ERP系统操作指导.docx

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ERP系统操作指导

ERP系统培训

目的：

1、熟练使用ERP系统操作；

2、规范单据操作流程以及数据衔接；

3、提高货品管理能力以及数据分析能力；

4、提升营运管理能力以及单店业绩。

培训内容：

第一部分：

ERP系统操作：

基础篇、业务篇

第二部分：

ERP数据分析以及营运管理（销售部与督导部）

第一部分

ERP系统操作基础篇、业务篇、报表指南

一、基础篇………………………………………………………………………

1.分销系统登录……………………………………………………………

1.1系统登录…………………………………………………………

1.2退出………………………………………………………………………

2.分销系统基本操作………………………………………………………………

2.1用户修改密码……………………………………………………………

2.2系统界面…………………………………………………………………

2.3单据基本操作……………………………………………………………

2.4查找操作…………………………………………………………………

2.5查询操作…………………………………………………………………

2.6报表操作…………………………………………………………………

3.分销系统基础数据………………………………………………………………

3.1货品资料…………………………………………………………………

3.2渠道资料…………………………………………………………………

3.3供应商资料………………………………………………………………

3.4仓库资料…………………………………………………………………

二、业务篇………………………………………………………………………

1、采购订货管理……………………………………………………………………

1.1按期货下采购订单………………………………………………………

1.2常用报表…………………………………………………………………

2、客户订货管理…………………………………………………………………

2.1区域订货会客户下单……………………………………………………

2.2后期补货…………………………………………………………………

2.3常用报表…………………………………………………………………

3、零售价管理………………………………………………………………………

3.1区域零售价调整…………………………………………………………

3.2常用报表…………………………………………………………………

4、客户信用管控……………………………………………………………

4.1客户回款…………………………………………………………………

5、货品配发………………………………………………………………………

5.1客户/店铺按单配货………………………………………………………

5.2客户/店铺配货……………………………………………………………

5.3客户退货申请………………………………………………………………

5.4常用报表…………………………………………………………………

6、仓库业务………………………………………………………………………

6.1仓库收货……………………………………………………………………

6.2仓库发货……………………………………………………………………

6.3仓库收客户/店铺退货……………………………………………………

6.4退货给供应商………………………………………………………………

6.5仓库调拨……………………………………………………………………

6.6仓库盘点……………………………………………………………………

6.7常用报表：

…………………………………………………………………

7、自营店铺业务………………………………………………………………………

7.1店铺销售……………………………………………………………………

7.2店铺收货……………………………………………………………………

7.3店铺调拨……………………………………………………………………

7.4店铺退货……………………………………………………………………

7.5店铺盘点……………………………………………………………………

7.6常用报表……………………………………………………………………

一、基础篇

1、分销系统登录1.1系统登录

步骤1：

单击‘丽晶系统’图标（点击一次即可），出现丽晶登录界面

步骤2：

输入丽晶用户的用户名和密码，点击【确定】，完成丽晶系统登录。

⏹注意事项

首次进入丽晶之后（或者是想修改密码的用户），请在丽晶的【文件（F）】→【修改密码（M）】菜单下，自行修改密码。

1.2退出

⏹业务说明

不需要使用丽晶系统时，需关闭丽晶系统。

⏹操作说明

点击丽晶界面的【退出系统】，关闭丽晶

2、分销系统基本操作2.1用户修改密码

⏹系统菜单

【文件（F）】→【修改密码（M）】

⏹系统操作说明

输入1次旧密码和2次新密码后，点击【确定】即可

⏹注意事项

密码不能设置为空，而且需要定期修改。

用户自己保管好自己的用户名称和密码，不得泄漏。

在系统中的所有操作，视为登录用户的用户所有者本人操作。

2.2系统界面

丽晶系统界面如下图所示：

主要分为3个部分：

如图。

A导航区，可以通过A进入丽晶系统的各个模块，进行各种操作。

B主界面，是进行单据操作的地方。

如果选择了某个模块，如图，选择了【仓库】模块，主界面就显示选择模块下的子模块。

如果是打开了某一个模块，则显示这个模块的具体内容。

C报表菜单，点击之后，会出现一系列的报表菜单，可以选择对应的菜单进行报表查询。

⏹注意事项

导航界面的

，是用来控制导航界面是活动的还是固定的，当显示

图标时，导航区会自动隐藏。

⏹菜单简介

【基本设置】里面是基本资料，包括货品档案，店铺档案等。

【订货会】包含外省项目部区域订货会客户订单录入，订单转采购单等。

【生产/采购】主要包含外省项目部向事业部下采购单，外省项目部到货通知单等。

【业务】主要包含外省项目部客户的补货单，配货及退货通知单等。

【仓库】是跟仓库相关的操作模块，装箱，出货等。

【零售】是跟自营店铺相关的操作模块，如销售日报录入，调拨等。

【核数系统】主要是对外省项目部仓库店铺的数据管理，如损益、重算等

【财务】主要是外省项目部财务的管理，如回款，信用额等

2.3单据基本操作

⏹新增

指新产生一张单据，单据从无到有的过程。

说明：

A是单据的基本信息，新增时需要选择/修改/填写

B是货品信息，包括货号，数量，金额等

C是货品明细，包括颜色、内长、尺码的具体数量

现在以订货会订单为例，说明新增的操作要点

丽晶会自动产生新的单据号（本例为‘订货单’号），这个号码是单据的唯一标识，是不允许修改的；如果用户要自己做一个号码来标识，可以写在‘手工单号’上。

系统会以当前日期作为单据日期（本例为‘订货日期’），这个日期是用户可以修改的。

单据都会涉及1到2个对象，是必须要选择的（本例为1个对象，就是‘店铺编号’，表示是谁订的）。

‘备注’，如果有些单据比较特别，或者是想让看单据的人了解，或者是对单据操作的人有所要求，可以在单据备注内容输入（本例没有输入，如果这张订单是老板特批的，是2折的订货价，可以备注‘XX老板XX年XX月XX日特批，此客户这次订货享受2折优惠，文件批号是XXXXXX’）。

光标定位在货号栏，按【Enter】键调出货号联想输入界面。

注意：

新增操作，必须以点击【保存】结束，没有保存就不会新增成功。

当光标在货号位置时，按【Tab】键，可以快速定位到该货号对应的尺码明细，按数字键录入完毕后，同时按【Tab】+【Shift】键，光标返回对应的货号，按【↓】，继续下一个货号。

⏹修改

指对已经存在的未审核的单据进行修改操作。

点击【修改】后，除了灰色字体部分不可修改外，其他均可以修改，修改完毕点击【保存】完成本次修改操作。

⏹审核

指对已经存在的保存状态的单据的过账操作，确定单据生效。

注意：

单据的状态分为【审核】和【保存】两种。

审核状态的单据不能修改、删除，查询时丽晶用红色字体表示审核状态的单据；未审核状态的单据可以修改、删除、审核，经过审核操作后，单据状态由未审核变成审核状态。

基础数据（如货品档案），不属于单据，不存在审核状态

2.4查找操作

⏹业务说明

查找操作是单据定位功能，即过滤出符合用户输入条件的单据

⏹系统操作说明

步骤1：

在任何单据界面，点击【查找】，丽晶弹出查找界面，界面分为过滤条件区（A）和结果显示区（B）

步骤2：

填写基本条件，如手工单号，或者是单号的某几位数字；

步骤3：

确定日期范围，日期有单据日期，审核日期；选择审核或未审核状态；有的单据还可以输入相关单据的条件，如要在配货单界面查找哪些配货单是给001这张订单配过货，在订货单框输入001就可以。

以上这些过滤条件都是综合起来的，可以填写也可以不填写。

步骤4：

点击【查询】

步骤5：

勾选要查看的单据号码，点击【选择】

步骤6：

第一张选择的单据界面打开了，对单据进行查看、操作。

通过

这四个按钮选择最前面一张单、向前一张单、向后一张单及最后一张单，这些按钮定位的范围取决于选择单据的多少。

2.5查询操作

⏹业务说明

根据用户选定的条件，将符合的单据信息转化为报表形式的功能，并且可以导出

⏹系统操作说明

步骤1：

选择对象（客户/店铺），不选表示全选；

步骤2：

选择货号，不选表示全选，可以根据系列、类别、年份、季节、供应商等来筛选货号

步骤3：

选择过滤条件

步骤4：

选择输出字段

步骤5：

选择输出类型，点击确定，得到输出结果

2.6报表操作

⏹系统操作说明

步骤1：

点击【报表分析】，找到对应的报表模块，双击对应的报表名称，A区为报表菜单导航区，B区为报表主界面。

同丽晶菜单界面一样，

是用来控制导航界面是活动的还是固定的。

步骤2：

填写查询条件，丽晶会根据查询条件来过滤报表中的数据；选择输出项目

步骤3：

点击统计，得到报表数据

步骤4：

报表数据允许导出。

可以进行分组，和取消显示。

可以进行过滤，排序。

B为数据区，A为数据控制区，当A的分组勾选上时，表示B中的数据以勾选的栏目进行分组汇总；当A的显示勾选去掉时，表示B中被去掉勾选的栏目不再显示出来。

3、分销系统基础数据3.1货品资料

⏹业务说明

‘货品资料’包含一个产品完整的货品编号、价格、颜色、尺码等信息。

当在单据录入过程中，如果提示货号不存在，可以在此查找，确定货号有没有问题。

⏹系统菜单

【基本设置】→【货品资料】

⏹系统操作说明

步骤1：

点击【查找】

步骤2：

输入货品查找范围。

如果查找全部，直接点击【增加】

步骤3：

点击【增加】后，点击【查找】，就可以看到货品的相关信息

3.2渠道资料

⏹业务说明

渠道资料包含客户、自营店铺、加盟店铺资料。

主要是查看店铺/客户档案内容

⏹系统菜单

【基本设置】→【渠道资料】

⏹系统操作说明

步骤1：

点击‘查找’，输入店铺查找的基本条件，或者不输，点击‘查询’

步骤2：

勾选需要查看的店铺，点击‘选择’，就可以查看店铺资料，黑色字体是必填项目

3.3供应商资料

⏹系统菜单

【基本设置】→【供应商资料】

⏹系统操作说明

3.4仓库资料

⏹系统菜单

【基本设置】→【仓库资料】

⏹系统操作说明

二、业务篇

1、采购订货管理1.1按配码下采购订单

⏹业务说明

外省项目部向事业部订购货品，包含外省项目部到广州开订货会的采购下单及区域订货会采购补单。

⏹系统菜单

【生产/采购】→【生产/采购单】

⏹系统操作说明

步骤1：

点击【新增】，选择‘供应商编号’和‘公司编号’，根据时间采购时间修改‘采购日期’，输入‘手工单号’。

外省项目部的手工单号是在外省项目部向事业部提交采购单时就有外省项目部确定好的，同采购单据的具体货品明细一同给到事业部。

采购单手工单号编码规则：

步骤2：

按【F5】，输入货号，选择颜色、内长，输入箱数和每箱的明细配码，录入完毕点击右下角【关闭】

步骤3：

核查采购价及其他录入数据，如果没有问题，点击【保存】，如果明细数量有问题，需按【F5】进行配码数量的修改好之后，再保存

步骤4：

确认这张采购单生效且数据准确，不再修改，则点击【审核】

注意：

事业部只接收按配码下的采购单

为了仓库收货时可以快速找到对应的采购单据，必须按规则输入采购单的手工单号。

1.2常用报表

⏹系统菜单：

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【生产/采购差异报表（按单）】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，日期范围，输出项目

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到采购单的相关信息，已经整个采购过程的跟踪，包括采购、采购入库、采购退货、库存、净收货、欠数、实际欠数和完成率。

⏹系统菜单：

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【生产/采购差异报表（按欠数）】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，日期范围，输出项目

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到供应商的相关信息，已经整个采购过程的跟踪，包括采购、采购入库、采购退货、库存、净收货、欠数、实际欠数和完成率。

2、客户订货管理2.1区域订货会客户下单

⏹业务说明

外省项目部接收客户/店铺的订单，要做丽晶系统录入，已经作为发货的依据，也是对客户/店铺进行分析的重要数据来源

⏹系统菜单：

【订货会】→【期货订单】

⏹系统操作说明

步骤1：

点击【新增】，确定订货日期、选择店铺编号，填写手工单号，手工单号格式为’日期+客户/店铺’的拼音简称；

步骤2：

输入货号并填写明细数量；

步骤3：

核对货品明细及订货价格、订货数量及订单金额；点击【保存】。

步骤4：

如果订单有问题，可以点击【修改】，修改内容，正确无误后点击【保存】；

订单没有问题，可以审核了，则点击【审核】；系统会提示是否确认，点击【是】。

注意:

丽晶单据审核之后，该单审核的按键变成灰色。

在单据【查找】界面，没有审核的单以蓝色字体表示，已经审核的单以红色字体表示。

2.2后期补货

⏹业务说明

外省项目部接收客户的订单，要做丽晶系统录入，作为发货的依据，也是对客户进行分析的重要数据来源

⏹系统菜单

【业务】→【补货】

⏹系统操作说明

步骤1：

点击【新增】，确定订货日期、选择店铺编号，确定订货类型为’补货’，填写手工单号，手工单号格式为’日期+客户/店铺’的拼音简称；

步骤2：

输入货号并填写明细数量；

步骤3：

核对货品明细及订货价格、订货数量及订单金额；点击【保存】。

步骤4：

如果订单有问题，可以点击【修改】，修改内容，正确无误后点击【保存】；

订单没有问题，可以审核了，则点击【审核】；系统会提示是否确认，点击【是】。

注意：

①直营店铺补货直接做配货单

2.3常用报表

⏹系统菜单

【报表分析】→【报表】→【基本查询】→【订配】→【订货单】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，日期范围，输出项目

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到订单的相关信息，以及货品的各种信息，比如订货量最多/最少的货品，订货金额最大/最小的客户，那个系列/类别是订货量最大/小的等等

⏹【订货欠数表（按单）】系统菜单

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【订货欠数表（按单）】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，日期范围，输出项目

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到订单的相关信息，对应的仓库出货数量、欠数、仓库库存及可用库存。

⏹【订货逻辑欠数报表（按单）】系统菜单

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【订货逻辑欠数报表（按单）】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，日期范围，输出项目

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到订单的相关信息，对应的配货未出、仓库出货数量、逻辑欠数、仓库库存及可用库存。

⏹【订货欠数表】系统菜单

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【订货欠数表】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，日期范围，输出项目

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到客户的相关信息，对应的订货、仓库出货数量、欠数、仓库库存及可用库存。

⏹【补货建议报表】系统菜单

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【补货建议报表】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，选择补货周期

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到仓库库存、店铺本期销售、店铺库存及建议补货数量。

3、零售价管理

3.1区域零售价调整

⏹业务说明

适用于外省项目部调整管辖区域的货品零售价格，需要重新打货品吊牌的价格调整

⏹系统菜单

【零售】→【零售调价单（按货号）】

⏹系统操作说明

步骤1：

点【调价】后现在要调价的‘店铺’，然后点【确定】，再点【统计】。

步骤2：

然后把要调价的货品选到右边，选完后点‘统计’

步骤3：

注意‘生效日期’、‘失效日期’以及‘调价方式’，填好调整的统一零售价或结

算价后点【统计】；

步骤4：

如果有特价的再把对应的货品的零售价或者结算价里进行修改，然后点‘统计’，再检查所有的信息正确后点【审核】，若有错则点【修改】，然后修改完后再【审核】，审核后不可以修改。

3.2常用报表

⏹【终端零售价查询】系统菜单：

【数据分析】→【终合】→【终端零售价查询】

⏹报表说明

选择‘店铺’、‘货号’和‘输出’（输出项目一般选择品牌、款型、系列和类别）后，点‘统计’即可看到报表

⏹【客户批发价查询】系统菜单：

【数据分析】→【终合】→【客户批发价查询】

⏹报表说明

选择好要查看的‘店铺’和‘货品’后，点‘统计’即可看到报表

4、客户信用管控

4.1客户回款

⏹业务说明：

客户支付给公司的货款金额和其它款项金额。

系统菜单：

【财务】→【回款】

⏹系统操作说明

步骤1：

点【新增】，录入‘回款日期’、‘手工单号’、,选择‘店铺编号’、‘付款方式’和资金类型；

步骤2：

在‘回款金额’里输入客户回款金额。

然后简称所录信息正确后点【保存】。

步骤3：

再次检查所有信息正确后点审核，审核后不可以修改。

注意：

①其他资料如’开户银行’、’帐号’、’开户名’等有则录，没有可以不用录

4.2客户信用额/短期信用额

客户信用额度在平时的补货或配货的时候，按F6可查看信用额度

⏹业务说明

⏹系统菜单：

【财务】→【短期信用申请单】

⏹系统操作说明

步骤1：

进去【短期信用申请单】界面后点【新增】

步骤2：

选好信用申请的‘申请日期’、‘店铺编号’、‘生效日期’、‘失效日期’

步骤3：

输入‘信用额’以及‘说明（没有可不写）’后保存，确定没有错后点审核

步骤4：

然后点【短期信用执行】后点【确定】。

4.3常用报表

⏹【客户信用额度】系统菜单：

【箱】→【可用余额报表】

⏹报表说明

选择要查看的‘店铺’和‘输出’（输出项目选择店铺区域、店铺经营方式、店铺组别）后，点‘统计’即可看到报表

5、货品配发

5.1客户/店铺按单配货

⏹业务说明

外省项目部根据仓库的可用库存和客户的订单及信用额，给配送下的发货指令。

⏹系统菜单：

【业务】→【配货】→【按单配货】

⏹系统操作说明

步骤1：

选择‘仓库编号’及‘店铺编号’，确认‘配货日期’，可以录入‘手工单号’和‘备注’

步骤2：

选择需要配货的订单，点击【下一步】

步骤3：

选择需要配货的货号（双击货号），点击【下一步】

步骤4：

点击【统计】，界面上方列出了客户的资金回款及信用情况，下方就每个货号列出其可用库存，本订单订货数及逻辑欠数，视情况录入本次配货数量，或者先点击【自动】，再进行手动修改。

步骤5：

点击【完成】，如果信用额不够，丽晶会提示，然后会定位到该配货单。

步骤6：

核查配货单有没有问题，没有问题，则点击【审核】；有问题，修改完毕保存后审核。

5.2客户/店铺配货

⏹业务说明

外省项目部根据仓库的可用库存和客户的订单及信用额，给配送下的发货指令。

⏹系统菜单：

【业务】→【配货】→【配货】

⏹系统操作说明

步骤1：

选择‘仓库编号’，确认‘配货日期’和‘配货方式’，可以录入‘手工单号’和‘备注’

步骤2：

选择‘订货单’，输入部分手工单号（也可以直接输订单号或者直接查找），双击要配货的订单，并取明细数量

步骤3：

勾选‘货号’，或者勾选‘选择所有货号’，点击【确定】

步骤4：

核查配货单有没有问题，没有问题，则点击【保存】后，点击【审核】

注意：

按【F6】可以查看信用额度；按【F4】可以查看可用库存；

无论直接做‘配货’，还是‘按单配货’，都必须同时满足2个条件：

有信用额，指本次配完货之后，累计应收小于信用额。

这里的累计应收=上期结存+本期发生-本期回款+本次配货+备货占用；信用额指固定信用额+短期信用额。

有可用库存，指本次配货的数量小于或等于丽晶的可用库存，可用库存=实际账面库存-配货未出数-尚未调出的调出通知数。

5.3客户退货申请

⏹业务说明

客户要退货，必须先向外省项目部申请，外省项目部批发客服按规定报批，审批流程走完后，客服在系统下通知单，配送根据通知单收退货，自营则不必报批。

⏹系统菜单：

【业务】→【退换货】→【退货通知单】

⏹系统操作说明

步骤1：

点击【新增】，确定‘预计日期’，输入‘手工单号’，选择‘退货类型’、‘仓库编号’、‘店铺编号’、‘价格类型’，填写‘备注’。

步骤2：

录入货品明细。

步骤3：

核对货品明细，‘结算价’及第一步选择/输入的信息是否准确，不准确进行修改。

步骤4：

点击【保存】，再次核对没有问题，则点击【审核】。

5.4常用报表

⏹系统菜单

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【订货跟踪表】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，日期范围，输出项目

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到订单的相关数据，及配货、订\配差、出货、订\出差数据

⏹系统菜单

【报表分析】→【报表】→【数据分析】→【营运】→【配货单状态报表】

⏹报表说明

步骤1：

设置查询条件，查询的配货单日期范围

步骤2：

点击【统计】，从数据区可以看到配货单的产生到出货完毕的所有过程，包括谁审的单、装箱数量、出货时间、出货审核时间、执行期等

6、仓库业务

6.1仓库收货

⏹系统菜单：

【仓库】→【厂家来货】

⏹系统操作说明

步骤1：

进入【厂家来货】界面，点【新增】。

步骤2：

录入‘收货日期’，选择‘仓库编号’、‘公司编号’、‘采购单’，输入‘手工单号’和‘采购单手工单号’（‘手工单号’和‘采购单手工单号’统一用‘采购单’里面的手工单号）

步骤3：

点【条码】，逐一扫描录入货品数量。

步骤5：

扫描完后检查货品信息、扫描的数量是否准确（系统会自动统计每款的到货数量和本单总数量），核对到货通知单信息是否准确。

步骤6：

确认所有信息准确后，点击【保存】，若录入有误，点【修改】。

修改完后，再点【保存】和【审核】。

审核后的单据不能做任何修改。

注意：

①第3步中，必须点‘否’，除非没有扫描设备。

②若没有扫描设备时，点击‘是’，系统会弹出‘到货通知单货号选择’，勾选货号后，点【.确定】。

系统会自动跳出选择的货号，录入数量即可。

然后步骤操作接第5、6步。

6.2仓库发货