秘书学.docx

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秘书学

一、说话的重要性

二、怎样才算会说话

1、尖锐性

2、逻辑性

3、幽默性、调侃性

4、深刻性

5、分析性

6、针对性

7、对象性

8、哲理性、思想性

一、秘书学的产生与发展

产生于20世纪80年代

发展：

1、开设秘书专业

2、出版秘书专著，创办秘书学刊物

3、成立秘书学会

二、秘书学的研究对象和性质

（一）对象

1、三种观点：

①秘书工作说

②对象多元说

③辅助管理说

2、研究对象：

是研究秘书工作规律的学科

（二）性质

1、四种观点：

①应用说

②综合说

③边缘说（应用学与写作学之间）

④分支说（管理学的分支）

秘书的定义

　专业从事办公室程序工作，协助领导处理政务和日常事务，并没领导决策及实施服务的人员。

　秘书须具备的能力：

1、较强的书面与口头表述能力

　2、综合协调与合作能力

　3、逻辑思维与分析能力

二、秘书的词义

1、行政职位

2、宫中秘藏之书：

公元2世纪东汉桓帝始设秘书监由物指人

3、辅臣与书记

4、社会职业：

助理、文员

三、秘书的层次

1、秘书的层次

①高级秘书（参谋）

②中级秘书（管理）

③初级秘书（服务）

2、秘书的级别

秘书长→办公厅（室）主任→秘书处长→秘书科长→秘书股长→科员→办事员

四、秘书的类别

（一）一般分类法

1、按门业分类

教育秘书、科技秘书、农业秘书、党政秘书……

2、按机关层次关系分类

中央级、省市级、县级、乡镇级

3、按工种分类

机要、政务、档案、警卫、调研

4、按类型分

参谋型、文字型、办事型、技术型、公关型、综合型

5、按海外习惯分

高级、中级、初级、实习

（二）按大部类分类法：

公务类与非公务类

1、公务类秘书

是指在党政军、工青妇、国企事等部门从事秘书工作的人

2、非公务类秘书

a、定义：

①从所在单位看：

属非国家单位

②从职业定位看：

属非公务员出身

③工薪收入看：

不由财政支出

④从与领导的关系看：

属雇用他关系

b、来源：

①公开向社会招聘

②人才市场上招聘的大中专毕业生

③从基层人员中选拔

④老板的亲戚或特殊关系

C、特点：

流动性、务实性、差异性、复合型

一、秘书机构的概念

即秘书部门，是秘书人员从事秘书工作的地方，多半指单位中的办公厅、办公室、秘书听（处、科、股）等。

二、秘书机构设置的原则

1、凡独立单位都要设置秘书机构

2、秘书机构的设置必须符合精简、合理、高效的要求

3、秘书机构与所属机关在工作性质上避暑相适应

三、秘书机构的领导关系

1、秘书机构只对所属单位负责

2、秘书机构之间的关系

①纵向上：

秘书机构存在业务指导关系

②横向上：

秘书机构存在业务交流关系

四、秘书机构的职能（档案馆：

业务部门档案局：

行政部门）

（一）六职能说

1、办理文书的职能

2、信息管理的职能

3、督促检查的职能

4、综合协调的职能

5、后勤保障的职能

6、“不管部”职能：

没有哪个部门管的事就由秘书部管

（二）三职能说（简称“三办”）

1、办文

2、办事

3、办会

五、秘书机构的建设

总思路：

围绕一个基本任务，实行两个结合，突出三项重点，搞好四项建设。

　1、一个基本任务：

当好领导的参谋助手

　2、两个结合：

一般与个别相结合，领导与群众相结合

　3、三项重点：

信息调研、督促检查、日常工作

　4、四项建设：

四项建设、组织建设、业务建设、作用建设

一、秘书工作的特征

（一）秘书工作的辅助性特征

1、文牍性

2、机密性

3、事务性

4、受动性：

领导是主，我是辅；不是我要动，是领导要我动。

5、潜隐性：

其工作是隐藏在领导的工作之中的，其成果亦然。

（二）秘书工作的矛盾性特征

1、被动性与主动性的对立统一

2、事务性与思想性

3、机要性与群众性

4、经常性欲突击性

5、综合性与专业性

二、秘书工作的任务和作用

（一）任务：

两个方面：

参与政务；管理实务（在参与政务上不喧宾夺主，越俎代庖；在管理实务上不要疏忽自己的职责）

（二）作用：

①助手作用②参谋作用③枢纽作用④监督作用⑤耳目作用⑥门面作用

三、秘书工作的发展

（一）秘书工作的指导思想和原则

1、知道思想：

三服务（服务领导、服务单位、服务民众）

2、原则：

①保密

②准确：

办文要准、办事要稳、情况要实、主意要慎

③迅速：

在规定时间内完成规定的任务

（二）秘书工作的发展趋势

1、出现了普遍化、社会化的趋势

2、分工越来越细，专门化程度越来越高

3、秘书职能日益扩大

4、工作方面发生深刻的变革，工作效率大大提高

5、出项了秘书人员女性化趋势

一、秘书形象的基本内涵

㈠形象的含义

通过衣着打扮、言行举止等方面在公众面前树立的整体形象，包裹有形的形象和无形的形象。

外在（有形）的形象：

仪容、仪态、仪表、配饰

内在（无形）的形象：

人生观（人生态度、人生目的、人生价值）、学习力、魄力、智慧

㈡秘书的形象美

1、心灵美：

诚实、正直、善良、友好、坦荡、敬业

2、行为美：

符合规范、法律、道德、人情

3、语言美：

内容健康、语言简洁、态度和蔼可亲、语音清晰

4、文章美

5、书法美

6、仪表美

二、秘书自我形象设计的能力

㈠把握形象设计要素的能力

①体型要素②发型要素③化妆④服饰⑤饰品⑥个性要素⑦心理（自信心）⑧文化修养

㈡认识自我的能力

1、性格认知：

性格与职业相匹配

山男人：

华山男人：

刚直、内涵、外向

庐山男人：

内敛、沉默寡言、腹中自有乾坤

泰山男人：

高大雄伟、面面俱到、人缘好

天山男人：

高不可攀、冷峻

水男人：

海男人：

喜怒无常

江男人：

居家型

湖男人：

温柔、风流倜傥

溪男人：

花心大萝卜、不负责任

2、能力

①沟通能力②学习能力③分析能力④反思能力

3、专业技能

三、秘书的专业风采

㈠仪容美

自然美：

没法改变

修饰美：

时段效果

内在美：

长期的学习积累

修饰美：

①头发：

勤于梳洗

长短适中（性别因素、身高、年龄、职业）

美发自然

②面容：

眼部、脸部、口部、颈部

③化妆：

a、化妆的原则：

美化、自然、协调

b、化妆的礼规：

勿当众化妆、勿在异性面前化妆、勿使化妆妨碍他人、勿使用他人的化妆品

㈡举止（总要求：

文明、优雅、敬人）

1、手姿

手姿的构成要素：

速度、范围、轨迹

手姿的类型：

垂放、背手、持物、鼓掌、夸奖、指示

禁忌的手姿：

易误解的手姿、不卫生的、欠稳重的、失敬与人的

2、站姿

站姿的基本要求：

头端、肩平、胸挺、腹收、身正、腿直

男女的站姿要求：

稳健庄重（男）、优雅（女）

站姿的禁忌：

全身不正、双腿叉开过大、腿脚乱动、自由散漫

3、坐姿

坐姿的构成要素：

角度、深浅、舒展

禁忌的坐姿：

腿部失态、头部胡晃、上身不直

4、行姿

行姿的总要求：

优美、矫健

基本要求：

昂首挺胸、步幅适中、匀速前进、直线前进

行姿的禁忌：

方向不定、瞻前顾后、速度多变、响声过大、八字步态

㈢表情

1、总要求：

热情友好、轻松自然

2、要素

<1>眼神

①时间：

表示友好1/3左右（占交流的总时间）

表示重视或兴趣2/3左右

表示轻视小于1/3

②角度：

平视=平等侧视=失礼仰视=敬畏和尊敬俯视=轻视

③部位：

双眼=关注额头=公务眼部至唇部=社交眼部至胸部=近亲密全身=远亲密

④方式：

直视=尊敬、认真凝视=专注、恭敬盯视=挑衅扫视=好奇、吃惊无视=反感、疲倦、生气

⑤变化：

眼皮的开合、瞳孔的变化、眼球的转动、视线的交流

<2>笑容

①笑容的种类：

含笑、微笑、轻笑、大笑、狂笑

②笑的本质：

表现自信、热情、友好

③笑的禁忌：

假笑、奸笑、窃笑、冷笑、狞笑、阴笑、媚笑

㈣服饰

1、服饰的作用与社会意义

2、面料：

棉布、麻布、丝绸、呢绒、皮革、化纤、混纺

3、色彩：

冷暖、轻重、软硬、缩扩

4、款式：

①要符合TPO原则（T:

timeP:

placeO:

object）

②场合要求：

a、公务场合：

庄重、保守、传统

b、社交场合：

时尚、个性、典雅

c、休闲场合：

方便、舒适、自然

5、着装：

要体现个体性、整体性、整洁性、文明性

一、做人的内涵

1、西方：

人是理性动物→要用法律来约束→人性理解：

恶→法治社会

2、东方：

人是德性动物→要用到的来约束→人性理解：

善→德治社会→人治社会→专制社会

代表：

孔子：

人有仁、信、义

孟子：

人有恻隐之心，有同情心和善心

苟子：

义水火有气而无生，草木有生而无知，禽兽有知而无义，人有气，有生，有知，亦且有义，故最为天下贵也。

杨雄（汉）：

因为情欲，入自禽门;因为礼义，入自人门；因为独智，入自圣门。

二、做人的两个层次

㈠理想中的人：

诚实的人→只有园没有方

㈡现实中的人：

成熟的人→既有理想中人的诚实品格，又有体现诚实品格的技巧；内方外圆

▲成熟人的标准：

1、零散的标准

<1>做事有主见，有原则，不以别人的喜恶作为自己的行为准则

<2>承认人生中有光明的一面，也有黑暗的一面，有荣热和谅解的胸襟

<3>要明白人必先自爱而后爱人，自助而后人助

<4>不会陷入非此即彼，非黑即白的两极思考陷阱

<5>要明白“人比人气死人”的道理，不要拿自己同别人乱加比较

<6>要明白世间万物包括自己的信念都在不断变动前进，要有今日之自己战胜昨日之自己的信念

<7>一个成熟的人往往是好好管教自己，不管教别人

<8>快乐时要值快乐不是永恒的；痛苦时要知其亦非永恒的

<9>只有约束自己，改变自己才能改变他人

<10>每一种创伤都是一种成熟

<11>狂妄的人有救，自卑的人无救

<12>不要对别人不满，要时时检讨自己

<13>毁灭人主要一句话，抬举人却要千句话，请多口下留情

<14>不必回头去看在背后骂你的人是谁，走自己的路，让别人骂去

<15>嫉妒别人不会给自己增加任何财富，别人的财富也不会减少

<16>多用心去倾听别人的心声，不要急于表达自己的想法

2、王夫之的标准

<1>六然：

自处超然、处人和然、处事断然、得意淡然、失意泰然

<2>四看：

大事难事看担当、逆境顺境看襟怀、临喜临怒看涵养、群行群止看习见

3、孔子的标准：

中庸（讲究“度”、“分寸”）

4、付老师的标准：

对金钱、权利、地位的态度

三、中国人做人的特点

<1>重礼节<2>怕出格<3>兜圈子<4>表里不一<5>随大流<6>迁就顺从<7>权利偏执<8>言行分裂<9>讲人情<10>重面子

一、秘书与领导关系——多维性

<1>政治上的同志关系

<2>人格上的平等关系

<3>组织上的上下级关系

<4>地位上的从属关系

<5>工作上的主辅关系

二、秘书处理与领导关系的原则

<1>服从而不盲从

<2>尊重而非讨好

<3>圆通而非圆滑

<4>看开而非看破

<5>卖力而非卖命

<6>流汗而非流血

<7>做事而非坐牢

<8>争气而非争功

三、秘书处理与领导班子关系的原则

㈠领导之间存在矛盾

㈡秘书处理与领导班子关系的原则

总则：

有几位神仙烧几柱香，别追随一个，冷落一帮子。

1、一视同仁原则

2、忠诚原则

3、沟通原则

4、回避原则

5、淡化原则

6、中立原则

四、秘书处理与领导关系的方法

㈠了解政策，懂得政策

1、了解政策——前提

四个阶段：

调查阶段、决策阶段、抉择阶段、反馈阶段

2、懂得政策——基础

㈡摆正位置，自觉服务

1、自觉维护领导权威

<1>在公开场合突出领导的位置

<2>要主动承担责任

<3>接待来访时要注意细节

<4>面对干扰要挺身而出

<5>在公开场合要与领导保持一致

<6>在日常交往中要尊重领导

2、主动适应领导习性

3、适当弥补领导的不足

①精力补偿②知识补偿③能力补偿（写作能力、办事能力、公关能力、思维能力）

㈢正确领会、贯彻意图

1、培养听话能力

2、培养观察能力

3、培养领悟能力

㈣要加强与领导的思想沟通

1、与领导沟通的原则

<1>适时<2>适地<3>择事<4>善言<5>渐进式

2、如何向领导申辩

<1>申辩的问题要有价值

<2>申辩的内容应切中实质

<3>申辩的时机应恰当

<4>申辩的陈述应巧妙得体

<5>申辩的态度应谦虚诚恳

<6>申辩的方式应据情求实

<7>申辩态度应容忍慎重

㈤女秘书与男上司的关系

1、充分发挥女性的优势

<1>知觉、敏感、耐心

<2>机械记忆和形象记忆较强

<3>语言甜美

<4>亲和力强

<5>更宜适应环境的变化

<6>可与男上司互补

男：

重物、理性、重竞争、重结果、果断

女：

重人、感性、重和谐、重过程、优柔寡断

2、如何保持自尊与稳重

<1>重尊严、重名誉

<2>轻金钱、轻权力

3、要保持适当的距离

<1>保持适当的空间距离

<2>保持适当的心理距离

一、秘书伦理概述

<一>伦理与道德的区别

伦理：

外在的、客观的、群体的

道德：

内在的、主观的、个人的

<二>秘书伦理的含义

指秘书在履行职业行为的过程中形成的心理意识。

<三>秘书伦理的意义

1、优良的职业伦理是做好秘书的首要条件和基本要素。

2、秘书伦理是现代秘书人员从事工作的重要动力。

3、秘书伦理是现代秘书人员自我完善的必要条件。

二、秘书伦理的要求

<一>个人价值：

诚实和正义

<二>职业价值：

忠诚和敬业忠诚是种觉悟，敬业是种态度：

乐业、勤业、精业

<三>组织价值：

效率和原则

<四>合法价值：

依法和守法

三、秘书的职业道德

道德体系：

社会道德、职业道德、家庭道德

<一>秘书职业道德范畴

1、职业理想：

辅助管理、提供服务

2、职业态度：

认真、勤奋、积极、热情

3、职业责任：

对领导负责

4、职业义务：

不计功利、自觉服务

5、职业纪律：

不越权、不泄密

6、职业荣誉：

把自己的荣誉融入到领导的荣誉之中

<二>秘书职业道德要求

1、礼貌而不居高临下

2、诚实而不弄虚作假

3、参谋而不自以为是

4、谦虚而不傲上凌下

5、谨慎而不唯唯诺诺

6、公正而不见风使舵

7、原则而不论是道非

8、敬重而不阿谀奉承

9、谦卑而不妄自尊大

10、本分而不炫耀示人

四、秘书的作风修养

<一>积极主动的作风

<二>雷厉风行的作风

<三>准确细致的作风

<四>勤奋刻苦的作风四勤：

勤问、勤记、勤看、勤想

<五>团结互助的作风

<六>有条不紊的作风

一、秘书工作的起源

<一>秘书工作产生的条件

1、有一定形态的社会组织

2、有管理行政事务的领导者

3、有领导者对辅助人员的需求

4、有符合领导要求的辅助人员

5、书面信息的使用（记录信息的符号）

<二>秘书工作的起源

1、起源于黄帝时代

那时有史官，如仓颉、沮融、孔甲等

2、起源于夏朝

<1>出现了文字

<2>出现了阶级、国家

二、先秦时期的秘书工作

<一>商朝的秘书工作

1、文字（甲骨文）的出现

2、秘书的名称：

巫、史职责的、为记录、占卜

<二>周朝的秘书工作

1、出现了五史

<1>左史：

处理宏观事务

<2>小史：

草拟文件

<3>内史：

记录国王活动

<4>外史：

处理对外文书

<5>御史：

保管档案

<三>春秋战国时期的秘书工作

1、秘书的名称：

御史、主书、尚书、御书等。

楚国有“左徒”。

2、御史→周朝：

掌档案→战国：

国君助手，拟写机要文书，记录国事

三、封建时期的秘书工作

<一>秦朝

╱三公：

丞相、太尉、御史大夫

1、中央机构

╲九卿：

奉常、卫尉、宗正、郎中令、太仆、典客、治粟内史、少府（皇帝总务处）

2、少府下设有尚书，尚书是掌管文书的

<二>两汉

1、选拔秘书的方法：

举查、征召

2、考察的内容：

大篆、小篆、隶书

3、设尚书署：

长官为尚书令

4、地方实行郡县二级制：

郡有郡府，县有县府，它们从事秘书工作的人叫主簿（相当于今天的办公室主任）

<三>魏晋南北朝

设中书省：

长官中书令，由秘书监改名而来

<四>隋唐时期

1、三省六部

三省：

中书（出令）、门下（审议）、尚书（执行）

六部：

吏、户、礼、兵、刑、工

2、匦使院：

唐武则天设，目的是“申天下之冤滞，达万人之情状”，是最早的信访部门

<五>宋元时期

1、宋朝

行政权在中书省，军事权在枢密院，宋朝的秘书工作也是按军政两个系统建立

<1>╱主事房：

收发登记文书

中书省

╲催驱房：

催办公文

<2>╱都承旨，副都承台

枢密院

╲检详：

初为检校文书，后改为专掌机要文书

2、元朝

<1>选拔秘书的制度：

首论行止，次取吏能，又计次月日多者为优.

<2>驿使制度：

设通政院掌管驿站，驿站的名称有驿站、急递铺。

<六>明朝

1、内阁：

最初为皇帝的秘书处，设置的原因是朱元璋于1380年废中书省，废除宰相制，杀胡维庸。

2、司礼监：

全由太监组成，其职责是掌管宫廷礼仪，机要保卫工作。

<七>清朝

1、内三院

<1>内国史院：

编纂史书

<2>内秘书院：

草拟文书

<3>内弘文院：

考察古今得失并向皇帝进言

2、军机处：

清雍正

四、中华民国时期

<一>中央机构

1、总统府：

设置秘书处（是具有现代意义的秘书机构建置的开始）

2、内阁（国务院）

<二>公文程式条例

1912年1月，南京临时政府颁布，使用令、咨、呈、示、状五种公文，废除了历代封建王朝使用的“制、诏、诂、敕、章、表、书、奏”带有封建色彩的公文，具有资产阶级反封建，追求平等的民主思想。

五、国民党时期

<一>三次文书改革

1、1927-1933，重点制定公文程式，确定新的行文关系。

2、1933-1935，主要是提高行政效率，建立万能政府，重点是文书、档案改革。

3、1938-1945，重点推行“行政三联”，将行政中的设计、执行、考核三者联系起来、

三次改革的意义：

国民党政府通过三次文书改革，在简化公文结构，规范公文用语，限制公文篇幅，同一公文办理程序方面取得一定效果，促进我国公文工作现代化进程。

六、建国后时期（三次秘书工作会议）

1、1951年4月，北京召开，通过了《政务院关于各级政府机关秘书长和部设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》

2、1981年1月，北京召开

3、1985年1月，北京召开，提出秘书工作要实现“四个转变”“三个服务”。

“四个转变”：

1、从办文办事→既办文办事又出谋献策

2、从收发传递信息→综合处理信息

3、从单凭经验办事→科学化管理

4、从被动办事→主动办事