如何写一封得体的企业邮件.docx

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如何写一封得体的企业邮件

如何写一封得体的企业邮件？

（一）正确使用发送、抄送及暗送

公司邮件内容主要分为两类一是问题沟通类二是信息类。

包括报告、申请、征求

意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等。

一、问题沟通类是以问题沟通单位形式出现。

1、

类别公司

发送问题责任人

抄送问题部门责任人、企管部（文员或经理）

备注一般不需抄送总经理

2、

类别公司间

发送问题责任人

抄送问题部门责任人、总经理、企管部（文员或经理）

备注受双重领导的部门应当根据沟通单内容，即针对具体业务活动的职权归属可酌情抄送给系统负责人。

问题责任人非企管部的沟通单不需抄送企管中心。

不需抄送总裁及执行总裁。

3、

类别公司与总部

发送问题责任人

抄送系统负责人、总经理、企管中心专员

备注不需抄送总裁及执行总裁。

4、

类别公司（总部）间问题沟通单未按时处理投诉

发送企管中心专员

抄送企管中心负责人

备注企管中心负责对未按时处理责任人处罚。

二、信息类邮件（包括报告、申请、征求意见稿、非正式的小范围的通知、报表、工作小结等）

（一）关于主送

应根据邮件的内容及发件、收件人的隶属关系及职权范围确定收件人。

确定收件人规范是：

（1）请示，报告、工作小结、报表等一般只写一个抄送人即直属上级，如上级有要求可同时抄送平行部门，否则无需抄送。

除隔级负责人直接交办的事项外，一般不需主送必要时可抄送给隔级负责人。

（2）受双重领导的员工向上级发邮件，应当根据邮件内容，即针对具体业务活动的职权归属写明主送人和抄送人。

例如员工一天以上三天以内假期申请，依据流程主送应是所在公司总经理，抄送为所在公司企管部，所在部门负责人，如请假员工为部门负责人则抄送为所在公司企管部、所在系统负责人。

（二）关于抄送抄送范围得当，有助于邮件处理，否则将贻误沟通或造成人力、

物力的浪费。

1•应当抄送的情况

（1）除主送人外，需要监督执行或知晓邮件的其他人，应列为抄送人；

（2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时

抄送直属上级；（3）上级向受双重领导的下级发邮件，必要时应当抄送其另

一个上级；（4）下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级；（5）上级越级向下级行文时，可以抄送受文下级的直属上级。

2•不应当抄送的情况凡与邮件办理无关的人一律不予抄送。

小结：

1•发送邮件时要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。

2.连续回复、转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误，邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发。

（不要将回复了十多层的邮件直接转发）

以下是个人观点，欢迎交流：

1.转发邮件在一定程度上与直邮（To）的功能是一样的，但在转发的时候最好注明转发理由，是让对方知晓，还是去执行任务，如果只是让对方简单了解，写个简单的FYI即可。

如果是很重要的邮件，转发就显得不太正式了，可以在重新撰写的邮件当中引用别人邮件的内容。

2.抄送的规则相对多一些：

（1）一般而言，抄送的对象都是与此邮件有关的人士，但不是To的对象，不

必对邮件的内容进行执行或者回复，知晓即可；

（2）正如上面这位仁兄所说，如果是平级之间的邮件往来，按照惯例是要抄送给你们共同的Leader的，让他对你们的工作进展有所了解；

（3）如果是跨部门之间的邮件往来，一般要抄送两个部门的Leader，让他们对于部门之间的合作往来有所知晓；

（4）至于收件人的顺序，一般而言是与你工作联系最密切的人排名靠前，相应

的级别越高，与此业务关联度也越小的人排在后面。

相信在商务礼仪中这些都会有所提及，按照书上的权威说法更为稳妥。

（二）正确写邮件主题

1.邮件一定要有主题，要简短，不宜冗长。

主题是正文的中心思想的提炼，即便于日后查询也便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

2.标题要能真反映

文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如王先生收。

也不要用胡乱

无实际内容的主题，例如：

嘿！

或

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1•一定不要空白标题，这是最失礼的。

2•标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4.主题是正文的中心思想的提炼，即便于日后查询也便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

5.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先

生收”。

也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：

“嘿！

”或是“收着！

”

6.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

7.可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!

”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

8.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题。

9.最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正

文却在发出前忘记检查主题。

（三）如何写正文

1.正文内容包含：

收件人的称呼、正文内容、结束签名如果邮件正文主要在一

个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的中心思想，这有利于以

后邮件的查找。

2、一定要记得添加附件。

很多新入职场的同学，斟酌措辞，很不容易写好邮件内容，检查发

1.正文内容包含：

收件人的称呼、正文内容、结束签名

如果邮件正文主要在一个附件里，那么邮件正文中应该用简单的文字描述附件的中心思想，这有利于以后邮件的查找。

2.一定要记得添加附件。

很多新入职场的同学，斟酌措辞，很不容易写好邮件内容，检查发送人员是否齐全，点击发送后才发现没有附件。

这样会给人带来不职业和毛躁的印象。

不要小瞧附件，后面我们会特别说明添加附件的注意事项。

3.Email正文要简明扼要，行文通顺。

u若对方不认识你，第一件应当简洁扼要表明身份以示对对方的尊重，同时为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

u如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

4.注意Email的论述语气

u根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

u尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

u电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

5.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

6.一次邮件交待完整信息

一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

7.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。

这是对别人的尊重，也是自己工作品质的体现。

在邮件发送之前，务必自

己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

8.合理提示重要信息。

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

9.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

10.不要动不动使用：

）之类的笑脸字符，在工作信函里面这样显得比较轻佻

11.为了交流能够顺利地进行，邮件传达的内容要简洁并合乎逻辑，这一点毋庸置疑。

能够吸引对方的文章或是能够表达自己感情的文章也是重要的。

电子邮件跟用手写信的书写要求是相同的，除了“敬启”、“谨启”这样的起首语或结束语之外，有的人还会加入季节寒暄语，但这样写有的时候会拉大与对方之间的距离。

如果想要表现自己跟对方的亲密关系，避开那些形式上的书写方式或许会更好。

（四）问候礼仪

一.恰当地称呼收件者，拿捏尺度1、邮件的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；2、在多

个收件人的情况下可以称呼大家：

ALL3、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如x经理；4、如果不清楚职务，

一.恰当地称呼收件者，拿捏尺度

1、由M牛的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是

面向他的，要求其给出必要的回应；

2、在多个收件人的情况下可以称呼大家：

“ALL'

3、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如x经理”；

4、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐””称呼，但要把性别先搞清楚。

5、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。

称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

6关于格式，称呼是第一行顶格写。

关于格式，称呼是第一行顶格写。

二、Email开头结尾最好要有问候语

1、最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

2、结尾常见的写个BestRegards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，

3、若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标

准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和

“敬礼”为再换行顶格写。

俗话说得好，

“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平

静的看待

（五）结束签名

结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

虽

然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签

名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

虽然

你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传

口号。

但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2.不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

过于正式

的签名档会让与对方显得疏远。

你可以在OUTLOO中设置多个签名档，灵活调用

3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码'字号一般应选择比正文字体小一些。

4.发件人主动控制邮件来往的次数及时间，邮件沟通解决不了，应尽量开会解决。

（六）附件也有讲究

1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2•附件文件最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。

建议附件的文件名前加上公司代码+年份代码+月份代码+文件名称。

例如：

附件BD-10-10信息小组信息，即北京德众2010年10月份小组信息

3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。

6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

（七）你会回复邮件吗

1.及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对

他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们

正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”不要让对方苦苦等待，记住：

及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作

2.进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3.回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复是的”对”谢谢”已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。

怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。

此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这

将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。

此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

你们讨论好了再告诉大家。

不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击回复全部”前，要三思而行！

6.主动控制邮件的来往

或在文末添

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复,上以下语句：

全部办妥”、无需行动”、仅供参考，无需回复”。