的有关文件。
六、计量支付文件
七、施工原始记录
监理文件
一、监理管理文件
（一）、监理规程及监理实施细则
（二）、监理内部及与业主来往文件
（三）、监理工作会议记录
（四）、书面指令和文件
（五）、质量事故及处理文件
（六）、监理月报（按月或期号排列）
（七）、工程延期及费用索赔文件
（八）、交、竣工证书及缺陷责任书
（九）、工程声像资料
二、监理基础资料
监理基础资料应按路线前进方向分段，按单位、分部、分项工程以及施工顺序进行整体编排整理。
（一）、监理工程质量评定资料
1、建设项目工程质量评定汇总表
2、合同段工程质量评定资料
3、单位工程质量评定资料
4、分部工程质量评定资料
5、分项工程质量评定资料
（二）、监理抽检试验汇总表
1、主要工程项目监理抽检试验次数汇总表
2、工程项目路面基层、底基层含灰量（水泥用量）检测结果汇总
3、工程项目水泥砼配合比设计汇总表
4、桩基检测汇总表
（三）、监理工序抽检资料
1、抽检资料
2、试验资料
（四）、监理试验资料
1、原材料验证试验资料
（1）、工程项目验证试验汇总表
（2）、工程项目验证试验报告
2、原材料标准试验资料
（1）工程项目标准试验汇总表
（2）工程项目标准试验报告
3、工艺试验资料
（1）、工程项目工艺试验汇总表
（2）、工程项目工艺试验报告
4、其他实验资料
（1）、试验汇总表
（2）、试验报告
（五）、监理日志
（六）、其他监理资料
监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。
附件2表1：
左：
25mm，页边至表格上线：
35mm
卷内目录
序
号
文件
编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
附件2表2：
左：
25mm，页边至表格上线：
35mm
卷内备考表
说明：
文件材料件，页，照片张，
附图张。
立卷人：
年月日
检查人：
年月日
附件2表3：
案卷目录
分类顺
序号
归档时间
案卷题名
档
号
件
数
页
数
立卷
单位
起止日期
密
级
保管
期限
备注
年
月
日
档号
案卷题名
附件2表4：
准兴高速公路AZ-1检验资料内容填写要求
一、综合部分
中间交工证书
施工单位：
监表35中间交工证书
评表工程质量检验评定表（附评表1～评表109）
监表分项工程开工申请批复单
监理单位：
评表工程质量检验评定表（附评表1～评表109）
监表分项工程开工申请批复单
施工放样（需独立报验时用，不需独立报验时，与工序资料放一起）
施工单位：
监表工程报验单
监表7施工放样报验单
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表6平面位置检查记录表
施检表8水准测量记录表
监理单位：
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表6平面位置检查记录表
施检表8水准测量记录表
工程分项开工报告
监表分项工程开工申请批复单
附件1施工组织计划（包括人员、机具、材料、工艺、环境、质量、
安全、进度、检测标准等内容的详细方法和工作程序）
附件2相关试验报告及材料合格签认单
监表7施工放样报验单
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表6平面位置检查记录表
施检表8水准测量记录表
二、路基工程部分
1．路基土方工程
原地面
施工单位：
监表工程报验单
监表7施工放样报验单
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表8水准测量记录表
横断面图
土石方工程数量计算表
监理单位：
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表8水准测量记录表
清表、填前碾压（填方路基）
施工单位：
监表工程报验单
监表检验申请批复单
施检表32清理与掘除检验记录表
施检表9宽度检测记录表
监表7施工放样报验单
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表8水准测量记录表
施检表21灌砂法压实度检测记录表
或施检表22环刀法压实度检测记录表
统计表2压实度统计汇总表
监理单位：
施检表32清理与掘除检验记录表
施检表9宽度检测记录表
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表8水准测量记录表
施检表21灌砂法压实度检测记录表
或施检表22环刀法压实度检测记录表
统计表2压实度统计汇总表
路基挖方（上路床顶时填写）
施工单位：
监表工程报验单
监表检验申请批复单
评表1土方路基质量检验评定表
或评表2石方路基质量检验评定表
施检表9宽度检测记录表
施检表10边坡坡度检测记录表
施检表18高程及横坡度检测记录表
施检表193m直尺平整度检测记录表
监表7施工放样报验单
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表6平面位置检查记录表
施检表8水准测量记录表
施检表21灌砂法压实度检测记录表
施检表17弯沉测定记录表（上路床顶）
统计表2压实度统计汇总表
统计表3回弹弯沉检测结果统计表
监理单位：
评表1土方路基质量检验评定表
或评表2石方路基质量检验评定表
施检表9宽度检测记录表
施检表10边坡坡度检测记录表
施检表18高程及横坡度检测记录表
施检表193m直尺平整度检测记录表
施检表7施工放样测量记录表
施检表5线路主点桩测量记录表
施检表6平面位置检查记录表
施检表8水准测量记录表
施检表21灌砂法压实度检测记录表
施检表17弯沉测定记录表（上路床顶）
统计表2压实度统计汇总表
统计表3回弹弯沉检测结果统计表
路基填土方
施工单位：
监表工程报验单（每层）
监表检验申请批复单（每层）
评表1土方路基质量检验评定表（分区）
施检表33路基填筑施工记录表（每层）
施检表9宽度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表10边坡坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表18高程及横坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表193m直尺平整度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
监表7施工放样报验单（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表7施工放样测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表5线路主点桩测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表6平面位置检查记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表8水准测量记录表（每层）
施检表21灌砂法压实度检测记录表（每层）
施检表17弯沉测定记录表（分区）
统计表2压实度统计汇总表
统计表3回弹弯沉检测结果统计表
监理单位：
评表1土方路基质量检验评定表（分区）
施检表33路基填筑施工记录表（每层）
施检表9宽度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表10边坡坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表18高程及横坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表193m直尺平整度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表7施工放样测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表5线路主点桩测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表6平面位置检查记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表8水准测量记录表（每层）
施检表21灌砂法压实度检测记录表（每层）
施检表17弯沉测定记录表（分区）
统计表2压实度统计汇总表
统计表3回弹弯沉检测结果统计表
路基填石方
施工单位：
监表工程报验单（每层）
监表检验申请批复单（每层）
评表2石方路基质量检验评定表（分区）
施检表33路基填筑施工记录表（每层）
施检表9宽度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表10边坡坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表18高程及横坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表193m直尺平整度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
监表7施工放样报验单（每层）
施检表7施工放样测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表5线路主点桩测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表6平面位置检查记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表8水准测量记录表（每层）
施检表填筑层沉降观测记录表（每层）
施检表17弯沉测定记录表（分区）
统计表3回弹弯沉检测结果统计表
监理单位：
评表2石方路基质量检验评定表（分区）
施检表33路基填筑施工记录表（每层）
施检表9宽度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表10边坡坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表18高程及横坡度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表193m直尺平整度检测记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表7施工放样测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表5线路主点桩测量记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表6平面位置检查记录表（94区每三层及区顶填写，95区区顶填写，96区每层填写）
施检表8水准测量记录表（每层）
施检表填筑层沉降观测记录表（每层）
施检表17弯沉测定记录表（分区）
统计表3回弹弯沉检测结果统计表
砂垫层
施工单位：
监表工程报验单（每层）
监表检验申请批复单（每层）
检表3砂垫层质量检验报告单（顶层）
评表砂垫层质量检验评定表（顶层）
施检表33路基填筑施工记录表（每层）
施检表9宽度检测记录表（每三层及顶层）
施检表10边坡坡度检测记录表（每三层及顶层）
施检表18高程及横坡度检测记录表（每三层及顶层）
施检表193m直尺平整度检测记录表（每三层及顶层）
监表7施工放样报验单（每层）
施检表7施工放样测量记录表（每三层及顶层）
施检表5线路主点桩测量记录表（每三层及顶层）
施检表6平面位置检查记录表（每三层及顶层）
施检表8水准测量记录表（每层）
施检表21灌砂法压实度检测记录表
统计表2压实度结果统计表
统计表2压实度统计汇总表
监理单位：
检表3砂垫层质量检验报告单（顶层）
评表砂垫层质量检验评定表（顶层）
施检表33路基填筑施工记录表（每层）
施检表9宽度检测记录表（每三层及顶层）
施检表10边坡坡度检测记录表（每三层及顶层）
施检表18高程及横坡度检测记录表（每三层及顶层）
施检表193m直尺平整度检测记录表（每三层及顶层）
施检表7施工放样测量记录表（每三层及顶层）
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