某政府单位OA系统解决处理办法.docx

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某政府单位OA系统解决处理办法

XXXXXX

办公自动化系统解决方案

XXXX电子科技有限公司

2017年7月

系统概述

一.1.建设背景

XXXXX网上办公自动化系统是用于连接单位各级部门，以实现单位系统的办公联网，提高办公效率和管理能力。

建设办公自动化系统的目标是提高办公效率、简化办公流程，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的办公体制，加强上级对下级各部门的联系、监督和指导。

办公自动化应用是一项涉及面广、技术和资金密集的系统工程，为确保系统发挥整体效益，必须统一规范，遵照统一的规范和标准协同工作。

要特别重视系统建设的实用和实效，以便资金和资源发挥更大的效益，同时还要考虑到不同机构的职能特色，赋予明确的分工严格的权限，并保证不同流程中至关重要的安全性及必要的保密性等。

办公自动化软件是基于Web的综合办公自动化软件，具有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性，以工作流技术为中心，为政府机关提供了规范、完整的日常事务自动化处理和无纸化办公。

一.2.设计原则

XXXXXOA系统的建设应体现先进性、可靠性、实用性、安全性、易使用性、开放性、有限开源性、可扩展性、可维护性等原则。

1、先进性：

应当采用当今主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应宏观上业务管理、发展规划和微观上事务办理的需求。

2、可靠性：

系统设计应采用成熟、稳定、可靠的软件技术，保证系统在大数据量、高并发的情况下长时间不间断地安全运行。

3、实用性：

根据业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设计、功能和模块划分。

工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不稳定和突发事件等各种现实情况。

4、安全性：

系统建设要符合用户对信息安全管理的要求，建立完善可靠的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，确保系统具有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全加以保护。

5、易使用性：

主要体现在两个方面：

一是应用界面简捷、直观，尽量减少菜单的层次和不必要的点击过程，使用户在使用时一目了然，便于快速掌握系统操作方法，特别是要符合工作人员的思维方式和工作习惯，方便非计算机专业人员的使用；二是应提供联机的或脱机的帮助手段。

6、开放性：

为了使系统具有较强的生命力和开放性，应遵循已有的国际标准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。

7、有限开源性：

随着业务逻辑的改变，需要对系统进行维护、微调或二次开发。

对该系统的非核心代码，应该开放。

并提供规范的数据库设计，接口规范。

8、可扩展性：

该信息系统是一个不断发展中的应用系统，在系统设计时要考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外部环境发生变化时，可以扩展系统的功能和性能。

软件设计要简明，各功能模块间的耦合度小，以适应业务发展需要，便于系统的继承和扩展。

9、可维护性：

系统应具有良好的结构，各个部分应有明确和完整的定义，使得局部的修改不影响全局和其他部分的结构和运行。

一.3.系统特点

简单使用

易用是XXXXXOA的主要设计目标之一，力图为用户提供一个容易使用、容易管理的信息平台。

信息化建设是一个繁杂的工作，涉及到业务、部门、人员等方方面面。

我们的努力就是要达到“化繁为简”，为用户提供一个使用方便、简单、容易的信息系统，使系统的管理维护简单、更新能力强的信息管理系统。

采用OA设计的信息系统只需几分钟就可以安装完成，通常只要一、两天的时间就可以把单位内部的信息管理系统建立起来，培训工作也很短，稍有计算机基础的，会上网的终端用户，在几十分钟内就可以掌握常用模块的使用方法。

完全浏览器的界面非常容易使用。

平台结构、模块化组件，通用性好

本OA系统采用平台化结构设计，并且提供丰富的信息处理功能模块，通过标准的接口，将功能摸块“镶嵌”在平台上，构成符合用户需要的信息管理系统。

通过灵活的菜单定制功能，用户可以挂接已有系统，也可以不断扩充新的功能模块。

强大的适应能力

不论是在适应用户的组织结构变化，还是业务工作的变化，本OA都有很好的适应性。

例如：

新增设一个新的机构，只需要在服务器端给这个新的机构建立栏目和功能模块，给机构内部人员提供相应的访问权限，就可以实现基本的信息化管理。

而这些工作可以完全不需要编写任何程序，也不会影响整个系统正常工作。

利用系统提供的工作流功能，用户可以通过自定义流程和可视化设计表单，将本单位的常用业务管理起来，使业务流程管理、审批、分发、流转过程更加规范，而这种开发是可以通过软件文档指导，自行完成的，可以节约大量的后期开发投入。

技术领先

系统的技术先进性体现在应用需求和实现技术的相互结合。

二者相互作用，相辅相成。

体现在：

易扩展、易维护的系统体系；基于面向对象的系统设计；多层的B/S应用。

系统更加安全：

客户端不直接与数据库服务器相连，通过中间层的用户编程可实现更加健全、灵活的安全机制。

Ø信息共享度高：

HTML是数据格式的一个开放标准，目前大多数流行的软件均支持HTML，同时MIME技术使得Browser可访问多种格式文件。

Ø扩展性好：

面向对象的设计，多层B/S结构的应用，使系统具有较好的可扩展性和包容性。

在接纳已有的系统和在今后系统软硬件扩展时，能有效地保护已有的投资。

特别是在应用需求变化时，能容易地加以调整。

系统易于扩充升级，既能满足当前业务的需求，又为今后的扩充留有空间。

Ø广域网支持：

无论是PSTN、DDN、帧中继,X.25、ISDN,还是新出现的CATV、ADSL，B/S结构均能透明的使用，用户在使用软件过程中会发现，通过OA实现全球办公，是一件很轻松的事。

安全保密性好

系统建设必须遵循有关国家电子政务信息安全保障体系要求，按照国家法规实施安全等级保护，加强系统信息安全管理。

提供完善的、可行的系统安全方案，包括有双向身份认证、文件加密、数据备份与恢复、防病毒、防入侵等功能，应支持PKI加密，电子签名和第三方的CA认证。

总体设计

一.4.平台架构

信息化的主要内容

政府、企事业单位的信息化建设是一个集办公自动化、业务管理、领导决策等应用为一体综合信息管理系统，是一个应用覆盖面广泛，涉及部门多的应用系统。

财务、人事、或业务管理系统往往只是涉及一个部门，或者一部分人员使用的业务管理系统。

而整个单位的信息化涉及各个部门和各项业务，使用人员包括单位的最高级领导、管理部门和全体员工。

因此，政府的信息化是一个涉及面广泛的综合信息管理系统。

每个单位的信息管理系统反映一个单位的业务特点、管理模式和管理风格。

即使同一个行业的用户，也有各自的管理方式和特点，因此，用户对本单位的信息化有很多个性化的需求。

我们把信息化应用分为三个方面的内容：

通用办公应用、业务管理和决策支持。

通用办公应用是各个单位在日常运行中最基本的信息化需求，例如：

信息共享、信息检索、文件管理、电子邮件、请示与审批、公文处理、常用信息管理、会议管理、工作计划、出差管理等等。

但是，每个单位在构建本单位的信息管理系统时，需要将这些功能进行有效的组织，使之符合本单位的管理工作的需要。

业务管理系统有很强的行业特点，政府部门、企业、科研机构、学校等单位都有各自的业务需求。

决策支持系统是对单位各个部门的业务数据进行综合性分析的基础上，为科学决策提供信息支持。

信息管理平台的架构

信息管理平台，将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/WWW服务器/应用服务器/数据库服务器”的结构来构造单位内部的信息管理系统。

客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易用性更强，客户端不需要安装专用的客户端软件，使整个系统的管理维护工作大量减少。

特别是作为整个单位的信息化，系统的用户数量多，涉及的部门多，而且可能还有远程的用户，如果需要维护客户端的软件系统，将会导致许多客户端系统需要大量安装、调试工作，影响整个系统的稳定运行。

用浏览器作为统一的信息访问工具，避免访问各种业务系统数据是需要启动、进入不同编程工具设计的应用系统，更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据。

平台的构成

OA平台主要包含四个主要部分：

个人事务、公共事务、信息交流和系统管理。

个人事务：

主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合

公共事务：

提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，以及可自定义流程的工作流功能。

信息交流：

是单位内部进行交流的有力手段。

系统管理：

用于规划本单位信息系统的结构、内容。

按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派；

信息管理平台的模式是科技独创的一种信息管理模式，主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统，并且可以满足用户不断提高的信息化需求，努力做到一次投资，终生享用。

不论用户属于哪种行业类型，对用户管理、模块管理和权限管理的需要是共同的，只是对功能模块的需求不同。

因此，OA给用户提供了一个构建真正属于自己、符合本单位需要的信息管理系统。

通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的功能模块是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。

对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握，没有权限的管理，就不可能在网络上安全共享与业务有关的信息。

功能模块是实现信息处理的子系统，用户可以根据信息系统的需要选择适当的功能模块实现信息化处理。

系统提供很多功能模块，也可根据用户需要定制功能模块。

系统功能的模块化是OA的重要特点，类似搭积木的方式，选择需要的模块，用户就可以构造符合自己业务需要的信息管理系统。

新模块和升级模块可以直接添加到系统的模块库。

科技将不断为用户提供更多的信息处理模块和原有模块的升级版，为用户提供更好的信息服务。

用户也可以按照系统的接口标准自行设计适合自己业务信息处理需要的专用模块。

一.5.网络环境

基本的运行环境

OA是运行在服务器上的应用系统，最低的运行环境需要一台服务器，安装Windows2000/2003操作系统或Linux/Unix系统，OA系统内置Mysql数据库，也可支持MSSQLServer2000系列。

客户端只需要安装Windows98以上的版本，使用IE5.0以上版本的浏览器。

不需要在客户端安装专门的软件，建议使用IE6.0。

当用户数量比较多，且用户访问量很大时，可以考虑将Web服务器和数据库服务器分别设在两台服务器上，提高系统的运行效率。

局域网

OA可以安装在局域网络上的任何一台服务器上，局域网用户通过局域网IP地址即可访问。

广域网

有远程分支机构，或出差用户时，需要广域网的支持。

远程用户可以用远程拨号、专线、Internet联接等方式实现访问信息系统，可通过光纤或WLAN接入、ADSL宽带、主机托管等方式实现广域网OA应用。

一.6.数据库系统

数据库系统实现数据信息的组织、管理、安全及可靠性保障，并为各种应用提供数据访问、存储等服务。

信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非结构化信息数据，也涉及多媒体数据信息。

业务管理系统主要是以数据信息为主，决策支持需要数据仓库系统的支持。

OA支持MYSQL和MSSQLServer作为信息管理系统的数据库系统。

一.7.电子邮件系统

电子邮件是OA的一个重要功能模块，它主要包含两个功能：

1）内部员工的电子邮件；2）收发员工的外部Internet邮件。

内部邮件：

内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器，就可以使内部员工之间可以通过内部邮件实现协作、沟通、交流。

而且没有邮件服务器的复杂配置和管理，特别适合单位内部的日常工作。

外部邮件：

外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能。

在系统服务器上建立邮件代理服务，可以自动接收外部的电子邮件，并分发给收件人。

员工提交的外部邮件，由代理服务器代理发出。

外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用提供方便。

一.8.网络协议

网络协议建议采用TCP/IP。

通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络——TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。

一.9.操作系统

整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备、网络设备的性能，以及应用软件的性能，很大程度上也取决于系统软件，特别是操作系统的性能。

采用Browser/Server（B/S）、Intranet/Internet体系结构后，与数据库有关的操作都将由服务器来完成，操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的意义。

目前，从安全性和性能上讲，Linux/UNIX操作系统在某些应用领域优于WindowsNT，OA全系列产品均可以很好的支持Linux/UNIX操作系统。

WindowsServer系列操作系统具有网管能力强，Internet/Intranet集成度高，易维护，有较好的性能价格比等等优势，OA也可以很好的支持Windows平台。

一.10.系统安全

系统的安全主要包括两部分，即系统运行的安全和信息的安全。

系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。

信息的安全是保证信息的完整性、保密性。

为了保证系统的安全，有以下防范措施供网络建设时考虑：

互联管理的措施

a）通过专网互联。

单位的信息管理系统有时需要与分支结构、下属部门的互联，为了信息的安全，建议采用专网互联的方式。

对于非本单位的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。

b）从物理上与Internet断开。

对于保密性要求较高的单位，物理上断开可以从根本上防止黑客队网络的攻击，但是也造成使用的不方便。

针对此问题，我们可以采用一种相对安全的方案：

允许Intranet用户访问Internet；禁止Internet用户进入Intranet。

利用防火墙技术建立一个停火区，将Intranet网络和Internet隔离开。

首先在停火区中用一个具有数据包过滤功能的筛选路由器，通过检查流经该路由器上数据包的IP地址状态，判断数据包IP地址是通信之中的IP还是请求连接的IP；将来自Internet的请求连接的IP数据包阻止在筛选路由器之外，实现初步安全。

然后用代理服务器在应用层将Intranet与Internet相连，所有Intranet用户对Internet的访问都用该代理服务器来完成，通过网络地址转换（NAT）将Intranet的网络地址隐藏起来，对Internet来的访问，代理服务器不对其提供任何服务，从而阻止Internet对Intranet的闯入；而且代理服务具有身份验证和日志功能，可以用于实施对数据流监控、过滤、记录。

c）通过使用SSL加密技术，实现传输安全。

系统可实现支持SSL传输协议的方案。

数据在互联网传递时，可实现128位加密，对于需要互联网应用OA系统的单位，是很适宜采用的安全方案。

口令保护

为了防止非法用户不合法的存取信息，应对用户的存取资格和权限进行检查。

在系统中口令选择足够的码长，用户口令的字符长度系统要求不低于6位，同时具备定时强制用户修改密码的功能。

存取控制

在网络设计时通过对数据重要性、保密性、公开性及使用者的分析，把网络划分为不同的网段，或划分为不同的工作组；通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权，可以控制用户对信息源不同级别操作，防止对信息非法的访问、修改、删除，保证数据的安全与保密。

审计管理

系统软件和应用软件应具有强大的日志能力。

对于任何被保护的数据资源（如数据库文件）的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户、系统登录等信息都有详细记录，提供审计功能。

计算机病毒的防治

计算机病毒种类繁多，危害极大，轻者影响系统的运行性能，重者破坏系统数据，使系统陷于瘫痪。

对此必须对计算机病毒采取严密的防范措施：

未经信息中心的许可，不得使用可移动介质（软、光盘等）进行程序、信息的复制与传递。

定期或不定期的进行病毒的防治检查，系统中应配有公安部门认可的安全可靠软硬件杀病毒、防病毒产品。

系统管理员定期和不定期方式清除集团公司所有终端计算机病毒；同时各终端上配置防病毒软件，用户可自行进行病毒的清除和预防，可以设置终端进行计算机病毒自动防治。

安全意识教育与严格的管理制度

在系统中最重要的安全保密因素是操作人员，以上所有的安全都是由操作人员来实现的，所以必要的安全意识教育与严格的管理制度是系统安全与保密的重要组成部分。

功能描述

一.11.个人办公平台

个人办公平台为个人办公提供全方位的信息管理，主要包括个人信息设置、个人日程、万年历、邮编查询、手机IP查询、提醒窗口等。

提醒窗口主要是提醒业主日常工作需办理事宜，其中包括公告信息、该用户需要查看的留言、需处理的任务、需审核的任务、以及该用户要准备下达的任务、需要参加的会议等内容。

个人办公的日常需求在系统中均以办公桌面的形式来满足，办公桌面会直接显示最新与该用户有关的公告信息、留言信息等，单击某一栏目下的信息标题，可以查看到该信息的详细内容。

一.12.人力资源管理

人力资源管理模块从人事管理、考勤管理等方面入手对业主的人力资源信息进行全方位的管理。

通过人力资源信息化管理，使人力资源管理变得有序系统，大大降低了管理成本，减少了人力资源风险。

人力资源管理将为业主构建一个机构清晰、权责分明、协同运作的人才环境。

在人力资源管理模块中定义组织结构、人事结构、分配具体的权责，人员各得其所；规范的人事流程、考勤管理、绩效管理等，所有的事务都条理分明；科学的考核制度，激励员工提升自我，发挥才干，创造更大价值。

人事管理

定义和管理XXXXX的组织机构，岗位信息、人员信息等，提供全套的员工数据和详细的员工成长记录，以多种角度对人力资源进行分析。

1）员工信息：

为员工建立人事档案，记录相关员工基本信息。

2）部门信息：

创建部门，对部门相关信息进行记录。

考勤管理

考勤管理模块主要从对人员出勤信息的全方位采集，其中包括考勤纪录、请假纪录、加班纪录、外出纪录、考勤统计、休息日设定，通过考勤管理模块按月、季度、年度统计人员出勤情况。

个人、部门工作报告

个人工作报告为员工提供填写个人工作日志的平台，系统将对员工日志进行管理，并对员工的周报、员工和部门的月报和年报进行管理。

绩效管理

通过考勤、日常工作情况、部门核算办法等信息进行绩效考评。

功能包括：

绩效考核阶段管理、权重系数的设定、和绩效考核成绩的浏览统计。

一.13.知识管理

办公资料、规章制度、各类合同等资料均通过协同办公系统中的资料管理进行统一归档，以便日后的快速查找。

业主可以将宝贵的时间用在分析、判断信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上；强大的搜索，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；知识管理包括文档管理、规章制度、政策法规、政府文化、合同管理、信息库等功能。

资料管理

主要对合同资料进行管理，其中包括人事合同、商业合同等。

文档管理

主要对政府文化相关文档、规章制度等文档进行管理。

信息库

将XXXXX办公中常用信息收集在一起，方便办公过程中方便快捷的查找出相关信息。

信息库主要保存单位信息、部门信息、员工信息、列车时刻、电话区号、邮政编码、法律法规等信息。

一.14.流程管理

办公系统流程管理对各种简单到复杂的流程都可进行定义，如合同审批、订单流转、采购申请、任务安排等；从信息表单、流转步骤，到流转条件、操作人员等，快速设置符合XXXXX业务规范的流程；电子化的流程，突破各种边界，进行跨部门、跨行业的即时沟通，构造协作的环境。

发文、收文管理

收发文管理采用自动驱动式管理，收文、发文均按事先设置好的流程进行自动流转，各部门人员不必关心整个流程，只要按部就班作好系统提示应该所做的工作就可以，这样的流程设置大大提高了工作效率，加强了部门之间的协作。

1）发文流程

发文管理采用业务流程自动化的方式。

拟稿者只需在办公系统提供的界面上进行拟文，拟好的文件将按设定好的流程传送给部门领导进行会签，会签后的文稿将相应的核稿人进行审核，审核后的文稿通过办公自动转到公司总经理处进行签发，总经理签发后文件就此生效。

文档管理者将对生效的文件进行最后的归档处理。

整个流转过程均通过系统自动驱动，各部门各岗位人员完全可以不关心整个流程，依据系统提示完成自己的工作即可。

2）收文流程

收文管理同样采用业务流程自动化的方式来实现，日常收文工作中首先要在系统中进行收文登记。

来文有两种情况：

一种是通过“接收文件”操作直接接收的文件，这种情况下：

文件的基本内容已经自动生成，用户只需要在来文登记单上填写相应的项目即可；另外一种通过“来文登记”操作，接收人自己登记，登记后开始处理来文。

收文人员完成自己的工作后将来文转至下一级，公文处理流程中的下一级人员在“待处理文件”文件夹中接收到前一级人员发送的要自己处理的公文。

按照自己的权限或上一级人员的要求进行审阅。

审阅后，点击“发送”直接就将该公文流转到流程中已设定的下一级人员的“待处理文件”文件夹中。

依次流转，最后通过系统做好归档工作。

发文流程图

收文流程图

工作流程

工作流程的电子化解决人员操作的效率低下、工作相关资料不能有效和统一的管理、工作流的审批意见不能完整的保存并归档等问题。

工作流程是对一整套规则与过程的描述，以便管理在协同工作进程中的信息流通与业务活动。

它的目标在于根据业主实际规范和业务操作来定义电子化的工作流，以智能的方式处理过程，保证工作中的某项任务完成后，按预定的规则实时地把工作传送给处理过程中的下一步，保证相关数据的自动更新。

工作任务管理

工作任务管理主要是为业主提供对工作任务的流程化管理，从工作任务的下达、执行道最终审核，办公系统都可以很好的驱动任务的完成。

通过工作任务管理，对任务的完很情况进行最终评价，整个工作从开始到结束都将在系统中体现，并有系统记录执行结构。

工作任务管理包括：

任务浏览、任务添加、任务分配、任务处理、任务审核、任务评价、个人任务统计、全员任务统计等功能。

会议管理

会议管理主要是对会议信息、资源进行管理。

通过会议管理模块，可以帮助业主有效安排各种会议资源、支持会议的召开并管理会议的相关信息。

会议管理主要包括会议室管理、会议通知管理、会议纪要管理等功能。

一.15.资产管理

资产管理通过科学的管理机制降低业务成本。

通过为每个物品建立信息卡片，名称、规格、类别、属性、管理者等其他信息，随时提供查阅；从采购、入库、领用，到调拨、维修、报废，定义资产的流转，全面跟踪资产的状况；整合信息流、人员流、资金流、物流，有力提高政府资产管理能力。

资产管理主要从固定资产、非固定资产、公司资源等方面进行管理。

通过对资产的管理，使业主清晰的掌握资产运营情况。

车辆管理

主要是对公司办公用车进行管理，系统将提供车辆基本信息管理、用车申请管理、行车记录管理、用车审批管理、车辆使用状态、回车登记等功能。

物资管理

物资管理是对办公物资的申请、仓储信息进行管理，主要包括物资信息管理、领用管理、物品维护管理、物品借用管理、物品归还管理。

用章管理

各种印章将通过办公平台管理起来，任何人员使用用章都将有系统记录，电子印章将直接保存在办公系统中。

固定资产管理

固定资产管理模块主要从固定资产申购、领用、维护、台帐等方面进行管理，使XXXXX能够清晰的掌握现有固定资产的情况，以便根据实际情况规划环保行业发展。

固定资产管理包含资产申购管理、台帐登记管理、资产维护管理、资产处置管理、资产转移管理、资产领用管理、资产查询统计、系统维护等几部分功能。

一.16.信息管理

信息管理主要是对公告和留言的管理，方便通过办公平台进行内部沟通，具有权