系统文档范例.docx
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系统文档范例
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1系统规划
1.1系统背景
随着科技的不断进步，企业都在不断的注重管理的信息化以完善企业管理，增强企业自身的竞争力。
医药业也不例外，通过较完善的信息系统来实现自身企业对内部管理的方便性、合理性、快捷性、高效性等要求。
随着计算机技术的飞速发展，计算机在系统管理中的应用越来越普及，利用计算机实现各个系统的管理显得越来越重要。
对于一些大中型管理部门来说，利用计算机支持管理高效率完成管理的日常事务，是适应现代管理制度要求、推动管理走向科学化、规范化的必要条件；而药品管理是一项琐碎、复杂而又十分细致的工作，药品数量之庞大、单价的变化、进货厂商的不同，一般不允许出错，如果实行手工操作，每天进货的情况以及进货时间等须手工填制大量的表格，这就会耗费药品管理工作人员大量的时间和精力，如果利用计算机进行这些管理工作，不仅能够保证各种核算准确无误、快速记录，而且还可以利用计算机对有关的各种信息进行统计，服务于财务部门其他方面的核算和财务处理，同时计算机具有手工管理所无法比拟的优点，例如：
检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。
这些优点能够极大地提高管理的效率,也是管理行业的科学化、正规化管理，与世界接轨的重要条件。
当今的企业信息系统不但是传统手工信息管理系统的替代者，而且也是先进管理思想的体现者。
以前的手工管理效率低是最明显的缺陷，另外，数据的一致性不好维护，如某个药品信息的记录有所改动（如更改编号），那么该要品的其他记录就与此不一致，造成查询的费时费力。
要把全部数据都更改又相当不方便。
对药品库存的盘点也很不方便，而且需要较多的人来进行管理操作，而且容易出错，造成数据的不一致。
而药品业是关民生的行业，错误信息可能会造成不可收拾的严重后果。
因此，运用高效、准确的信息管理系统来替代手工管理是完善医药业管理的有效手段。
数据库技术的应用也为药品管理信息的实现创造了条件。
在医院药品管理信息系统中数据库是关键，数据库中的数据就是企业的重要资源，数据库设计的好坏影响着药品管理信息系统的好坏。
药品管理信息系统中的核心技术就是数据库技术。
1.2项目研究的意义
商业企业库存管理信息系统主要解决的是商品库存方面的信息管理问题，还没被广泛应用到企业信息化管理中。
库存管理模块占企业总资产的20-30%，被称作“第三利润源泉”，所以商业企业对库存进行全面的管理是非常有必要的[5]。
商业企业已从传统的进销存一体经营模式转为国际通行的进销分离模式。
建立商品库存管理信息系统，对于商业企业加强商品在内部流通过程中的合理调配、合理存储，减少内部流通成本具有积极意义。
建立商品库存管理信息系统，是众多商家的迫切需要，也是商品经济发展的必然产物；一套完整的库存管理信息系统，不仅能合理的管理商品流通减少货物冗余、加速资金周转，控制商品价格的波动，而且它能规范商品流通的工作流程，减少人为因素的影响，更重要的是它能利用历史数据，为管理者的决策提供分析数据。
因此，为了给商业企业的库存管理者提供强有力的库存决策，更好地帮助他们进行有效的库存管理，提高企业市场竞争力，分析与设计库存管理信息系统有着非常重要的实际意义。
1.3系统介绍
1.3.1系统目标
本系统开发混合采用结构化系统开发方法与面向对象的开发方法，结合两种开发方法各自的优势进行系统开发。
对原来的库存管理系统进行改进，使之能为公司提供强大的管理支持和查询服务，具体完成以下功能：
·库存输入
·库存修改
·库存查询
·库存处理
系统实现后，由计算机系统代替原来烦琐的人工档案管理，能完成以下功能：
·档案查询
·档案更新
·档案输出
1.3.2系统功能
商业企业库存管理活动可分为商品入库、商品存储保管、商品出库和辅助决策四个部分。
其具体功能如下：
（1）商品入库信息系统
商品入库作业是商业企业库存管理的开始，包括商品的接运、卸货、搬运、清点数量、商品验收、整理、堆码、办理入库手续等一系列的操作过程。
它是根据商品储存计划和入库凭证安排的，按照规定的程序，仓库进行收货的业务。
入库信息系统的处理范围包括从接收入库开始确认存储位置，到更新库存的处理。
接收入库：
商业企业从供应商那里事先获得到货预订信息并存储在计算机系统中。
实际到货时，通过扫描读取该条码检索出到货单位所对应的该商品信息，经过信息的确认后就可以完成接收货物的作业。
存放指示：
使商品存储的位置通过计算机系统自动进行分配，并输出存储位置的指示书，向作业人员进行指示。
更新库存：
在分散处理时，更新库存分为中央和分散两次更新库存。
如果在入库的商品立即出库的系统中，在分散计算机中更新所掌握的不同保管位置的库存，然后联网更新在中央计算机系统中所掌握的不同仓库的库存。
在入库的商品不需要立即出库的情况下，在分散计算机系统中立即进行更新处理。
为了使中央和分散两方的库存保持一致，需要建立日常能够进行两方库存对账的功能。
入库确认：
入库确认主要是核对录入的各种入库信息是否正确，如果出现了错误，要回到取消接收入库信息的状态，重新从接收入库开始修改。
如果全部正常处理，根据入库确认输出实际入库的信息。
信息生成：
为入库处理的最后步骤，要生成接收累计的会计信息，用以反映会计系统的接收台账、库存账，将信息存储到相应的数据库。
（2）储存保管信息系统
储存保管阶段是商业企业库存管理作业的重要环节。
这一阶段商品在整个储存期间，为保持商品的原有使用价值，仓库需要采取一系列保管、保养措施。
在库信息系统的处理范围包括事先设定库存的指标，到盘点管理等。
检索库存：
让业务人员知道正确的库存量，判断是否与订单相对应。
在电子商务环境下，商业企业充分利用通畅的网络渠道，可以及时地检索到公司在各地的库存及供应链上其他企业的与库存相关的库存最新资料。
输出收付管理资料：
商品入库和出库时要登记实物的卡片，在计算机系统中为了正确的管理库存，存储着入库的纪录。
计算机系统生成收付表单，并根据收付的实际业绩掌握将来的业务量。
补充库存：
商业企业库存补充可以分为定期补充和紧急补充。
定期补充是按照所确定的安全库存，根据库内储存的商品进行补充的汇总，指示完成补充库存的处理。
紧急补充是以出库预定的数据为基础的，当进行商品分配时，拣货货区不足由存储库区紧急补充。
盘点：
查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因，并应进行相应的账务处理，调整存货的实存数，使存货的账面记录与库存实物相符。
计算机系统中，根据库存数据库对仓库、不同货架存储的商品进行盘点，事先要输出有关盘点清单。
（3）商品出库信息系统
商品出库作业是商业企业库存管理业务的最后一个环节。
这一阶段是根据出库凭证，为使商品准确、及时、安全地发放出去所进行的一系列作业活动。
对商品出库，要求发货准确、及时，保质保量地交给仓单持有人；出库的商品必须包装完整、标记清楚、数量准确。
出库信息系统的处理范围包括从按订单准备出库开始，实际的货物出库到向会计系统传送已经出库的信息为止。
汇总出库数据：
对商品分配结束之后的订单数据进行汇总，从中央计算机系统得到出库数据，确认数据的内容，按照出库数据的顺序进行排列替换并编辑有关内容。
为进行单据拣货的仓库生成处理的单据，在进行配车处理的同时对配车处理传送出库数据。
在电子商务环境下，商业企业通过网络可以汇总出公司各地仓库的出库数据，汇总后的数据为企业决策提供依据。
拣货处理：
汇总的拣货清单按照商品单位合计出库数据，与作业人员的作业单位匹配输出商品的分类。
单据拣货时，在汇总出库数据之后，考虑配送业务按照不同的方面排列替换出库单据，以单据为单位输出拣货清单并进行拣货处理。
分拣处理：
分拣处理是集合拣货的后处理作业。
在以商品的总量为单位进行拣货之后，再按照不同的订单分配商品。
生成分拣货架和订单，以及这些内容的商品所联系的分拣清单，按照拣货的顺序参考分拣清单，向分拣货架分配商品。
生成出库单据：
计算机进行出库作业指示，即对拣货、分拣等进行出库作业指示的订单进行生成出库单据的准备，与出库单据的形式相吻合，加工订单信息，随时输出单据。
出库确认：
确认出库处理，以接受订单检索出预定出库的出库数据，对出库单据和商品、数量等是否一致、实物和数量是否一致进行确认。
有关集合包装的订单，由于在包装时确认内容，只确认包装的个数，所以在出库区放置货物时，读取货物标签的条码进行出库确认。
传送数据：
在分散计算机系统中处理完成的出库数据要传送到中央计算机系统中，并在中央计算机系统中更新库存。
向结算系统中传送支付信息，附加销售信息、内部的交易信息等对会计的必要项目生成传送文件。
（4）辅助决策子系统
辅助决策的功能是对数据的分析和决策功能，这部分功能是该系统的核心功能，它包括库存决策的建立和库存决策运行。
为了更方便快捷地进行库存决策，将商品和某种库存模型建立关联。
具体建立过程为，根据对历史数据和现行数据分析，确定或预测商品的需求量和需求速度，根据合理的决策模型，以及合理确定模型的参数，将此作为该商品的库存决策方案保存下来。
预警提示：
根据限额的数据设计出库存量预警提示。
订货决策：
根据预警提示的某种商品，对其库存数据录入后，进行决策分析，并能够进行订货数量的相关决策最后制定库存订货决策。
数据管理：
数据管理功能是对预警提示信息和订货决策数据的存储管理，对这些数据的存储与维护是实行科学决策所必须的，是辅助管理决策系统的基础性功能。
1.4系统开发计划（略）
1.5可行性分析
（1）技术的可行性
要求系统开发人员能够熟练运用VB、VF等编程语言，并需要计算机一台。
目前技术人员已经掌握这些编程语言，学生实验室由多台电脑供学生使用。
因此，本此系统开发在技术上是可行的。
（2）时间可行性
开发时间约需要三个月左右。
前两个月主要用于系统分析、设计、实现，后面的时间用于调试。
（3）经济可行性
现在已有一部分计算机等所需设备，可以充分发挥作用，节约不少设备资金，其余开发人员费用由连锁店支付。
（4）人员可行性
所需人员10人左右，其中由系统分析员、系统设计员、程序员等构成，同时应有超市业务人员参与。
开发小组进行培训学习后可达到技术和业务上开发的要求。
2系统分析
系统分析（又称逻辑设计）是管理信息系统开发的关键环节，要求在系统调查的基础上，对新系统的功能进行细致的分析，并建立一个新系统的逻辑模型。
新系统的逻辑模型由系统业务流程图、数据流程图、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成，最后要完成系统分析报告（也称为系统逻辑设计说明书）。
2.1系统组织状况
2.1.1系统组织结构及职责描述
该超市的组织结构如图所示。
超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各连锁店经理和配送中心；配送中心在超市的经营中所扮演的角色是给货品不足的各连锁店补充货品，相对来说，此部门是相对独立的；连锁店由专职经理负责，每家连锁店分为库存管理部、销售部、财务部和人事部四个主要部门。
库存管理部的主要任务是根据销售部提供的信息和配送中心及时联系，使库房货源充足；责任货物的接收，并安排好货物的存放事宜；对每天进出库房的货物进行详细记录，使基础数据完备。
图1－1原系统组织结构图
销售部主要责任日常销售工作，包括物品摆放、货架整理、收银台等货物销售区的日常事务；及时准确地将销售信息反馈给其他部门，以保证商品的及时供应更新；同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供实际销售的基础数据。
财务部负责一切与财务有关的各项事宜，全面记录公司的所有收支资金流动，包括各种收入、支出、税务、财务结算等。
对进出贷款实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。
人事部的工作重心在店内员工的工作安排、分配、调动、管理，也包括对人事档案的整理，定期分批对员工进行培训，以增加专业知识，为把公司凝聚成统一、奋进的团队而提供保障。
2.1.2库存管理功能
不同的经济主体所面对的物流形式是不同的，处理的方式和方法也不同，因此也没有统一的物流信息系统功能结构模式。
本系统研究的库存管理信息系统的功能结构是在现代化、信息化的条件下，为商业企业适应新的库存管理模式而设计的一种比较通用的功能结构。
由于商业企业库存管理活动可分为商品入库、商品存储保管、商品出库和辅助决策管理四个阶段，因此可以将商业企业库存管理信息系统分为入库管理信息系统、储存保管信息系统、出库管理信息系统和辅助决策信息系统四个部分。
如下图2所示：
图2商业企业库存管理功能图
2.2系统业务流程图
业务流程分析的任务是调查系统中各环节的管理业务活动，掌握管理业务的内容、作用及信息的输入、输出、数据存储和信息的处理方法及过程等，为建立管理信息系统数据模型和逻辑模型打下基础。
业务流程图是掌握现行系统状况、确立系统逻辑模型不可缺少的环节，是系统分析和描述现行系统的重要工具，是业务流程调查结果的图形化表示。
商业企业库存管理信息系统的主要业务流程是:
商品入库管理、商品的存储保管、商品出库管理和辅助决策管理。
如下图3所示：
图3库存管理信息系统业务流程图
商业企业库存管理信息系统的业务流程如下:
采购部门向供应商发送采购订单后，供应商安排发货，经过验收入库等程序后，保管人员安排货物存放，并向财务部门发送货物入库单据。
保管人员要定期对存货进行盘点，当盘点数据与企业库存数据有差异时，企业需要对这些货品的计算机仓储数进行更新，并向财务部门发送相关数据，以调整存货信息。
销售部门接收到来自于客户的订单，并向仓库部门发送客户订单要求发货。
仓库部门根据订单安排拣货出库，并向客户发送货物。
辅助决策人员根据库存表作出相关决策和预警提示。
2.3系统数据流程图
数据流程分析可以按照自顶向下、逐层分解、逐步细化的结构化分析方式进行，通过分层的数据流程图来实现。
DFD是描述新系统数据输入、数据输出、数据存储及数据处理之间关系的一种强有利的工具，同时也是与用户进行紧密配合的有效媒介。
2.3.1系统顶层数据流程设计
从下图4可以看出，库存管理信息系统所涉及到的外部实体主要包括了采购部门、财务部门、销售部门以及其他的相关部门。
图4库存管理信息系统顶层数据流程图
库存管理信息系统从采购部门处获得供应商发货通知单，系统调用库存基础数据管理中的仓库种类、货位状态等信息进行货物入库存放。
财务部门通过核算各种业务单据向系统提供收付款信息。
库存管理信息系统接收到销售部门的商品销售计划，系统安排货物拣选以及出库。
有关部门通过查询库存信息向其他部门提供相应的解决方案。
最后，由于存在出入库误差以及存货在库期间的损耗，所以保管人员要及时进行货物盘点以及调整，从而保证库存信息的准确性。
2.3.2系统一层数据流程设计
为了能把库存管理信息系统中有关出、入库和存储保管、辅助决策的细节表示出来，在顶层图的基础上，自顶向下地进行分解，得到库存管理信息系统的第一层数据流程图，如下图5所示。
从第一层数据流程图中可以更为细致的看出，库存管理的主要流程可以分为四个主要的过程:
收货入库、存储保管、拣货出库和辅助决策。
图5库存管理系统一层数据流程图
当采购部门将供应商发货通知发送到库存管理部门的时候，收货入库流程开始。
库存部门要对照入库单核对发货通知单，并根据库位信息安排货物入库，入库结束后，要将入库信息及时入帐并通知财务部门。
存储保管时，保管人员要根据盘点清单进行存货的盘点，之后要对商品库存信息进行调整并将盘点调整数据及时发送给财务部门做相应的处理。
库存管理部门收到来自于销售部门的订单信息时，编制出库单，并根据商品货位信息安排出库。
货物发出后，要更新库存数据，并将结果报送财务部门。
辅助决策分析，是要根据存货信息形成安全库存分析、商品品需求预测等分析报告，以辅助库存管理决策层进行相关的决策制定。
图6辅助决策子系统二层数据流程图
注：
其他子系统的二层图略
2.4系统数据字典
在整个系统分析中，数据字典是必不可少的工具。
数据字典是对系统中的数据的详尽描述，数据字典是关于数据信息的集合，对数据流图中包含的所有元素的定义的集合，它提供对数据库中数据描述的集中管理，目的是对收集到的数据进行标准化、统一化，有统一的名称、格式和含义，与数据流图共同构成系统的逻辑模型。
库存管理信息系统的数据字典包括：
数据元素，数据结构，数据流，处理过程，数据存储，外部实体。
数据字典除保存数据名、类型、长度、精度等有关信息外，还包括数据流向的描述和加工的描述，显然数据字典可供设计者和用户双方参照使用，它为系统设计人员提供了有力的工具。
（1）数据元素条目
数据元素是最小的数据组成单位。
数据元素条目如下表所示：
名称：
商品编号总编号：
0-01
别名：
G—NO编号：
01
长度：
6个字节类型：
字符型
简述：
某种商品的编号
名称：
商品名称总编号：
0-02
别名：
NAME编号：
02
描述：
标识商品的唯一文字符号
定义：
商品名称=4{字符型}6位置：
入库表、库存表和出库表
（2）数据结构条目
数据结构描述了数据之间的组合关系，一个数据结构可以包括若干个数据元素和数据结构。
数据结构条目如下表所示：
名称：
用户订货单总编号：
0-03
别名：
INDENT编号：
03
简述：
用户所填写的用户情况及订货要求等信息
数据结构组成：
订货单标识+用户情况+商品情况
名字：
库存表总编号：
0-04
别名：
KCB编号：
04
描述：
该数据表是用来记录库存商品的信息
定义：
库存商品表=商品编号+商品名称+规格+入库日期+库存数量
+单价+出库日期+出入库经手人
（3）数据流条目
数据流包括了来源、去处、组成、流通量。
数据流条目如下表所示：
名称：
发货单总编号：
0-05
简述：
销售部门为用户开出的发货单编号：
05
数据流来源：
开发货单处理功能
数据流去向：
仓库备货处理功能数据流组成：
发货单数据结构
名字：
入库表总编号：
0-06
别名：
RKB编号：
06
描述：
该数据表是用来记录入库商品的信息
定义：
入库表=入库编号+商品编号+商品名称+规格+入库数量
+单价+入库日期+入库经手人
（4）数据处理条目
对于数据流程图中的处理，需要在数据字典中描述处理的编号、名称、功能。
简要说明有关的输入、输出。
处理过程条目如下表所示：
名称：
验收订货单总编号：
0-07
简述：
确定用户的订货单填写是否正确编号：
07
输入的数据流：
订货单，来源为外部实体
处理：
检验订货单数据，查明是否符合供货范围
输出的数据流：
合格的订货单，去向是处理过程，不合格的订货单，去向是外部实体
名称：
储存保管总编号：
0-08
别名：
CCBG编号：
08
说明：
储存保管各种商品
输入：
P1
P3输出：
P3
P4
处理：
保管员将核对各种商品信息，然后进行出入库
（5）数据存储条目
数据存储条目主要描绘了数据存储的结构，有关的数据流，查询要求。
数据存储条目如下表所示：
（6）外部实体
外部实体是数据的来源和去向。
外部实体条目主要说明了外部实体产生的数据流和传给该外部实体的数据流。
“采购部”、“销售部”两个外部实体的条目如下表所示：
名称：
销售部门总编号：
0-10
别名：
SALE编号：
10
说明：
向客户出售商品的一个重要外部实体
输入数据流：
订单
销售部门
输出数据流：
销售部门
客户订单
名称：
采购部门总编号：
0-11
别名：
PURCHASE编号：
11
说明：
为公司购买各种商品的一个重要外部实体
输入数据流：
订货方案
采购部门
输出数据流：
采购部门
收货通知单
2.5系统处理逻辑功能描述
在数据字典的处理功能字典中定义和说明了各种处理，并用文字对处理逻辑作了概括说明，但一般的文字说明存在着很多含糊不清之处。
所以，还必须用比较明确的处理逻辑描述工具对某些比较复杂的功能进行描述，以便于系统设计和程序设计。
有三种主要的描述工具：
决策树、判定表和结构化语言。
（1）决策树是用一棵自左向右的横向树来表示决策规则的一种工具。
下图6是处理订货单的决策树：
图7处理订货单的决策树
（2）判定表是用表格方式来描述处理逻辑的一种工具。
在多个复杂条件组合情况下的行动选择对策用结构式语言就难以看清楚，这时可以采用判定表。
下表2是处理订货单的判定表：
表2处理订货单的判定表
决策规则号
1
2
3
4
5
6
条件
欠款时间≤30
Y
Y
N
N
N
N
欠款时间＞100
N
N
Y
Y
N
N
需求量＜库存量
Y
N
Y
N
Y
N
应采取的行动
立即发货
×
先按库存量发货，
进货后再补发
×
先付款，再发货
×
不发货
×
要求先付欠款
×
×
（3）结构化语言是介于自然语言和程序设计语言之间的语言。
下面是用结构化语言描述销售处理的过程：
Repeat
input商品代号
find商品
if有商品and库存>0
then
input数量
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