秋《办公室管理》期末复习参考资料.docx
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秋《办公室管理》期末复习参考资料
2012年秋电大行政管理专科《办公室管理》期末复习指南
第一部份期末复习重点范围
第一章办公室实务概述
1.掌握：
文员使用的办公器械，传真机的使用，复印机的使用，录音机的使用，投影机的使用，数码相机的使用P13
2.掌握：
办公室和接待室的管理。
P24
第二章文员实务
1.掌握：
管理好文员自己的时间P31，学会节约开支。
P33
2.掌握：
受意方法P37，分工方法与合作方法。
P40
3.重点掌握：
请示方法和报告方法P35，计划方法和总结方法。
P36
第三章电话、电子通讯
掌握：
电话接打。
P42
第四章邮件收发
1.掌握：
邮件的拆封。
P64
2.掌握：
邮件的处理。
P66
3.掌握：
上司不在时邮件的处理。
P68
4.掌握：
邮件寄发前的准备。
P70
5.掌握：
电子邮件的制作、发送、接收，电子邮件管理的注意事项。
P74
第五章接待实务
1.掌握：
初见来访者时，传达，引见，介绍时的礼节，接待，送客与会后的整理。
P83
2.掌握：
内宾接待的一般程序与内容，外宾接待的一般程序与内容。
P103
第六章信访实务
1.掌握：
来信受理程序，承办来信注意事项。
P106
2.重点掌握：
来访接待程序，接待来访的注意事项。
P110
3.掌握：
来电的接听与处理。
P112
第七章会议及会谈实务
1.掌握：
议程表制作和执行方法，会议通知的写法和传达方法。
P124
2.重点掌握：
会议资料的准备。
P127
3.掌握：
接待事务，会场的管理及茶点招待，会议中的电话或来访者，宣读和做会议记录，遵循会议议程的顺序规则。
P132
4.掌握：
会议记录的制作方法，会议记录的内容和格式，修改会议记录，为会议记录编制索引。
P135
5.重点掌握：
会议结束后的处理，会议后的工作，会议业务的检查和总结。
P140
6.11.掌握：
办公会议，代表会议，联席会议，学术会议，新闻发布会、记者招待会，报告会，座谈会，国际会议，电话、电视会议，签约仪式。
P152
第八章日程安排
掌握：
日程安排的意义。
P168
第九章差旅事宜
掌握：
订票，预订飞机票，预订火车票，预订旅馆。
P192
第十章照料上司身边琐事
掌握：
便利上司处理业务的工作，上司的主体工作与私人工作的调整，文秘人员对上司主要工作的辅佐。
P205
第十一章交际与礼仪
1.掌握：
握手，名片使用。
P213
2.掌握：
各种婚丧喜庆，信息的收集，交际业务应该注意的事项。
P216-228
3.掌握：
丧事及处理的方法，吊唁时的衣着。
P228
第十二章办公室用语
1.掌握：
接待用语的使用。
P237
2.掌握：
说话的要领，说明的方法。
重点掌握：
报告的方法，说服的方法，拒绝的方法。
P238
3..重点掌握：
听的要领，指示的接受法，忠告的接受法。
P246
第十三章印信、值班工作
掌握：
保密的范围，保密工作的内容。
P263
第十四章文书与档案实务
1.掌握：
公文性文书的种类。
重点掌握：
公文的格式。
P274
2.重点掌握：
收文处理，发文处理。
P276
3.掌握：
档案收集的对象和制度。
P281
4.重点掌握：
档案的保管和利用。
P282
5.掌握：
文书归档新规则的主要内容。
重点掌握：
新规则下文书归档的基本程序和方法。
P291
第十五章电子归档实务
1.掌握：
电子文件的收集和积累。
P302
2.掌握：
电子文档传输的方式，电子文档传输中应注意的问题。
P205
3.重点掌握：
电子档案的利用管理。
P318
第三部分综合练习题
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。
每小题1分，共10分）
1．以下哪些不是办公室事务管理的特征（决策性）
2．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）
3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）
4．以下哪种接打电话的行为是不正确的（受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）
5．邮件的寄发不要考虑以下（D．爱好）因素。
6．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（A．有共同利益的话题）属于合适的话题。
7．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A．初次写信，或有过激言行的）
8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C．与发言者用词不一致但意思完全一致）
9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。
（C．圆桌型）
10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：
一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B．说话的技巧），了解要求约会者的心理。
11．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？
（B．传达可以根据上司主要意思，榕人自己对问题的意见）
12．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？
（D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做）
13．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？
（B．发表意见）
14．传真机最好用来传送以下哪种邮件？
（A．一般的图纸）
15．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C．姓名、部门、地址、国名）。
16．下列接受名片时唯一正确的做法是（A．接受名片时要用双手）。
17．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？
（B．圆桌型）
18．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，应该是（A．个人区）。
19．文员协助举行宴会时，不用考虑（B．有无休息室）。
20．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（B．有无休息室）。
21．在办公室的布置方面，（A．离入口最远）的位置是上座。
22．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜？
（B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方）
23．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？
（C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力）
24．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？
（A．工作人员工作尽可能专门化、单一化）
25．以下哪些接打电话的行为是不正确的？
（A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）
26．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D．“台安”、“钧安”）。
27．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM－120CM，应该是（A．个人区）
28．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C．与发言者用词不一致但意思完全一致）
29．上司决定参加某个会议时，文员不应该（D．只在便笺上写好会议名称）。
30．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：
一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B．说话的技巧），了解要求约会者的心理。
41．办公室布置要注意（D．各种沟通、保密）
42．在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（A．接通电源可立即复印操作）
43．文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（B．应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同）
44．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（D．工作人员工作尽可能专门化、单一化）
45．文员在收取邮件时，不正确的做法是（D．为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情）。
46．下列接受名片时唯一正确的做法是（A．接受名片时要用双手）。
47．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C．作会议记录时离开会议室接听电话）
48．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B．由过程先说）
49．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A．通知上司家人把衣服送达）
50．接受忠告的反应应该是（D．切勿感情用事）
51．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸）
52．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理）
53．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音）
54．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来）
55．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系）
56．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（D．会议、面谈所必须的文件及资料，要在前一天就准备好）
57．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（A．准备旅行计划和旅馆信息）
58．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（A．用后跟着地走路）
59．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（D．午宴一般不设固定席位，以便于客人社交）
60．上司决定参加某个会议时，文员不应该（B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料）
61．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（C．姓名、部门、地址、国名）
62．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（B．发表意见）
63．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致（D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办）
64．以下哪些接打电话的行为是不正确的（A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击）
65．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）
66．以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（D．名片只能当面递送，寄去是不礼貌的）
67．文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是（A．下级单位报送的报告、统计报表等）
68．值班人员不应该做以下哪类事情（A．签发文件）
69．接受忠告的反应应该是（D．切勿感情用事）
70.文员打印寄往欧美国家的信封，寄信人姓名，地址应该打印在（。
左上角）
71．在办公室里，（A．离入口最远）的位置是上座。
72．文员如果误拆了非本公司的信，应该（A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去）
74．会议中有时有人回要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机。
）
75．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：
一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（C。
听话的能力），了解要求约会者的心理。
76．当文员获知婚丧喜庆的消息后，首先应（D。
长证消息的可靠性）
77．以下餐巾的使用方法是正确的（A．中途离坐，把餐巾放在椅子上）
78．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A．通知上司家人把衣服送达）
79．文书立卷的归档制度包括三方面：
归档范围，（A．归档时间）和归档要求
80．以下关于握手的礼节，不正确的是（C．双方有很多人时，可以交叉握手）。
81．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种？
（A．初次写信，或有过激言行的）。
D．没有具体内容的匿名信
82．文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应（C．处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办）。
83．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的？
（C．作会议记录时离开会议室接听电话）
84．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（C．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定）。
85．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C．与发言者用词不一致但意思完全一致）。
86．会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理，这时文员应（D．征求主持人意见，停止笔录，关录音机）。
87．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A．只在便笺上写好会议名称）。
88．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？
（C．圆桌型）。
89．以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的？
（A．审查功能）。
90．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪项内容不是文员的任务？
（B．发表意见）。
91．文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪种做法是错误的？
（D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会）。
92．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免？
（C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间）。
93．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：
一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有（B．说话的技巧），了解要求约会者的心理。
94．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的？
（A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认）。
95．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的？
（B．代替上司制定约会计划）。
96．以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的？
（D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明）。
97．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确？
（D．不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认）。
98．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的？
（D．应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助）。
99．以下关于名片的使用方式，哪项是错误的？
（D．各自只能当面递送，寄去是不礼貌的）。
100．文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字，应（D．请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？
”）。
二、判断题（正确打“√”，错误打“×"。
每小题1分，共10分）
1．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
（√）
2．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。
（×）
3．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。
（×）
4．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。
（√）
5．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
6．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
（√）
7．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应该积极、乐意地去协助。
（√）
8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。
（×）
9．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
（√）
10．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。
（×）
11．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（×）
12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
（√）
13．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
（√）
14．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
（√）
15．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
（×）
16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
17．男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。
（√）
18．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。
如果上司不加采用，应说服上司。
（×）
19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。
（×）
20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。
（×）
21．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（×）
22．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。
（×）
23．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
（√）
24．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
（×）
25．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。
（×）
26．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。
（×）
27．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。
（×）
28．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。
（√）
29．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。
如果上司不加采用，应说服上司。
（×）
30．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。
（√）
31．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。
（×）
32．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
（√）
33．两个电话铃同时响起时，文员要同时对两个电话讲话。
（×）
34．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。
（×）
35．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。
（√）
36．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
（√）
37．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。
（×）
38．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度、分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。
（√）
39．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。
（×）
40．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。
（×）
41．同时介绍很多人时，可从左至右，按顺序介绍。
（√）
42．如果文员要找的人是以为比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
（√）
43．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。
因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气（×）
44．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
（√）
45．介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。
（×）
46．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。
（√）
47．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。
（√）
48．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。
（×）
49．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。
（√）
50．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
51．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（×）
52．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。
（√）
53．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
（×）
54．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。
（√）
55．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。
（×）
56．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情。
（×）
57．代表会议依法定期召开与会代表必须达到法定人数方有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（√）
58．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
（×）
59．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，还会破坏彼此关系。
（√）
60．不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。
（√）
61．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。
（∨）
62．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。
（×）
63．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。
（×）
64．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。
（∨）
65．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。
（×）
66．善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。
（×）
67．文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。
（×）
68．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
69．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。
（×）
70．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。
因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。
（×）
71．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。
（∨）
72．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能频繁的联系集中起来分批进行。
（∨）
73．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。
（×）
74．文员在工作时间如需要补妆，应该去洗手间。
（∨）
75．男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。
（×）
76．按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。
（×）
77．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。
（×）
78．如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。
（×）
79．如果会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内，轻轻关上门。
（∨）
80．如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门。
（∨）
81．介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员；若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。
（∨）
82．文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。
（×）
83．文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。
（∨）
84．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。
（∨）
85．如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。
（∨）
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