档案管理服务外包工作规范总则.docx

档案管理服务外包工作规范总则.docx

《档案管理服务外包工作规范总则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理服务外包工作规范总则.docx（33页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

档案管理服务外包工作规范总则

档案管理服务外包工作规范第1部分：

总则

2015年9月13日第四稿

前言

DA/TXX.1—XXXX《档案管理服务外包工作规范第1部分：

总则》为DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准的第1部分。

DA/TXX《档案管理服务外包工作规范》系列标准，还包括：

——DA/TXX.2—XXXX《档案管理服务外包工作规范第2部分：

档案寄存服务》

——DA/TXX.3—XXXX《档案管理服务外包工作规范第3部分：

档案数字化服务》

本标准的附录A、附录B和附录C是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：

XXXXXXXXXXXX

本标准主要起草人：

XXXXXXXXX

引言

随着社会专业化程度的提高和档案工作环境的变化，档案管理服务外包正在成为档案工作的重要发展趋势之一。

目前，我国档案管理外包服务企业（承包方）日益增多，外包服务内容日趋多样化，外包服务市场不断扩大。

但是，当前在档案管理服务外包领域中，无论是发包方的发包工作，还是承包方的服务工作均存在管理不科学、操作不规范、标准不统一的问题，造成诸多档案安全隐患。

为此，有必要制定相应标准，对档案管理服务外包工作予以规范、指引。

本标准旨在规范和引导档案管理服务外包行为，为各相关主体之间建立标准化的沟通语言，指引发包方科学开展档案管理服务外包的发包工作、选择合格的承包方，指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设、提升服务能力，提供第三方机构正确评价承包方的参考依据，从而推动档案管理服务外包工作的良性、有序发展。

《档案管理服务外包工作规范第1部分：

总则》从总体上对档案管理服务外包工作进行一般规范。

主要包括四个方面的内容：

第一，明确档案管理服务外包工作的原则；第二，从规划与审批、承包方筛选与确定、合同签订、合同执行及监督、评估与改进等过程为发包方工作提供指引；第三，提出承包方档案管理服务外包管理体系框架，并从战略管理、资源管理、业务管理和安全管理等方面对承包方基本服务能力建设提出要求；第四，对第三方机构的工作提出基本要求。

档案管理服务外包工作规范第1部分：

总则

1范围

本标准适用于：

——指引发包方科学开展档案管理服务外包发包工作，选择合格的承包方；

——指导承包方有效开展档案管理服务外包管理体系建设，提升服务能力；

——提供第三方机构正确评价档案管理服务外包承包方的参考依据。

2规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T19000质量管理体系基础和术语

GB/T19001质量管理体系要求

GB/T22080信息技术安全技术信息安全管理体系要求

GB/T22081信息技术安全技术信息安全管理实用规则

GB/T24353风险管理原则与实施指南

GB/T24001环境管理体系要求及使用指南

GB/T28000职业健康安全管理体系规范

GB/T28001职业健康安全管理体系实施指南

DA/T1-2000档案工作基本术语

DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范

档函〔2008〕207号档案工作突发事件应急处置管理办法

档函〔2013〕271号国家档案局关于加强档案托管中的安全管理杜绝失泄密隐患的通知

档办发〔2014〕7号档案数字化外包安全管理规范

3术语和定义

3.1档案archives/records

国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

[DA/T1-20003.1]

3.2档案管理archives/recordsmanagement

档案（3.1）的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。

[DA/T1-20003.2]

3.3服务外包serviceoutsourcing

某一机构将原本由自身承担的、非核心的全部或部分业务剥离出来，委托给其他机构完成，以降低成本、提高效率、优化产业链、提升自身核心竞争力的行为。

注：

“外包服务”是与“服务外包”相对应的一个术语，是指某一机构承接其他机构委托的业务，为其提供服务的行为。

3.4档案管理服务外包serviceoutsourcingofarchives/recordsmanagement

某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案（3.1），通过市场、以合同方式委托其他机构进行管理的行为。

3.5发包方client

档案管理服务外包（3.4）的需方。

在本标准中，发包方也称为客户。

3.6承包方serviceprovider

档案管理服务外包的供方（3.4）。

在本标准中，承包方也称为组织。

3.7分包商subcontractor

指承接分包业务的承包方（3.6）。

总承包方（3.6）将承接的档案管理外包服务业务中的部分业务委托给分包商（3.4）完成。

3.8第三方机构thethirdpartyorganization

发包方（3.5）、承包方（3.6）之外的，为发包方（3.5）提供中介、咨询、招标、监理及其他服务，或对承包方（3.6）的资质或服务能力进行评价、认证的独立的、非政府的机构。

3.9监管机构regulatoryauthority

对档案管理服务外包工作中各主体，包括发包方（3.5）、承包方（3.6）、分包商（3.7）、第三方机构（3.8）的相关行为，依法进行指导、监督的机构，包括档案行政管理部门、保密行政管理部门、工商行政管理部门以及其他行政管理部门等。

3.10档案寄存服务serviceofarchives/recordsdeposit

在不改变档案（3.1）所有权和处置权的前提下，发包方（3.6）将档案（3.5）委托给承包方（3.6）保管，承包方（3.6）为发包方（3.6）提供档案（3.1）保管的库房、设备、装具，进行日常保管、安全防护，并按需要提供利用的服务过程。

3.11档案数字化服务serviceofarchives/recordsdigitalization

承包方（3.6）利用扫描仪、数码相机等数码设备对发包方（3.5）的实体档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的服务过程。

参考DA/T31-20053.2

3.12档案整理服务serviceofarchives/recordsarrangement

承包方（3.6）按照一定原则对发包方（3.5）形成的档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的服务过程。

参考DA/T1-20005.1

3.13档案管理咨询服务serviceofarchives/recordsmanagementconsultation

承包方（3.6）通过口头或书面形式为发包方（3.5）提供意见、建议，指导、帮助发包方解决档案工作遇到的问题的服务过程。

3.14档案开发利用服务serviceofarchives/recordsexploringandusing

承包方（3.6）帮助发包方（3.5）将其保存的档案（3.1）通过多种途径、手段和技术、方法进行开发，形成各种形式的信息、知识产品，提供利用，发挥档案（3.1）价值的服务过程。

3.15服务能力servicecapability

承包方（3.6）提供服务的能力程度。

4基本原则

4.1发包方应该根据国家档案、保密相关法律法规和规章制度，确定档案管理服务外包的范围。

国家规定不得服务外包的档案不得列入服务外包的范围。

4.2在档案管理服务外包全过程中，发包方、承包方、分包商和其他相关方应以确保档案的真实、完整、可用和安全为最基本要求。

4.3档案管理服务外包工作主要涉及发包方、承包方、分包商、第三方机构和监管机构等5类主体。

各主体应该明确自身的义务或职责、权利，以及与其他相关主体之间的关系。

如图1所示。

4.3.1发包方和承包方通过签订合同建立委托与受托关系。

承包方为发包方提供的服务，通常包括档案寄存服务、档案整理服务、档案数字化服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务等几类业务单元。

4.3.2经发包方同意，承包方可将部分外包服务业务委托给分包商承担。

分包并不意味免除承包方履行合同的义务。

承包方须就分包商的服务质量向客户承担责任。

4.3.3分包商应根据与承包方的合同履行自身义务，与承包方共同为发包方提供服务。

承包方根据与分包方的合同对分包商的服务过程和服务质量进行监督，通过沟通获取分包商的支持，确保为发包方提供优质服务。

分包商须就其服务质量向承包方承担责任。

4.3.4第三方机构通过合同受发包方委托为其提供中介或咨询服务，或经相关部门批准或自行对承包方的资质或服务能力进行独立的评价、认证。

4.3.5监管机构应依据国家法律法规，对发包方、承包方、分包商和第三方机构等的相关行为进行指导、监督和检查。

4.3.6发包方、承包方、分包商和第三方机构应该主动接受、积极配合监管机构的指导、监督和检查。

发生（可能导致）档案受损或泄密的重大事件时，发包方、承包方及分包商应及时主动向档案行政管理部门、保密行政管理部门报告。

监管机构

发包方

承包方

第三方机构

委托/受托

（签订合同）

评价/认证

中介咨询服务

分包商

指导监督/接受指导监督

委托/受托

（签订合同）

图1：

档案管理服务外包工作中各主体之间的关系示意图

5发包方工作规范

5.1发包工作原则

5.1.1合法原则

发包方应识别整个档案管理服务外包工作过程中适用的国家法律法规，分析其对发包范围、过程及承包方筛选的影响，并采取有效措施遵守这些法律法规。

5.1.2安全原则

5.1.2.1发包方应当制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁，或国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。

5.1.2.2发包方在档案管理服务外包过程中应遵循档函〔2013〕271号、档办发〔2014〕7号的要求。

5.1.3可控原则

发包方应对档案管理服务外包工作全过程进行监控，对承包方的人员、基础设施、技术、管理工作、业务操作等进行必要的监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。

5.2发包工作过程与要求

5.2.1概述

规划与审批

承包方筛选

与确定

合同签订

合同执行

与监督

评估与改进

发包工作可分为规划与审批、承包方筛选与确定、签订合同、合同执行与监督、评估与改进等5个步骤。

如图2所示。

图2：

发包工作过程示意图

5.2.2规划与审批

5.2.2.1发包方应当制定档案管理服务外包工作规划，并得到有效的授权和批准。

5.2.1.2发包方应明确档案管理服务外包工作责任部门和负责人，实行责任制。

5.2.1.3发包方应在综合考虑国家法律法规的规定、自身发展战略和业务需要、档案的特点及其管理要求、自身资源和风险控制能力、费用等各种因素的基础上，分析档案管理服务外包的必要性与可行性，确定档案管理服务外包的范围与方式。

5.2.1.4发包方应当根据国家法律法规和制度标准，对档案进行价值鉴定和密级鉴定，明确可外包档案和不可外包档案的范围。

5.2.3承包方筛选与确定

5.2.3.1发包方应根据国家和上级部门关于服务采购管理的规定、档案管理服务外包工作规划，制定并执行具体的承包方筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。

5.2.3.2发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、档案的特点及其管理要求，明确对承包方的基本要求：

（1）承包方应为依法注册的企业法人，具有独立承担民事责任的能力；

（2）承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明；（3）承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。

5.2.3.3发包方可按重要程度、密级对档案进行分级，对于不同级别的档案选择具有不同资质、服务能力的承包方。

5.2.3.3发包方应要求承包方提供有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人员身份的文件或证件，以及营业执照、税务登记、组织机构代码和其他资质、许可的文件或证件，对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件。

5.2.3.4对于重要的承包方，发包方应在与其签订合同前开展深入的尽职调查，并将调查结果作为选择承包方的重要依据。

尽职调查宜在法律专业人员的指导或第三方机构的协助下进行。

5.2.4合同签订

5.2.4.1确定承包方后，发包方应与承包方签订书面合同，形成正式的委托与被委托的法律关系。

合同的主要条款可参考附录A。

5.2.4.2合同内容应至少包括服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的义务和权利、价格标准和付费方式、交付物、服务和交付期限、违约责任和赔偿条款、保密条款（也可签订专门的保密协议）、知识产权归属和处理方式等。

5.2.4.3合同中违约责任和赔偿条款，至少应包括在服务质量违约、保密违约、知识产权违约等情况下的赔偿及争端的解决机制。

5.2.4.4合同中应明确规定档案管理外包服务过程中产生、加工、交互的信息和知识产权的归属权，以及允许承包方使用的内容和范围。

5.2.4.5合同中应明确规定因国家法律法规或商业环境等变化而引起的合同变更或终止的触发条件，合同变更或终止的过渡安排以及承包方在过渡期间应该履行的主要职责。

5.2.4.6合同内容表述应严谨准确、清晰明确，避免因歧义而导致合同难以履行或引起争议。

5.2.4.7合同签订的手续应该齐备，符合法律要求。

5.2.5合同执行与监督

5.2.5.1发包方应当对合同的执行情况进行全过程、全方位的监控。

5.2.5.2对于承包方员工可能直接接触到档案内容或数据的外包服务项目（如档案数字化服务、档案整理服务、档案开发利用服务等），发包方应将直接参与本项目的承包方员工名单予以备案。

承包方员工备案表由发包方保存至本项目完工验收后一年以上。

承包方员工备案表样式可参考附录B。

5.2.5.3发包方应对承包方的人力资源管理、财务管理、保密管理、风险管理进行有效监控，至少每年对承包方进行1次实地检查。

特别关注其股权结构、实际控制人、高级管理人员变化，以及破产、兼并、关键岗位人员流失、财务状况恶化、内部管理混乱等可能造成服务意外终止或服务质量急剧下降的情况。

5.2.5.4发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告。

评估报告须包含如下内容：

（1）承包方股权结构的变化；

（2）承包方实际控制人、高级管理人员的变化；（3）承包方履行本合同所需各种资质的变化；（4）承包方财务状况；（5）承包方的人力资源状况，尤其是履行本合同的关键岗位人员变化；（6）承包方重要的技术、基础设施变化，重要的业务流程、质量管理以及安全管理变化等。

5.2.5.5发包方在合同的执行与监控过程中发现异常情况时，应当及时督促承包方采取纠正措施。

必要时，应对承包方违约行为采取法律手段，要求其履行违约责任。

5.2.5.6发生重大事件可能导致档案面临严重威胁时，发包方应当在充分评估影响、制定善后方案的前提下，考虑主动要求承包方终止服务，并采取相应善后措施。

5.2.5.7发生（可能导致）重大档案受损或泄密事件后，发包方应及时主动向上级主管部门、档案行政管理部门和保密行政管理部门报告。

5.2.6评估与改进

5.2.6.1档案管理服务外包工作结束或经过一定阶段（或一段时间）后，发包方应对承包方服务质量进行评价，评价结果作为承包方改进服务质量及今后服务项目准入的重要参考依据。

5.2.6.2发包方应当建立科学的承包方服务质量评估制度，确保评价结果的真实性和完整性。

5.2.6.5发包方应及时总结档案管理服务外包工作经验教训，持续改进发包工作。

6.2.6.6发包方应将在整个档案管理服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存，以备日后查用。

6承包方档案管理外包服务管理体系建设要求

6.1总体要求

6.1.1承包方应建立和完善档案管理外包服务管理体系，持续提升服务能力、改进服务质量，以更好地满足客户需求。

如图3所示。

6.1.2承包方档案管理外包服务管理体系建设的目标是提升服务能力。

服务能力以确保客户的档案的实体安全和信息安全为核心。

6.1.3服务能力分为基本服务能力和特定服务能力两部分。

基本服务能力是支撑承包方所有业务单元、服务项目的基础保障条件。

基本服务能力包括战略管理、资源管理、业务管理和安全管理四个方面。

特定服务能力是承包方开展不同业务单元、服务项目时应满足的特殊条件要求和应遵守的相关业务操作规范。

6.1.4承包方档案管理外包服务管理体系建设应坚持以客户为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、与客户互利的关系等原则。

6.1.5承包方档案管理外包服务管理体系应按照PDCA（计划—实施—评估—改进）循环进行建设。

业务管理

●合同管理

●客户关系管理

●分包商管理

●业务流程管理

●质量管理

资源管理

●人力资源管理

●财务管理

●技术管理

●基础设施管理

安全管理

●合规性管理

●保密管理

●风险管理

●知识产权管理

●环境管理

●职业健康管理

战略管理

●业务规划

●绩效管理

基本服务能力

档案

寄存

服务

档案

整理

服务

……

特定服务能力

档案

数字化

服务

档案管理咨询

服务

档案开发利用

服务

特殊要求

业务规范

特殊要求

业务规范

特殊要求

业务规范

特殊要求

业务规范

特殊要求

业务规范

特殊要求

业务规范

支

撑

档案管理外包服务管理体系计划Plan

档案管理外包服务管理体系评估Check

档案管理外包服务管理体系实施Do

档案管理外包服务管理体系改进Act

档案管理外包服务管理体系计划Plan

档案管理外包服务管理体系实施Do

档案管理外包服务管理体系改进Act

图3：

承包方档案管理外包服务管理体系建设示意图

6.2战略管理

6.2.1业务规划

6.2.1.1承包方应根据国家法律法规和市场环境的变化、组织条件和客户需求的发展，制定和实施业务规划。

6.2.1.2承包方应明确自身的长远发展目标，并将其分解为若干阶段和若干业务单元的目标，进而确定实现这些目标的主要措施和手段。

6.1.2.3承包方应定义组织一定时期内的服务对象和业务单元，建立服务目录。

服务目录一般包括服务名称、服务内容、服务质量、服务期限、业务方案、安全措施等。

6.1.2.4承包方应根据服务对象和业务单元，制定并实施档案管理外包服务管理体系建设计划，有针对性地持续提升基本服务能力和相应的特定服务能力。

6.1.2.5承包方应跟踪和评估业务规划的执行情况，根据内外环境条件的变化适时调整和修订业务规划。

6.2.2绩效管理

6.2.2.1承包方应建立绩效管理体系，持续改进组织绩效，以满足客户需求、实现组织发展目标。

6.2.2.2承包方应设定科学合理的组织绩效目标、部门绩效目标、项目组绩效目标和员工个人绩效目标，保证组织绩效目标、部门绩效目标、项目组绩效目标和员工个人绩效目标的一致性。

6.2.2.3承包方应进行绩效辅导与沟通，了解组织绩效执行过程中的问题和障碍，合理调整绩效计划，保证绩效管理的实施。

6.2.2.4承包方应运用关键绩效指标（KPI）、平衡计分卡（BSC）等方法对组织、部门、项目组和员工个人绩效进行评估。

对达成组织目标有贡献的行为和结果予以适当的奖励，对不符合组织目标的行为和结果进行一定的约束。

6.2.2.5承包方应实施绩效反馈，帮助部门、项目组、员工分析工作的成绩和不足，提出绩效改善方案。

6.3资源管理

6.3.1人力资源管理

6.3.1.1承包方应实行有效的人力资源管理，建立胜任客户和组织要求的员工队伍。

6.3.1.2承包方应该根据国家劳动法律法规，与员工签订书面劳动合同，履行用人单位义务，保障劳动者权益。

6.3.1.3承包方应根据客户需求和自身业务需要，确定每一业务单元、服务项目的岗位数量，定义每一岗位的职责范围和能力要求，并据此配备能胜任岗位工作的员工。

6.3.1.4承包方应保证每一业务单元都配有1名以上（含1名）具有档案学专业（或图书馆学、情报学、信息资源管理等相关专业）大学本科及以上学历，或具有档案中级专业技术职称的员工。

6.3.1.5鉴于某些档案的保密性或特殊性，承包方应对拟聘用的员工（尤其是可能接触到档案内容或数据的员工）进行必要的背景调查和犯罪记录调查，避免某些不适宜的员工接触档案内容。

背景调查和犯罪记录调查宜在法律专业人员的指导下依法进行。

6.3.1.6承包方应对所有员工进行不少于5天的岗前培训，至少每年开展1次不少于1天的在岗培训。

培训内容应该涵盖档案法律法规、档案管理业务、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求。

承包方应组织员工参加由档案行政管理部门、保密行政管理部门、客户举办的相关法规或业务培训。

6.3.1.7承包方应定期对所有员工的工作能力和绩效进行评估，指导和帮助员工持续提高工作能力和绩效。

6.3.1.8承包方应建立激励机制，激励员工为满足客户需求、实现组织目标而贡献力量。

6.3.1.9承包方应开展员工职业生涯规划，为员工提供职业发展机会。

6.3.2财务管理

6.3.2.1承包方应按照国家法律法规和组织的制度，开展财务管理活动，以降低成本，提高收益。

6.3.2.2承包方应根据业务单元、服务项目的具体情况，确定组织的财务管理目标，制定财务计划。

6.3.2.3承包方应针对各项业务计划，估计服务交付成本，进行财务预算，对成本和预算进行跟踪和监控。

6.3.2.4承包方应有效管理组织的各类资产，建立资产清单，跟踪资产价值变化。

6.3.2.5承包方应进行服务交付的财务审计。

6.3.2.6承包方可根据不同的合同类型和收费方式，采取不同的财务管理方式。

6.3.2.7承包方应增强财务风险意识，关注市场环境变化，提前预测可能的负面效应，并及时采取措施，确保组织财务的可持续性。

6.3.3技术管理

6.3.3.1承包方应加强技术管理，确保技术的有效性和充分性，以减小技术风险、提升技术核心竞争力，更好地服务于客户。

6.3.3.2承包方应掌握国家法律法规的要求，识别客户和自身的需求，获取和应用能满足这些需要的技术。

6.3.3.3承包方应持续完善和改进现有技术，尽可能地降低技术风险，并充分利用相应技术优势，形成企业技术核心竞争力。

6.3.3.4承包方应积极学习、引入新技术，新技术引入、应用之前应该获得相关许可或通过相关评估。

新技术应用后，应评估其对服务质量产生的影响，并采取相应改进措施。

6.3.4基础设施管理

6.3.4.1承包方应配备、管理和维护提供服务所需的各种基础设施（包括硬件设施和软件设施），为顺利完成服务工作提供保障。

6.3.4.2承包方应根据法律法规和标准的要求、客户的需求，以及实际业务的具体需要，确定基础设施需求，制定基础设施建设方案。

6.3.4.3承包方应根据基础设施建设方案，配置数量充足的基础设施。