物资管理办法.docx

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物资管理办法

物资管理办法

三、管理职责

（一）企审部门为公司物价职能管理部门，负责公司各类采购、处置物资的招标比价活动。

（二）生产管理部门为公司生产消耗性物资、检修技改材料计划管理部门，负责公司年度检修技改项目材料计划的编制、提报工作。

（三）工程管理部门为公司基建工程物资的计划管理部门，负责公司基建工程材料计划编制、提报工作。

（四）物资供应管理部门为公司物资管理工作具体执行职能部门，负责公司各类物资的采购、存储、发放等管理工作。

（五）质检管理部门为公司采购物资的质量检验职能管理部门，负责公司采购物资的质量检查验收工作。

（六）财务管理部门为公司采购物资账目的职能管理部门，负责公司物资的账目设立、采购资金的支付、库存盘点审核工作。

（七）计量管理部门为公司采购物资的计量管理职能部门，负责公司采购的能源物资的化验、检斤计量工作。

第二章材料计划管理

一、物资领用计划提报、审批、使用程序

（一）生产维修材料

根据我公司的生产特点，按以下程序分类控制：

一是年度检修项目计划；二是运行期维修项目计划；三是突发事故抢修项目计划。

1.依据运行期的供暖效果、设备管网运行情况、点检的结果以及设备使用寿命周期情况，首先由各分公司、计量所提出初步意见，生产管理部门会同有关部门根据公司相关制度规定进行审核，每年3月上旬汇总、核实、提出年度检修项目计划，经办公会研究批准后下发文件，确定该年度检修项目计划。

2.年度项目计划的补充项目按程序审批、下发文件，进入年度项目计划的实施程序。

3.运行期检修项目由分公司填写《生产材料计划单》，生产管理部门审查，公司领导批准后实施。

4.生产抢修项目的急用材料采取先由抢修部门填写材料领用应急单，由生产管理部门、物资供应部门负责人批准后，先到仓库领用，并及时补上材料计划，15日内将借条抽出。

5.各材料计划提报部门要对所提报项目的必要性、材料种类的符合性、材料数量的准确性、真实性进行核实，并负相应的责任。

（二）基建工程材料

基建工程材料计划由工程主办单位依据公司年度基建工程项目计划，对工程项目进行现场勘查后提出，材料领用计划经工程管理部门审核后报公司领导审签，计划批准后转物资供应部门进行采购。

对于确需乙方提供的材料必须在工程主办单位及工程管理部门审核后方可使用。

乙方的供材价格需申报物价管理部门从公司同期同类材料的价格体系中询查、定价。

（三）材料使用程序

1.项目主办单位在领取材料后，须妥善保管和使用，在装卸、运输、安装过程造成的物资及设备损坏，由责任单位承担赔偿责任。

2.项目完成后，主办单位须将余下的新料办理退库手续，退回材料须完好无损，不办理退库手续的材料按购入价格的1.7倍进行计费。

第三章物资采购管理

一、物资采购流程

工程管理部门

分公司

计划提报

计划提报、审批

生产管理部门

审批

物资供应部门

审核

物价管理部门

物资供应部门

比价

采购

质检部门

质检合格

入库（或发放到使用单位）

核对

计划

意见反馈

意见

反馈

意见

反馈

按照采购程序，提报的物资原则上应控制在15个工作日内到货并质检，各环节具体时间规定如下：

（1）计划提报及领导审批：

一般不超过5天；

（2）供应部门审核：

一般控制在1天；（3）比价：

最长为2天；（4）供应部门采购：

正常情况下最长为5天（如外地物资或需要临时加工物资应增加其运输时间和制作时间）；（5）质检入库：

最长为2天。

二、物资采购部门在物资采购过程中，应按照以下比价采购的原则和程序执行：

（一）采购部门进行采购时应坚持价格及费用择低、质量及服务择优的原则向供货商先行询价，所询单位不得少于三家，供货单位较多时可填列条件最好的三家，同时填写物资采购比价单，报公司物价管理部门予以比质比价。

（二）对于零星维修材料、低值易耗品等一次购买总量不超过1000元，且又需经常购买的物资，可在每年年初由物资采购部门及公司物价管理部门选择几家供货单位进行比价或竟标，择优选择1至2家，然后报公司领导确定。

供货单位及价格确定后，供货商需提供所供材料的价格表分别给公司财务部门、物价管理各一份，并要求采购员对每次购进的材料质量严格把关，本年度此类物资的采购无需再次比价。

比价部门应每季度了解和掌握此类物资市场价格变动情况，并及时对采购行为提出监督性意见。

（三）对于设备、机电、建材等大宗物资的采购，原则上通过公开社会招标的方式确定中标单位，招标工作由招投标管理部门组织实施，物资、质检、生产、财务、工程等有关部门及公司领导共同参与，按照科学评分标准，确定中标单位。

（四）因特殊情况急需采购的物资，总价在1000元以下时可在询价的基础上经比价部门、供应部门、使用部门协商后先行采购，但须在事后一周内补齐相关的比价手续。

（五）独家经营、价格垄断的物资在比价单上注明后可不予比价，但要通过积极协商谈判以争取享受到较低价格或优惠条件。

（六）对于需经常频繁调节的设备、或使用在人员密集的公共场所以及运行工况恶劣的材料和设备比价采购时应先遵循质量第一的原则，首选名优产品。

其具体的使用范围由使用单位提出，并在材料计划中注明，由生产管理部门或工程管理部门与比价部门共同审核确定。

三、所有的采购业务，原则上应都必须与供货单位签订供货合同或协议，并将产品的名称、规格型号、质量、价格、数量、供货时间、技术要求及付款方式等条款在合同或协议中约定清楚。

四、采购员在采购进货过程中，凡发现供货存在质量问题或质量隐患的，应立即通知供货单位停止供货，及时封存好存有质量问题或质量隐患的物资，以备质量鉴定。

对因供货质量问题给公司造成直接经济损失的，应要求供货单位赔偿所造成的经济损失，并退回所供该批次全部材料，同时会同物价管理部门、质检管理部门对供货单位进行评估，确定是否取消其供货资格。

五、物资采购款的结算

（一）物资采购部门必须凭物资采购合同、手续完备的供货发票和公司主要领导签批的支票领用单到公司财务部门办理货款结算，发票正面必须加盖公司物资采购比价专用章，质检合格章，后面附材料入库单，否则财务部门不得予以办理结算。

（二）大型设备、大宗物资及其他需先预付部分货款的物资采购，物资采购部门除出具手续完备的付款凭证外，还必须提供购货合同或购货协议。

第四章物资仓储管理

一、物资的入库管理

（一）所有物资购入后必须办理入库手续，并及时登记入帐，同时及时准确地录入公司仓储管理系统。

（二）采购的物资经质检合格后方可办理入库手续，入库时应严格检查物资的规格型号是否同随货同行或发票相符、技术资料是否齐全，如有不符应及时向部门负责人说明情况。

二、物资的出库管理

（一）仓库保管人员应严格按照公司下达的材料计划发放物资，并及时转卡、登帐，始终保持帐、卡、物三者相符。

（二）在领用物资前，项目主办单位须通过公司仓储管理系统查询物资的库存明细，申报领取物资，电脑系统生成出库单，主办单位在出库单上签字确认后方可办理出库。

应急材料单可由领用部门手工填写领料单，在补报材料计划后再通过仓储管理系统完善领用程序。

（三）保管人员发货时应按照先进先发、有效期短的先发、易损耗的先发的原则办理。

对于危险品、剧毒品、易燃易爆和贵重物品等特殊物资，保管人员要严格按规定程序管理和发放。

三、仓库物资的保管

（一）入库物资应按种类、规格、用途分类存放，货架标志要明显，做到存放整齐、清洁有序、便于收发盘点。

（二）物资存放应做好防锈、防潮、防冻、防霉、防变质工作，露天存放物资应上盖下垫，并做到定期检查，定期维护保养；对于危险品、剧毒品、易燃易爆和贵重物资，须妥善保管，定期检查，确保安全。

（三）对仓库物资应按规定定期进行盘点，做到帐、卡、物相符。

（四）各分公司备品备件属借用物资，遇生产急需等情况使用后应及时办理出库手续。

四、物资的帐目管理

（一）物资应按类别建帐立卡，帐簿要有统一的格式，分类装订。

（二）各类帐目要做到日清月结，当月发生的入库凭证要及时登帐，不得跨月。

（三）保管人员记帐时，应严格以凭证为依据，做到凭证、帐目相统一。

每月5日前与公司财务进行对帐，做到财务帐、保管帐相符。

五、物资的清查与处理

（一）每年年末企审、计财部门应组织供应部门对库存物资详细地清查盘点一次，对盘点中发现的盈亏情况，供应部门要列出明细，说明原因，经公司研究后按财务有关规定进行帐务处理。

（二）对于仓库长期积压不用的物资，物资供应部门在报经公司批准后，可按市价对外处置。

需重新进行定价的，物资供应部门组织相关部门重新定价，并按规定办理相关的处置手续，同时财务部门按规定做帐冲减库存物资。

（三）报废的固定资产，按照公司《固定资产管理办法》的规定进行处理。

第六章物资的质量检验

一、质检标准

对于有国家标准的物资，依据国家标准进行质检；对于无国家标准的物资材料，质检部门依据相关行业标准及公司与供货商签订的供货合同中约定的质量要求进行质检。

二、质检项目

（一）设备及电气设备：

使用说明书、合格证、技术资料、明细表等。

（二）各类物资：

使用说明书、合格证、技术资料、合格证、材质、外观、尺寸（包括长度、壁厚）、秤重等。

（三）设备及电气设备验收分为整体外观验收与试车运行验收两步进行，外观验收由物资供应部门通知质检部门进行初步质检。

试车验收由安装部门牵头组织质检部门、生产技术部门、设备管理部门、使用部门共同参与验收。

（四）质检的分类：

质检分为必检物资和抽检物资

1.以下物资属于必检物资：

设备、电气设备、钢（管）材、阀门、补偿器、成套仪表（盘）。

2.抽检物资

（1）水暖器材、标准件、各类零星材料。

（2）设备零配件及电气零部件、电缆。

（3）各类建筑材料、保温材料。

（五）质检的方法

1.对于必检物资，质检部门派质检人员到现场进行质检。

2.对于抽检物资，质检部门可采取分批次检验和抽检办法进行。

（六）质量检验流程

1.蒸汽：

计量部门统计每日外购蒸汽的流量、参数→质检员对蒸汽品质作出评价→评价报告报质检部门、生产技术管理部门、蒸汽结算部门。

2.设备及物资材料：

采购物资到达仓库或现场→物资供应部门根据同批次货物随货同行填写《质检验收通知及移交单》通知质检部门→质检部门根据情况组织相关部门，现场质检验收。

（七）质检争议的处理

1.对蒸汽的质量管理

生产管理部门每日应对外购蒸汽的数量、压力、温度进行统计，依据公司与热源厂签订的《蒸汽供用协议》对公司采购的蒸汽参数进行评价；每月填写“购入蒸汽统计评价表”，对购入蒸汽的质量进行总体评价并对蒸汽参数不合格时造成的影响进行评估。

如外购蒸汽出现质量问题，蒸汽结算部门应积极与热源厂进行协调，结算时提出索赔，填写“协调记录”。

2.对不合格品的处置

（1）对于未能通过验收及现场质检的物资材料，物资供应部门对质检不合格物料及时进行调换或退货。

《质检验收通知及移交单》作为处置不合格品的依据，须注明不合格的原因，并由质检部门备案向公司反馈质检情况。

（2）对于已经进入生产环节或使用单位的产品，在质保期内出现质量问题的物资材料：

由生产技术部门、工程部门及具体使用单位提出质量反馈意见，反馈给质检部门和物资供应部门，由物资供应部门对能够更换的材料由物资供应部门及时协调更换，对无法调换的材料由物资供应部门提出具体的处理意见，逐级上报公司领导研究处理。

（3）对于情况较为特殊但未能通过质检验收的能源物资，能够让步放行或作降价处理的，由物资供应部门提出处理意见，逐级上报，经公司主要领导批准后方可实施。

（八）质检反馈

质检部门每月根据抽样检验结果填写《物资检验结果汇总表》，分别报送公司主要领导、分管质检、供应、生产、财务的公司领导及物资的比价管理部门，反馈公司物资质检情况，物资的比价管理部门以此作为对供货商的评价依据之一。

第七章废旧物资管理

一、废旧物资回收的依据和范围

废旧物资的回收以公司制定的检修技改计划，更新改造计划及施工单位提报的材料计划为主要依据。

范围：

所有更换的设备和材料，包括设备、机电产品、线缆、仪表、钢管、阀门、管件、补偿器、固定支架等。

二、废旧物资回收流程

（一）生产、工程、计量部门应根据当年的检修技改计划和施工单位提报的材料计划，对应每个项目在材料计划中明确注明应交旧物资的规格、数量，经领导审批后转物资供应部门、分公司或项目主办单位。

（二）领用材料实行交旧领新制度。

分公司、施工单位根据材料计划上的交旧要求将替换下的废旧物资先交回供应部门后，再按材料计划领取新物资。

（三）如果因项目没完成不能及时交旧的，分公司、施工单位在领新前，对应交而未交的物资在缓交单上详细填写缓交物资名称、缓交原因及拟交旧时间。

交旧时间后延不得超过10天，无法交旧的应按材料购置价格的1-2倍进行处罚。

（四）因抢修不能及时提交材料计划也无法及时交旧的，待补交的材料计划审批后5天内交旧。

（五）拆除地下管网无法明确标注交旧物资规格、数量的，可以在材料计划上注明缓交。

在工程施工的同时，由工程主办单位、施工单位、监理单位共同测量，审定应交旧物资的规格、数量，填写在废旧物资交旧单上，如果工程量大，施工时间长，也可以分批交旧，但应在工程竣工后5日内完成。

交旧单一式叁份，施工队交旧的同时交供应部门一份，主办单位备案一份转交财务一份。

（六）若因特殊原因确实无法交旧的，工程主办单位须提交书面报告，经材料计划审核部门审定认可后，报公司生产及财务分管领导同时审批。

（七）物资供应部门依据材料计划交旧要求，核实分公司或施工单位交回的废旧物资规格、数量，对已交旧的物资注明交旧时间，清点无误后签收入库，并填写废旧物资入库单，第一联由供应部门留存，第二联由交旧单位留存，第三联交财务部门。

（八）应交旧的计量仪表实行分类保管。

因改型或损坏无法修复的仪表到供应部门交旧，因损坏可以修复使用的仪表由计量部门负责保管。

计量部门应建立可修复废旧仪表台帐。

（九）因改型更换或损坏而无法使用的大型设备，由审核部门在材料审批单上注明交旧原地封存。

供应部门应在交旧7日内到现场进行核实封存，由封存地所属分公司负责保管维护。

（十）财务、供应部门应建立废旧物资回收台帐，每月5日前财务与供应部门进行对帐。

财务部门于每月8日前将对帐情况形成书面报告交企审处。

三、废旧物资的修旧利废与处理程序

企审、生产、设备、供应、财务、计量、工程、各分公司负责人组成废旧物资评定小组。

由供应部门根据废旧物资回收情况及时提出申请，由企审部门召集评定小组对废旧物资进行评定。

（一）对修复费低于新购费用35%的废旧物资，由评定小组共同确定生产厂家委托修复，修复完毕入库备用；对公司能修复的仪表，修复完毕后入供应仓库备用。

（二）对无法修复或修复费高于新购费用35%的废旧物资以及公司不可能再使用的物资，由评定小组根据废旧物资的价格高低组织招标或比价确定商家集中处理。

（三）评定小组应对修复后可再次使用的物资，重新核定价格，办理入库手续。

（四）供应部门应对因改型更换及修复后重新入库的可用物资进行分类、定置存放、妥善保管，并应先于新物资发放给领用单位。

第八章检查与考核

一、每季度由公司企审部门组织相关部门对各单位物资领用计划的执行及使用情况，物资的采购、仓储、发放及交旧管理情况进行一次检查，对检查情况及出现的违规情况按上述规定予以处理，情节严重的报公司研究后处理。

二、每半年由企审与财务部门联合组织相关部门对库存资金占用情况进行核对。

同时在年末对仓库物资进行盘点，对检查情况及出现的违规情况整理后报公司研究处理。

三、计划提报单位须认真核算，确保材料计划提报准确，若工作懈怠、疏忽造成提报物资型号、数量严重错误，每次扣罚责任人300元。

五、任何单位和个人不得擅自处理公司废旧物资，一经查实，除处理所得款由公司全额收回外，并分别扣罚部门负责人、当事人200～1000元，情节严重的移交司法部门处理。