浅谈如何运用OA系统对医院业务进行精细化管理.docx

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浅谈如何运用OA系统对医院业务进行精细化管理

浅谈如何建设OA系统对医院业务进行精细化管理

沈兆福

[摘要]实行医院精细化管理，不仅是现代化医院实践科学发展观的重要组成部分，同时也是打造品牌医院，实现医院跨越式发展的必要条件。

本文主要阐述如何通过借助于OA办公自动化系统把医院的质量管理、人事管理、制度建设、标准化建设、流程控制、医疗护理、绩效考核控制及成本核算等管理工作做得精确化、科学化、合理化，从而提高医院运营效率、提升医疗质量、降低医院经营成本。

要实现这些目标，医院如何改变管理方式并且适应OA系统的流程化管理？

笔者主要通过医院要进行精细化管理的必要性，精细化管理要达成的目标，OA系统中结合精细化管理的建模以及OA实施精细化管理的关键等几个方面来阐述如何通过OA系统的数据流对医院进行精细化管理？

[关键词]OA系统，办公自动化，精细化管理，管理质量，绩效管理，制度建设，医院竞争力

根据管理学原理，管理组织可以分层为基层管理（流程层）、中层管理和高层主管（决策层），形成一个管理的金字塔结构。

从信息化的角度看，基层管理处理的流程性工作较多；中层管理担负大量的基层数据汇总工作，并负责落实高层管理者的意见；高层管理的主要任务是决策，而决策的基础来源于基层和中层的汇总和反馈信息。

医院管理的金字塔结构

在医院管理中，各个部门都有很多报表，这些是管理部门用于决策的重要数据。

目前国内医院十分重视数据仓库技术的应用，纷纷尝试各种工具，并试验使用HIS保存的大量数据进行数据挖掘的试验，但还未见到大规模应用的报道。

由于管理人员素质问题，尤其是中层管理人员的专业管理理念的限制，科学、定量的管理需求十分有限，因而多数医院还没有决心投入大量人力、物力进行数据仓库的研究，但是大多数医院都已经建立起OA办公自动化或即将要进行OA办公系统的建设，如何能把OA系统建设得好，并且能够直接提高医院的经营效益，本人认为要从精细化管理的范畴来理解，把OA系统的建设和医院精细化管理理念结合起来，以医院精细化管理为目标，才能够满足管理者的需要，否则只是一个信息发布及公文流转的平台，也就失去了建立OA系统的意义。

一、医院行政为什么一定要进行精细化管理

进入21世纪以来，随着国内市场经济体制以及相关法律法规的逐步健全，市场经济条件下竞争日趋激烈，对于医院而言也一样，虽然医院是公益性的事业单位，但是医院的管理还是属于企业性质的管理，所以医院面临的机遇和挑战并存，管理手段的重要性日益显现。

在国内，大多数医院基本上还是一种粗放式管理，粗放式经营。

比如医疗科室及部分职能科室的管理的主体是医院的各科主任，他们一般都是各自学科的佼佼者，不但掌握了较好的医疗技术，也掌握着各自科室的管理资源。

这些中层领导在自己的科室内，既是技术上的权威、又是行政“一把手”；但是技术不等于管理，以上的管理模式淡化了管理规则，更违反了违背了现代化管理思想的科学本质，无法满足现代化医院跨部门合作的需要，所以必须依靠院领导对各个科室的管理和运营情况进行把控，最好的办法就是在医院管理上进行精细化管理，并把这种精细化管理可视化、透明化。

精细化管理的“精”可以理解流程优化并且更准确；“细”可以解释为更细致。

医院的精细化管理就是要求每个职能科室都要专注地做好每一件事，上层从院长及分院长开始一直延伸到行政职能的中层领导，具体到班组长或者院内的每一位职工，在每一个细节上力求完美；要落实管理责任，变院长操心为大家操心，将管理责任具体化、明确化、分工化，工作内容科学量化；精细化管理各职能部门领导甚至职能科室里的每一个人都要尽职，把工作做到位，对工作负责，对岗位负责；只有人人都管理，处处有管理，事事见管理，才能达到精细化管理的要求和目标，这样才即可以合理利用并整合相关医疗资源，监督职能科室领导权力被滥用的情况，又可以实现资源利用最大化。

二、利用OA办公系统化系统实现行政精细化管理要达成的目标

凡事必须先有方法、通过手段才能获得结果。

拥有了科学有效的管理方法，医院可以通过计划、组织、控制、激励和领导等一系列环节来协调人力、物力和财力资源，更好地达成医院经营目标，实现利益最大化。

特别是对三甲医院而言，医院管理者必须要整合了国内外医院的先进管理理念，并把这些理念进行消化和吸收，这不是一个或者几个管理者头脑风暴就能解决的，必须以信息化网络平台为基础，以日常办公业务信息处理为主体，以精细化管理理论为支撑，以原有的管理模式为背景，涉及当今最前沿的医疗管理、护理管理，更涉及目标管理、绩效管理、对外交流管理、人力资源管理等众多管理知识领域。

医院所有的职工完成的工作可以看成一个一个点，每个科室的工作就可以汇总成一条线，在院部领导的审视来看，整个医院的流程就是一个一个图，整个图好不好看，线画的对不对，能不能到达精细化管理的效果，需要一个直观的平台来展示，我认为最好的办法就是把这些流程和OA系统结合起来，很少有医院能够建立符合自己医院要求的ERP系统，因为ERP系统更适合企业生产，而OA办公自动化系统对于行政管理上的功能相对侧重，两个系统关注企业经营的不同维度，OA办公自动化软件支持的是覆盖企业每个的办公室工作的，而投入少效益好，更适合医院。

三、如何在OA系统中进行精细化管理的建模

传统医院行政办公的主要弊病有以下几个方面：

文件及事务签核程序繁琐，工作相互干扰；人工操作经常发生疏忽与意外，造成遗失、延误、缺席等；制度制定后不能迅速执行；制度调整更加困难重重；人事组织异动，“适应期”较长；难以掌控工作进度，更无法分析流程合理度；纸张表单保存量大且难以查询；制度执行人为影响大，效率、质量低下。

精细化管理的目标就是解决以上问题，他的根本就是以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，在这种机制下，日常行政事务，如会议管理、日程、通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现，收发文也从传统的方式向工作流自动化方式进行，OA办公自动化系统承担了信息通道的责任，它是各个部门信息沟通和共享的渠道，同时OA系统更应该承担着组织建设、知识管理、沟通协作、数据分析、管理决策等重担，以便最大化的利用医院内部资源。

在OA系统的建立初期就应该把这种理念贯穿于系统的始终，在模块上要尽量详细。

根据我院的实践，本人认为一个OA系统应该具有如下功能模块：

通过具体的需求设计分析可以看出，OA系统在引入先进的管理理念和管理手段进行OA系统的流程设计时需求的设计必须要全面，一是从院长门户到职能门户，从协同管理到业务整合，医院内部信息准确、迅速的传递和处理，实行动态管理，各个环节都能畅通，流程引擎及数据分析的设计必须使各项业务工作达到事前计划、事中控制和事后分析。

二是建立集成应用平台，实现对医院的全过程管理，建立内部办公自动化平台及业务管理相关信息点，以及医疗行业信息知识库，为领导提供决策支持平台。

三是实现大数据中管理，提高资源使用效率，降低财务成本，比如建立统一资源调度平台，实时监控各职能科室、医疗科室、药库等重要部门的资源信息，建立绩效管理系统，实现实时的监控机制。

四是通过信息化实现管理流程优化，提高工作效率，以信息化带动医院流程再造，减少中间管理层次，提高决策效率，使领导者掌控全局。

五是实现医疗系统和OA系统的整合，目前大多数医院的HIS,PACS/RIS,HRM等系统都是孤立的，存在相对的信息孤岛，即使是存在接口，也不是时时的数据接口，或者各个平台的数据不统一，同一个报表在各个平台的报表上所显示结果不一致，以至于于领导不相信，管理者不敢用，如果出现了管理者不敢用不能用、不想用的现象，那么整个医院的精细化管理就是无稽之谈，所以在进行整合平台时，作为医院的领导必须把控数据的准确性，把数据的准确性作为绩效考核的第一个指标，因为进行精细化管理的最直接的展现就是数据，数据不准确，就无法进行业绩考核，也无法进行资源利用的量化分析。

四、利用OA实施精细化管理的关键

有了一套全面的OA应用平台也只是应用了一个手段，就像有一辆公共汽车一样，必须要保证有驾驶员，而且有很多人上了车，才能体现公共汽车存在的价值，才能够省油，节约成本。

医院实施精细化管理也是一样，如何才能使精细化管理在这个平台上体现出来，主要有以下要注意的问题：

（一）转变医院干部职工思想观念是推进精细化管理的核心所在

医院职能科室干部观念的转变是推进医院精细化管理的必要前提。

精细化管理就是要从精益求精的科学态度，严谨务实的工作作风，认真负责的工作责任心去做好每一项工作。

要求医院各级领导干部必须首先从思想认识上完全转变对医院管理的传统思维模式，从贯彻科学发展观的高度建立起适应科学发展新形势需要的现代化管理理念。

精细化管理即是一种理念，又是一种文化。

这种文化必须为院领导和各职能管理者所吸收。

领导干部思想观念转变的快与慢、深与浅、是与否、不仅影响广大员工观念意识的转变和行为职责的运作，而且在很大程度上制约着精细化管理的顺利推进，要在领导方式、思想观念、工作方法上转变观念，由粗放的、不到位的经验型管理方式向科学化、精细化的管理方式转变。

（二）完善医院管理制度是精细化管理的必要条件

系统是不变的，他始终体现设计者的理念和方法，所以建立完善的精细化管理制度是制度实施效果的基础，而这个基础又在OA系统中所体现，然而制度易定，实施难；制度实施后，遵照执行难；制度执行后，监管起来难。

要解决这些问题，使制度实施后不打折扣的得到执行，关键就在如何对OA系统的应用情况进行考核，建立系统规范化的制度实施方案是制度实施效果的保证。

没有规矩不成方圆，这个规矩就是制度，制度存在的合不合理，需要量化的数据来考核，需要横向对比，更需要纵向对比，所以在制定协同流程及制度时，必须要有先进的数据信息系统对制度的合理性进行反馈，一旦这个制度是最优的，那就要求在制度和协同流程实施和执行、落实过程中讲程序讲规则，进行规范性管理，严格按规范化程序办事，按规矩办事。

完善制度，规范流程，提高职工的执行力，通过精细化管理，使岗位责任、流程、制度执行到位，这样才能保证精细化管理的实施效果。

（三）医院绩效管理是实施精细化管理的制度保障

作为优秀的OA系统，必须能够全程记录医院的运作过程，将流程、任务和绩效考核无缝衔接，实现自动化的、实时的、客观公正的绩效考核。

最终的考核结果还以图形化的方式显示，使考核结果更加直观，便于医院管理和内部评比。

所以OA系统里的每个协同流程都应该包括括绩效目标的确立、绩效管理的实施过程、绩效考核与评估、绩效反馈与运用等四个环节与步骤，医院绩效循环管理的模式是先提出医院管理目标，然后产生医院绩效目标，进而提出医院绩效指标，最后形成医院绩效标准，继而再提出医院管理目标这样循环往复，螺旋向上的过程。

目标管理是绩效管理的核心目的。

所以流程的建立应该要遵循科学合理性，否则便无可操作性。

医院绩效管理，就像是院长的眼睛，通过对绩效数据的分析汇总，可以使院长很直观的看到临床、门诊、护理、行政等管理中的薄弱环节，进而及时提出改进方案，使医院管理高效、快捷，是推进医院精细化管理的工具杠杆。

（四）持之以恒是实现精细化管理的关键

任何一件事情的成功，都要有一种百折不挠和坚持到底的精神。

比如是利用非纸质办公，那就要求杜绝纸质办公的现象，杜绝特例流程的出现，这样既能达到数据的严谨，又为数据挖掘及绩效数据分析提供精确的保障。

坚持OA系统的统一使用是一项非常艰苦而又细致的工作，是否能够持之以恒的对制度的实施、监管、执行等各个环节落实到位，使精细化的工作观念深入到每个人的心中达成共识并形成习惯加以坚持，是精细化管理能否走向成功的关键。

总之，用OA系统进行精确管理确实是好的管理模式，但是，没有一套软件能适合医院各个流程的管理，要想在O系统中进行精细化管理就必须体现管理者的管理理论，体现管理者的文化和管理意图，配合制度及先进的管理方法和管理理念，精细化管理才能做好，才能达到目的，进而从精细化中受益，才能向管理的更高层次个性化发展。