OA办公自动化系统简明使用手册.docx

OA办公自动化系统简明使用手册.docx

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OA办公自动化系统简明使用手册

OA办公自动化系统简明使用手册

一、使用OA系统前须进行的配置

1.在浏览器地址栏输入，停止3721，Google，Yahoo等工具所带的阻止弹出窗口的功能，改为对当前网站允许弹出窗口！

有些浏览器需点击工具（T）－>弹出窗口阻止程序（P）－>弹出窗口阻止程序设置（P）

2.添加要允许的网站地址：

*.

设置OA系统站点为“可信任站点”，操作步骤如下：

在IE窗口，点击工具（T）－>Internet选项（O）

弹出如下窗口：

点击“安全”标签－>选择“受信任的站点”－>点击“站点（S）”

弹出对话框，输入OA系统域名或IP地址，同时取消“对该区域中的所有站点要求服务器验证（）（s）的单选”

输入完后，点击“添加（A）”,添加成功如下图：

点击“确定”，返回上一窗口：

点击“自定义级别（C）”，弹出如下窗口：

将如上图显示中的5个选项，均设置为启用

完成后，点击“确定”，系统提示：

选择“是（Y）”，返回上一窗口，点击“确定”退出。

3.使用中所遇功能问题，请查阅相应模块的使用说明。

或咨询管理员。

二、登陆OA系统的方法：

打开浏览器在地址栏输入下列地址:

此时进入统一身份认证的登录界面:

输入用户名和密码,用户名为8位教工编码,如果不知道或忘记了工号可以通过点击文本框下面的“忘记工号”的链接查询自己的工号。

进入OA系统主界面

“待办事宜”模块上方有“PDF阅读器下载 ”、“Word控件安装包下载”，供用户下载安装控键，用户须安装控键后才能阅读和修改文档。

点击右上方“OA首页”，可回到OA主界面。

点击右上方“待办事宜”或界面中间的“待办事宜”模块，可看到当前正待处理的文件。

点击左边的功能菜单，可见菜单下拉列表

在主界面下方，有系统帮助文档，提供各种说明及下载服务，如下图所示：

用户可根据需要下载相关文件，在线查阅OA系统各项说明文件等。

三、校发文管理模块说明

3．1如何进入发文管理

用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“发文管理”，显示有权限看到的文档页面。

该页面显示发文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、发文时间和拟稿人。

用户可以点击文件标题查看文档的具体内容。

通过点击页面中的“已办发文”，可查看已办结发文的信息。

通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看发文登记薄的信息。

有管理员权限的用户可查看。

该页面显示登记薄的生成条件、起始日期和结束日期。

用户可以进行新增、删除的操作，也可点击生成条件查看登记薄的具体内容。

无权限的用户不可对登记薄进行操作。

3．2发文管理流转

3．2．1拟稿

例以教务处秘书为拟稿人，开始起草。

点击“校发文管理页面”中的“拟稿”按钮，弹出拟稿页面（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出）：

1） 标题和联系电话为必填项。

2）   点击“选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。

3）   附件：

当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。

4）      点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文：

如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：

将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项……”处，如下图所示：

点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。

有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：

是否安装控键？

点击“是”即可。

起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。

同时“起草正文”图标，更新为“修改正文只读正文”，如想修改，点击“修改正文”图标。

填写完毕后，点击“保存”及“下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。

3．2．2拟稿单位复核

在拟稿环节中，文档被发给教务处负责人，现以教务处负责人进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档：

待办事宜如果积累过多，主界面上将无法全部显示，可点击待办事宜图表或下方的“更多”查看。

待办事宜中显示的各条信息也都可以在个功能模块中查看到。

点击需要办理的文档，打开弹出窗口，点击“键盘批注”，可修改正文，系统将自动保存修改痕迹；或点击“只读打开”，阅读正文。

在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择”按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”——>“常用短语”中进行设置）。

完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，弹出选择人员窗口。

通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。

3．2．3校办秘书初核

在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

编号，修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．4校办秘书复核

在上一环节中，文档被发给校办秘书王镇，现以王镇进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．5校办负责人复核

在上一环节中，文档被发给校办主任史健勇，现以史健勇进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

修改及填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．6校办秘书送校领导

在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

清稿、正式成文、套红头后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．7校领导校发文签发

在上一环节中，文档被发给主管校领导，现以主管校领导进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

校领导填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．8办公室秘书办文

在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．9校办秘书分发

在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

点击“分发”按钮，选择查阅或办理人员，点击“确定”按钮，发送文件。

点击“下一步”按钮，选择发送人员并发送文件。

3．2．10部门归档结束流转

在上一环节中，文档被发给教务处秘书严秀文，现以严秀文进入系统。

可从待办事宜或发文管理模块中进入处理文档。

点击“打印封面”按钮，打印发文单。

点击“结束流转”按钮，结束本次流程。

四、收文管理模块说明

4．1如何进入收文管理

用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“收文管理”，显示有权限看到的文档页面。

该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。

用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。

通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。

通过点击页面中的“收文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。

有管理员权限的用户可查看。

4．2收文管理流转

4．2．1收文登记

例以校办秘书为拟稿人，开始起草。

点击“收文管理页面”中的“新增”按钮，打开新增页面，填写完毕后，点击“保存”按钮，此时可上传附件。

附件上传完毕后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

4．2．2收文拟办

在登记环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。

可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。

完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。

4．2．3秘书办理

在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。

可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。

根据校办主任意见，点击“送领导”按钮，可将文件分发给多位领导。

4．2．4领导审批

在秘书办理环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。

可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。

校领导完成意见后，保存并点击“提交意见”按钮，继续流转，自动回复校办秘书处。

4．2．5部门会办

在领导审批环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。

根据领导批示，点击“下一步”按钮，将文档发给相应选择人员。

现以会办部门秘书进入系统。

会办部门秘书收到来文后，点击“我要办理”，填写意见后，点击“下一步”，选择发送人员并发送文件。

4．2．6部门领导签阅

在部门领导签阅环节中，文档被发给部门领导，现以部门领导进入系统。

可从待办事宜或收文管理模块中进入处理文档。

部门领导填写意见后，点击“下一步”，回到部门秘书。

部门秘书将文档发送至校办秘书。

校办秘书点击“结束流转”按钮，结束本次流程。

文件转入“已办文件”页面，选中需要归档的文件，点击“归档”按钮将文件归档。

五、部门报告模块说明

5．1如何进入部门报告

用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公文处理”，后在此下拉子菜单中点击“部门报告”，显示有权限看到的文档页面，

该页面显示收文文档的当前处理人、当前状态、文件标题、收文时间和拟稿人。

用户可以点击文件标题，查看文档的具体内容。

通过点击页面中的“已办文件”，可查看已办结收文的信息。

通过点击页面中的“发文登记薄”，可查看收文登记薄的信息。

有管理员权限的用户可查看。

5．2部门报告流转

5．2．1拟稿

例以教务处秘书为拟稿人，开始拟稿。

点击“部门报告页面”中的“拟稿”按钮，进入“拟稿”页面。

1）标题和联系电话为必填项；

2）点击“选择”按钮，在弹出的选择部门和群组列表中选择主送、抄送、分发和会签部门。

3）附件：

当用户填写完相应资料，点击“保存”按钮后，通过“添加/修改”按钮进行附件的添加/修改。

4）点击“起草正文”图标，将打开一word窗口，用于起草正文。

如果遇到word窗口不能正常显示，如图下所示：

将鼠标移至窗口上方的“单击此处查看选项……”处，如下图所示：

点击“安装ActiveX控键”，即可使用word窗口输入文档。

有些电脑可能在打开word窗口后须等一段时间，系统会弹出对话框，提示：

是否安装控键？

点击“是”即可。

起草完毕后，保存退出，无异常系统提示保存成功。

同时“起草正文”图标，更新为“修改正文只读正文”，如想修改，点击“修改正文”图标。

填写完毕后，点击“保存”及“下一步”按钮（有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击“拟稿”按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出），继续流转，弹出选择人员窗口，通过鼠标点击相应项进行选择，点击“发送”按钮，无异常将弹出成功窗口。

5．2．2部门负责人签发

在拟稿环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。

完成批注和填写意见后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

若在上一环节中，文件需要其他部门会签，文档将被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

点击“会签”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

文档被发其他部门领导，现以该部门领导进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

点击“键盘批注”图标，将打开正文word文档，可进行批注修改，并可保留修改信息痕迹。

完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．3部门秘书上报

在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

部门秘书点击“编号”按钮编写发文字号。

点击“清稿”按钮，清稿后保存文件。

点击“正式成文”按钮。

保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．4校办初审

在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．5校领导签发

在上一环节中，文档被发给校领导，现以校领导进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

校办秘书填写意见后，保存并点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．6校办秘书转办

在上一环节中，文档被发给校办秘书史桂芬，现以史桂芬进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

点击“下一步”，继续流转，选择发送人员并发送文件。

5．2．7部门秘书存档

在上一环节中，文档被发给部门秘书，现以部门秘书进入系统。

可从待办事宜或部门报告模块中进入处理文档。

点击“打印封面”按钮，打印部门报告单。

点击“归档”按钮，弹出归档选择窗口。

选择归档方式，点击“确定”按钮，完成文件归档。

点击“结束流转”按钮，流程结束。

六、会议管理

6．1如何进入会议管理

用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议管理”，显示有权限看到的文档页面。

6．2会议管理流程

6．2．1拟稿

例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。

点击“会议管理页面”中的“新增”按钮，

填写完毕后，点击“保存”按钮，可添加/修改附件。

保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

6．2．2部门审核

在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。

完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。

6．2．3送会议秘书

在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“会议管理”模块进入处理文档。

若会议无冲突，点击“同意申请”，回复拟稿人。

本次流程结束。

校办秘书汇总会议日程后，用户可在“会议日程”页面查阅。

七、会议室申请

7．1如何进入会议室申请

用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“会议室管理”，显示有权限看到的文档页面。

点击“会议室信息”页面，可见会议室信息资料及查询相关状态。

会议室查询

点击“未办文件”页面中的“查询”按钮，弹出查询界面，如下图所示：

已使用的会议室将显示“已使用”，将鼠标移至该处，标签显示被占用的时间段。

7．2会议室申请流程

7．2．1拟稿

例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。

点击“会议室管理页面”中的“新增”按钮

填写各项内容，会议名称与联系电话为必填项。

点击“查询会议室”按钮，弹出“会议室状态”窗口，如下图所示：

选择所需的空闲会议室，点击“确定”按钮。

填写完毕后，点击“保存”按钮，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

7．2．2部门审核

在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。

完成批注和填写意见并保存后，点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。

7．2．3校办初审

在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档

判断申请会议室是否有冲突后，若有冲突，点击“拒绝申请”按钮，将申请退回拟稿人；若无冲突，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件。

7．2．4校办审核

在上一环节中，文档被发给校办副主任，现以校办副主任进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。

若是借用普通会议室，判断是否同意借用，同意则发至会议室管理人员安排；若是贵宾室或大会场，发至校办主任复核。

点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

7．2．5校办复核

在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。

判断贵宾室或大会场是否同意借用后，点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

7．2．6会议室管理人员安排

在上一环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“会议室管理”模块进入处理文档。

点击“同意申请”按钮，回复拟稿人，并安排相关会议事项。

本次流程结束。

八、用章管理

8．1如何进入用章管理

用户登陆自动化办公系统后,点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“用章管理”，显示有权限看到的文档页面。

8．2用章申请流程

8．2．1拟稿

例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。

点击“用章申请页面”中的“新增”按钮。

填写完申请单后，点击“保存”按钮。

按钮“打印封面”按钮，将用印登记单打印出来，交部门领导签字后送校办秘书办理用章手续。

点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

8．2．2办公室审核

在申请环节中，文档被发给校办秘书，现以校办秘书进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“用章管理”模块进入处理文档。

收到由部门领导签字的纸制用印登记单，盖章。

点击“结束流转”按钮，结束本次流程。

九、礼品申购

9．1如何进入礼品申购

用户登陆自动化办公系统后，点击左边菜单栏的“公共事务”，后在此下拉子菜单中点击“礼品申购”，显示有权限看到的文档页面。

9．2礼品申购流程

9．2．1拟稿

例以教务处秘书为拟稿人，提出申请。

点击“礼品申购页面”中的“新增”按钮

点击各项礼品，可查看礼品相关信息，如下图所示：

填写完毕后，点击“保存”按钮。

点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

9．2．2部门审核

在申请环节中，文档被发给部门负责人，现以部门负责人进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。

完成批注和填写意见后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，选择发送人员发送文件。

9．2．3校办审核

在上一环节中，文档被发给校办副主任，现以校办副主任进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档：

通过审核后，保存并点击“下一步”按钮，继续流转，弹出发送人员窗口，发送文件

9．2．4校办复核

在上一环节中，文档被发给校办主任，现以校办主任进入系统。

可从待办事宜或公共事务中的“礼品申购”模块进入处理文档。

通过复核后，点击“打印封面”按钮打印申购单。

经校领导申阅签字后，点击“同意申请”或“拒绝申请”回复拟稿人。

本次流程结束。

十、常见问题解答：

1.问：

打开OA系统主界面后，内容无法显示或只看到“OA系统帮助文档”栏？

答：

可能该用户不是OA系统的授权用户，目前试运行阶段仅部门领导、部门秘书、学院办公室主任为OA系统的授权用户。

2.问：

点击“拟稿”、“新增”、“下一步”等按钮，无法弹出窗口页面？

答：

有些电脑由于浏览器的问题，可能出现点击按钮后无法弹出窗口，按“Ctrl”键不放，再点击“拟稿”按钮，直至窗口弹出。

3.问：

文件已经发送出去，但发现有错，需要修改，怎么办？

答：

当文件还留在你的“下一步”操作人处而他还没有处理或发送给其他人时，可以点击“文件回收”按钮，将文件收回，修改后从新发送。

4.问：

如何知道文件已经过了哪些人，做了哪些处理？

答：

打开要查阅的文档，点击“流程跟踪”按钮可以查阅流程信息。

5.问：

处理文件时，需输入意见，如何设置常用语句？

答：

在“填写意见”框中，输入意见或点击“选择”按钮，选择已设置的语句（可在“个人事务”——>“常用短语”中进行个性化设置）。