财务管理制度6.0.doc

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xxxx有限公司

文件编号

JXTAX-XR-002

版本

修订版

标题

财务管理制度

修改日期

2015年7月日

分发号

页码

第15页共15页

文件类别

管理标准

生效日期

2015年7月日

密级

公开

XX公司财务管理相关制度

财务管理是公司经营管理的一个重要方面，公司财务部对公司财务管理工作负有组织、实施、监督的责任。

公司所有员工在日常办公中都要认真贯彻执行公司财务管理制度，坚决按财务制度办事，严守公司秘密。

为满足公司发展需求，规范公司日常财务行为，加强公司财务管理，根据国家有关法律、法规，结合公司具体情况，特制定本财务管理规范。

第一部分：

资金管理制度

一、现金管理制度：

为加强现金管理，规范现金结算行为，根据国家《现金管理暂行条例》，结合本公司实际情况，特制定本制度。

本制度适用于公司总部及所属办事处。

（一）账务处理规定

1、建立健全现金出纳各种账册，严格审核现金收付凭证。

2、严格执行现金管理制度，不得坐支现金，不得白条抵库。

3、对每天发生的银行和现金收支业务作到日清月结，及时核对，保证账实相符。

4、出纳人员应根据现金收支情况，及时登记现金流水账，并与会计核对是否与现金日记账余额相符，保证账账相符。

（二）现金收款规定

1、现金收款时，出纳人员应监督交款人登记《现金收款登记明细表》；非我司人员直接交款的，出纳人员自行登记《现金收款登记明细表》。

2、出纳人员应根据现金收款信息开具现金收据，并及时将收据记账联转交会计记账。

（三）现金付款规定

A.费用付款审批规定：

1、出差借款：

出差人员应先到财务部领取“借支单”，详细填写出差地、出差事由、出差天数及金额（大小写一致），经本部门主管签字后交会计复核，报总经理签批。

日常费用借款：

各部门因办理业务需要借款，到财务部领取“借支单”，填写好部门、借款事由，所借金额（大小写一致），审批程序同第1条。

、支付预付账款必须有合同、协议书等书面文件，根据合同需预付账款时，须经办人签章，经总经理批准后方可付款，并同时向财务部门提拱有关合同协议书等有关材料。

付款完成后，办事人员如未及时取得发票的，应在一月内向收款单位索要费用发票。

2、采购费用借款：

需填写“物品采购申请单”，如为原材料、库存商品需附物品明细单和采购合同，特殊物品需附总经理签批的申请报告，审批程序同第1条。

4、个人借款：

原则上禁止，特殊情况需由公司总经理签批，审批程序同第1条。

5、报销审批：

业务经办人应到财务部领取“支付证明单”和“费用报销单”，“支付证明单”后附原始发票，“费用报销单”后附原始发票复印件，“支付证明单”和“费用报销单”由经办人填写，证明人签字，财务复核，总经理核准方能交由出纳办理。

注：

报销期限：

出差借款报销期限为出差人员回公司后五天；日常费用、采购费用报销期限为取得原始发票后三天；个人借款还款期限为一周（半月）；备用金借款按年度清算。

所有费用到期后，经财务部清算，出具“催收通知单”后限期内仍不办理者，财务部有权从其工资中扣回。

注：

借款和报销金额在5000元以上需提前一天通知财务部准备，所有借款费用审批均遵循前帐不清后帐不借的原则。

收回的账款要及时上交财务部，如发现货款已被私自挪用不交者，交司法部门处理。

二.备用金管理规定

1、备用金预算制。

备用金是各办事处工作人员用作支付水电费、通讯费、办公费、过路过桥停车费等小额、经常性、消耗性、事务性支付项目等以现金方式借用的款项。

某项费用不是经常发生或者不以现金结算或者费用的支付已经通过合同的约定明确了支付时间、支付方式的不在备用金定义的范畴，按现有制度的规定办理。

2、备用金的使用和保管。

实行备用金制度有利于各部门工作人中同积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须按照申请支付的项目专款专用，不得挪做它用。

备用金使用部门应指定专人保管备用金。

3、申请备用金流程图如下：

备用金预算及费用报销都应列明具体明细，所有支出都应在统一标准限额内。

　　说明：

（1）各区域的负责人必须于当月25日前将《备用金预算表》E-MAIL给区域经理及公司财务。

（2）各地市在收到本月备用金之日起2日内填写签收单传真并EMAIL至财务。

（3）上月备用金节余款必须在收到本月备用金之日起2日内汇入公司指定账户，并请务必妥善保留汇款回单以作备案。

如未及时将上月备用金余款汇入，将在发放上月工资时暂押区域负责人该月工资。

（4）备用金发放均通过网银转账支出。

（5）各区域在20日之前提交给财务部预算申请表，表中应详细列明可能发生的费用明细。

例如，差旅费：

从哪到哪，车费，住宿费，餐费，出差天数，出差理由。

4、关于费用报销。

具体按<费用报销管理制度>执行．对于员工因公发生的差旅费，办公费等，按照公司统一报销标准执行，超支部分自行承担。

　（四）现金保管规定

1、为了保证现金安全，现金应存放在专用密码保险柜中，出纳人员应随身携带保险柜钥匙，不得随意放置；保险柜密码不得随意泄露。

因主观原因导致的现金短缺，由出纳人员个人承担；因不可抗力导致的现金短缺，视具体情况减轻或免除出纳责任。

2、因出纳人员请假或其他缘由不能到岗的，需提前按规定办理严格的现金交接手续，代理人在代理期间应履行出纳人员同等职责。

三、现金收入控制的集中方法

1、各办事处集中收款时，办事人员应确保资金的安全。

每日及时核对收入的资金数目，登记现金日记账。

　　2、各区域办事文员应做好每日现金收款登记表，下班前发送到公司出纳的邮箱中。

并且每周五下午五点前各区域办事人员务必将所收到的款项及时汇入公司账户。

如果当日收款金额达到8000元或以上，必须在当日及时将款项汇入总公司指定账户；或者放入保险箱中。

　　3、各区域收款时，对收到的现金一定要仔细甄别，核对数目，以防收到假币。

对技术人员直接上门服务并收现时，要当着客户的面记好人民币的编号，并带好荧光笔做检测。

　发生退款时：

4、各区域的年检服务费表、现金日记账邮件必须与汇款同步。

　　5、总公司财务部对各区域收款情况进行不定期抽查，对异常情况会直接汇报上级主管处理；

6、严格执行收支两条线，各销售区域均不得坐支销售现金，如区域内发生坐支现象，对相关人员给予扣分处罚，并在三天内应补交坐支款。

四、相关票据及印鉴使用规定

（一）支票使用规定

1、支票的领购、保管、使用由财务出纳人员负责。

2、出纳人员必须妥善保管支票，应存放在专用的保险柜中。

为了防范丢失风险，支票必须做到使用时再盖章，不得提前在空白支票上盖章备用。

3、出纳人员应根据支票使用情况登记支票使用登记簿，使用时需经总经理经理签字批准。

4、支票使用时，应按照支票使用规范填制；公司内部提现使用现金支票，对外支付使用转账支票。

转账支票支付时须由收取方在支票头上签收或盖章。

对外支付转账支票时需填制《资金支付证明单》并书写支付用途、支付对象、支付金额、勾选转账支票支付方式。

5、支票签发错误或因故不需再使用的已签发支票，应与原票头粘贴在一起加盖“作废”章，并在支票领用登记簿上将该号码注明“作废”字样予以注销。

6、现金支票提现和转账支票对外支付业务，须严格根据已审批的单据进行。

7、收取的外单位转账支票应及时送存开户银行进行结算。

（二）财务印章管理规定

1、公司对外专用财务印章主要包括：

财务专用章、法人章、发票专用章；对外专用财务印章应分人妥善保管，规范使用；对外专用财务印章必须存放在专用保险柜中。

2、财务专用章、发票专用章由出纳进行保管，法人章由财务负责人进行保管。

3、对外专用财务印章对外具有法律效力，使用时须严格检查各项单据是否合法、齐全、符合要求、准确无误。

4、对内专用财务印章主要包括现金收、付讫章，银行收、付讫章，作废章等；对内专用财务印章仅供公司内部管理需要，对外不具有法律效力；对内专用财务印章由使用人自行妥善保管

五、资金审批流程

资金审批流程为：

经办人→部门负责人签字（办事处负责人、部门经理、大区总监）→分管副总审核→财务审核→总经理审批→领款人签字→出纳检查、支付。

第四部分：

发票管理制度

一、对外销售开具发票的规定

1、各区域网点根据税法等有关规定，由财务部专人办理发票的领购、开具和保管业务。

2、发票上的客户名称，要依据客户在税务部门注册登记单位全称为准，不得写单位简称；客户为自然人的，要如实填写姓名。

3、发票由业务员亲自送达的，须向对方索取签收证明，并有收到人签字和单位盖章，该证明要及时送交公司财务部门，附发票记账联后入账。

业务员外出携带大量发票时，务必保管好发票，如有遗失或是毁损，公司将进行调查，视调查结果给以相应处罚。

　　4、所有对外出具的发票，均得经办人在发票登记簿上签字登记。

　　5、凡是已实现销售，客户未索取发票的，必须开具普通发票附于记账凭证后，并计提销项税，客户联单独由会计保管，并在发票登记簿登记。

　　6、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将发票出具给客户。

二、发票的申请与发放流程

1、各区域在发票预算申请中需注明发票的需求时间，财务部根据各地市提交的预算并结合上月末发票库存情况按需发放。

如遇特殊情况需增补发票，必须提交发票增补申请。

（发票增补申请可参照发票申请流程）

注：

低于200份发票申请，提前1天

200份以上发票申请，应提前2天

500份以上，提前3天

数量超过1000份的，财务部要安排1周时间来打印，故需要提前1周

请各地市同事知悉。

2、当月申请的发票额度不得超过当月预计收入的额度，否则不能下拨发票。

3、请各办事处在收到发票后两天内将发票签收表传真到公司并邮件至出纳邮箱。

4、各办事处应指定人员管理发票。

如指定人员因特殊情况转交给他人暂时管理，请办好交接手续。

5、企业直接领取发票或通过税局转交企业发票时，务必让企业或税局在发票领取本上确认。

6、每周六下午各办事处需自行盘点发票。

7.每月25日至30日各办事处负责人必须将发票盘点数据发送到公司出纳邮箱，与出纳核对各办事处发票库存数量，并将最终盘点数据抄送各区域经理。

三、企业遗失发票及退款原则：

1、企业遗失发票要求补发票的：

不予补给。

2、企业遗失发票却要求退款的：

不予退款。

3、企业发票已粘贴，至发票不能重新再利用，却要求退款的，不予退款。

4、企业已刮奖发票却要求退款的：

收回发票，并收取发票税金（发票面额*6%），且企业要求退款时间必须在发票开具日起一周内。

四、开具或取得发票的管理规定

　　1、发票使用要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行。

（详见附件2）

　　2、开具发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。

　　3、在业务活动中，发生大额费用交易时，应签订交易合同。

交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。

　　4、对于取得增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续；

　　5、在业务活动中发生费用时，要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。