项目部合同管理制度.docx

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项目部合同管理制度

合同管理制度

1主题内容及适用范围

本制度规定了项目合同的管理职责、管理内容及要求

本制度适用于公司项目物资、项目土建工程、项目安装工程等合同的订立、履行和管理并适用于各合同相关项目部门。

2管理职责

2.1项目采购负责项目物资购进合同的签订、履行。

2.2项目部基建负责土建工程、外协施工工程合同的签订、审核、履行、管理。

2.3项目工程技术各小组负责各自使用设备物资相关文字资料（说明书、合格证、图纸）的收集工作及安装工程合同的签订、审核、履行、管理。

2.4项目综合办公室负责各种项目合同的归档管理工作。

2.5审计部、财务部负责参与合同的审核；财务部负责审核公司各种购买合同中的价款、酬金结算及支付方式的合法性与合理性，负责对不同性质发票的审核。

3.1合同的签订

3.2.1所有合同必须在遵守国家的法律、法规及保证公司利益的前提下签订，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，损害公司的利益。

3.2.2各单位在订立经济合同前，必须对对方的工商营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明书、法人授权委托书等资质、信用状况及合同履行能力进行认真审查（必要时要求对方出具资质审查部门、权威机构认证的文件或到对方单位及用户处进行实地调查），并将上述情况形成书面资料建立档案存查；合同对方当事人履行能力、信用及资质情况达不到要求的，不能与其签订合同。

对技术合同，应在合同后附技术协议，技术协议要对技术的要求、达到的目的、验收方式等内容做详细规定，技术协议由多页组成时，每页应附“第×页，共×页”的标识，并由合同双方承办人在每页上签字或盖章。

3.2.3合同涉及的相关人员对于合同的条款须有全面、正确的理解，对于合同所有条款要明确标注，避免产生歧义、误解。

3.2.4合同签订的种类和开据的发票

3.2.4.1采购的配件、设备公司须与对方签订产品购销合同，对方须提供17％的增值税专用发票。

3.2.4.2对于公司在建土建、安装、装饰、保温（含零星工程）工程，工程施工前须签订土建、安装、装饰、保温工程合同，施工完毕决算后，对方须为公司提供建筑业专用发票。

3.2.4.3公司加工制作的设备、配件等，公司须与对方签订加工制作合同，对方应为公司提供17％的增值税专用发票。

3.2.4.4对方为公司提供的修理、修配业务，公司须与对方签订修理、修配合同，完工后对方须提供修理、修配业专用发票。

3.2.5经济合同应具备以下主要条款

3.2.5.1当事人名称、地址、邮政编码、法定代表人姓名、委托代理人姓名、开户银行的账号及税号、电话号码等。

3.2.5.2合同标的（如货物、劳务、工程项目等）。

3.2.5.3标的物数量和质量（质量写明执行何种质量标准或双方议定的标准）。

3.2.5.4价款或者报酬及付款时间、方式。

3.2.5.5履行的期限、地点和方式。

3.2.5.6违约责任。

3.2.5.7合同的变更、转让和解除条件。

3.2.5.8合同争议的解决方式。

3.2.5.9合同订立的时间与地点。

3.2.6合同用语要准确，表述要规范、明确，文字书写要工整。

3.4合同的审核

3.4.1合同签定后，承办单位将合同草案及合同有关的证明材料提交项目部分管领导、财务部、审计部分别审批签字后，由审计部予以盖章。

对超过20万的合同及有特殊情况需要到集团公司进行会签的，还必须到集团公司的有关部门进行会签，各审查部门应分别在2天内（涉外合同在7天内）完成审查并在合同会签单上签字。

（普通合同会签单、超过20万的合同会签单格式附后）。

3.4.2使用部门、财务部、审计部、承办部门的分管领导在审查合同草案时，可根据需要，要求承办单位提供与合同有关的补充证明材料，各级审核人员应写明具体审核意见，承办单位、使用部门应着重审查合同的真实性和经济效益；财务部主要对合同价格、酬金结算及支付方式的合法性、合理性、不同性质的发票进行审核；审计部主要对合同的规范性、合法性、合同价格（除比价采购方式以外）及有关内容是否符合公司财务制度等方面进行审核；分管经理负责对合同进行全面审核。

3.4.3各审核部门在审核合同草案时，发现有差错、遗漏或不妥时，要当面提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办单位，在合同草案修改之后，承办单位应重新申请审核。

合同审核部门对审核中发现的问题、有关要求及时报承办部门。

3.4.4合同由审计部盖合同专用章后方可生效。

3.4.5合同签订后，承办单位、对方当事人、合同审计员、发票审计员、财务部、项目办公室各存留一份，共计六份。

3.5合同的编号

3.5.1所有项目签订的合同都必须以项目各部门为单位进行编号，基础号的编订由各部门的缩号加年、月、顺序号组成（例如淀粉小组2012年3月份签订的第一份合同为JYMDF-2012-03-001）,各小组缩号分别如下：

土建小组：

JYMTJ

原料小组：

JYMYL

赖氨酸小组：

JYMLAS

变性淀粉小组：

JYMBXDF

污水小组：

JYMWS

公共工程小组：

JYMGGGC

自动化小组：

JYMZDH

供应小组：

JYMGY

所有合同的编码必须以此为标准来编写，并且由综合办公室合同管理员编写，并做好合同台账登记工作。

3.6合同的变更、终止和解除

3.6.1合同的变更和解除应符合法定或约定的条件和程序。

合同需要变更或废止的，必须与对方客户签订变更、解除的协议，并填写《销售合同变更、解除审批表》或《非销售合同变更、解除审批表》（格式附后），办理相关手续后，审计部方给予变更或解除。

3.6.2因不可抗力或特殊原因不能履行合同时，承办单位应以书面形式及时通知对方当事人；对方当事人要求变更或解除合同时，承办单位应在法定或合同约定的期限内回复书面意见，协商变更、终止或解除合同，并履行相应的手续。

3.6.3对方当事人不履行合同或违约的，由承办单位及时通知有关部门暂时中止履行合同，并通知对方尽快履行合同义务或进行纠正，并以书面形式通知对方要求其承担因其违约给公司造成的经济损失，此通知应留存一份作为依据。

3.6.4因对方责任使公司遭受经济损失的，除依法免责外，由承办单位依法向责任方追偿。

3.7合同的保存

3.7.1项目综合办公室为项目合同的临时归档管理部门，合同管理员应按月（从上月26日至本月25日为一月）建立合同档案，并将档案上登记的合同妥善保管。

3.7.2项目结束后综合办公室负责将合同及相关文档整理好交人事部档案室；合同保存部门负责分别对合同进行登记，各合同持有部门应加强合同的管理，做好保密工作，如出现问题由责任部门承担一切后果。

3.8合同的借阅

各部门需要借阅未归档的合同资料的，须填写《合同资料借阅单》（格式附后），办理相关手续后方可借阅，并在规定时间内如数归还项目部综合办公室。

4检查与考核

4.1对合同签订前的招标、物资验收、货款结算、支付等工作的检查与考核，按《物资管理制度》、《招标管理规定》及相关规定的要求执行。

4.2利用合同进行违法或损害公司利益的活动的，将按情节轻重给予责任人相应的行政处分，造成公司经济损失的由责任部门全额承担并处以损失额的20％及以上处罚，情节严重的，移送司法机关处理。

4.3未经许可携带已盖公司合同章的空白合同，每次扣责任部门5分，造成的经济损失的，由责任部门及责任人全额承担，并承担相应的行政处分。

4.4未按要求对合同对方的资信情况及履行能力进行调查的，每次扣责任部门5分，造成经济损失的，由责任部门及责任人全额承担。

4.5合同必要条款未写清楚、错误或遗漏的，每次扣责任部门2分，造成经济损失的，由责任部门按责任大小承担。

4.6合同承办部门未按要求将合同报送有关部门审核的，每拖一天扣1分。

4.7因承办部门工作失误引起法律诉讼的，每次对责任部门处以不低于10分的考核，造成经济损失的，由责任部门及责任人全额承担。

4.8因工作失误造成合同丢失的、内容泄漏的，每次扣责任部门5分。

4.9合同未在规定时间内会签完毕的（签订两周内），每拖1天扣责任部门1分。

4.10合同签订的主要内容与招标情况不符的，每次对责任部门处以不低于5分的考核。

4.11与非业务往来单位签订合同的或私自套用公司合同章与其他单位签订合同的，一经发现扣责任部门10分，由此造成的损失由责任单位全额承担，并承担相应的行政处分。

4.12未按法定手续办理合同变更和解除手续的，每次扣责任部门5分，造成的经济损失由责任部门及责任人全额承担。

4.13采购价值在5000元以上的物资及采购的物资需预付货款的，必须签订购销合同，未签订购销合同的发票不予入账，同时每次扣责任单位2分。

4.14未按规定开据相应发票的，审计部将不予审核，有特殊情况的，必须提供相关申请。

4.15合同管理员没有按照公司要求对合同进行编号或编号不符合规定的，每发现一次对责任部门扣1分。

4.16对所采购的物资在试用期、质保期内存在质量问题，使用部门没有及时将质量问题反馈至采购部门的，每发现一次对使用部门扣5分；采购部门没有及时进行协调处理或处理不当的，每发现一次对采购部门扣5分，对公司造成的损失由责任部门全部承担。

4.17对不采用公司规定的合同版本签订合同又无正当理由的，审计部将不予审核。

4.18合同承办单位没有将付款计划提报至使用部门负责人进行确认，即报财务部要求付款的，每发现一次扣合同承办单位2分；合同承办单位没有将付款计划提报至使用部门负责人进行确认，而财务部却给予付款的，每发现一次扣财务部5分，对公司造成的损失由合同承办单位、财务部共同承担。

4.19对产品存在质量问题，而使用部门没有在付款计划中予以反馈并同意付款的，每发现一次扣使用部门5分，对公司造成的损失由使用部门全部承担；使用部门将产品存在的质量问题反馈到付款计划中并不同意付款的，而合同承办单位仍将付款计划提报至财务部要求付款的，每发现一次扣合同承办单位3分；

使用部门将产品存在的质量问题反馈到付款计划中并不同意付款的，而财务部却给予付款的，每发现一次扣财务部5分，对公司造成的损失由合同承办单位、财务部共同承担。

4.20本制度未尽条款及未尽责任考核，由考核部门参照以上考核标准，根据其责任影响和造成的经济损失，予以补充条款和予以考核。

本制度相关表格：

1、普通合同会签单

2、超过20万的合同会签单

合同会签单

编号：

JYM/06－JL－01

对方主体

联系电话

承办单位

承办人

合同类别

合同编号

合同名称

合同金额

使用部门负责人意见：

签字：

年月日

合同审核部门

审核意见

审核人签字

时间

财务部负责人

审计部

发票审核员

审计部

合同审核员

承办部门分管领导批示：

签字：

年月日

合同会签单（20万以上）

编号：

JYM/06－JL－25

对方主体

山东寿光巨能热电发展有限公司

联系电话

承办单位

山东寿光巨能金玉米开发有限公司

承办人

合同类别

租赁协议

合同编号

JNRD-BGS-QT-20120201

合同名称

土地租赁协议

合同金额

捌拾万元

使用部门负责人意见：

签字：

年月日

合同审核部门

审核意见

审核人签字

时间

财务部负责人

审计部

发票审核员

审计部

合同审核员

承办部门分管领导批示：

签字：

年月日

集团公司审计部批示：

签字：

年月日