收集分类与档号等整理归档方式.docx

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收集分类与档号等整理归档方式

成洛大道东延线工程

一、分类概况

根据《四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（川交办[2002]245号）附件一《交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》，结合成洛大道东延线工程实际情况，全部工程档案可分为9类，即：

1、可行性研究任务书；2、设计基础文件；3、设计文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7.竣工文件；8、科研文件;9、特殊载体文件

档号结构表示为：

全宗号—分类号—案卷顺序号

全宗号：

移交交通局资料全宗号：

60，移交建发公司资料全宗号：

135.

交通局：

60—GL5·1·1·SG1·5—1（案卷流水号1～n）

建发公司：

135—GL5·1·1·SG1·5—1（案卷流水号1～n）

全宗号（单位代号）：

大类号：

用GL5表示，GL指公路类，5指公路类中公路工程类。

属类号：

用1表示，指公路工程类的道路类。

项目代号：

用1表示。

立卷单位代号：

能独立组卷的部门代码。

路基桥涵SG1,隧道SG2

小类号：

根据川交办[2002]245号附件二《交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》，分为九个“小类”：

1、可行性研究任务书；2、设计基础材料；3、设计文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7.竣工文件；8、科研文件;9、特殊载体文件

案卷顺序号：

在小类下按阿拉伯数字从1起依次编写案卷流水号。

全宗号与分类号，分类号与案卷顺序号之间用“破折号”隔开，分类号不同层次之间用“·”符号隔开。

档号:

JFGS—GL5·1·1·JS·1—1（案卷流水号1～n）

二、分类及档号标识

1、可行性研究任务书

即立项审批类，是项目建设依据性文件，主要包括：

（1）项目建议书及审批文件

（2）工程可行性研究报告及审批（核准）文件

可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见；专家对可行性研究报告的评审文件；项目评估、论证材料

（3）设计任务书、计划任务书

（4）水土保持方案及批准文件

（5）环境预测、调查报告，环境影响评价报告书及批复

（6）文物调查、保护、矿产资源调查等文件

归档单位：

建设单位

组卷：

根据审批事项内在联系分别整理组卷。

排列:

按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

档号：

JFGS—GL5·1·1·JS·1—1（案卷流水号1～n）

保管期限：

永久

2、设计基础文件

（1）工程地质、勘测报告、地质图、重要土岩样说明

（2）地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观察记录

（3）水文、气象、地震等其他设计基础材料

归档单位：

设计单位

组卷：

按照专业分别整理组卷

排列:

按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

档号：

JFGS—GL5·1·1·SJ·2—1（案卷流水号1～n）

保管期限：

永久

3、设计文件

目前公路建设一般采取两阶段设计，即初步设计和施工图设计及相关审批文件。

设计文件主要产生于这两个阶段。

另外，在施工过程中，经常发生设计变更，应注意设计变更文件的收集。

（1）总体规划设计（永久）

（2）初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要、工程概算（永久）

（3）施工图设计及审批文件、设计计算书、工程预算（30年）

（4）设计变更及批准文件（永久）

（5）工程项目用地图（永久）

（6）设计中重大技术问题往来文件、会议纪要（永久）

（7）设计后期服务文件（永久）

（8）设计总结报告（永久）

归档单位：

设计单位

组卷：

按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷

排列:

按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

JFGS—GL5·1·1·SJ·3—1（案卷流水号1～n）

4、工程管理文件

包括工程准备和工程管理文件，主要包括：

（1）工程招投标文件（永久）

招标书、投标书、评标报告、评标过程文件、中标通知书

组卷：

按照招投标工作程序分别整理组卷

排列：

按照相关手续办理程序依次进行排列

（2）工程承、发包及委托合同、协议书，租赁文件，供电、供水、通讯、排水等协议（永久）

（3）技术服务合同、协议书（永久）

组卷：

按照合同内容分别整理组卷

排列：

按照相关手续办理程序依次进行排列

（4）征地拆迁文件（永久）

征用土地申请及批复，建设用地预审意见及红线图，征用土地数量一览表、明细表，占地图及土地使用证、林地使用同意书，拆迁数量一览表，征地拆迁合同协议、安置补偿协议书

（5）施工许可批准文件（施工执照）（永久）

（6）过程管理往来文件（30年）

“三管两控”文件：

质量、安全、合同管理文件；进度、费用控制文件；工程质量责任登记表，质量监督申请书及质量监督通知书

（7）管理制度、办法，项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要，会议记录、专题报告、报表信息（30年）

（8）计量支付文件（永久）

组卷：

计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷

（9）阶段性工作报告总结、工程总结（永久）

单位管理类文件与工程管理文件的区分：

管理类文件指党务、行政、工会、青年团、经营、董事会、监事会等管理活动中形成的文件，放入单位文书档案，按文书档案进行整理；而工程管理文件放入建设项目档案，按科技档案进行整理。

归档单位：

建设单位

档号：

JFGS—GL5·1·1·JS·4—1（案卷流水号1～n）

组卷：

按照问题结合时间分别整理组卷

排列：

按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

5、施工文件

施工管理文件

（1）施工单位资质、组织机构及人员，岗位责任划分（永久）

（2）开工令、开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要（永久）

（3）施工组织设计、施工方案、施工计划及批复（30年）

（4）重要会审纪要、重大专项方案报批（永久）

（5）施工技术及安全措施、质保体系、单位分部分项工程划分表、试验检测频率计划（30年）

（6）施工定位文件：

水准点、导线点、基准线、控制点等测量、复核记录，各类测试、沉降、位移、变形监测记录（永久）

施工质量控制文件

（1）工程质量文件（30年）

工程质量往来文件，单位、分部、分项工程质量检验评定报告，安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件，施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析，桥梁荷载试验报告，桥梁基础检验汇总资料，特殊结构、部位的专项检测及监控资料，交工验收施工单位的自检评定资料。

（2）原材料质保文件、标准试验文件（30年）

原材料、外购成品、半成品、设备出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告，各种标准试验报告及记录，砼、砂浆配合比试验报告，试验检测资料，设备试验调试记录

组卷：

原材料按种类、规格、时间单独组卷。

试验资料每份按自检试验报告及记录、出厂合格证、质量鉴定报告、材料进场报验单、监理抽检报告组成。

排列：

专卷按照原材料类别依次进行排列，并编制《卷内分项工程使用材料位置一览表》。

该表装订在各分项工程质量评定卷内目录的后面，文件的前面，并编上页号,以便查找本卷分项工程所使用原材料的材质证明所在的位置（即所在案卷的档号和页号）。

此外，在原材料质量检验共用卷的备考表中，应注明各原材料主要使用的分项工程名称。

（3）施工工序资料（永久）

组卷：

以合同段为单位，按《单位、分部、分项工程划分表》的顺序（路基工程、路面工程、桥梁工程、隧道工程、环保工程、交通安全设施、机电工程、房屋建筑工程等），结合施工顺序组卷。

排列：

依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。

以分项工程为基础，一般按以下顺序整理资料：

分项工程开工申请批复单及附件、分项工程中间交工验收申请批复单、分项工程质量检验评定表及附件、中间交工证书。

其中，单位工程、分部工程的质检评定表按单位和分部工程单独组卷，放在其分项工程资料前面。

路基工程

路基土石方工程

①地表处理资料

②不良地质处理方案、施工资料、检测资料

③分层压实资料

④路基检测、验收资料

⑤分段资料汇总

排水工程

①基坑放样、开挖处理、试验检测资料

②各分项施工工序检查、成品检测资料

③砂浆、砼强度试验资料

小桥（小桥、人行天桥、渡槽）工程

①基杭放样、开挖处理、试验检测资料

②基坑施工检查、试验资料，桩基检测资料

③各分项施工工序检查、成品检测资料

涵洞、通道工程

①基杭放样、开挖处理、试验检测资料

②各分项施工工序检查、成品检测资料

③砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表

砌筑防护工程

①基坑放样、开挖处理、试验检测资料

②各工序施工记录、检测、试验资料

③成品检测资料

④砂浆（砼）强度试验资料

支挡工程（挡土墙、抗滑桩、铺砌式坡面防护、喷锚）

路面工程

底基层、基层、面层、垫层、联结层、路缘石、人行道、路肩、路面边缘排水系统

①施工工序检查资料

②材料配合比抽检（油石比、马歇尔试验等）资料

③压实度、弯沉、强度等试验检测报告及汇总资料

桥梁工程（特大、大桥、中桥）

基础及下部构造、上部构造预制和安装、上部构造现场浇筑，总体、桥面系和附属工程，防护工程、引道工程

①基坑放样、开挖处理、试验检测资料

②基础施工检查、试验资料，桩基检测资料

③墩台、现浇构件、预制构件、预应力等施工工序检查、成品检测资料

④砂浆强度、砼强度、台背回填压实度等试验报告及汇总表

⑤引道工程施工检测、试验资料

隧道工程

总体、明洞、洞口工程、洞身开挖、洞身衬砌、防排水、隧道路面、装修、辅助施工措施

①洞身开挖施工、检查资料

②衬砌施工、检验资料

③隧道路面工程施工、检查资料

④照明、通风、消防设施施工、检查资料

⑤洞口施工检查资料

⑥各种附属设施检验施工资料

⑦各环节工序检查、验收资料

⑧隧道衬砌厚度、砼（砂浆）强度试验检测资料

环保工程

声屏障、绿化工程

交通安全设施工程

标志、标线、突起路标、护栏、轮廓标、防眩设施、隔离栅、防落网

①各种标志牌制作、安装检查记录

②标线检查资料、施工记录

③防撞护栏、隔离栅及附属设施施工、检查资料

④照明系统施工、检测资料

⑤各中间环节检测资料

⑥成品检测资料

机电工程

监控设施、通信设施、收费设施、低压配电设施、照明设施、隧道机电设施

排列：

按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

房屋建筑工程

收费站、服务区、停车场

按建筑部门有关要求编制、汇总

施工安全、环境保护及文明施工文件

①安全生产有关文件：

安全管理制度及保证体系、安全目标管理责任书及安全生产协议、专项安全保证措施、安全应急预案及检查、落实文件

②安全事故的调查处理文件

③环境保护的有关文件

④文明施工的有关文件

工程进度控制文件

①进度计划（文件、图表）及批准文件

②进度执行情况（文件、图表）

③有关进度往来文件

计量支付报表及附件

合同管理文件

①人员变更文件

②设计变更一览表

③工程变更令及立项、申请、批复

④变更图纸

组卷：

以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件2《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）

排列：

按照变更文件的文号顺序依次进行排列

编制《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》

在工程变更令案卷中，该表装于该案卷卷内目录的后面，变更令文件的前面，并编写页号。

同时，该表装订在各竣工图案卷卷内目录的后面，竣工图的前面，并编写页号。

设计变更文件与竣工图档号对照一览表

序号

变更内容

变更依据文件号

所在案卷号

对应竣工图号

所在案卷号