外贸单证.docx

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外贸单证

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《商务单证制作》实习指导书

一．实习目的：

1．利用SimTrade提供的各项资源，做好交易前的准备工作。

2．使用邮件系统进行业务磋商，掌握往来函电的书写技巧。

3．掌握不同价格术语在海运、保险方面的差异。

在询盘、发盘、还盘、接受环节的磋商过程中，灵活使用价格术语（CIF、CFR、FOB）和结算方式（L/C、T/T、D/P、D/A），正确核算成本、费用和利润，以争取较好的成交价格。

4．根据磋商内容，正确使用价格术语和结算方式签订外销合同。

5．掌握四种主要结算方式（L/C、T/T、D/P、D/A）的进出口业务流程。

6．根据磋商内容做好备货工作，正确签订购销合同。

7．正确填写各种单据（包括出口业务中的出口核销单、发票、装箱单、产地证明书、托运单、提单、投保单、保险单、报检单、报关单、商品检验证书、受益人证明、船龄船级证明、汇票；进口业务中的信用证开证申请书、进口许可证、进口报检单、进口报关单、进口核销单等）。

8．掌握开证、审证、审单、结汇要点。

二．实习要求：

通过两周实习，要求学生完成：

1．L/C条件下的进出口交易二个项目；

2．D/P条件下的进出口交易一个项目；

3．T/T条件下的进出口交易一个项目。

三．实习内容：

A．出口交易内容：

（一）交易准备阶段

1、选择目标市场

2、选择目标产品

3、选择交易对象

4、建立业务关系?

（二）交易磋商阶段

交易磋商阶段一般要经过询盘、发盘、还盘和接受四个环节。

在进出口贸易中，商品的价格是买卖双方磋商的焦点，有时也是成交的决定性因素。

正确掌握进出口商品价格构成，合理采用各种作价方法，选用有利的计价货币和贸易术语，准确核算成本、利润，具十分重要的意义。

1．出口报价核算

1）报价数量核算

在国际货物运输中，经常使用的是20英尺和40英尺集装箱，20英尺集装箱的有效容积为25立方米，40英尺集装箱的有效容积为55立方米。

出口商在做报价核算时，建议按照集装箱可容纳的最大包装数量来计算报价数量，以节省海运费。

在主页的"产品展示"中查看产品详细情况，根据产品的体积、包装单位、销售单位、规格描述来计算报价数量。

2）采购成本核算

通过邮件和供应商联络，询问采购价格，用以成本核算。

3）出口退税收入核算

记下产品展示中的"海关编码"，在主页的"税则查询"中，输入"海关编码"，点"搜索"按钮，查询增值税率和出口退税率。

4）国内费用核算

国内费用包括：

内陆运费、报检费、报关费、核销费、公司综合业务费、快递费。

在主页的"费用查询"中，查到内陆运费为每立方米100元，报检费120元，报关费150元，核销费100元，公司综合业务费3000元，DHL费100元。

其中：

内陆运费＝出口货物的总体积×100

总体积＝报价数量÷每箱包装数量×每箱体积

5）海运费核算

出口交易中，采用CFR、CIF贸易术语成交的条件下，出口商需核算海运费。

SimTrade根据货物的体积来计算运费。

我们以一个理论算法来规定20英尺和40英尺集装箱装箱数量的计算：

20英尺集装箱的有效容积为25立方米，40英尺集装箱的有效容积为55立方米。

6）保险费核算

出口交易中，在以CIF术语成交的情况下，出口商需要到主页"保险费"中查询保险费率，用以核算保险费。

公式如下：

保险费＝保险金额×保险费率

保险金额＝CIF货价×（1＋保险加成率）

7）银行费用核算

银行费用＝报价总金额×银行费率

不同的结汇方式，银行收取的费用也不同。

银行费率在主页的"费用查询"中可以查到。

8）利润核算

利润＝报价金额－采购成本－各项费用＋退税收入

例如：

商品03001，增值税率17%，退税率15%，体积每箱0.164立方米。

报价数量

为9120只；FOB报价金额为每只0.8美元；采购成本为每只6元；报检费120元；报关费150元；内陆运费2492.8元；核销费100元；银行费用601.92元；公司综合业务费3000元，外币汇率为8.25元人民币兑1美元。

试计算该笔FOB报价的利润额？

解：

报价金额＝0.8×9120×8.25＝60192元

采购成本＝6×9120＝54720元

各项费用＝120＋150＋2492.8＋100＋601.92＋3000＝6464.72元

退税收入＝54720÷（1＋17%）×15%＝7015.38元

利润＝60192－54720－6464.72＋7015.38＝6022.66元

9）FOB、CFR、CIF的报价核算

FOB报价＝实际成本＋国内费用＋银行手续费＋利润

CFR报价＝实际成本＋国内费用＋海运费＋银行手续费＋利润

CIF报价＝实际成本＋国内费用＋海运费＋保险费＋银行手续费＋利润

2、出口发盘

根据报价核算结果，通过SimTrade的邮件系统给客户写发盘函，收件人写进口商的编号。

完整准备地拟写发盘函可以避免争议，有利于缩短交易磋商的时间，尽快达成协议。

一般说来，一封规范的发盘函应包括如下三方面的内容：

1）要准确阐明各项主要交易条件，如品名规格、价格、数量、包装、装运、付款、保险等要件。

2）要声明此发盘的有效期及其他约束条件。

为了防止日后的争议或敦促对方早下订单，发盘中通常会明示发盘的有效期，或指出其有效的条件。

3）要以鼓励对方订货并保证供货满意的语句来结尾。

如果是在收到客户询盘后进行发盘，通常需要在信的开头首先对对方来函表示感谢，并针对询盘函中提出的其他问题做具体回复。

3、出口还盘

出口发盘之后，双方最难达成一致意见的就是商品的价格，因此讨价还价就成了还盘的主要内容。

还盘可以是一个新询盘，也可以是一个新发盘，它不是交易磋商的必需环节。

作为买方总是希望对方降价，还盘中会罗列诸如以该价格购进自己很难推销、或竞争者类似报价很低、或订量大要求折扣、或国际市场价格走低为理由。

而卖方总是想维持原价，当发盘后如果没有回音，卖方应主动联系客户。

4、接受

接受是交易磋商的必需环节。

在进出口交易磋商中，一方的发盘或还盘被另一方接受，合同即宣告成立。

同时，为了便于履约和监督，双方通常会签订一份合同。

（三）签订合同阶段

1、起草外销合同

操作步骤：

1）进入"业务中心"，点标志"进口商"的建筑物。

2）点画面下方的"起草外销合同"项，输入合同资料后，点"卖方签字"，最后点"保存单据"，退出销售合同画面，回到业务中心。

3）进入"单证中心"，选择该笔合同，点画面下方的"检查单据"按钮，检查该合同有关金额等项是否正确。

如果检查未发现错误，请填写出口预算表。

如果发现合同需要修改，请按如下步骤操作：

1）.点画面下方的"修改合同"项，选择合同号后点"下一步"。

2.）在合同中做相应修改后，点画面下方的"保存"按钮。

其中，若修改商品资料，需点加下划线的"货号"，在商品资料的小窗口中做修改并保存。

注意：

已发送给进口商或双方已确认签字的合同，不能再做修改。

2、填写出口预算表

是否填写出口预算表，完全根据老师对系统的设置要求来定。

如果合同起草完毕，在发送给进口商时，系统有"必须先做预算"的提示，则必须填写该出口预算表。

涉及到的有关计算，请参考出口报价核算。

操作步骤：

1）.合同起草完毕，到"单证中心"画面，选择合同后，点"出口预算表"。

2）.填写报检费、报关费、核销费：

打开主页上的"费用查询"，查出报关、报检、核销费用，填写在出口预算表的"报检费、报关费、核销费"项中。

3）.填写内陆运费：

在"费用查询"页中查到内陆运费项，根据体积算出内陆运费，并填写在"预算金额"项中。

　　4）.填写海运费：

CIF、CFR方式下，打开主页上的"运费查询"，查到合同目的港的有

关费用，根据计算公式算出海运费，并填写在"预算金额"项中。

注意海运费需换算成本位币。

FOB方式下，可不用计算海运费，预算金额写"0"。

5）.填写保险费：

CIF方式下，打开主页上的"保险费"，查到合同规定的保险险别的有关费率，根据计算公式算出保险费，并填写在"预算金额"项中。

注意保险费用需换算成本位币。

CFR、FOB方式下，可不用计算保险费，预算金额写"0"。

6）.填写银行费用：

在"费用查询"页中，记下银行费率，根据合同签的结汇方式算出银行费用，并填写在"预算金额"项中。

7）填写其他费用：

在"费用查询"页中，记下公司综合业务费和DHL费用。

如果是T/T方式，需将公司综合业务费和DHL费用加总后，填写在预算金额表的"其他费用"项中；如果不是T/T方式，则直接将公司综合费用填写在"其他费用"项中。

8）填写退税款：

先到"产品展示"页，查到合同所签产品的海关编码，再到"税则查询"页中，输入海关编码搜索到出口退税率。

根据出口退税收入的计算公式，计算退税款并填写在预算表中。

9）填写合同成本：

合同成本就是出口商针对此笔外销合同，准备向供应商采购产品的采购成本。

10）填写合同金额：

需要将外销合同的总金额换算成本位币后再填写。

11）填写利润：

利润＝合同金额－合同成本－各项费用＋退税款

12）预算确认：

上述所有项目填写完毕，点预算表下方的"确定"按钮。

3、外销合同送进口商

操作步骤：

1）.进入"业务中心"，点标志"进口商"的建筑物。

2）.点画面下方的"合同送进口商"项，选择合同号，输入标题和说明内容后点"下一步"。

3）.这时可到"单证中心"，查看对应该项合同的"目前状况"是否为"待进口商确认"。

（四）履行合同阶段

1、催证、审证

非信用证方式下，此步骤省略。

1）催证

按信用证方式付款时，如果对方信用证未开到，或开到的信用证中有出口商不接受的条款，这时出口商不能与供应商签订购销合同。

在正常情况下，买方信用证最迟应在货物装运期前15天（有时也规定为30天）前开到出口商手中，但在实际业务中，进口商在遇到市场发生变化或资金短缺时，往往拖延开证。

因此，为使合同顺利履行，在下列情况下，出口商应及时催促进口商开立信用证。

2）审证

在收到出口地银行发来的信用证通知的消息后，进入"单证中心"，点信用证按钮，即可审核信用证内容。

2、备货

L/C方式下，在收到信用证后方可开始备货，以减少不必要的风险损失。

其它方式下，双方在外销合同上签字后，出口商可根据交货日期要求，通过邮件系统联络供应商。

由于和供应商之间的磋商在出口报价核算阶段已经基本完成，故在此阶段，出口商主要做的工作就是和供应商签订并执行购销合同。

1）起草购销合同

操作步骤：

进入"业务中心"，点标志"供应商"的建筑物。

点画面下方的"签订合同"项，输入合同号（该合同号由出口商自己定义）、供应商编号，点"下一步"。

输入合同资料，其中标红色的部分必须要填。

合同资料输入完毕，点"买方签字"。

点右下角的"保存"，退出购销合同画面，回到业务中心。

如果发现合同需修改，请按如下步骤操作：

点画面下方的"修改合同"项，选择合同号后点"下一步"。

在合同中做相应修改后，点画面下方的"保存"按钮。

其中，若修改商品资料，需点加下划线的"货号"，在商品资料的小窗口中做修改并保存。

注意：

已发送给供应商或双方已确认签字的购销合同，不能再做修改。

2）发送购销合同

操作步骤：

在"业务中心"，点标志"供应商"的建筑物。

点画面下方的"合同送供应商"项，选择合同号，输入标题和说明内容后点"下一步"，合同即送达供应商处。

注意：

在收到供应商的确认邮件（同意执行合同）后，签订购销合同的工作才算完成。

3）检查到货状况

收到供应商的发货通知邮件后，到"库存状况"画面，检查库存量是否增加。

只有备齐外销合同要求的数量，备货的工作才算完成。

3、租船订舱

在CIF、CFR方式下，出口商需租船订舱。

FOB方式下，可省略此步骤。

操作步骤：

进入"单证中心"，选择合同号，点画面下方的"添加单据"按钮，选择"出口货物明细单"后点"确定"。

点"出口货物明细单"，开始填写内容。

其中红色的部分必须要填写，不会填写的部分可点击加下划线的项目查看有关解释。

明细单填写完毕，点下方的"保存"按钮。

点"检查单据"按钮，查看单据填写是否有误。

若检查结果显示有错误，请重复步骤2。

进入"业务中心"，点标志"外运公司"的建筑物。

点画面下方的"租船"项，输入合同号，选择集装箱规格，点"下一步"，完成租船。

如果要看所选集装箱规格的海运费和内陆运费，可点"计算费用"查看。

有关海运费和内陆运费的计算，请参考出口报价核算。

完成租船后，外运公司回复"配舱回单"，到"单证中心"可看到这张单据，出口商不能对其作修改。

4、出口报检

SimTrade所列的交易商品均属法定检验的范围，因此出口商必须做报检。

在实际业务中，非法检或合同未订需检验的商品不需报检。

操作步骤：

进入"单证中心"，选择合同号，点画面下方的"添加单据"按钮，选择"报检单、商业发票、装箱单"后点"确定"。

分别点击报检单、商业发票、装箱单，填写内容后点下方的"保存"按钮。

其中红色的部分必须要填写，不会填写的部分可点击加下划线的项目查看有关解释。

点"检查单据"按钮，查看单据填写是否有误。

若检查结果显示有错误，请重复步骤2。

进入"业务中心"，点标志"出入境检验检疫局"的建筑物。

点画面下方的"报检"项，选择合同号，点"下一步"，等待报检通过。

进入"单证中心"，查看"报检"项下是否打勾，如果已打勾，表示报检已通过。

报检通过后，检验检验局签发"通关单"和"检验证明"，到"单证中心"可查到这两张单据，出口商不能对其做修改。

其中，通关单在报关时使用，检验证明在交单时使用。

5、出口保险

CIF方式下，出口商需做出口保险。

CFR、FOB方式下，因由进口商负责投保，出口商可省略此步骤。

操作步骤：

进入"单证中心"，选择合同号，点画面下方的"添加单据"按钮，选择"投保单"后点"确定"。

点击"投保单"，填写内容后点下方的"保存"按钮。

其中红色的部分必须要填写，不会填写的部分可点击加下划线的项目查看有关解释。

点"检查单据"按钮，查看单据填写是否有误。

若检查结果显示有错误，请重复步骤2。

进入"业务中心"，点标志"保险公司"的建筑物。

点画面下方的"保险"项，选择合同号，点"投保"按钮，完成出口保险。

如果需要看一下保险费用，可点"计算费用"按钮查看。

有关保险费用的计算，请参考出口报价核算部分。

保险完成后，保险公司签发"保险单"，到"单证中心"可看到这张单据，出口商不能对其做修改。

6、出口报关

出口商在报关前，必须先到外汇管理局进行核销单使用的报关前备案。

一张核销单只能对应用于一张出口报关单。

未进行报关前备案的核销单不能用于出口报关。

1）核销单备案

操作步骤：

进入"单证中心"，选择合同号，点画面下方的"添加单据"按钮，选择"核销单"后点"确定"。

点击"核销单"，填写内容后点下方的"保存"按钮。

其中红色的部分必须要填写，不会填写的部分可点击加下划线的项目查看有关解释。

点"检查单据"按钮，查看单据填写是否有误。

若检查结果显示有错误，请重复步骤2。

进入"业务中心"，点标志"外汇管理局"的建筑物。

点画面下方的"核销单的口岸备案"项，选择合同号，点"确定"按钮，完成核销单备案。

到"单证中心"，可看到"备案"项下已打勾。

2）出口报关

操作步骤：

　进入"单证中心"，选择合同号，点画面下方的"添加单据"按钮，选择"报关单"后点"确定"。

　　点击"报关单"，填写内容后点下方的"保存"按钮。

其中红色的部分必须要填写，不会填写的部分可点击加下划线的项目查看有关解释。

　点"检查单据"按钮，查看单据填写是否有误。

若检查结果显示有错误，请重复步骤2。

　　进入"业务中心"，点标志"海关"的建筑物。

　　点画面下方的"报关"项，选择合同号，点"确定"按钮，完成出口报关。

到"单证中心"，可看到"报关"项下已打勾。

　　注意：

报关完成，海关退回报关单（出口退税联）和加盖海关验讫章的核销单，这两张单据将在收汇、核销、退税时使用。

　　7、装船出运

　　操作步骤：

　　在"业务中心"，点标志"外运公司"的建筑物。

　　点画面下方的"装船出运"项，选择合同号，点"下一步"，完成装船出运，外运公司签发"海运提单"，到"单证中心"可查看海运提单，但出口商不能修改。

　　发装船通知（注：

在FOB、CFR条件下要做此操作，CIF条件可省略此步骤。

）

（1）点标志"进口商"的建筑物。

（2）点画面下方的"发送装船通知"项，选择合同号，输入标题及说明内容后点"下一步"，完成装船通知的发送。

　　8、制单交单

　　出口货物装运之后，出口商应按照外销合同或信用证的规定，正确制作、备齐各种单据。

由于在报检、保险、报关、出运阶段，出口商已完成部分单据的缮制和准备（例如：

商业发票、装箱单、检验证明、保险单、海运提单），剩下要准备的议付单据主要就是汇票和产地证了。

此外，对不同的付款（结汇）方式，交单的对象也不同。

L/C、D/P、D/A方式下，出口商向银行交单，T/T方式下，出口商直接将单据寄给进口商。

以下分述之。

1）制单

　　操作步骤：

　　进入"单证中心"，选择合同号，点画面下方的"添加单据"按钮，选择"汇票"、"一般产地证"或"输欧盟纺织品产地证"后再点"确定"按钮。

其中，产地证请根据外销合同或信用证要求来选。

　　点击"汇票"、"产地证"，填写内容后点下方的"保存"按钮。

其中红色的部分必须要填写，不会填写的部分可点击加下划线的项目查看有关解释。

　　点"检查单据"按钮，查看单据填写是否有误。

若检查结果显示有错误，请重复步骤2。

　　2）L/C、D/P、D/A方式的交单

　　操作步骤

　　进入"业务中心"，点标志"银行"的建筑物。

　　点画面下方的"交单"项，选择合同号。

　?

输入银行编号、标题。

　　点"选择单据"，勾选应交的议付单据后点"确定"按钮。

（注：

议付单据包括商业发票、装箱单、检验证书、保险单、海运提单、汇票、产地证。

FOB或CFR方式下，不含保险单。

）

　?

输入说明内容，点"下一步"，完成向出口地银行的交单。

（注：

完成交单后，系统将根据不同的付款方式，扣除相应的银行费用。

）

　?

到"单证中心"，可看到该合同项下的"交单"项已打勾。

　　3）T/T方式的交单

　　操作步骤：

　　进入"业务中心"，点标志"进口商"的建筑物。

　　点画面下方的"T/T方式交单"项，选择合同号。

　　输入标题，点"选择单据"，勾选应交的议付单据后点"确定"按钮。

（注：

议付单据包括商业发票、装箱单、检验证书、保险单、海运提单、产地证。

FOB或CFR方式下，不含保险单。

）

　　输入说明内容，点"下一步"，完成向进口商的交单。

（注：

由于T/T方式的交单是出口商直接寄给进口商，因而出口商除了要支出银行费用，还要支出快递费用。

）

　　到"单证中心"，可看到该合同项下的"交单"项已打勾。

　　9、收汇

　　在收到出口地银行发来的邮件通知后，出口商要带核销单到银行办理结汇手续。

　　操作步骤：

　　进入"业务中心"，点标志"银行"的建筑物。

　?

点画面下方的"结汇"项，选择合同号，点"下一步"，银行在核销单上加盖"收汇结汇专用章"后退回给出口商，完成结汇。

　?

到"财务状况"中可查看合同款是否收到；到"单证中心"可看到该合同项下的"结汇"项已打勾。

　　10、核销

　　安全收汇后，出口商要先到外汇管理局办理核销手续，继而到国税局办理退税手续。

　　操作步骤：

　　进入"业务中心"，点标志"外汇管理局"的建筑物。

　　点画面下方的"核销"项，选择合同号，点"下一步"，出口商支出核销费用，外汇管理局留存核销单的第一、二联，将第三联退回给出口商，完成核销手续的办理。

　　到"财务状况"中可看到支出的核销费用。

　　到"单证中心"，可看到该合同项下的"核销"项已打勾，并可看到第三联核销单。

　　11、退税

　　操作步骤：

　　进入"业务中心"，点标志"国税局"的建筑物。

　　点画面下方的"退税"项，选择合同号，点"下一步"，国税局收回第三联核销单，退税手续办理完成。

　　到"财务状况"中查看退税收入情况。

　　到"单证中心"，可看到该合同项下的"退税"项已打勾，且"目前状况"变为"已经完成"。

　12、索赔

　　由于国际货物买卖涉及面比较广，环节多，手续繁杂，各方面的原因造成的索赔情况时有发生。

在实际业务中，如果出现索赔事故，索赔的对象即责任方可能不仅限于买卖双方，有时还会涉及其他当事人，如承运人、保险公司等。

一旦发生索赔事故，首先要弄清事实，在分清责任的前提条件下，才能向有关责任方提出索赔的要求。

如确实属于卖方的责任，出口商应实事求是地予以赔偿。

对进口商提出的不合理要求，出口商必须根据可靠的资料以理拒绝。

　　在SimTrade中的意外损失属于实际全损，是保险公司的责任，保险公司将赔付保险金额的全部。

当货物发生意外，CIF条件下，出口商可直接向保险公司提出索赔。

FOB、CFR条件下，出口商可联络进口商，由进口商向当地保险公司提出索赔。

　　操作步骤：

　　进入"业务中心"，点标志"保险公司"的建筑物。

　　选择合同号后，点"索赔"按钮。

　　进入"财务状况"，在"当前余额"画面，确认收入中是否有"保险费赔偿"项。

　　注意事项：

　　到邮件系统中查询"系统信息"告知的发生意外项目，如果出口商未投保所列项目的其中一项，则得不到保险费赔偿。

　　如果买卖双方协商了赔付金额，出口商要到"业务中心"，点标志"银行"的建筑物，汇款给进口商。

　　B．进口交易内容：

（一）交易准备阶段

　　1、选择目标市场

　　2、选择目标产品

　　操作步骤：

　　通过从选定的目标市场、主页上的“买卖信息”中分析得出某种产品的销售趋势，分析利润空间是否合适等情况选择出目标产品。

　　在“产品展示”中打开“详细情况”，了解目标产品的基本特点，如目前市场上的价格、有关包装的描述、重量、体积、销售单位、包装单位等，为以后的交易磋商做好准备。

　　3、选择交易对象

　　正确选择交易对象，对于我们发展业务有很大关系。

了解交易对象的途径很多，在实际业务中，进口商可以通过驻外机构、有关国家的银行、商会和咨询公司，也可以通过举办交易会、展览会、技术交流会、学术研讨会主动接触交易对象并进行了解。

　　在SimTrade中，可从"买卖信息、广告、公司库、榜上有名"等渠道寻找出口商，并记下出口商公司的编号，为邮件联络做准备。

　　4、建立业务关系

　　通过SimTrade的邮件系统，和出口商建立业务关系。

　　注意：

如何使用SimTrade邮件系统，请参考邮件系统的使用。

（二）交易磋商阶段

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交易磋商阶段一般要经过询盘、发盘、还盘和接受四个环节。

在进出口贸易中，商品的价格是买