用友ERP操作手册.docx
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用友ERP操作手册
用友ERP统
采购部岗位操作手册
手册名称：
采购部操作手册
适用部门：
采购部
编写人员：
版本号
1.0
编写日期
2012年12月1日
对口支持
业务
采购订单
业务问题、操作问题
到货单
业务问题、操作问题
采购发票
业务问题、操作问题
采购结算
业务问题
技术
财务部
软件问题、错误提示
计算机
网络、硬件、系统故障
一、部门职责:
3
二、部门岗位划分：
3
三、系统业务处理流程：
3
四、部门日常业务系统处理：
4
1、日常业务类型的界定：
4
2、采购业务日常处理：
4
1）供应商档案维护4
2）采购计划生成4
3）采购订单下达：
6
4）采购到货单8
5）采购发票:
9
6）采购入库单：
11
7）采购结算:
12
一、部门职责:
采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：
1、开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改，加强供应商资源管理。
2、及时根据采购计划录入采购订单，为生产部安排采购和生产做依据。
3、根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单，并通知质检部门验货。
4、收到采购发票后，在系统中录入采购发票，并通知财务部进行采购结算。
5、作好各种采购统计，为决策层提供分析数据。
采购计划员：
系统内供应商分类、供应商档案、采购计划的制定
采购部经理：
对于采购管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。
采购业务员：
进行订单录入、采购到货单录入、采购发票录入。
仓管人员：
采购入库单录入、材料出库单录入，调拨业务处理
三、系统业务处理流程：
采购结算单
1、采购计划员根据生产任务，结合BOM、库存情况，分解生成采购计划；
2、采购部部长对采购计划进行调整审核，安排采购业务员参照采购计划生成采购订单;
3、采购业务员根据到货情况，在采购系统中参照采购订单生成到货单
4、业务员通知检验部门质检，仓管员根据到货到办理入库手续；
5、采购发票到后，采购员在系统中录入采购发票，并通知财务进行采购结算
四、部门日常业务系统处理：
1、日常业务类型的界定：
供应商档案维护、采购计划、采购订单、到货单（退货单）、采购发票（运费发票）、采购入
库单，采购结算、月末结帐
2、采购业务日常处理：
1）供应商档案维护:
原则：
供应商分类+四位流水号
操作路径：
【设置】一【基础档案】一【客商信息】一【供应商档案】单击【增加】或【修改】可以看如下介面：
红色“*”的内容是必输项，如图所示：
供应商分类为“01”，所以供应编码为“010001”,供应商简称为“三明市汇丰金属材料有限公司”若供应商名称不录则系统自动把简称回填到
里面去，所属地区码原则要求录入，方便日后统计、分析。
单击【联系】可维护专属部门与业务员。
2）采购计划生成:
MRP采购计划：
根据销售订单或市场预测，通过MRP运算，确定
向供应商下达采购订单进行采购的产品及其数量，即MRP运算中外购+MRP件”末
级物料形成的需求。
操作路径：
【业务】一【生产管理】一【MRP计划维护】一【MRP采购计戈叮
【操作流程】
1.进入MRP采购计划列表界面，显示MRP采购计划列表。
2.双击选定的MRP采购计划，或按〖维护〗，系统弹出过滤条件窗口。
3.录入过滤条件，按〖过滤〗，显示符合条件的MRP采购计划。
4.MRP采购计划可以修改、配额、审核。
5.已审核的MRP采购计划可以弃审、调整。
删除维护
定位帮助退出
计划序列号
计廁周期
生成日期
审核人
审核日期
状态
1
计划周期1
2033-10-25
过期
3
计划周期1
2003-10-25
过期
4
计划周期1
2003-10-25
过期
5
计划周期1]\
2033-10-25
d«ima
2003-10-25
过期
6
2003-11-01
未审核
在此可以看到采购计划列表：
选择最后一条状态为未审核的记录，其余的状态为“过期”
的采购计划可直接删除，双击或点击【维护】跳出过滤介面：
匸窗口
设量II印预處嶽岀1过程修改定恆过瀟1审覆1
配範弄配1首兆上叢下張襪1華助退出
计划周期
行导
计划周期
存货君称
:
一昼单过
椽呈订货呈
按rr期
计划匚丁货日期
i也別货日期
1
1
OOD1
3L
30000.00
3^000.Q015
2003-1019
2003-11-03
2
OOD1
】L
升
1SSO.OO
1550.00
15
2003-0&-19
2003-07-04
3
0001
1L
升
6105.00
6105.0015
2003-10-02
2fX»-10riT
4
0002
氯化带
IL
升
3E
305Q.OQ15
3003-06-19
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IL
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2000.00
15
2003-10-27
2003-11-H
旺
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虫此钠
]L
3000.00
2000.0015
2003-10-2S
2003-11-12
7
0002
氯伽
3L
升
£00000
2000.00
15
2003-10-29
2003-11=13
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2005-1J-I1
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15
2003-11-02
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6050.0015
2003-06-19
11
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礒麗氢钠
3L
升
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2003=11-11
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2fi03-10-2S
SMB-ll-12
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0003
IL
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^OQQ.OO1?
3003-10-^
2003-11-13
3）采购订单下达:
采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、
采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。
它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。
参见采购订货通过采购订
单的管理，可以帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。
采购订货业务凉建
III
猥购紬I质检部N>仓库I供应商
1.根据《采购管理》的请购单、《生产管理》的MRP采购计划填制，也可以在《采购
管理》直接录入采购订单，在此特别要求采购订单必须参照采购计划生成。
2.采购订单发送给供应商，企业根据供应商的反馈可对采购订单进行修改、审核。
3.企业也可以在内部审核后发送给供应商，如需修改则弃审采购订单后再修改。
4.货物到达企业后，填制采购到货单，或直接根据采购订单生成到货单。
5.经过仓库的质检和验收，填写采购入库单。
6.对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。
已关闭订单打开后，仍可使用。
7.通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。
8.可以查询临期或逾期的采购订单。
具体操作介面：
单击〖增加〗,右键〖拷贝采购计划〗，录入条件后，单击〖过滤〗
1过勰…
^iriniHiriniriniBirmiriwir
取消
选择对应记录，单击〖确定〗返回到采购订单介面。
打師预览辎出増加修改删険
奔車查审关测吏更
1定包*首张上张刷
采购订单
打印複版:
两采啊订車打印椰
录入頼序-r
业箸类型昔通呆隣
订里日期2003-]0-30
订里編号00000035
fe采购类型原胡料采宓
IS货单位南京制药
部门内贸一科
业芻扇石静
税率1700
付款条f牛
币种人民币
汇率1
存货骗码
存货名稱
规格型号
主计量
数量
頁币含税单兹
原帀单价
原币金额
4
1
0004
1L
升
5500.00
17.5500
15.0000
82500.00
2
0002
氯代钠
1L
升
3050.00
14.M00
12.0000
36600.00
3
0003
碳霰氢钠
1L
升
6050.00
11.7000
10.0000
60500.00
4
00CM
1L
升
6050.00
17.5500
15.0000
90750.00
5
0002
氮化钠
1L
升
2000.00
14.0400
12.0000
24000.00
葩
94650.00
624250.00
▼
制单人血*
变更人其闭人
4）采购到货单
采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。
【菜单路径】：
业务—到货—到货单
録存放弃
1増行■行1F
帮助退出
采购到货单
昱示根版：
|8018采购到赏单显示模
”厂卩
单击【增加】在表体位置，点击右键【拷贝采购订单】
记录总数：
1Q
订单骗号
订卑日期
供应晉绸胆
存资绸码
存货代码
存贷名孩
班号规格
是舌质检
保质期
订赏致蚩
己對费牝番
ptceddOOJ
2003-10-C
003
丸三制药
000^
PPT
1L
600.00
480.00
000DOO19
20D3-1Q-C
QD6
3001
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60S
7Z0
5DO.00
山0D
00000019
20Q>10^（
006
南京弗冏
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0.2*109
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480,00
00000030
20DS-11-C
008
江口制药
1002
JF
m
60KG
8,7BO.00i
0„0D
□0000030
20D3-11-C
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HX7
活性炭
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山aJ
OOODOO30
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南京制商
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GLC
甘蹄
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6,601\00
0.00
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20D3-10-Z
006
南京制药
0002
LHN
氢化抽
1L
①050.DO
CL0D
00000035
20010-2
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南京弗画
0003
TSQN
破酸瓦钠
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6,050,00
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2003-10<
006
南京椚
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GLC
甘诺障
1L
6p050.00<
0.00
00000035
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D0B
南•京制葯
0002
LHN
IL
為ODO.oa
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00000035
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006
南京制话
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IL
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0,00
0300C035
2003-10-2
0（06
南京击痢
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IL
2,500.00
H00
00000035
2003-10-2
00$
南■討硏
1001
1K7
活性炭
50KG
晁ODD.00'
山QU：
00000036
2003-10-；
006
南京希猶
1002
JF
50KC
12,600.00
0,00
00000035
2OD3-1Q<
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南京盅
1003
TF
面粉
5DKG
15,5DO.oa
CL0D
00010003&
20010^2
006
南京詩疫
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TSSC
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IL
2,500.00<
0,00
00000035
20DS-10-；
0D6
南京药
1001
an
活性炭
60KG
6,000.00i
0.00
QCiaDODlB
2003-10^5
QD6
南京吿IS
1002
JF
翊
5DKG
是
12,5D0P00
claJ
00000036
2003-10-：
006
南京制药
1003
刊粉
60KG
12,601：
r00
0,00
过滤出已审核的采购订单，已执行完毕的采购订单不会再出现，选择对的记录,生成采购到货单，返回。
打印fJ»j?
辅岀|増DQ條改删除
报检1
|走应〒苜张上玉
|刷新帮助退岀
采购到货单
打印複版：
8D17采购到货单打卬帜版
录入鳩
3厂W）
业务类型普運采购
单据导0000000042
日期2003-11-30
第迪牺原朝枫呆啊
税率1T.O0
供应商江口制药
运辅方式
外币答称人民币
兀聿1
部门材料采购二郃
备在零照计划主成
序号
存货若称
规格型号
主计量
專rfi含脱单节
原币单价
原帀金颔
1
1002
50KG
公斤
8750'.00
15000
1.2B21
1121795
2
1001
50KG
公斤
1500'.00
79000
6.T521
1012821
3
4
5
gi+
1CK0.C0
21^616
►
生成的到货单，可修改，保存，退出。
打印给质检部门
5）采购发票：
采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记
应付账款。
企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货
物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。
采购发票按业务性质分为：
蓝字发票、红字发票。
采购发票按发票类型分为：
*增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。
・普通发票：
普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。
普通发票的默认税率为0,可修改。
•运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、
手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。
运费发票的单价、金额都是含税的。
运费发票的默认税率为7,可修改。
【菜单路径】
采购管理-业务-发票-采购发票
1.采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采购发票也可以拷贝其他采购发票填制。
必有订单时，采购发票（专用、普通）不可手工新增，只能参照生成。
2.采购发票可以修改、删除。
3.采购发票可以现付、弃付。
4.采购发票与采购入库单可以进行采购结算。
5.采购发票可以在《应付款管理》进行审核，同时回填采购发票的审核人。
打印汗览幡出増加储改删除
观付弃付
|是位.首张上张
刷新帮助週出
采购普適发票打印複版:
匝勰晋通发票打1
|录入顺序▼
业务类型普通瑶购
塩票类型音通扳票
按要吕10297335
开睾日期如05如北
供货单位三明市漓跻汽呢物资：
代垫单位三明市鸿蹄汽B己物孚
采购类型寺星采购
税率00000
部门名稱生产部
业勞员王迪湘
外币名称人民币
兀军1
握菓日期^005-0&-30
忖款寮件
备洼
存货編码
存货名稀
规格型号
主计量
原币单柳
原币金额
煩币▲
1
0315097
疇油谑芯
20000
160000
3200
_|
2
0315098
抓油芯
平
1-QQ0D
3Q.0D00
30.00
3
0315098
机油聘屆■
平
1-0000
30.0000
30.00
4
5
合计
4.0000
22.00
结亘日期如05-听~26制单李洪英审核李洪異
【业务流程】
1.填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。
2.财务部门通过《应付款管理》对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票审核人。
3.采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。
4.由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。
若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。
5.通过统计账表查询各采购发票的有关信息。
6）采购入库单:
采购入库单是根据采购到货的实收数量填制的单据。
；《库存管理》启用后，必须在《库
存管理》录入入库单据，在《采购管理》可查询入库单据，可根据入库单生成发票。
【菜单路径】
入库日朋2OQ5-B-瓯
采购管理一业务—入库—采购入库单
打印预览输出1
生成1
1定泣T首张上张
1刷軒»退出
采购入库单
打审帳版：
師斂心单打印穆版
录入顺序三］厂障序
■ft库近金库入库类别純入库
0000000166
部门生产部
业务号审楼日期2旳5-口-瓯
序号
规格型号
计暈单垃
计划存
w
1
021101034
压力弹番
QB1-11.2*10*90
条
0.5000
230.ODOO
o.oodo
D.ao
2
3
4
5
合计
0.5000
Z30.ODOO
D.00
4
到货日期业务类型晋通采！
购采却型配套件采妁
业蓉炭A建
现存呈4眩.0000制单人酒播聖审棲人葩甲.
在此不可以增加新的采购入库单，但可以查询仓库的入库情况，点击【生成】，
是指根据采购入库单生成发票:
过滤条件窗口
过滤条件
日期：
供应商编码:
存货編码:
入库单号：
输入过滤条件，单击【过滤】选择对应的记录，录入发票类型，税率后点【生单】便可生成发票，，采购发票介面可以查询到刚生成的发票。
7）采购结算:
采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系
的结算对照表。
采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发
票可以单独进行费用折扣结算。
菜单路径：
采购管理一业务一采购结算一手工结算/自动结算
入库单与发票结算
蓝字入库单与红字入库单结算
蓝字发票与红字发票结算
运费发票与入库单结算，也可直接与存货结算
参照入库单生成发票时可以进行结算
【业务规则】
入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空。
采购结算后，入库单上的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。
采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角增加“已结算”红色标记。
如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。
取消了结算的入库单、发票，其左上角的“已结算”红色标记消失。
以下情况不能取消结算：
*已结算的采购入库单已被《存货核算》记账。
*先暂估再结算的入库单，已在《存货核算》作暂估处理。
如果存在一次入库、多次结算时，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不要求一致，可以均为空，可以一方为空。
结算单项目继承入库单项目；但如果入库单项目为空，发票项目非空，则继承发票项目。
本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。
如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。
可以跨月结算，不限制业务发生的日期。
这里着重讲解手工结算的全过程:
1.
【菜单路径】采购管理一业务-采购结算-手工结算在手工结算界面按〖选单〗按
-1・
HfrE三即机帀丽虫遇E032]1
林员业务日则2HK5TT15ua【用畫歎権】
2.在结算选单界面，按〖过滤〗按钮，显示过滤条件界面，输入条件过滤、高级过滤条件。
3.按〖确定〗返回结算选单界面。
4.按〖刷票〗则将符合过滤条件的未结算完毕发票记录带入发票列表（屏幕上方）；按〖刷入〗则将符合过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入入库单列表（屏幕下方）。
5.选择要结算的入库单：
点击选择栏，显示"Y"则选择当前行；再点击，则取消选择；
可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。
6.选择要结算的发票：
点击选择栏，显示"Y"则选择当前行；再点击，则取消选择；可
打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。
7.选择了入库单记录，可点击〖按入〗（按入库单匹配发票）、系统自动寻找所选入库单记录的匹配记录，提示“可以匹配的发票共有X条”，并将匹配的记录打勾，未匹配的记录
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