powerpoint使用技巧.docx
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powerpoint使用技巧
powerpoint使用技巧
使用PowerPoint2000的秘诀和绝招
绘图工具
在office2000中多次插入绘图图标您是否曾经希望在文件、工作表或简报的行列中多次插入同样的绘图图标呢？
教您一个简单的诀窍：
好好利用绘图图标的按钮的“粘贴”性，从此以后，在也不需要在每次插入图标时，重复点击这个图标了。
1.若要打开“绘图”工具列，在工具栏的任何位置点击鼠标右键，选择“绘图”即可。
2.若要多次插入绘图图标，在“绘图”工具栏的绘图图标上双击鼠标左键（如矩形），这个图标就会处于选择的状态或是粘贴状态。
3.在适当的位置按一下，就能插入选择的图标。
4.要停止插入的图标时，再按一次图标按钮，或是按一下ESC键。
格式设定
在office2000中多次套用文字和图形格式您是否曾经希望在文件中使用特殊字型，让一些不连贯的字特别显眼呢？
还是，对于绘图工具所画出的图形，您希望将特定的实心线便化成为虚线呢？
如果您希望将同样的格式，分别套用在文章不同位置的项目中，现在会发现真是非常简单。
想要套用新格式时，您不再需要重复按“一般”工具栏上的“复制格式”按钮，尽情享受按钮“粘贴”功能的益处吧！
1.选择想要复制格式的项目。
2.若需要多次复制选择的格式，在“复制格式”按钮上按两下，这个按钮就会“粘贴”了。
3.选择想用套用新格式的文字或图形。
4.要停止套用格式时，再按一次“复制格式”按钮或按ESC键。
附注：
多次套用文字和图形格式的功能无法跨应用程式，也就是说，您无法从Word套用格式到PowerPoint。
键盘快速键
动作快速键动作快速键
插入新的幻灯片CTRL+M刪除文字CTRL+BACKSPACE
切换至下一个窗格（顺时针方向）F6大写字体SHIFT+F3
切換至上一个窗格（逆时针方向）SHIFT+F6粗体CTRL+B
复制目前的幻灯片CTRL+D斜体CTRL+I
开始放映幻灯片F5插入超连接CTRL+K
上升段落ALT+SHIFT+向左鍵全选CTRL+A
下降段落ALT+SHIFT+向右鍵复制CTRL+C
套用下标格式设定CTRL+等号鍵（=）粘贴CTRL+V
套用上标格式设定CTRL+加号鍵（+）复原CTRL+Z
开启[字型]对话框CTRL+T保存文件CTRL+S
重复最后一个动作F4orCTRL+Y打印CTRL+P
寻找CTRL+F打开文件CTRL+O
将PowerPoint2000演示文稿保存为Web页
越来越多的听众，不论是同事、学生还是朋友，都想通过Internet或Intranet查看您的演示文稿。
PowerPoint2000使您只用一个简单的命令，便可以用超文本链接标示语言（HTML）的格式来发布演示文稿。
PowerPoint2000利用对于Web查看有意义的选项自动格式化Web演示文稿。
例如，大纲窗格中的标题成为超链接，使您可以在幻灯片之间移动，并且在Web页的底部添加了用于移动到上一个和下一个幻灯片的按钮。
在发布之前可以打开或关闭这些选项，从而获得您需要的外观。
演示文稿中的所有图形或绘图对象（包括位图格式的文件或使用“绘图”工具栏上的工具所绘制的图形）都自动保存为GIF、JPEG、PNG或矢量标记语言（VML）的格式。
即使在将演示文稿保存为Web页后，演示文稿中包括图形和其它对象在内的所有数据都可以在PowerPoint中进行编辑。
提示
为确保演示文稿在Web浏览器中以所需要的方式进行显示，发布之前先以Web页预览演示文稿。
要实现预览，单击“文件”菜单中的“Web页预览”。
下面是将演示文稿另存为Web页时可以自定义的一些选项：
1）发布整个演示文稿、仅发布某些幻灯片或发布自定义放映。
2）选择幻灯片是否显示演讲者备注。
3）选择浏览器等级支持（例如MicrosoftInternetExplorer4.0或更高版本）。
4）打开或关闭大纲和备注页窗格和幻灯片定位控件。
5）选择在大纲和备注页窗格中的文本颜色和所有窗格的背景颜色。
6）关闭幻灯片窗格中的动画和切换效果（这些项目在以全屏模式查看幻灯片放映时总是可用的）。
7）设置图形的大小和输出格式（例如，对于将在InternetExplorer5或更高版本中查看的演示文稿使用VML格式。
8）设置目标显示监视器的分辨率（例如800x600象素）。
9）打开或关闭Web页的长文件名。
10）指定Web页支持文件（项目符号和图形）的位置——要么在另一个文件夹中，要么与Web页在同一个文件夹中。
将演示文稿或HTML文件发布到Web
1）打开或创建想要发布到Web的演示文稿。
2）在“文件”菜单中单击“另存为Web页”。
3）在“文件名”框中键入用于Web页的名称。
4）在文件夹列表中为Web页选择位置。
5）若要更改Web页的标题（出现在Web浏览器标题栏上的文本），则单击“更改标题”，在“页标题”框中键入新标题，然后单击“确定”。
6）若要仅发布某些幻灯片或自定义放映，打开或关闭演讲者备注以及指定Web页的浏览器等级支持，则单击“发布”，然后选定需要的选项。
7）若要选择其它Web页格式和显示选项，则单击“Web选项”，选定需要的选项，然后单击“确定”。
说明“Web选项”对话框的“常规”选项卡中的选项是PowerPoint专用的。
其它选项卡中的选项则是所有Office程序所通用的。
8）单击“发布”。
文字的添加
文字是构成幻灯片的一个基本对象，每一张幻灯片或多或少都有一些文字信息，人们经常利用幻灯片中的文字信息来表达自己的观点和思想。
文字处理可以在两种工作环境中进行：
幻灯片视图和大纲视图。
两种环境各有所长，可根据需要来选择。
在幻灯片视图中输入文字
幻灯片视图是PowerPoint最基本的工作环境，在此视图下工作，幻灯片中的所有对象都与放映时在屏幕上的展示效果一致。
在幻灯片视图中输入文字最直接的方法就是用鼠标单击文本占位符的区域，该区域的虚线边框被粗的斜线边框取代，提示文本将消失，出现一个闪烁的插入点，然后就可以输入文字。
如果输入的文字较多超出了占位符区域，它会自动跳行。
可以通过调整边框上的控制点来调整占位符区域的大小。
如图所示是在标题幻灯片中输入主标题和副标题。
幻灯片标题和文本的外观风格是由幻灯片母版中的标题和文本格式决定的。
此外，使用绘图工具栏上的“
”按钮或“
”按钮，可以在文本占位符外添加文字。
单击“
”按钮，在要添加文本的位置上单击鼠标左键，然后开始输入文字，文本框的长度会随着输入文字的增加而自动增长，除非按下回车键否则它不会自动换行。
或者单击“
”按钮，在要添加文本的位置处单击鼠标左键并拖曳出一个适当大小的框，然后再输入文字，此时输入的文字会在框内自动换行。
单击“
”按钮添加竖排文字的文本框。
利用文本框添加的文字其字体、字形和对齐方式等格式不受幻灯片母版的影响，可单独为它们进行编辑和格式化处理。
另外，这些文字在大纲视图中是看不到的。
对于已经输入的文字，可以对其进行各种编辑，包括选中文字、对文字的各种格式化操作、文字段落处理及对文字的修改、移动、复制、删除等操作。
这些操作和Word、Excel基本类似，这里不再详述。
在大纲视图中输入文字
大纲视图主要用在演示文稿中所有幻灯片的文字编辑上，仅显示幻灯片的标题和主要文字信息，这样可专心地处理所有的文字构思，不必辛苦地前后翻页。
待文字信息处理完后，可再回到幻灯片视图，调整页面布局和插入图形、图表等其他对象。
切换到大纲视图后，可利用“大纲”工具栏上各按钮调整文字的位置及级别，如图所示，各按钮功能说明见表1。
按钮名称
功能
升级
将所选段落移至下一较高标题级，即向左升一级。
降级
将所选段落移至下一较低标题级，即向右降一级。
上移
将所选段落和其折叠的附加文本上移。
上移可改变幻灯片顺序，或改变层次小标题的从属关系。
下移
将所选段落和其折叠的附加文本下移。
下移可改变幻灯片顺序，或改变层次小标题的从属关系。
折叠
隐藏所选幻灯片除标题外的所有内容。
已折叠的文本由灰色线表示。
展开
显示所选幻灯片的标题和所有折叠文本。
全部折叠
只显示每张幻灯片的标题。
全部展开
显示每张幻灯片的标题和全部正文。
摘要幻灯片
根据所选幻灯片标题创建一张新的幻灯片。
显示格式
显示或隐藏字符格式。
在大纲视图中加入文字如同使用Word编辑器一样，只要把插入点移到合适的位置，就可以输入文字了；要插入一张幻灯片或一个副标题，只要按“Enter”键，就会产生一个与上一行同一层次的空白行，即如果上一行为幻灯片的标题行，按“Enter”键后，创建一张新幻灯片，如果上一行为幻灯片的副标题，按“Enter”键后，产生新的副标题；按“Ctrl+Enter”键是使下一行输入文本的等级与上一行不同，即上一行如果是标题，按“Ctrl+Enter”键后，第二行会变成正文，反之，如果当前行是正文，按“Ctrl+Enter”键后，将创建下一张幻灯片。
一般可利用工具栏中的按钮来改变段落的层次关系。
插入图形
制作演示文稿的目的是向别人介绍观点、宣传你的思想或推荐好的产品，文字固然重要，但是，在演示文稿中，如果能将生动有趣的图形与文字配合在一起，将大大增强演示文稿的演示效果。
绘制图形
PowerPoint2000提供了功能强大的绘图工具，利用绘图工具绘制各种线条、连接符、几何图形、星形以及箭头等较复杂的图形。
另外，还可以利用“绘图”工具栏中提供的工具按钮对绘制的图形进行旋转、翻转或填充颜色等，并与其他图形组合为更复杂的图形。
插入图片
除了可以利用“绘图”工具栏在幻灯片上绘制图形以外，还可以在幻灯片上插入剪贴画、图片和艺术字等，这样会使演示文稿生动有趣，更富有吸引力。
Office2000中有一个丰富的剪辑库，包括各种人物、风景名胜、花鸟鱼虫等，用户可以根据需要方便地将它们插入到文件中。
如果插入从其他应用程序编辑好的图片，请打开“插入”菜单，选择“图片/来自文件”命令。
如果要插入扫描的图片，请打开“插入”菜单，选择“图片/来自扫描仪或相机”命令。
如果要插入艺术字，请打开“插入”菜单，选择“图片/艺术字”命令，对于插入的艺术字可以利用图形工具进行格式调整。
插入剪贴画的方法主要有两种，一种是在幻灯片版式中选择一种带有剪贴画占位符的版式，双击剪贴画占位符，即可弹出“插入剪贴画”对话框，找到所需的剪贴画后插入。
另一种是向已存在的幻灯片中利用“插入”菜单中的“图片”命令插入剪贴画，则该图像将出现在幻灯片的中心位置，可用拖动的方法移动其位置并改变其大小。
插入表格
表格可简明地反映一些统计数据，也容易制作。
可以选择一种带表格占位符的幻灯片版式，双击占位符，选择表格的行、列数。
也可以在幻灯片视图中，单击“插入”菜单中的“表格”命令，输入所要的行、列数来制作，还可以单击“
”按钮自己绘制表格。
插入图表
形象直观的图表与文字数据相比更容易让人理解，插入在幻灯片中的图表使幻灯片的显示效果更加清晰。
PowerPoint2000中附带了一种叫MicrosoftGraph的图表生成工具，它能提供18种不同的图表来满足用户的需要，这使得制作图表的过程简便而且自动化。
在幻灯片中插入所需的图表，通常是通过在系统提供的样本数据表中输入自己的数据，由系统自动修改与数据相对应的作为样本的图表而得到的。
插入图表一般有两种情况：
一种是为有图表占位符的幻灯片添加图表，另一种是为无图表占位符的幻灯片添加图表。
利用自动版式建立带图表的幻灯片
如果想制作一张图表幻灯片，在新建幻灯片后出现的“新幻灯片”对话框中，为新建的幻灯片选择一种含有图表占位符的自动版式，然后按照提示，双击图表占位符，一个样本图表即出现在预留区内，图表上面叠放着一个数据表窗口，如图所示，数据表中包含一些样本数据，图表就是根据这些数据制作的。
向已存在的幻灯片中插入图表
为向一个已有的幻灯片中增加图表，在幻灯片视图下，可单击“常用”工具栏上的“
”按钮，或打开“插入”菜单，选择“图表”命令，或打开“插入”菜单，选择“对象”命令，并在“插入对象”对话框中选择“MicrosoftGraph2000图表”，再单击“确定”按钮。
不论采用上述哪种方法，都可启动MicrosoftGraph，并在当前幻灯片中显示一个样本图表和一个数据表。
输入数据
当样本数据表及其对应的图表出现后，PowerPoint2000的菜单栏和常用工具栏就被MicrosoftGraph的菜单和工具按钮替代。
用户可在系统提供的样本数据表中，完全按自己的需要重新输入数据。
MicrosoftGraph的数据表与Excel的工作表十分相似，可象对Excel的工作表那样，在该数据表中输入数据。
用鼠标或方向键选择所需的单元格，然后从键盘直接输入数据。
编辑图表
在PowerPoint2000窗口中，用鼠标双击图表，就可启动MicrosoftGraph，利用MicrosoftGraph提供的菜单和工具按钮，根据自己的意图可以对图表进行编辑工作，例如，系统默认以“三维柱形图”作为样本的图表类型，用户想更改图表类型，可单击MicrosoftGraph“常用”工具栏中“
”按钮，在随之弹出的“图表类型”对话框中双击所需的图表类型，即可以用新的图表类型显示该图表了。
完成在幻灯片中插入图表的操作后，在图表外的任意处单击鼠标即可返回PowerPoint2000窗口，创建的图表就插入到了当前幻灯片中。
插入组织结构图
当用演示文稿介绍单位或公司的组织机构时，要显示这个机构的等级和层次关系，PowerPoint2000中提供了一个辅助工具“Microsoft组织结构图”，它是描述组织结构的最佳方法。
这是一个专门用来制作组织结构图的独立的应用软件。
它可以不依靠任何其他应用程序，在Windows下独立运行。
利用这个工具可以很方便地画出各种复杂的组织结构图。
在幻灯片上插入组织结构图十分容易，和插入其他对象的方法大致相同。
如果想制作一张带有组织结构图的幻灯片，最方便的办法是建立一张新幻灯片，并选择一种含有组织结构图占位符的自动版式；若想让组织结构图出现在一个已有的幻灯片上，可以将组织结构图插入幻灯片中。
利用自动版式创建含有组织结构图的幻灯片
在幻灯片视图中，单击“常用”工具栏上“
”按钮，在弹出的“新幻灯片”对话框中选择带有组织结构图的自动版式
，单击“确定”按钮，新幻灯片上有两个占位符，单击上面的占位符输入标题，双击下面的占位符，进入组织结构图工作环境，如图20所示。
在组织结构图的菜单条和工具栏中提供了完成组织结构图全部工作的命令，供编辑和格式化组织结构图使用。
图中的每一个图框代表一个结构项，可以在图框中输入文字，对图框进行修改，增加或去掉一些图框。
各个图框之间有特定的关系，图框下面有附属图框的称为主管，被管理者称为部下，一个主管可以有多个部下，属于同一个主管的全部图框称为一个工作组。
在一个组织结构图中，主管的图框永远不小于其下属的图框大小，同一级别的各图框大小相同。
向已存在的幻灯片中增加组织结构图
若想使一张幻灯片既包含一幅组织结构图，又包含其他对象，可以向一张已存在的幻灯片中添加组织结构图。
一种方法是打开“插入”菜单，选择“图片/组织结构图”命令；另一种方法是打开“插入”菜单，选择“对象”命令，弹出“插入对象”对话框，在对象类型列表中双击“MS组织结构图2.0”。
两者都将启动“Microsoft组织结构图”，进入所示的窗口，即可开始制作组织结构图。
制作好组织结构图后，选择“文件”菜单中的“退出并返回演示文稿”命令回到PowerPoint窗口，组织结构图出现在幻灯片上。
输入文本
打开Microsoft组织结构图后，系统默认的组织结构图有两层四个图框，图框中的文字为预设文字，用户可以修改。
在组织结构图上部选择“图表标题”占位符，即可在该位置设置插入点并输入组织结构图的标题，还可以在标题行的末尾按“Enter”键来增加子标题。
单击图框将其选中，再单击一次出现插入点，然后就可以向图框中输入文本。
每个图框中最多可输入4行，包括名字、职称和两行注解。
在图框中输入一行内容后，按“Enter”键或“Tab”键或“↓”键输入下一行，按“Ctrl+←”键移到左边的图框，按“Ctrl+→”移到右边的图框，按“Ctrl+↑”键移到上一级图框，按“Ctrl+↓”移到下一级图框。
如果要在组织结构图的空白位置添加一些文字，单击工具栏中“
”按钮，然后在适当的位置单击，即可开始输入文本。
添加多媒体对象
在幻灯片上添加声音和影片的方法类似。
如在幻灯片视图中打开“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在级联菜单中选择声音的来源，可以利用剪辑库中提供的声音、已存为文件的声音、CD乐曲或现场录制声音。
假如选择“播放CD乐曲”，弹出“播放选项”对话框，键入“开始”和“结束”所需磁道和时间，单击“确定”按钮，当前幻灯片上出现一个CD图标“
”。
在添加乐曲时不用插入乐曲CD盘，只有播放时才需要光盘
创建动画幻灯片
如果让幻灯片上的文字象教师书写板书似地从左向右一字一字显示，必须为它们增加动画效果。
为了便于设置动画效果，系统特别提供“动画效果”工具栏，用户还可以用“自定义动画”对话框进行相关的设置。
快速设置动画效果
在幻灯片视图中，选择需要设置动画效果的对象，打开“幻灯片放映”菜单，选择“预设动画”命令，从弹出的级联菜单中任意选择一种动画效果。
对应菜单中的各项动画效果，在“动画效果”工具栏上对应有工具按钮，如图7-23所示。
如果窗口中没有“动画效果”工具栏，请打开“视图”菜单中“工具栏”命令，选中“动画效果”项，或直接单击“格式”工具栏中“
”按钮。
自定义动画
为了在幻灯片中进一步控制动画，打开“幻灯片放映”菜单中“自定义动画”命令或单击“动画效果”工具栏上“
”按钮，弹出“自定义动画”对话框，如图所示。
·选择对象
“自定义动画”对话框的“顺序和时间”选项卡主要是选择需要设置动画的对象以及每个对象启动动画的条件。
开始动画设置时，当前幻灯片的所有对象都集中在“检查动画幻灯片对象”框中，对象处于未被选中状态。
单击需要设置动画的对象，则该对象处于被选择状态，“动画顺序”框中出现该对象，预览框中该对象自动用控点标出。
默认设置是单击鼠标左键即开始显示动画效果。
此时“单击鼠标时”项选中；如果要自动播放动画，则单击“在前一事件后”选项，并设置在前一事件发生后经过多长时间才启动动画。
在此对话框中可重复为多个对象设置动画，通过“
”或“
”按钮调整各个对象播放顺序。
·设置动画效果
“效果”选项卡用于设置文本、图片等对象动画的方式和伴随的声音、就位后的状态。
设置时先在“检查动画幻灯片对象”框中选择对象，为该对象选择一种动画效果和音响效果。
单击“动画播放后”项的下箭头可为该对象的动画播放后的处理提供一些选择，如播放后隐藏等。
对于文本对象，可以在“效果”选项卡的“引入文本”选项区内进一步选择，既可以“整批发送”也可以是“按字”播放，还可以按标题层次顺序或逆序播放。
自选图形还需要选择动画形状，否则自选图形就不进行动画。
·为图表设置动画效果
当幻灯片中有图表时，可为图表中的某些元素增加动画效果。
在单击“图表效果”选项卡，在“引入图表元素”中选择一种设置，由于图表类型不同，此列表中的选项会有所变化，然后为该设置选择动画效果和声音。
如果为图表的背景元素增加动画效果，必须选择复选框“网格线和图例使用动画”。
·设置多媒体对象的动画效果
“播放设置”选项卡用于设置录像、影片、声音等多媒体对象的播放选项。
可以在“效果”选项卡中设置动画效果，在“播放设置”选项卡中可改变多媒体对象的播放方式，如果希望一段音乐作为幻灯片的背景音乐，单击“继续幻灯片放映”。
可暂停幻灯片放映，直到视频剪辑完为止。
单击“其他选项”可指定循环播放多媒体对象，也可指定播放一个CD音频曲目或片段
增加幻灯片切换效果
设置幻灯片切换效果
在演示文稿放映过程中由一张幻灯片进入另一张幻灯片就是幻灯片之间的切换，为了使幻灯片更具有趣味性，在幻灯片切换时可以使用不同的技巧和效果。
在幻灯片浏览视图增加切换效果最为方便，可为多张幻灯片增加同样的切换效果。
单击演示文稿底部的“
”按钮进入幻灯片浏览视图，选择幻灯片，单击可选择一张，按住”Shift”键同时逐个单击幻灯片，选择多张幻灯片，然后在“幻灯片浏览”工具栏上的“幻灯片切换效果”下拉列表中选择切换效果，在幻灯片浏览视图中可看见切换效果。
单击幻灯片下方的切换效果图标即可再次查看切换效果，如图所示。
如果需要进一步设置幻灯片切换效果，可单击“幻灯片浏览”工具栏中的“幻灯片切换”按钮，或者打开“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令，弹出“幻灯片切换”对话框，如图24所示。
在“幻灯片切换”对话框中，不仅可选择切换方式，还可选择切换实施速度和幻灯片在屏幕上停留的时间以及增加音响切换效果。
人工设置幻灯片放映时间
幻灯片的放映分为人工控制和自动放映。
人工放映时，可以通过键盘和鼠标的各种操作控制幻灯片展示的进度。
而自动放映则不需人工干预，按照设置自动地一张张地放映。
设定自动放映时间有两种方法，一种是人工设定每一张幻灯片的放映时间，另一种是通过计算机自动设定。
在“幻灯片切换”对话框中，在“换页方式”栏中，可以有两种方式更换幻灯片，一种是单击鼠标换页，另一种是按设定时间值自动换页。
在“换页方式”栏中单击“每隔”复选框，输入希望幻灯片在屏幕上停留的秒数。
这样就设置了幻灯片的放映时间。
如果两个复选框都选中，即保留了两种换页方式，那么，在放映时以较早发生的为准。
即设定时间还未到单击了鼠标，单击后就更换幻灯片，反之亦然。
如果同时清除了两个复选框，在幻灯片放映时，只有在单击鼠标右键出现的快捷菜单中利用“下一页”命令更换幻灯片。
对话框中的参数设置好以后，单击“应用”按钮将切换效果应用到选择的幻灯片上；单击“全部应用”按钮，将切换效果应用到所有幻灯片上。
排练计时
如果希望随着幻灯片的放映，同时讲解幻灯片中的内容，就不能用人工设定的时间，因为人工设定的时间不能精确判断一幅幻灯片所需的具体时间。
如果使用排练功能就可解决这个问题，在排练放映时自动记录使用时间，便可精确设定放映时间，设置完后就能直接进入幻灯片放映状态，不管事先是何种状态，此时都从第一张开始放映，而且把整个幻灯片全部放映一遍。
打开要设置放映时间的演示文稿，单击“幻灯片放映”菜单中的“排练计时”命令，此时开始排练放映幻灯片，同时开始计时。
在屏幕上除显示幻灯片外，尚有一个“排练”对话框，在该对话框中显示有时钟，记录当前幻灯片的放映时间。
当幻灯片放映时间到，准备放映下一张幻灯片时，单击带有箭头的换页按钮，即开始记录下一张幻灯片的放映时间。
如果认为该时间不合适，可以单击“重复”按钮，对当前幻灯片重新计时。
放映到最后一张幻灯片时，屏幕上会显示一个确认的消息框，询问是否接受已确定的排练时间。
幻灯片的放映时间设置好以后，就可以按设置的时间进行自动放映。
动作设置与超级链接
用户在演示文稿中添加超级链接以便跳转到某个特定的地方，如跳转到某张幻灯片、另一个演示文稿、或某个Internet
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