有度有料民商事诉讼案件的流程管理.docx
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有度有料民商事诉讼案件的流程管理
有度有料民商事诉讼案件的流程管理
法律微讲座第二十七期讲座文字版
分享人:
李泳霄
李泳霄,新疆巨臣律师事务所一级合伙人,有度商事诉讼团队创建人。
文字整理:
山西晋商律师事务所实习律师刘晓思、宋玲玲、李陈敏。
一、流程管理的价值
乔布斯曾经说过:
“苹果奉行零制度,但这并不代表没有生产流程。
在苹果,一切都严谨有序,生产流程非常合理。
关键不是在于制度,而是通过流程实现高效。
”
那在我们律师诉讼团队当中呢?
在我创建这个团队之初我发现了一个比较严重的问题,就是如果你要带很多人,尤其是年轻律师的时候,会发现非常难带,一对一的指导时间非常有限,而且深度不够,所以我们一直想通过流程,大家的协作来完成年轻人的快速成长,以及将业务做到极致。
但是,我们都知道知易行难,流程管理是比较难的。
在以前我们团队成立之初,是有一套流程的,但是执行的非常不理想。
几乎没有几个案件是按照全流程做完的,所以每次在开庭之前最后一天,我们才完成案件的准备,这就导致到了法庭上其实还是没什么底。
另外一个问题就是团队人多,虽然多但是协作又不好。
为了有效地实施这个流程,实际上我们在内部做了很多工作。
需要强调的是,流程管理对诉讼案件,包括律师的业务肯定是有好处的!
大家需要认识清楚,流程是为你的战略服务的,说大了,是为你的整个愿景服务的。
因为我们的业务定位在复杂商事诉讼,愿景定位在做全球最好的一个商事诉讼团队。
这就要求我们每个案件都需要做到非常精细、非常极致,确保每个案件非常有把握,而且能够赢,所以我们的流程相对来说细节非常多,要求非常高。
它是为战略服务的,流程涉及到为战略服务的话就涉及到深层次的管理问题。
实施流程的繁琐性与艰巨性,致使很多律师从心底难以认识到流程的价值。
故而,在启动流程管理这项工作之前,首先需要给大家有一个思想上的动员,告诉大家为什么这么做。
另外,为了给战略服务,为了让战略成功,还需要对组织机构做出调整。
为了把流程管理贯彻好,有度商事诉讼团队在团队宝的辅助下,把团队分配模式进行了调整,从提成制变成提点制,完成团队一体化建设以后,流程管理就容易多了。
上面这幅图是有度商事诉讼团队的流程1.0版本。
这个版本大概是十八个步骤,最初根据这个流程开展了一部分工作。
进行一体化改革后,基本每个案件都是按照这个流程完成的,现在有度商事诉讼团队的出庭律师上场之前很有信心。
因为做了精细化管理之后,大家都准备的非常充分,所以我相信乔布斯的一句话,“关键的并不是制度,而是流程。
”
在流程管理方面,流程价值主要体现在三个方面:
第一,案件阶段性目标非常清晰;第二,有助于整个团队实现真正协作,大家是通过分工和流转来工作的;第三,有可能把案件做到极致。
二、流程管理的具体内容
(一)主要通过印象笔记来完成
1.案件信息
此步骤需要设置一个表格,把相关的信息都录入进去实现团队的共享。
设置好模板后,依序填写即可。
但需要强调的是,此部分的材料分析只有一个原则,就是“穷尽”,不管客户或者当事人给了多少资料,有用与否,都需要在印象笔记中将其共享出来,以便团队在下一步工作中使用。
要点:
(1)录入案件信息;
(2)对案件进行利益冲突检索;(3)做到案件收案后1小时录入。
2.材料整理
(1)对委托人提供的材料进行整理;
(2)对委托人提供的材料进行扫描;(3)做到收案材料2小时整理和录入。
3.客户沟通
此部分需要律师做记录,便于在准备时了解案情的信息。
(1)团队成员参与会议记录;
(2)会议结束后,对会议内容在1小时之内进行整理;(3)会议结束后的2小时之内,对会议内容形成书面文件,并发送给客户。
4.案件大事记
案件大事记是基础性工作。
在“穷尽”材料之后,通过Excel等软件将案件重要事实做一个排序和罗列。
要点:
(1)对材料整理之后填写案件大事记表;
(2)根据案件大事记表做案件大事记图;(3)做到随时更新。
5.法律检索
法律检索要做到“穷尽”。
大数据课上讲了法律检索的具体方法,怎么去检索,怎么去把一个案件“穷尽”所有法律规定、案例、司法解释等等。
做完之后一定要在印象笔记中留下痕迹。
之所以叫流程,是因为团队要协作。
因为团队作业的话,有的时候突然有团队成员调取相关资料,我们总不能天天在办公室里找东西,所以这一块检索出来的成果就要再放进来,放进来为下一个律师,下一个工作人员核对校验检索成果是否有效奠定基础。
(二)办理委托手续之时
6.图表汇总
可以说,可视化是政府客户和说服法官的重要利器。
通过印象笔记将前面的法律事实和事实问题梳理完之后,要汇总出一个图表。
有时候要为当事人设置一个争议解决的整体程序策略,就是这个案件怎么走,有没有关联案件等问题。
要点:
在案件开庭后的24小时,对开庭需要的图表进行汇总,其中包括每张图的修改过程和每张图的每个版本。
7.策略报告
策略报告,即一个产品的展示,是以上几个步骤的综合体现。
策略报告是谈判过程中非常有必要的一个“武器”,这个工作是帮助我们在个案谈判当中进行议价的,因为我们很多时候都是按照当地的收费标准,但是有了这个我们可以抛开这个标准。
除此之外,我们还会把策略报告做成一个可视化的幻灯片(利用Keynote等工具)。
不管是我们去客户单位还是客户来到我们律师事务所,我们都会根据这个幻灯片来给客户展示诉讼的方案,展示整个案件我们会如何代理,包括报价的内容,我们都会在幻灯片中给客户展示出来。
胡清平老师说过一句话,那就是我们律师一定要将可视化变成我们的“大炮”,变成我们的超级武器。
要点:
(1)收案后48小时完成;
(2)由主办律师审阅之后定稿并进行胶精装交付客户;(3)初步诉讼文书(起诉状、立案相关材料、委托手续)准备完毕;(4)与客户沟通诉讼策略方案,并根据客户要求调整诉讼策略方案。
8.代理手续
为了提高用户体验,我们在平时做代理手续的时候,就要提前让团队的人员把相关的文书材料包括代理合同,尤其是有关收费和服务条款的一些约定提前做好,不能跟客户谈好报价之后,再做手续让客户等,一定要在这个时候注意速度。
有的时候跟客户谈完之后,第一时间就要让客户跟你签约完成,接下来才能说明你之前做的工作都很有价值、都有意义。
要点:
委托代理合同签订后一小时对代理手续进行电子版本扫描,扫描存为PDF版本后录入团队档案。
9.庭前阅卷
(1)阅卷笔录在开庭前10日进行;
(2)阅卷后的2小时内对阅卷的内容进行整理;(3)将阅卷内容进行打印并进入团队案件管理内部共享。
10.团队会议
阅完卷以后会经过策略分析,即召开团队会议。
团队会议就是案情分析会议或者讨论会。
一方面我们要开始讨论,另一方面我们就开始分组了,分组是通过抓阄的方式,组成模拟法庭。
团队实行队长负责制,队长的选举实行轮岗制。
这样一方面锻炼了律师的业务能力,另一方面也培养了他们的管理能力。
要点:
(1)根据案件情况组织团队案情讨论会议;
(2)根据团队指引定会议内容;(3)在团队会议中进行模拟法庭分组。
11.庭前准备
庭前准备主要是进行分组以后,作为委托一方的律师要把所有的文书准备好,包括法庭上所有资料,全部准备好;对手律师也需要做一个模拟演练。
这些东西都准备好以后,需要做下一步预备工作。
因为在团队分组的时候都是随机抓阄的,所以双方在庭前准备中已经分好组了,但在诉讼过程中还是有很多配合的。
要点:
按照团队会议中模拟法庭的分组分别进行准备,做到真准备、真法庭、真对抗。
12.模拟法庭
做模拟法庭不是只有一次,第一次没有做好,还要有第二次。
请真法官参与,一定要由真法官确认案件完全准备充分了,我们才会出庭,这也是注重用户体验。
模拟法庭以后要给用户发送报告,有时候会邀请客户来参加,这样用户体验会非常好,会让他觉得律师费出的非常值。
流程工作一定要展示给客户,让客户觉得律师做得很到位、很专业。
我们不只要把业务做好,还要以用户体验为中心做这项工作。
要点:
(1)对模拟法庭进行全程录像;
(2)按照真实庭审,团队成员担任书记员制作庭审笔录、全程记录;(3)根据模拟法庭操作指引对模拟法庭进行复盘;(4)根据模拟法庭情况调整出庭方案。
13.法院庭审
法院庭审分笔录和庭后沟通两个部分。
笔录就是当天我们的记录,庭后沟通就是代理意见和法官沟通的一些记录。
法院庭审要复盘,复盘记录更新到印象笔记中,确认我们下一步的工作或者风险。
要点:
(1)开庭前3日准备庭审所需材料;
(2)根据模拟法庭表现经成员挑选辅庭律师或者出庭律师自行挑选;(3)庭后2小时上传庭审笔录和庭后沟通文件。
14.庭审报告
庭审报告做两个版本,一个自己内部留存,一个发给客户。
庭审后第一时间把报告发给客户,让客户快速了解情况,这里还是以用户体验为中心。
以前经常是客户主动问,觉得律师的服务比较滞后,而且效果并不好。
现在将整个流程提前,让客户在想要了解情况时有一个书面详细的版本。
如果能用图表的尽量用图表,将庭审情况给客户阐述明白即可。
要点:
(1)开庭后次日24时前完成庭审报告;
(2)将庭审报告按照团队要求发送给委托人。
15.庭后文件
庭后文件就是代理意见、补充代理意见以及其他相关内容的文件放到笔记本中,便于互相传输修改。
16.裁判文书
(1)裁判文书原件扫描入卷;
(2)备注栏中表明上诉截止期或缴费截止期、申诉期以及是否需要上诉申诉等;(3)期限截止前2个工作日内电话形式告知委托人。
17.结案报告
结案报告主要是案件结果出来以后,要对生效的法律文书进行分析,分析完以后给客户讲,做这样裁决有没有被上诉、被再审的可能,存在哪些问题,包括提醒客户以后遇类似问题注意什么,合同怎么签等。
提供细节内容,让客户觉得有价值。
要点:
(1)根据指引制作结案报告;
(2)按照团队要求将结案报告电子版以邮件的方式发送给委托人。
18.结案卷宗
结案卷宗是把上述所有材料按照顺序装订好,装订好扫描以后做成PDF版本,放入印象笔记中,方便阅卷查阅。
另外将结案卷宗装订好,给客户留一份,自己留存一份,这也是为了客户体验。
要点:
(1)对案件的重要文件进行筛选,制作结案卷宗;
(2)对制作的结案卷宗进行精装;(3)以快递的方式将结案卷宗邮寄给委托人。
19.知识管理
知识管理,即把上述步骤认为有价值的相关知识放到笔记本里。
要点:
(1)根据案件情况以及知识管理需求进行管理;
(2)根据指引制作知识管理,以免后期同类法律问题重复检索。
以上内容即为整个案件管理的流程。
说起来还是一句话,我们要有理工科思维,把案件拆分,拆得又细又准。
在协作中把案件做到极致。
比如我们在处理复杂案件中,需要动用团队整个力量来处理,需要将固定流程进行拆分和细化,让案件在谈判准备阶段进一步进行细化,这就需要灵活运用流程,不断拆分。
这就是队长负责制的优势,如果队长认为有必要再拆分的话,会对全队进行指挥要求。
团队文化是球队文化,就像打篮球,上场队长是非常重要的,控制全盘,分配时间,去分工、去拆分具体事项、去控制整个流程。
当案件流程非常复杂时,需要对流程进行再次拆分,流程不是死的,要根据具体案件目标和整个团队和律所的战略来实现。
三、流程管理的工具
我们在流程管理中把所有案件情况,包括工作指引、知识管理、市场情况、工作安排,也包括对未来合伙人的观察,都放在案件管理的笔记本里。
案件管理的笔记本就是全流程,每个案件都需要有很多的笔记,看资料方便,团队外出去法院阅卷以后很快进入印象笔记,留在单位的人就可以看,这样效率就会大大提高,而且控制了质量。
我想说的是流程管理所有的一切源于可视化,首先是流程团队的人可以看懂,第二是客户体验的最好武器,一定要让客户感知到服务,哪项工作怎么做了,怎么反馈。
所有的思维都源于可视化。
我相信阿尔法研发出来以后肯定会做的更好,我想将我们每个过程步骤都固定下来,只有把过程固定,包括知识管理都固定化,每个季度整体复盘以后,才会对每个案件进行比较,才会做出一个客观的总结。
什么是评判自己是否进步的标准,就是每个案件比上一个案件做的更好,今天比昨天做的更好,没有流程管理的过程,很难有一个客观的总结。
因为对于团队来说,大家的成长是最关键的,要让大家通过流程管理快速成长起来。