浅谈现代企业行政管理者的能力和素质.docx

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浅谈现代企业行政管理者的能力和素质

浅谈现代企业行政管理者的能力和素质

人文社会科学系0912082班级,学号091208238

摘要：

本文主要对象为现代企业行政管理者，要分析他们所具备的能力和素质，就必须先了解企业行政管理和现代企业行政管理折的职责，根据这些内容从中挖掘企业行政管理者所具备的能力和素质。

从而有所依据，有目的的对现代企业行政管理者的能力和素质进行分析。

关键词：

现代企业行政管理；能力和素质；职责

在企业的管理者中，没有任何职位像企业行政管理着那样需要面对大量的事务，处理企业内外部的各种人际关系。

现代企业中最难做的工作是“对人的工作”，最不喜好做的工作是繁杂细致的事务工作，而现代企业行政管理者恰恰是这两种工作性质的综合。

这种工作对管理者的素质要求高，需要全面的、综合的个人素质和魅力去影响企业的高级人员，从而在企业中树立起权威。

下面就从现代企业行政管理入手，深入了解现代企业行政管理工作，从而分析现代企业行政管理者的能力和素质。

一、现代企业行政管理及现代企业行政管理者

现代企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的，它是企业组织管理工作的重要部分，担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，对现代企业的发展发挥着很强的规划、指导、管理、监督、协调、服务等作用，推动并保证企业各部门工作的顺利有效进行和相互之间的协调。

总之，企业行政管理在企业内部从事的主要是从事管理、协调、服务这三部分工作，其中管理、协调是核心，服务是根本。

企业行政管理者不同于企业行政管理人员，他不仅要管理本部门的日常工作同时还需要总体把握企业总体行政工作，负责部门沟通、企业文化管理、会议管理、人事行政管理、物质财产管理、安全管理等事务，相当于企业的“大管家”。

它的工作看上去琐碎繁杂不起眼，但这些事务却正是企业获得战略发展的基础，决定着企业的兴衰和发展趋势。

因此，企业行政管理者必须具备极高的素质和岗位技能。

了解现代企业行政管理者的能力和素质不仅能对企业行政管理工作加深认识，还能有重点的去培养锻炼，为今后的职业生涯奠定基础。

二、现代企业行政管理者的职责

现代企业行政管理者德职责是通过计划、组织、控制与领导来实现对企业行政事务的管理与控制，其工作重点是负责企业日常行政工作的展开，工作范围十分广泛。

（一）承办职责

现代企业行政管理者的首要职责是对企业决策方案的贯彻与实施，以及承办各职能部门要求办理的事项等。

如公司年度会议、庆祝活动或与其他公司的联谊，都需要行政部门去协调办理。

企业行政管理者应在繁杂的工作中区别轻重缓急，进行有条理的安排和操作。

（二）参谋职责

决策是领导层的基本功能和职责。

现代行政管理者应在决策的过程中承担辅助参谋的重要职责。

因为行政管理者的工作特性包括实际工作接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上能够在企业决策过程中提高必要的咨询服务，因此，对于企业领导者的决策进行参谋是必不可少的。

（三）企业管理职责

即对企业行政事务实行管理，主要包括一下四个方面，文书、人员、信息和日常事务。

表1

文书

主要包括公共信息发布，信件管理，公文的拟定、签发、批办等

人员

知人善用，达到人才高效利用

信息

对企业信息、档案文件进行筛选保管，为企业领导者的正确决策提供依据，为保证企业各部门工作的顺利开展提供服务

日常事务

会议、后勤、规章制度等的有效管理

（四）协调职责

企业是一个团队组织，为了能使其良好运转，需要进行有效的协调与沟通，这也是现代企业行政管理者能力的要求：

纵向协调：

上令下行，上情下达，上下紧密配合，步调一致。

横向协调：

企业各部门之间的信息交流与沟通。

内外部协调：

与媒体、社会团体和政府的关系建立维护，使公共形象规范化，建立良好的沟通交流渠道。

通过以上职责的叙述，可以提炼出现代企业行政管理者的能力和素质，有所依据并且能够得到对照与支撑，了解现实情况。

从而对于现代企业行政管理者的能力和素质有更加直观和深刻的理解。

管理者的职责决定着他们应当具备的能力和素质。

三、现代企业行政管理者的能力和素质

前面已经现代对企业行政管理的工作和内容加以了解，下面就具有针对性的在企业行政管理日常工作中挖掘出其应具备的能力和素质

（一）基本素质

企业行政管理者是行政工作的领军人物，其个人素质的高低直接关系到行政部门管理水平的高低，关系到行政管理工作是否能顺利高效地进行，因此，对于企业行政管理者的基本素质有如下几点：

1.知识结构

行政工作的属性要求行政管理者必须具备丰富的专业知识，而这些知识的构成应与行政管理工作密切的知识为核心，选择相关联的知识作为外围、边缘的知识层以辅助。

科学的管理方法将指导管理者选择使用合适的管理工具、管理手段应对现实事务。

同时，增长一些新理念，新知识对于适应行政工作环境的发展变化也具有很大作用。

专业知识是行政管理者知识结构的核心，主要包括两个方面的内容：

一是与行政工作有直接关系的行政学、人事管理学、组织行为学、公共关系学、文书学、档案管理学、应用写作学、领导学等学科知识。

二是行政管理者所在行业的专业知识，行政管理者在哪一行业工作，就应精通哪一行业的专业知识。

只有懂得这方面的专业知识才能适应工作环境，从而更好地进行企业行政事务的管理工作。

相关知识包括以社会科学知识和自然科学知识为基础而形成的知识结构和与行政工作密切联系的相关知识。

基础知识掌握得越多、越牢固，才能进一步学习其他方面的知识，准确地理解企业的方针政策，领会企业领导意图，提高自己的判断与决策能力。

与行政工作密切联系的相关知识包括：

系统论、信息论、控制论等现代管理学知识；管理心理学、领导心理学、秘书心理学、人际关系心理学等心理学知识；行为科学、社交礼仪等公关学知识；管理学、预测学、决策学等软科学知识；市场学、物价学、管理经济学、股票、证券等经济理论知识以及法学、新闻学、情报学、计算机应用等相关科学知识。

除此之外，企业行政管理者还应与时俱进，了解新知识、新理念。

在这个科技化的社会，许多新兴技术与科学方法大量涌入企业，并在逐步改变企业的管理模式，极大的影响着企业的管理工作。

企业行政管理者需要正视这些新理念、新知识对员工的影响，认真研究并做到与行政管理的有效融合。

2.良好的职业心理素质

一个优秀的现代企业行政管理者要具有良好、稳定的职业心理素质即职业道德和良好心理素质。

职业道德不应只成为一个概念、一句口号，它必须深入到企业的所有成员的心中。

作为负责企业行政管理工作的现代企业行政管理者要把职业道德看成是个人综合素质的重要组成部分：

较强的责任感、以身作则、公私分明、严守信用等都是不可或缺。

同时行政管理者在处理各种各样的行政事务和协调各个层次的员工关系时，面对着巨大的压力，良好的心理素质必不可少。

具备健全的心理素质才能缓解压力，调整好心态，从而更好的投入工作。

只有拥有坚强的意志力、顽强的自制力。

宽宏豁达的气度、稳定乐观的情绪，才能在企业行政管理工作中游刃有余。

（二）沟通与协调的艺术

现代企业行政管理部门是企业组织管理工作的重要执行部门，在执行企业任务或进行活动等时，时时处处都伴随着与各部门的协调与沟通。

它是企业中一项必不可少的活动，是解决矛盾的一种方法。

在企业中，人与人之间、部门与部门之间在进行计划任务时不可能没有矛盾，这就需要采用协商和调节的办法，解决这些已经出现或可能出现的矛盾。

因此，现代企业行政管理者就需要做好企业的协调沟通工作。

协调即调节企业员工、部门在社会活动中相互之间的关系，使之分工合作、步调一致、目标趋同，从而取得最佳的工作成果和企业效益。

图1

（三）建立完善健全的规章制度的能力

俗话说得好“无规矩不成方圆”，企业的规章制度的完善为企业的正常运转提供前提，企业的制度化管理是企业按章制度进行管理的过程，是使企业成员的行为符合特定标准的必要手段，制度体系是否科学合理直接影响到企业管理水平和经济效益的提高，因材企业行政管理者拥有建立完善健全的规章制度的能力必不可少。

在制定并建立企业制度体系时应从以下几个方面考虑：

1.可行性

规章制度是去了可行性，也就失去了存在的价值和意义，企业行政管理者在制定规章制度时应避免其脱离实际，把根本办不到的事情写为条纹，也不能全部都写入规章适度，从而影响人们的积极性和创造性的发挥。

2.群体性

企业行政管理者在制定规章制度是，应立足于最广大员工的利益，以充分调动员工的积极性，在规章制度的过程中，可以采用随机抽样带调查，联系企业现状，防止闭门造车，是规章制度脱离大多数员工，不切合实际发展的需要。

3.联系性

联系企业发展规划与方向，并确保与之协调；联系企业各部门的规章制度，使其精神与各部保持大体一致，从而使规章制度在执行过程中顺利通畅；联系历史与未来，不断更新完善企业规章制度，只有这样，才能使制定出的规章制度具有连续性、系统性和可持续性。

由于企业行政事务的繁杂，因此，每一类别都需要相应的规章指的，一保证各项工作的顺利实施，但万变不离其宗。

在制定规章制度的过程中，从以上三点出发，发现共同点，就可是企业行政管理者在实际工作时提高工作效率，实现高效管理。

（四）对会议的高效组织和控制技能

在现代企业发展中，各种大型公共会议和内部企业会议不可枚举，如何达到据定的会议目的，促成会议沟通的高效率和会议的油箱控制是企业行政管理者在会议管理工作中必备的能力，只有对会议进行有效控制，才能缩短会议的时间，增强会议的质量、数量与进度，使企业不至于陷入“文山会海”之中，从而提高办事效率和工作效率，使会议不流于形式。

在会议发生过程中，将工作细化，充分授权，完成以下四个过程，那么举行会议的初衷也就会达到。

图2

（五）物资财产及信息资源的管理能力

1．物资财产的合理控制能力

企业财产管理是企业所有物资财产的购置、运用、维护等工作，是行政办公的重要组成部门，物资财产管理包括对物资财产的采购控制和对财产的妥善保管，以及对其进行合理分配合使用，从而实现其在物资财产方面的邮箱控制管理。

企业行政管理者对物资财产的综合管理工作人物主要是对企业物资财产进行合理调变安排，为企业活动提供必要的物质保障、秩序保障和运营保障服务。

对于物资财产的合理控制能力的培养，需要企业行政管理者了解物资财产管理的要求并对物资财产进行科学分类同时结合公司财政收支现状分析问题，从而实现高效管理。

2.信息资源的管理能力

随着技术和经济的发展，信息技术在现代企业管理中的运用日益广泛，许多企业已将先进的电子技术、通信技术、信息技术、系统科学及其设备运用到企业的办公之中，形成了人机信息处理系统，使企业的各种办公活动实现科学化、自动化。

作为企业的行政管理者，可以通过实现企业的自动化办公来降低工作人员的劳动强度，提高工作效率，同时还解决了传统办公方式在沟通、协作和控制等方面存在的问题，最终实现企业在决策管理过程中的信息化。

因此，现代企业行政管理者必须拥有信息资源的管理能力从而实现信息资源的高效利用与整合。

在企业的经营管理中，信息已成为第四大经营资源，任何一条有用的信息都可能产生惊人的效益。

现代企业行政管理者要做好信息管理工作，必须认识到自身所辖的行政办公部门是企业的综合办事机构，不单单是为某项业务进行工作服务，而是为了服务于企业的决策和全部的智慧管理工作，内容十分广泛，千变万化。

要对与本企业相关的经济、科技、政治、社会、生活等信息，有意识的进行捕捉与收集、筛选与加工、整理与储存、传递与服务、开发与利用，从而达到真是准确、及时有效、充分利用的目的，为企业的运营起到指导性、战略性、方向性的作用。

四、小结

通过以上分析，简要了解了现代企业行政管理者的能力和素质，现代企业行政管理者的工作决定着企业的兴衰与发展趋势，因此了解其具备的能力和素质有助于企业的良性发展，实现企业稳步发展。

“在其位谋其政”，岗位决定能力和素质，因此，通过对企业行政管理的学习和认识，对于现代企业行政管理者的能力和素质也会有更加深入的了解。

※※※※※

谢谢老师的阅读！

参考文献

1.吴振兴.行政经理工作手册.哈尔滨出版社，2006,34-66

2.李伟.行政部门岗位绩效考核与薪酬设计模板，中国海关出版社，2006,2-8

3.边惠敏.行政总监.西南财经大学出版社,2006,114-178

4.李建华.企业行政管理教程.中国劳动社会保障出版社，2009,65-99

5.何翔舟.行政管理案例分析.浙江大学出版社,2008,87-90

附录

行政部门工作分析流程图

行政部经理职位说明书

职位名称

行政部经理

职位代码

所属部门

行政部

职系

职等职级

直属上级

行政总监

晋升方向

行政总监/人力资源总监/运营总监

候选渠道

轮转岗位

薪金标准

填写日期

核准人

职位概要：

规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。

工作内容：

1.负责吃本部的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部职责范围内的各项工作任务；

2.贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合；

3.负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟定、检查、监督和执行；

4.组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；

5.起草及归档公司相关文件；

6.收集、整理公司内部信息，即使组织编写公司大事记；

7.管理公司重要资质证件；

8.组织好来客接待和相关的外联工作；

9.负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。

本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作。

10.做好公司生活用房及财产管理工作。

建立生活用房屋固定资产账册、员工宿舍等能够与行政后勤生活服务的财产账册；

11.负责公司内部治安管理工作。

维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生；

12.负责做好公司用水、电的管理工作。

认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维护计量器具，搞好电气设备和路线的保养维修工作；

13.负责组织部门人员的培训教育工作。

协同人事部做好各项工作，定期开展岗位优质服务和业务竞赛评比活动；

14.有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价；

15.按时完成公司领导交办的其他工作任务。

职责范围：

管理权限：

受总经理的委托，行使对公司行政后勤、总务、保卫工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力，并承担执行公司各项规程、工作指令的义务。

管理责任：

对所分管的工作全面负责。

任职资格：

教育背景：

中文、公关文秘、行政管理等相关专业本科以上学历。

培训经历：

受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、行政知识等方面的培训。

工作经验：

5年以上工作经验。

2年以上本岗位中型公司行政部或人力资源部工作的经验。

职业技能：

熟练的中英文写作、口语、阅读能力；

优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；

较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；

熟练使用办公软件、办公自动化设备；

较好的英文听、说、读、写能力。

职业素质：

能团结同事，有较强的工作责任感和事业心；

坚持原则，具有较强的警惕性和处理突发事件的能力；

具有处理行政事务工作的耐心；

做事客观、严谨、负责、踏实、敬业；

具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。

工作条件：

在办公室工作，环境舒适，基本无危险，无职业病危险。