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合同管理.docx

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合同管理

系统功能介绍4

1.合同号4

2.合同状态4

3.合同状态与合同续签、变更5

系统操作方法5

1.合同建档5

1.1.经销合同处理5

1.2.代销合同处理11

1.3.联营合同处理12

1.4.租赁合同处理15

1.5.合同提前结算日设定15

2.合同变更16

2.1.经销合同变更处理17

2.2.代销合同变更处理18

2.3.联营合同变更处理18

2.4.租赁合同变更处理18

3.合同续签18

3.1.经销续签处理18

3.2.查询经销合同续签19

3.3.代销续签处理19

3.4.查询代销合同续签20

3.5.联营续签处理20

3.6.查询联营合同续签20

3.7.租赁续签处理20

3.8.查询租赁合同续签20

4.合同清退20

4.1.经销合同清退处理20

4.2.代销合同清退处理22

4.3.联营合同清退处理22

4.4.租赁合同清退处理22

5.合同终止22

5.1.经销合同终止处理22

5.2.代销合同终止处理23

5.3.联营合同终止处理23

5.4.租赁合同终止处理23

6.合同查询23

6.1.经销合同查询23

6.2.代销合同查询23

6.3.联营合同查询24

6.4.租赁合同查询24

7.合同结算扣款项定义24

7.1.定义合同扣款项目24

7.2.定义信用卡手续费扣款项目25

8.进\退场费用管理25

8.1.定义进退场费用项目26

8.2.合同进场处理26

8.3.合同退场处理27

8.4.合同进退场费用查询28

9.合同分析28

9.1.合同进销存数据查询28

9.2.联营合同销售进度分析28

10.联营租赁扣率调整单28

10.1.联营租赁扣率调整单28

10.2.联营租赁扣率调整单查询31

合同管理

合同管理运行于商场业务工作站，对商场签定的合同进行登记处理，记录合同的订立、变更、完成、执行等情况，同时也为商品入库提供了依据。

该系统还向使用者提供了多种查询功能，使合同人员随时掌握商场合同签定与执行情况，加强对合同的管理与监督。

合同管理的功能主要分为合同建档管理、合同报价管理、合同变更管理、合同续签管理等部分，各功能操作方法详见系统说明。

系统功能介绍

合同管理是本套商业信息系统业务处理中非常重要的环节。

商品的进货合同、订货清单均通过此系统录入。

所有商品都要具备一份进货合同（或订货清单），否则系统将拒绝进货、销售。

合同建档按商品经营合作方式分类分别处理。

主要分为：

经销合同、代销合同、专柜（联营）合同、租赁合同。

合同在执行过程中，可通过合同变更与合同续签两种形式对其内容进行变动。

在维护合同系统前，应先理解有关合同号的含义，和合同状态与业务操作的关系等概念。

1.合同号

合同的合同号由系统自动生成，合同号的有关位数具有一定的含义，是合同的有效标记。

合同号：

在保存合同信息时，系统自动生成合同号。

其中，合同号的倒数第三位表示合同类型，0：

经销、1：

代销、3：

联营、5：

租赁。

例如某合同号为15000，则表示该合同为经销合同。

合同组号：

每个合同除了拥有一个合同号外，还拥有一个合同组号。

系统在保存合同时，自动生成合同号，合同号倒数第三位前的位数即表示合同组号。

例如某合同号为15000，则15为该合同的合同组号。

注释：

合同类型跟核算方式是保持一致的。

合同组号的意义在于，当某合同续签时，系统会根据该合同的组号，将续签的合同归纳为该合同组里。

例如合同号为15000的合同续签，则系统生成续签合同的合合同号为15001…

合同号示例

理解了这些含义，在查找合同时，就可以方便快捷调出合同信息进行查阅。

注释：

合同组号一般情况下是没有体现的，只有当合同续签的时候，系统才会把续签的合同归纳到该合同组里。

2.合同状态

在本系统中，合同状态包括了：

未审核、试销、正常、到期、终止、清退等形式。

合同状态和具体业务操作的有着密不可分的关系。

如下表：

未审核

试销

正常

到期

终止

清退

产生商品编码

√

合同经营商品

√

合同变更

√

合同续签

√

订单补货（包括无订单进货）

√

进货

√

退货

√

变进价

√

销售

√

销售退货

√

生成结算单

√

结算付款

√

√：

表示合同在该状态下可以进行的业务操作；×：

表示合同在该状态下不能进行的业务操作

注释：

①到期：

到期状态为系统日处理时自动标志状态。

在到期之前，可以手工置状态为清退／终止。

到期状态合同如续签，则续签合同为新的未审核状态。

②清退和终止状态为不可逆状态。

3.合同状态与合同续签、变更

续签合同启动后，原合同状态变为“终止”

变更合同启动后，原合同状态变为“清退”

合同状态在合同使用的每个阶段都不同，用户可通过合同的主界面即可随时了解它的使用情况。

合同状态间的转换、其与业务操作的变换关系在下文中将分别介绍。

系统操作方法

1.合同建档

1.1.经销合同处理

功能说明：

建立经销合同档案

界面：

图1.1经销合同处理

操作说明：

【添加】新增经销处理合同

【修改】修改已有的经销处理合同档案

【保存】保存新建/修改后的档案

【放弃】不保存新建/修改后的档案

【审核】审核新增的经销处理合同档案，与“往来单位管理”参数关联

【删除】删除未审核合同的信息记录

【取消审核】取消已审核过的新增的经销处理合同档案

【终止】提前终止合同的执行

【退出】退出界面

界面填写说明：

经销合同界面包括了八个页面：

合同基本信息、合同详细内容、结算扣款、供需单位信息、其他信息、折扣分摊、设置订货部门、进场费用等。

页面间通过界面上方的页签进行切换。

合同基本信息：

记录经销合同的基本标识信息

合同号：

合同录入保存时，系统自动生成的合同编号。

在经销合同中，其对应的合同类型号为0。

手工合同号：

指文本合同的编号。

采购部门：

商品的进货部门，在本系统里，采购部门只能是部门类型为采购中心的部门。

采购部门与登记人的可操作部门有关（通过“系统管理”中“定义操作员”功能定义，部门为“采购中心”类型的部门），系统登录人即为合同操作员。

操作员只能操作其可操作的部门范围。

供货单位：

合同签署单位之一，为商场提供商品。

与这里所选的供货单位均为“供货商档案管理”之“往来单位档案录入”功能中定义好的单位。

内的合同，无权录入其他部门的合同。

合同有效期：

该份合同的起始时间到结束时间。

必填项，系统默认为一年，可以修改。

在这段时间里合同为有效合同，作为进货的依据之一。

结算方法：

经销合同的结算方法包括：

预付货款、帐期付款与月帐期付款。

预付货款:

商场进货前预付给供货单位的款项。

处理等同于帐期天数为0的帐期结算合同；即商场向供货商预付进货货款。

“预付货款”合同审核生效后，商场选合同，填写付款单，可使用预付款金额进行冲销。

处理等同于账期天数为0的胀气结算合同；

帐期付款:

指商品按正常进货流程进仓后，商场可随时手工抽取符合帐期天数业务单据生成结算单。

抽单时，进仓单受帐期天数控制,退货单、进价变价单、临时扣款单，不受帐期天数的控制，单据审核后，即可抽取。

在此必须输入帐期付款天数，不输时系统默认为0。

月帐期付款：

商品按正常进货流程进仓后，每月底由日处理将本月的业务单据抽取，产生结算单。

平时不能抽取业务单据。

付款时，按付款天数抽取结算单产生付款单例：

系统月底日期为25，付款天数为15，则付款单抽取结算单的日期是25+15，即下月的10日才能生成付款单。

在此必须输入帐期付款天数，不输时系统默认为0。

添加商品品牌：

添加供货单位可经营的商品品牌。

商品可选品牌在“定义商品商标”菜单中进行定义。

每个商品均对应一个进货主合同。

那么此处的设置将根据系统参数的定义与商品信息中的品牌相关联。

与此相关的配置系统运行参数：

商品是否按合同定义限制商品品牌

不按合同限制商品品牌，1:

按合同限制商品品牌

系统参数为0，则在商品信息中维护商品品牌时不按合同的设置限制品牌；系统参数为1，则商品信息中的商品品牌必须符合合同商品品牌的规定。

删除商品品牌：

从已选的供货单位品牌中删除其不再经营的商品品牌

商品分类：

选择该经销合同的所属的商品分类，商品可选分类“定义商品分类”菜单中进行定义。

每个商品均有所属的商品分类，那么合同中商品分类的设置将根据系统参数的定义与商品信息中的分类项相关联。

与此相关的配置系统运行参数：

商品是否按合同定义限制商品分类

不按合同限制商品分类，1:

按合同限制商品分类

系统参数为0，则在商品信息中维护商品分类时不按合同的设置限制分类；系统参数为1，则商品信息中的商品分类必须符合合同商品分类的规定。

采购员：

一是手工直接输入人员代码；二是通过鼠标单击“采购员”按钮，调出人员选择对话框进行选择录入，鼠标双击所选记录即可。

试销期天数：

如输了天数，则合同审核时状态为“试销”。

试销期满后，日处理时自动转为正常状态；如不输或输零，则合同审核时自动转为正常状态。

合同详细内容

登记合同签定双方应履行的各项责任条款，各项履行责任内容按合同实际内容录入。

结算扣款

合同的结算扣款分为一般结算扣款和特殊结算扣款两种形式。

在合同操作界面中以上下列表的形式体现。

合同中设置的结算扣款与结算单息息相关，结算单中的合同扣款项均由此处取值。

一般结算扣款取值：

列表中包括了扣款项目、扣款类型、扣款比例、扣款金额、扣款限额、累计扣款限额等信息。

项目

细目

说明

扣款项目

由系统从“定义合同扣款项目”中取值。

每个扣款项目对应一个扣款类型

扣

款

类

型

月固定扣款

每月固定的扣款金额。

在“扣款金额”项中填写实际的金额即可；

按天调整月固定扣款

计算公式为：

（扣款金额（月金额）/月天数）*实际在场天数

注释：

①在场：

进场月,进场日期至月底

退场月,月初至退场日期

正常月,月初至月底

②月：

系统的帐期为一个月，非自然月

按成本比例扣款和

计算公式：

（当月销售成本合计（含税））*比例

注释：

1此处的成本指的是扣除各种扣款前的金额,纯进货产生的成本

②该扣款类型在月底结算时统一扣除,其中成本包含了提前结算部分

按销售比例扣款

计算公式：

当月销售金额*比例,

注释：

该扣款类型在月底结算时统一扣除,其中销售金额包含了提前结算部分

扣款比例

选择了“按比例”的扣款类型，即在此项中填写相应的扣款比例。

扣款金额

选择了“固定”扣款类型，即在此项中填写相应的扣款金额。

扣款限额

设置合同在当月结算单中某个合同扣款项目的最高限额。

若计算出的扣款额超过此限额，则按此限额进行结算。

累计扣款限额

设置在合同有效期内，合同在结算单中某个合同扣款项目的累计扣款额。

若累计扣款额超过此限额，则按此限额进行结算。

一般结算扣款设置后，系统将在合同有效期内每月生成经销月底结算单时，自动从此处取值计算。

特殊结算扣款取值：

列表中包括了扣款项目、起止日期、扣款比例和扣款金额等项。

扣款项目：

由系统从“定义合同扣款项目”中取值。

开始/结束日期：

此扣款的起止日期。

即扣款项目只在某一时间段内进行，而不是在合同有效期内的每个月进行扣款。

这也是特殊扣款与一般扣款的最大区别。

扣款比例/金额：

根据选择的扣款项目，据实对应填写即可。

特殊结算扣款设置后，在特殊扣款区间，系统按特殊扣款的设置在月底结算单中计算合同扣款。

若特殊扣款区间与一般扣款同时存在，系统在当月只计算特殊扣款。

上述两种扣款项的汇总值在结算单中所插入的调帐商品为：

各种成本扣款。

其明细信息可在结算单的“扣款明细”中查询。

信用卡手续分摊比例：

设置信用卡手续费的分摊比例。

系统在月底结算单中，计算“收款方式”为银行卡（国内/国外）的销售额所涉及的手续费，并按照合同中此处的设置进行相应的扣款。

供需单位的信息

登记供需双方地址、帐号、税号、合同鉴定人等单位联络信息。

单击“详细信息”按钮，可查看到系统中保存的供货商详细信息。

其它信息

在本页中设置经营部门的经营人员、面积。

录入时，选择部门，然后再输入销售地点和销售地点级别、营业面积、经营人员等内容。

折扣分摊

商场在商品销售时采用的某种优惠方式导致的销售损失，由商场和供应商商定通过合同的形式确定双方关于这部分损失的分摊比例来承担相应的折扣损失，结算时会从结算金额中减去，从而降低商场的销售成本。

贵宾卡折扣分摊：

`卡”销售额（包括所有卡类型）进行统计，在结算时按分摊比例计算其折扣部分的分摊金额。

当有对个品牌且分摊比例不一致时，可以通过一般品牌和特殊品牌两种形式来进行设置，并可对折扣上下限、分摊比例、商品品牌等信息进行设置。

前台折扣分摊：

对优惠方式为“前台折扣”的销售额进行统计，在结算时按分摊比例计算其折扣部分的分摊金额。

前台销售的折扣与贵宾卡折扣分摊的设置相同。

折扣分摊计算方法：

供应商折扣分摊金额＝销售折扣金额×供应商分摊比例

结算金额＝应结算金额－供应商折扣分摊金额

折扣分摊的汇总值在结算单中所插入的调帐商品为：

折扣分摊商品。

其明细信息可在结算单的“扣款明细”中查询。

排除卡类型：

在此选择的卡类型将不参与折扣分摊。

设置订货部门

为经销合同设置对应的订货部门。

系统在对该合同进行订货时，将根据此处的设置限制合同的订货部门选择。

所选的部门为系统中定义好的业务部门，用户根据实际情况选择即可。

*************************************************

进场费用

进场费管理，主要处理商场和供货厂家之间在厂家进、退场时的一些扣款费用收取与返还业务。

进场费用在供货商与商场签订合同时设置，即分合同录入进场费用项目、扣款期、扣款金额等信息。

进场费用汇总：

设置合同的进场费用信息，包括扣款项目、扣款期、扣款金额等。

项目

细目

说明

扣款项目

由系统从“定义进场费用项目”中取值。

每个扣款项目对应一个扣款期

扣款期

月固定扣款

合同生效后，每月固定收取的费用。

此费用在每月月底结算单中固定扣除

进场前

供货商进场前需要收取的费用

退场后

供货商退场时需要收取或返还的费用

扣款金额

若扣款期为“月固定扣款”，则此处填写的是合同有效期内的扣款总额；

若扣款期为“进场前/退场后”，则此处填写的实际的扣款金额

还返标记

所设置的扣款项是否需要返还给供货商。

若设置为“√”标记，则在录入进场费用返还单时，系统将对合同中所有带返还标记的费用进行检查清算

已扣款金额

根据维护好的进场费用收取单，系统将已收取的金额自动取值显示在合同的“已扣款金额“项目中。

注释：

①“月固定项目”类在系统生成月底结算单时自动生成，此处的金额为所有扣款月份的总额。

②“进场前”、“退场后”类进场费用则需要通过手工录入收取单。

已返还金额

根据维护好的进场费用返还单，系统将已返还的金额自动取值显示在合同的“已返还金额“项目中

进场费用的汇总值在结算单中所插入的调帐商品为：

各种成本扣款。

其明细信息可在结算单的“扣款明细”中查询。

进场费用明细：

此列表是针对扣款期为“月固定扣款”的扣款项目而言。

上文中已介绍过在“进场费用汇总”中，月固定扣款的扣款金额是合同有效期内全部扣款的总额。

对应的，在“进厂费用明细”即维护其每月的扣款明细金额。

扣款项目：

由系统从“定义进场费用项目”中取值；

扣款年月：

在合同有效期内，“月固定扣款“项实际的扣款月份；

扣款金额：

扣款月份对应的实际扣款金额。

扣款金额的总和应等于“汇总”列表中所定义的扣款额。

已扣款金额：

根据系统每月自动维护好的进场费用收取单，系统将已收取的金额自动取值显示在合同的“已扣款金额“项目中。

此处的金额为对应扣款年月的当月值。

1.2.代销合同处理

功能说明：

建立代销合同档案。

界面：

图1.2代销合同处理

界面填写说明：

代销合同处理的操作方法与经销合同处理相同，可参照上文的介绍进行处理。

1.3.联营合同处理

功能说明：

建立联营（专柜）合同档案。

界面：

图1.3联营合同处理_合同详细内容

界面填写说明：

联营合同界面包括了八个页面：

合同基本信息、合同详细内容、结算扣款、供需单位信息、其他信息、折扣分摊、设置订货部门、进场费用等。

页面间通过界面上方的页签进行切换。

以上页面的操作与经销合同基本相同，用户可参照上文的介绍进行操作。

另外，根据其结款方式的设置，联营合同还有一个页面为“XX月度分解”。

这也是联营合同与经代销合同最大的区别之处。

在下文中，将重点介绍这方面的内容。

合同详细内容

【三、货款的支付方法】结款方式按第（）执行：

系统所支持的结款方式，用户根据实际情况选择即可。

详细介绍如下表：

结款方式

结款方式填写说明

备注

实销实结（纯扣率）

根据销售金额与结算扣率实销实结，无保底无目标

固定毛利额

填写合同期内的总毛利额，然后作月度计划分解。

结算扣率为0%；固定毛利额将从结算金额减去。

有保底销售无目标销售

填写合同期内保底销售，然后作月度计划分解，只有保底销售无目标销售。

保底销售额：

合同有效期内制定的保底销售总额

有保底毛利无目标毛利

填写合同期内保底毛利，然后作月度计划分解，只有保底毛利无目标毛利。

保底毛利额：

合同有效期内制定的保底毛利总额

有保底销售有目标销售

填写合同期内保底销售，然后作月度计划分解，有保底销售和目标销售。

目标销售额：

合同有效期内制定的目标销售总额

保底销售结算扣率：

目标销售以下部分的结算扣率[实际销售金额<=当月目标销售金额（含保底销售）]；

目标销售以上部分结算扣率：

超目标销售结算扣率[实际销售金额>当月目标销售金额]

有保底毛利有目标毛利

填写合同期内保底毛利，然后作月度计划分解，有保底毛利和目标毛利。

目标毛利额：

合同有效期内制定的总目标毛利总额；

保底毛利结算扣率：

目标毛利或目标毛利以下部分的结算扣率[实际毛利<=当月目标毛利（含保底毛利）]；

目标毛利以上部分结算扣率：

超目标毛利结算扣率[实际毛利>当月目标毛利]

注释：

①合同有效期：

“基本信息”页面里录入的合同有效期。

系统在进行月度分解时，自动取值计算。

②保底和目标间的结算扣率：

可以设定多个，合同供货商的不同商品可以从这些结算扣率中任选一个，即同一厂家商品可按不同的结算扣率计算销售成本。

③结算金额算法：

销售金额*（1-结算扣率）%

【三、货款的支付方法】清算处理方式：

在“XX月度分解”页面中，用户可设置“区间总清算标记”，标记所代表的清算时段将根据此处的定义进行计算。

清算处理方式进行分为“区间清算”和“累计清算”两种方式。

两者只能选其一。

区间清算：

根据用户所设置的区间标记，对上一个区间标记到下一个区间标记之间的结算月进行清算。

如合同开始月为1月，上一个区间标记为2月，下一个区间标记为5月，则到5月时，系统将对2月与5月之间的货款进行清算；

累计清算：

根据用户所设置的区间标记，从合同开始月到本区间标记之间的结算月进行清算。

仍以上例，到5月时，系统将对1月到5月之间的货款进行清算。

XXX月度分解

系统缺省为在合同其余各项内容录入均完成，合同进行存盘时，系统根据不同的“结款方式”自动填写，用户可以对其进行修改录入。

月度分解填写：

将销售计划分解到合同有效期的每个月份里。

根据不同的结款方式，分为以下几种情况：

结款方式

填写说明

可否设置保底/清算标记

实销实结（纯扣率）

此种结款方式无须月度分解

否

固定毛利额

系统根据设置的合同有效期，自动填写月份，根据总固定毛利额，平均填写分解每月的计划毛利额

否

有保底销售无目标销售

系统根据设置的合同有效期，自动填写月份，根据保底销售额，平均填写分解每月的计划保底销售额

是

有保底毛利无目标毛利

系统根据设置的合同有效期，自动填写月份，根据保底毛利额，平均填写分解每月的计划保底毛利额

是

有保底销售有目标销售

系统根据设置的合同有效期，自动填写月份，根据保底销售额和目标销售额，平均填写分解每月的计划和目标销售额

是

有保底毛利有目标毛利

系统根据设置的合同有效期，自动填写月份，根据保底毛利额和毛利销售额，平均填写分解每月的计划和目标毛利额

是

保底/清算标记的处理：

设置每个月份的“保底/清算标记”，输入时用鼠标双击清算标记空白栏，打上“√”标记，表示此月份进行清算。

月保底标记：

设置标记的当月，系统根据保底额（销售/毛利）进行结算。

若未达到保底，系统亦按保底额为基础进行结算；若当月即有月保底标记，又有区间总清算标记，则只执行区间总清算。

区间总清算标记：

设置清算标记后，系统将根据上文中介绍的“清算处理方式”进行处理。

每月结算时系统会调用相应月度的数据。

没有“清算标记”的月，按成本实销实结；有“清算标记”的月，按合同设置的保底、目标扣率，系统自动计算累计保底或超目标结算差额，差额部分将作为结算明细项，自动插入到当月月底结算单中。

有关商品结算的内容，请参见“结算管理”说明中的“联营结算”说明。

折扣分摊

联营商品进行优惠销售时，如贵宾卡打折，前台打折等行为而发生损失部分的处理，由供应商和商场按照合同规定的分摊比例进行分摊。

联营合同结算时采用按扣率结算方式，折扣分摊则采用降低结算扣率的方法，分摊部分从联营的结算金额中减去，以降低商场的销售成本。

降扣计算方法：

系统是将此商品当天的所有折扣合计和实际销售合计进行比较，如折扣率在降扣区间内，则按合同降扣方法计算，如不在降款区间内，则仍按合同保底结算扣率计算成本。

例如：

上述商品若在一天之内分别出现了九折、八折、七折、六折和五折的情况，系统在计算此商品的销售成本时，不是逐笔比较计算，而是累计比较计算。

1.4.租赁合同处理

功能说明：

租赁合同是定义租赁商品的依据。

租赁合同的定义方法与界面同联营合同，用户参见上文中有关联营合同的介绍即可。

1.5.合同提前结算日设定

功能说明：

设定代销、联营合同提前结算日期，是生成提前结算单的依据。

界面：

图1.5设定合同提前结算日

操作说明：

【确认】保存设置好的信息，使代销/联营合同提前结算日生效

【取消】取消设定的提前结算日。

界面填写说明：

合同类型：

选择要设置的合同类型：

代销/联营

查询：

根据设置的查询条件，系统列出符合条件的合同列表。

提前结算日：

选择需要设置提前结算日的合同，使其为深蓝色。

鼠标点选某个日期（可以多选）即可。

2.合同变更

当发生以下两种情况时：

在合同已经开始执行（下订单），但需要更改合同的内容；或者一份合同快到期，需方与供方要延长合作的期限。

此时可以再制作一份新合同，但免不了工作上的重复和麻烦，本系统为此提供了合同变更的功能，用户可以通过合同的变动来修改合同的内容或者有效日期。

合同变更原理：

变更后的合同产生了一个新的合同号，系统经过处理后

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