武汉市中小学校档案分类方案.docx

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武汉市中小学校档案分类方案

中小学校档案分类方案

一级类目

二级类目

归档范围

保管

期限

类目代号

类目名称

类目代号

类目名称

党群

工作

1、上级关于党务工作文件材料：

重要的

一般的

30年

10年

2、学校党务工作：

工作计划、总结

党委（总支、支部）会、民主生活会议记录、报告、纪要

党员大会、党员代表大会文件

党委（总支、支部）指示、决定、报告、通知

党内专题教育方案、总结

述职述廉报告

永久

3、上级关于组织工作文件材料：

重要的

一般的

30年

10年

4、学校组织工作：

工作计划、总结

关于机构设置、印章的启用和作废

组织关系介绍信及存根、党员入党、转正材料

党内干部任免、选举、审查、考核、考绩，党委（总支、支部）领导分工

党员统计报表、花名册

永久

5、上级团委关于共青团工作的文件、参加上级团代会的重要文件

30年

6、学校共青团工作：

工作计划、总结

团委会议记录、团代会文件

团工作规定、通知

团组织机构设置、干部任免

团员组织生活、组织关系介绍信及存根、团籍、团员处分材料

评选优秀团员、团干部材料

团员统计报表、花名册、简报

永久

30年

永久

7、上级关于少先队的文件材料

10年

党群

工作

8、学校少先队工作：

工作计划、总结

统计报表、名册

永久

9、上级有关工会工作的通知、章程宗旨、规定等

10年

10、学校工会工作：

工作计划、总结

会议记录、职代会、工代会文件

工会机构设置、干部任免、会员管理

劳动竞赛和评选劳模、先进材料

统计、报表

永久

11、上级关于法纪监察工作的通知、规定

10年

12、学校法纪监察工作：

规定、通知、报告、会议记录记要

有关案件处理和处分材料

永久

13、上级关于妇女工作、计划生育的文件材料：

重要的

一般的

30年

10年

14、人大议案、政协提案的办理意见、答复

永久

15、学校关于组织、纪检监察、共青团、工会、妇女工作的汇报材料

30年

行政

管理

1、学校行政事务：

行政工作计划、总结、通知、规定办法

校长办公会、行政办公会议记录、纪要、决定

校长负责制、任期目标和长远规划文件

制定的规章制度、规定、办法、通知

与的关单位、个人签订的重要合同、协议、协定

目标责任书

机要、文秘、档案、保密工作的文件材料

编辑的大事记、组织沿革、年鉴

编写的简报、工作信息、报刊

关于学校剪报、广播稿、宣传稿件

综合性汇报材料

有领导批示或有处理结果的信访材料

干部工作执行报告

永久

30年

永久

30年

永久

30年

行政

管理

2、上级关于人事管理的文件材料：

重要的

一般的

30年

10年

3、学校人事管理：

机构的成立、更名、改变隶属关系、级别等

人事管理的规定、通知、办法等

干部人事培训文件材料

干部人事的分配、安置、调动介绍信及存根

干部人事任免、聘任、选拔、录用

奖励、处分材料

人员退休、退职、解聘的申报表、审批材料

教职员工统计报表、花名册

永久

10年

永久

4、上级关于安全保卫的规定、通知等

10年

5、学校安全保卫：

制定的安全保卫制度、规定、通知、应急方案、预案、总结

安全事故的处理及历史案件复查

30年

永久

6、学校总务工作：

工作计划、总结

关于财务、财产、仪器设备、生活、环境管理制度、规定、通知、办法等

年度财务预算、决算

仪器设备购置计划、报告及经费分配方案

永久

行政

管理

7、学校财务审计：

审计的通知、报告、结论、决定、证明材料

永久

8、上级关于财务审计工作的通知、规定、办法、总结等

10年

9、学校外事接待方案、总结等文件材料

30年

10、上级关于卫生保健工作的计划、总结、通知、规定

10年

11、学校卫生保健：

计划、总结、通知、规定

卫生宣传、防病治病材料

统计报表

永久

教学

科研

1、上级关于教学管理、研究、实践、德育的规定、通知、办法等

30年

2、上级关于学校教学评估综合材料

永久

3、学校教学管理：

教学计划、方案、大纲、总结、课程总表

教学管理决策、规划、评估、激励材料

教学规章制度、办法、规定

教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、典型报告

30年

4、学校教学研究：

教材研究、教法交流、教学设计

优秀教案、说课稿、课例评说、教学反思等材料

30年

5、学校教学实践：

综合实践活动展示材料

10年

6、学校德育教育：

政教（处、室）工作计划、总结

班主任工作计划、总结等

校园文化建设、心理训练、补位教育活动的方案、总结等材料

30年

7、教学科研管理性材料（属单项科研项目归入科研课题）：

学校关于教学科研工作的通知、规定、制度、管理办法

学校科研计划、规划、总结

上级机关下达的由本学校承担的重点科研项目

上级关于科研经费核拨、分配的通知、

学校科研经费执行情况报告、决算

学校科研工作、机构统计报表、年报表

外国专家、学者来访、考察、讲学形成的科研材料

科技合作项目形成的文字材料

被审批的科研成果鉴定评比文件

30年

永久

30年

永久

30年

永久

8、关于学校教师、学生获奖材料（属教师获奖的同时归入教师业务类）：

征文、讲课、创新、制作等获奖

永久

学籍

管理

1、学校招生计划、总结

2、新生名册、学生会干部名单

3、学生异动、休学、退学、复学、转学、辍学报告、请示、批复

4、毕业生成绩册、登记表、学籍卡

5、学生统计表、花名册

永久

教师

业务

1、教师基本情况登记、鉴定表（包括受表彰、奖励、处分材料）

2、教师论文、著作、教研经验、总结和教学计划、方案等

3、教师公开课、示范课的教案、说课稿、教学反思

4、听课记录

5、教师学历、等级、职称、专业职务申报材料、批准书以及参与各类型考试获得的成绩和证书

6、教师业务档案记录卡片（教师每学期教学的班数、课时数、教学成绩、发表论文、教学获奖情况等等。

）

长期

财会类

会计凭证

1、原始凭证

2、记帐凭证

3、汇总凭证

15年

会计账簿

1、月、季度财务报告

2、年度财务报告（决算）（包括文字分析

5年

永久

财务报告

1、总帐（包括日记总帐）

2、明细帐

3、日记帐

4、现金和银行存款日记帐

5、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年）

6、辅助帐簿

15年

25年

15年

其他类

1、会计档案移交清册

2、会计档案保管清册

3、会计档案销毁清册

4、银行余额调节表

5、银行对帐单

15年

永久

5年

基本

建设

用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）

按建筑项目设置（各学校自定）

1、可行性研究、任务书

2、设计基础材料

3、设计文件

4、工程管理文件

5、施工文件（包括土建施工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工）

6、监理文件

7、竣工文件

8、设备文件

9、财务管理

10、评奖创优文件

11、使用、维修、改建、扩建文件材料

按照国档发〔1988〕4号执行

仪器

设备

用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）

按设备型号设置

（各学校自定）

1、设备仪器申购报告、计划、论证报告

2、上级或主管领导批复和准购批示

3、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

4、进口设备过程中有关的技术商务文件

5、开工箱记录及装箱单

6、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

7、验收报告及文件材料

8、索赔来往函件及结果文件

9、设备说明书及全套随机文件材料

10、使用、检测、故障事故及记录设备履历书

11、重大事故的调查分析及处理意见

12、技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

长期

科研

课题

用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）

按课题设置（各学校自定）

1.科研研究准备阶段

1.1课题的调研报告、可靠性研究报告、课题论证文献综述

1.2科学基金、科研课题经费申请报告主批件

1.3课题任务书、协议书、科研合同、委托任务书、会议记录

1.4课题研究计划、课题计划调整或课题撤销文件

1.5实验试验方案、设计方案、调查考察方案

2.科研研究试验阶段

2.1试验任务书、试验大纲

2.2实验、试验、测试的重要原始记录及报告

2.3课题的分析报告

2.4检验记录等文件

2.5理论分析文件

2.6设计文件、图样

2.7工艺文件

2.8课题阶段总结

3.科研总结鉴定验收阶段

3.1工作总结（含最终完成、阶段完成或中断）

3.2课题研究报告、结题报告

3.3论文、专著

3.4科研课题经费决算

3.5科研课题成果验收、鉴定、评审文件

4.科研成果奖励申报阶段

4.1科技成果申报表及附件

4.2科技成果奖励申报与审批文件

4.3获奖凭证

4.4专利文件

5.推广应用阶段

永久

科研

课题

用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）

按课题设置（各学校自定）

5.1推广应用方案

5.2技术转让合同、协议书

5.3成果推广应用中形成的技术

5.4同行的评价及用户反馈意见

5.5成果宣传报道文件

6.与科研各阶段有关的文件

6.1科研专业会议文件材料

6.2标本、样品目录

6.3科研中形成的声像、电子、实物等特种载体档案

永久

电子类

光盘

1、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果的光盘

2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动光盘

3、学校各类活动数码照片、数码录像、数码录音光盘

4、教学课件、课堂实录

5、各类应用软件光盘

6、各类电子文书、电子科技、电子专业文件材料

长期

声像

照片

1、学校历届领导班子照片

2、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果照片

3、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动照片

4、学校各类活动照片

5、历届毕业班照片

永久

录音带

1、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果的录音

2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动录音

3、学校各类活动录音

声像

录像带

1、反映学校基本面貌、主要职能活动和工作成果的录像

2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动录像

3、学校各类活动录像

实物

奖品

1、学校获得的奖旗、奖杯、奖状、锦旗、证书等

永久

印章

1、学校报废停止使用的印章、印模

其他

1、著名人士为学校的题词、字画等

2、与学校有关的纪念章、纪念品等实物

注：

中小学校档案分类编号办法

为提高我市中小学校档案工作规范化管理水平，根据国家档案局第8号令（《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）和《归档文件整理规则》（DA/T22－2000）、《湖北省中小学校档案管理暂行办法》《荆门市中小学校档案分类方案》等的有关要求，制定本办法。

一、档案的分类

（一）分类原则：

体现学校特点，涵盖全部职能，类别科学合理，便于查找利用。

（二）12个一级类目：

党群工作、行政管理、教学科研、教师业务、学籍管理、财会类、基本建设、仪器设备、科研课题、电子、声像、实物。

（三）一级类目代号

党群工作---------YY行政管理--------WX教学科研---------WJ

学籍管理---------ZX教师业务--------ZJ财会类---------ZK

基本建设---------KJ仪器设备--------KS科研课题---------KY

电子---------DZ声像--------SX实物---------SW

二、档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。

（一）档号编制原则

符合唯一性、合理性、稳定性的要求（即同一档案室内档案不得重号）；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要；发挥排架、检索的双向功能。

（二）档号的结构

1、文书档案：

年度—机构或问题—保管期限—件号。

示意图：

20×8—YY—D30—11

件号（从1—N流水号）

保管期限（永久30年10年）

类目代号（党群工作YY）

年度（4位阿拉伯数字标识）

2、科技档案：

项目号—案卷号—卷内文件顺序号。

如：

KJ02—001—01”表示基建档案第2个项目的第1卷从第1页开始的第1份文件材料。

示意图：

KJ02—001—01

卷内文件顺序号（用01—99标识）

案卷号（用001—999标识）

二级类目

一级类目

KY06—005—01

卷内文件顺序号（用01—99标识）

案卷号（用001—999标识）

二级类目

一级类目

3、财会档案：

类目号—目录号—案卷号—卷内文件顺序号。

示意图：

ZKP1—003

案卷号（用001—999标识）

目录号（1位阿拉伯数字标识）

二级类目

一级类目

4、特殊载体档案（电子、声像）：

类目号—案卷号—卷内文件顺序号。

示意图：

SXZ—002—01

卷内文件顺序号（每张照片的编号）

案卷号（盒号）（用001—999标识）

二级类目

一级类目

5、实物档案：

类目号—目录号—顺序号。

示意图：

SWJ1—001

顺序号

目录号

二级类目

一级类目

（三）档号的标识

1、类目代号采用大写拼音和阿拉伯数字相结合的混合号编码制。

不同级位的类目号、目录号之间可以不分开。

年度、类目号、案卷号、件号、卷内文件顺序号之间，用连接符号“—”连结（如：

20×8年、党群工作、30年、11件的档号，可标为20×8—YY—D30—11；基建档案第2个项目的第1卷从第1页开始的第1份文件材料的档号，可标为KJ02—001—01）。

2、文书档案的年度：

毕业年度或下学期年度。

如：

2008-2009学年度对应年度为2009。

3、项目号标识

（1）项目号（基建项目号、科研课题号、仪器设备号）=一级类目+二级类目（二位阿拉伯数字），即KJ02=KJ+02、KY02=KY+02、KS02=KS+02

（2）项目号KJ01、KY01、KS01为综合性科技文件材料。

三、文件材料的整理

（一）党群工作、行政管理、教学科研、学籍管理类文件材料按照学年度归档，参照《归档文件整理规则》进行整理。

（二）教师业务文件材料按照归档范围收集、整理，每名教师归档文件装一盒或多盒，每盒归档文件加封面、卷内目录、备考表，不装订。

（三）基本建设、仪器设备、科研课题文件材料按照国家科学技术档案有关规范标准进行分类、整理。

（四）财会文件材料、电子文件材料、声像文件材料、实物按照有关规定进行分类、整理。

（五）各目录的案卷或保管单位号应不超过1000。

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