第二章文书管理制度.docx

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第二章文书管理制度

第二章文书管理制度

一、文印室管理规定

第一条公司的文件，有打印必要时方予打印。

内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。

一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。

第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。

第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。

对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。

第五条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。

属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。

第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。

二、文件、档案保存年限表

表3.2.1

档案分类

存档年限档案名称

永久

10年

5年

3年

2年

1年

备注

经营类的档案文件

有关公司章程类的档案

〇

股东大会的档案

〇

股东名册、股东印鉴名簿

〇

重要干部会议记录

〇

重要干部到职宣誓书、重要干部名册

〇

经营计划

〇

关于组织、单位的档案文件

业务组织规章

〇

修改组织有关的文件

〇

有关会计业务的档案方面

年度决算报告

〇

人事档案文件

员工名册

〇

员工履历表、户籍誊本、就职宣誓书

〇

总务、庶务文件档案类

销售业务的档案文件

生产作业的档案文件

三、文件收发规定

（一）公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。

（二）文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

（三）文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

（四）属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

（五）文件统一由办公室负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

秘密文件和由专人按核定的范围报送。

（六）外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。

由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

（七）传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。

四、企业报刊、邮件、函电收发制度

（一）全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。

（二）外发函、电要求。

1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。

2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

（三）外来邮件管理

1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。

2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

4.私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。

5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。

6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。

超期罚款，收发室概不负责。

（四）报刊订购与收发。

1.报刊订购。

（1）订购时间：

上半年

下半年

（2）订购手续：

不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。

公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。

归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。

2.报刊收发。

（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。

收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。

（3）每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。

（4）各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。

领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。

当面未提出，则视为分发无差错。

（五）收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。

（六）收发室内外应经常保持整齐清洁。

（七）收发室由××部门负责管理，其工作质量由××部门进行检查、考核，并承担责任。

五、企业打字、油印工作制度

第一条凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。

第二条由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月（季）生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。

第三条不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。

第四条凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责人审查同意并经××审核修改、统一编号，有关部门会签，分管厂领导签发，方能交付打印。

第五条打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全、书写不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。

第六条打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记。

并根据厂办安排的轻重缓急次序，进行打字。

打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀。

第七条打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室、油印室。

第八条打字员要爱护打字、油印设备和物品，按规定做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作。

第九条文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对。

校对者校完后应在原稿上签字，以示负责。

第壹拾条凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料（见第一条范围）分别由两办或拟稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐。

由两办机要员上报下发。

以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。

第壹拾壹条两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。

第十二条油印文件要严格按照审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自留存，油印底板和废页，余页应及时销毁。

六、文书管理规定

□总则

第一条目的

为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。

第贰条范围

本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司（含事业部、业务执行部

门）与外界来往的文书（包括电报）及关系企业（含公司内容）各部门间来往文书（包含签呈），自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。

□承办部门

第三条总收发部门

总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。

总收发部门负责文书之收受及发送。

第四条管理部门

（一）总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。

（二）各公司（工厂）所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处（或总务部门）为管理部门。

（三）关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。

（四）管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。

第五条主办及会办部门

（一）文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。

（二）本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门如表3.2.2：

表3.2.2

资料报送对象

主办部门

提供部门

备注

一、金融机构二、主管机构

（一）税务主管机构

（二）商业及证券主管机构（三）工厂主管机构（四）外汇贸易主管机构三、报界（新闻）资料四、业务往业客户（业务上需要及推广产品宣传资）五、股东及一般性客户（编制各公司或关系企业体年报）营业部门

财务部各各公司会计处（科）法律事务室各公司总经理或独立厂区之管理部门资材部秘书室营业部门各公司总经理室（统一格式由各公司会商决定，如以企业体为主，则由各公司总经理室提供资料并由总管理处总经理室汇编）

各公司会计处（科）各公司会计处（科）各公司会计处（科）各公司会计处（科）及技术、工务部门各公司会计处（科）各公司总经理室由营业部门委请设计编制各公司及总管理处有关部门

会：

法律事务室会：

法律事务室财务部如发布资料涉及公司业务政策事项应报告长核定后始得向外宣布。

（一）务求文字简要，设计新颖，以便作为企业宣传之辅助工具。

（二）编印前先会法律事务室

□行文

第六条行文类别

（一）函：

发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。

（二）公告：

就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

（三）便函：

关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。

（四）签呈：

下级对上级有所请示或报告时使用。

（五）电报：

业务处理须以电报行文时使用。

（六）表格式公文：

政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。

（七）其他：

1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。

2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。

第七条行文名义、署名及印信借用

（一）对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：

1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：

属政策性或影响公司重大权益的行文。

2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：

对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。

3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。

①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。

②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。

③对税务、金融机关的行文。

④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文（但本款第六项另有规定者从其规定）。

4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。

对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。

营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。

5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。

七、企业文件管理制度

（一）总则

第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条文件管理内容主要包括：

上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

（二）收文的管理

第四条公文的签收

1.凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。

在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条公文的编号保管

1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。

须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

第七条文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。

对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。

如有领导“批示”、“拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。

不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

（三）发文的管理

第八条发文的规定

1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。

党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。

群众团体文件由党委批转。

3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。

其余文件均由分管厂领导批准签发。

第九条发文的范围：

1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党委、厂部下发文件主要用于：

（1）公布全厂规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）发布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关全厂的重大事项；

3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

（四）发文程序与要求

第十条发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。

对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

（五）文件的借阅和清退

第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。

（一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清）。

如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

（六）文件的立卷与归档

第十五条文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：

（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

（6）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

（9）工厂日志和大事记；

（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。

重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。

6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。

（接交单位各留存一份备查）。

（七）文件的销毁

第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

八、公文管理规定

第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条本公司公文，实行统一管理。

公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文单位，要克服官僚主义和文牍主