用友致远A6协同管理软件操作手册.docx
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用友致远A6协同管理软件操作手册
用友致远
协同管理软件
操作手册
用友致远软件技术有限公司
二零零七年九月
普通用户启用注意事项
一.控件下载安装
系统控件在登录界面[辅助程序安装],点击进入,可以获得A6协同的辅助安装程序,其中的A6精灵和XP辅助安装程序需要进行安装。
精灵
1.安装:
登录界面-〉辅助程序安装-〉A6精灵客户端,下载后运行安装,注意A6精灵安装时需要关闭所有IE窗口,包括A6协同自己的IE窗口。
2.A6精灵直接登录:
在[开始]菜单[程序]中到[A6精灵登录],运行后弹出配置界面,输入密码即可完成登录
3.使用:
A6界面右上角的
键是A6系统的切换键,点击它可缩小到右下角变成精灵图标,精灵图标上可以直接发协同、直接到文档。
可以设置“自动登录”、“开机登录”。
主要功能:
支持outlook的个人邮件与A6协同之间的集成,可与office2003打通,实现word、excel、PowerPoint集成,完成独立的功能操作。
第一步:
在系统的登录界面的右下角处“辅助程序安装”,用户点击“辅助程序安装”,出现所有系统提供的辅助程序列表,选择“A6精灵客户端控件”
第二步:
点击“下载安装”下载A6精灵安装程序,保存在本地硬盘。
安装程序的名称为“A6setup.exe”
第三步:
运行A6setup.exe程序安装A6精灵,在运行安装程序以前必须关闭所有IE浏览器和office程序。
第四步:
安装完毕,再登录协同系统时,协同系统的退出按钮由
变成
,在退出时,变成托盘形式。
使用篇
第一章快速使用
1.1发起协同事项
第一步:
点击一级菜单中“协同工作”,选择“新建协同”,出现下面输入页面,输入标题和正文信息内容
第二步:
选择“流程”,在选择人员的页面,选择事项的相关人员,确定流程的流转方式是串行还是并行(系统缺省设置是并行)
第三步:
点击“添加附件”,选择文件进行上传
第四步:
点击“立即发送”,即完成发送
1.2处理协同事项
第一步:
当系统出现“A6新消息”的在线短信提示表示会有新的协同事项要求进行处理,直接点击消息提示就可以进行事件处理,也可以采用刷新首页,在个人首页的“我的待办事项”列表中会出现要进行处理的事项,点击“待办事项”,显示事项内容
第二步:
点击页面上
图标,在页面呈现处理窗口,在输入框内填写处理意见和内容。
第三步:
点击“继续并提交”,事项处理完毕
1.3查看协同事项
第一步:
在个人首页点击“我的跟踪事项”,点击事项标题,在协同页面上
图标,在页面右侧呈现处理流程,处理状态分别表示:
已办;
进行中;
待办。
第二步:
在协同页面上,拖动页面的竖向滚动条,在协同正文的下方呈现处理意见和处理态度
1.4发出会议通知
第一步:
在一级菜单“日程会议计划”,选择“会议管理”,点击“新建会议”按钮
第二步:
会议发起人填写具体会议内容,选择会议日期和时间和与会人员及会议记录人员,点击“立即发送”。
会议发出后,所有与会人员均会收到会议信息
1.5提交会议回执
第一步:
查看会议:
点击一级菜单“日程会议计划”,选择“会议管理”,列表中会显示所有会议记录,点击某条会议记录可以查看具体会议内容。
用户也可以在个人首页中的“待办事项”查看未召开的会议信息,只需点击“待办事项”中的会议记录进行查看
第二步:
会议回执:
与会人员在收到会议信息后,可以直接点击“A6消息提示”,显示会议具体内容,与会人员可以,点击
按钮进行会议回执;也可以在个人首页中的“待办事项”查看未召开的会议信息,只需点击“待办事项”中的会议记录进行会议回执,回执可以进行多次操作。
1.6发布公告调查
第一步:
点击一级菜单“公共信息”,选择“公告”、“调查”,列表中会显示所有发布的公告和调查
注:
发布公告和调查的人员必须经过系统管理员进行授权
第二步:
点击“发布”按钮,填写内容和图片,点击发布。
发布的公告在单位首页公告调查频道可以看到
1.7新闻发布
第一步:
点击一级菜单“公共信息”,选择“新闻”,列表中会显示所有发布的新闻
注:
新闻发布人员必须经过系统管理员授权。
第二步:
点击“新闻发布”按钮,填写新闻内容和新闻图片,点击发布。
发布的新闻在单位首页新闻频道可以看到。
第二章普通用户操作
2.1协同工作
协同工作在用友致远协同管理系统中固化成为一种事项流转的功能,是企业内部员工间的协同工作平台(包括异地协同)。
通过流程的运作实现事务的审批审核,以及组织间的计划、执行、事件的分享和信息传递。
协同处理支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载,以及附件加载。
协同信息可以通过转发邮件,将信息传递到协同以外的工作人员。
操作:
选择菜单第一级,进入“协同工作”,协同工作包括:
新建事项,待发事项,已发事项,待办已办四个功能。
2.1.1新建事项
【功能】建立新的协同工作,选择协同的工作流程,添加工作需要的文件。
通过选择关联项目与项目联合,形成项目协同。
操作:
点击一级菜单“协同工作”,选择“新建协同”,进入新建的页面,如图1
图1新建协同
功能键
【立即发送】将建立好的协同事项,按照流程发送,事项进入“已发事项”列表中。
【保存待发】将协同事项进行保存,不进行发送,事项进入“待发事项”列表中,用户通过待发事项中对协同进行修改,发送。
【另存为】将协同保存为“个人模板”、“个人格式”、“个人流程”三种方式,“个人模板”通过模板调用;“个人格式”通过常用格式调用;“个人流程”通过流程新建调用。
【模板调用】直接调用已经建立好的系统和个人模板。
其中,系统模板是公用的模板,由系统管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。
【流程】图形的方式查看流程。
【添加附件】上传协同事项中要处理的附加文件。
【打印】提供三种方式:
1全部打印;2将正文内容和意见分开打印;3将打印内容以文件形式保存到本地。
数据项
【标题】协同事项的题目。
不能为空,禁止输入非法字符。
【流程】协同的流程,可以新建流程,也可以用已经设置好的个人流程。
【常用格式】调用系统所预设的常用办公格式。
【预归档】在建立协同事项,预先将协同归档到文档系统中。
可预归档到“我的文档”或“单位文档”中,预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。
【项目】选择发起者所关联的项目,必须已经建立了项目。
【期限】设定协同事项的处理期限。
超过处理期限,系统会自动给予提示,进行催办。
【跟踪】标志协同是否需要跟踪,需要跟踪的事项会在首页的“我的跟踪事项”中列出。
【重要程度】标识协同事项的紧急程度,分为“普通”,“重要”,“非常重要”。
协同的重要程度在流程列表中会显示红色的“!
”。
2.1.1.1新建协同操作
第一步:
依据数据项的说明,填写协同事项的标题和内容。
第二步:
建立流程,鼠标点击“流程”的下拉框,选择“新建”,出现选择人员的页面,如图2,在下拉框中显示系统设置的所有组织结构;左区罗列该组织的所有人员;右区是选定需要在协同流程中执行的人。
图2选人界面
鼠标点击左区,选择部门,根据选定的组织人员,选择人员,按“→”,选定到执行人区域。
如果直接选择右边的“→”,表示整个部门被选定;按“↑”“↓”进行发送顺序的调整。
根据工作的具体情况选择“并发”、“串发”、“多层”。
并发:
发起人发起流程后,各节点同时收到信息。
●串发:
发起人发起流程,流程中个每个节点依次处理。
●多层:
一个流程中有并发与串发的结合应用。
按“确认”按钮,确认流程后,自动退出该页面,回到“新建协同”操作页面(图1),同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。
第三步:
附件添加,点击“添加附件”,弹出文件添加,如图3.1,点击按钮“浏览”,选择所要添加的文件名,可以选择单个或者多个附件,按“加入”键,加入附件,如图3.2。
图3.1添加附件图3.2加入附件
第四步:
根据工作情况可以预归档,点击预归档下拉框,出现图3.4,选择需要归档的文件夹,点击“确认”。
图3.3带有附件
图3.4预归档
第五步:
选择项目,在项目下拉框内,选择项目。
注意项目需要进行建立后,同时为项目的成员,在下拉框才出现可以选择的项目。
如果选择项目,预归档时只出现项目文档,如图4。
第六步:
根据需要选择“期限”、“跟踪”,选择“期限”后,超过协同的处理期限,系统会自动给予提示:
选择“跟踪”后,在首页的“我的跟踪事项”的列表中显示,否则不予显示。
第七步:
点击“立即发送”,所建立好的协同事项进行处理发送。
如图5,发送之后系统显示已发送的事项列表。
图4项目预归档
图5立即发送
2.1.1.2修改协同流程节点
在新建协同过程中通过浏览流程可以进行协同流程的节点修改,点击“流程”出现流程,点击流程展示中“高级”,在各个节点出现“修改”按钮,进行节点权限的修改。
2.1.2待发事项
点击一级菜单“协同工作”,选择“待发事项”,进入待发的操作界面,如图8
【功能】支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。
图8待发的事项列表
功能键
【新建事项】建立的协同事项。
【立即发送】将协同事项进行发送。
【转发邮件】将协同以邮件的形式发送。
【删除】删除列表记录
【刷新】更新显示列表。
【全选】选定所有的待发协同。
【
】上下视图。
步骤:
选择要进行发送的协同,点击“立即发送”;双击该协同,进入编辑协同的页面。
2.1.3已发事项
【功能】列出用户所有已经发出的的协同事项,用户可以对协同处理情况进行实时查看。
点击一级菜单“协同工作”,选择“已发事项”,进入待发的操作界面,如图9
图9
功能键
【转发事项】可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件、转发公告和转发新闻。
【重复发起】发起者可以将已发事项重复发起,以便再次形成一个流转圈。
该功能适合对同一事项的多次重复讨论,直至定案。
【归档】将协同事项进行归档保存。
【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中;协同流程撤销后回到“待发事项”。
【跟踪】发起者可以在列表中点击跟踪标志,可以进行修改跟踪的标志,将跟踪标志由“有”修改成“否”,也可以由“否”修改成“有”。
步骤:
选择要进行发送的协同,点击”转发”,可以转发协同,转发邮件.
【
】点击补充正文按钮,对已发出的协同进行正文内容和附件的补充。
【
】点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击击流程中的人员,可以发送在线消息。
如果流程中组成员比较多,用鼠标移上去会显示处理人的列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看。
2.1.4待办已办
【功能】支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。
点击菜单“协同工作”,选择“待办已办”,进入待办已办的操作界面,如图10。
默认显示“待办”事项列表,点击“已办”显示所处理过事项,点击“全部”则显示所有待办已办及处理中事项同,处理状态分别表示:
已办;
进行中;
待办。
功能键
【转发事项】将所选择的协同事项转发给其他人员或部门。
可根据需要选择以协同、邮件、公告或者新闻的方式进行转发。
【归档】将协同事项进行归档保存,在待办列表中做归档操作相当于执行了“继续并归档”的操作,可以进行批量处理。
【
】(待办协同)将当前的待办协同转化为日程,转化为日程的协同出现在处理人的日程事件列表中
【
】(已办协同)在查看已办流程时,处理人可对已办流程后续节点未处理的流程进行回收,回收后成为处理人的待办事项,重新进行处理。
对后续节点中有成员已经处理了的流程,则不能进行流程回收操作;
【意见震荡回复】在待办和已办事件列表中查看他人意见时,可以对他人意见进行震荡回复。
可以选择是否对回复意见进行隐藏,如果选择隐藏回复意见,那么只有发起人和处理人可以看见该意见信息,对流程中其它人员则显示为隐藏。
处理功能操作:
【转发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。
转发时,系统将生成一个新的协同事项,内容与原协同事项相同,只是流程变为当前用户发向被转发用户。
【回退】用户可以将流程回退至前一节点,回退前可以加注意见、态度等。
回退之后,该协同事项将出现在上一节点用户的“待办事项”中,上一节点用户将收到系统自动发出的回退提醒,并可以在“待办事项”中查看回退人员的意见,同时处理该事项。
系统支持多级回退,反复回退。
回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改,直至定案。
但当用户只能回退至前一节点,操作时系统会出现警告询问提示。
【终止】如果用户点击“终止”,流程将在该用户处停止流转,该用户的后续节点将不会接收到该事项。
操作时系统会出现警告询问提示。
【知会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。
与转发事项的不同处在于,转发是生成一个新的协同事项,而知会是在原协同事项的流程基础上,增加被转发人员为当前用户节点的后续节点,知会操作支持一个或多个人。
进行知会操作后不立即提交后台,只刷新当前的流程图,等用户处理完后一并提交。
知会的节点权限只限于对协同进行转发,而无回退、终止、撤销、知会、加签、当前会签等权限。
与转发事项相比,知会更利于掌握事项的传播途径和范围。
【加签】用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。
进行加签操作后并不立即提交后台,只是刷新当前的流程图,等用户处理完后一并提交。
与知会的不同处在于,知会人员不影响整个流程的流转,而加签人员将是流程中的关键节点之一,加签允许并行加签和串行加签,加签操作支持加签一个或多个人,部门和组,同时支持节点权限的修改。
加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。
【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组,该协同只有当会签组的人员全部都处理完了,才会流转到下一节点。
【修改正文】事项接收者可以修改事项正文,系统将记录每个修改者的姓名和修改时间,并在事项正文后面显示。
【快捷回复】快捷回复,自动引用常用语。
【意见隐藏】如果用户选择意见隐藏,则用户的处理情况将对流程中其他节点人员不可见,但不影响事项发起者和处理者本人查看。
【进行跟踪】用户对协同事项进行处理后,如果希望对该协同事件进行继续跟踪查看,点击“进行跟踪”,则该协同出现在首页的跟踪事项中。
【上传附件】用户接收处理事项的过程中,可以上传多个附件。
上传后,系统将显示上传成功,并注明已上传附件的数量,如果用户点击附件显示开关,系统将显示附件名称列表。
【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度,暂不发出,流程将在当前用户处暂停,用户可以随时在自己的“待办事项”中继续处理该事项。
【继续并提交】用户对协同事项进行处理后,进行提交并允许流程继续运行,流转给下一节点人员。
【继续并归档】用户处理该事项后,同时进行协同的归档操作,将该事项归档至自己的个人文档夹或有权限的单位文档夹。
归档不影响其他人员对该事项的查看和处理。
归档后用户可在“文档管理”模块中查看档案,流程继续流转给下一节点人员。
【继续并删除】用户处理该事项后,同时将处理过的协同删除,不存储在已办事件列表中。
删除不影响其他人员对该事项的查看和处理。
流程继续流转给下一节点人员。
【发起人】在协同查看时,可以点击发起人查看基本信息,给发送人发送留言信息。
办理操作步骤
第一步:
用户选择所要办理的事件,点击协同事件,出现图10。
第二步:
用户根据实际情况,选择“转发”,“回退”、“终止”、“知会”、“加签”、“当前会签”等操作。
第三步:
选择“已阅”,“同意”,“不同意”,填写意见,同时可以进行相应的操作。
图10协同事件的处理
2.2文档管理
文档管理是帮助使用者管理个人和单位的文件,计划,会议,公文以及审批流转的各种信息,并提供相应的编辑,借阅,共享,转发等功能;文档管理包括我的文档、单位文档、公文档案、项目文档、综合查询。
2.2.1我的文档
点击一级菜单“文档管理”,选择“我的文档”,进入用户自己的文档管理的操作界面,如图
图我的文档
功能键
【新建文档夹】建立新的文档夹。
【新增文档】包括4个功能:
1、上传文件:
可以从本地硬盘上传各种文件到服务器;2、新增html文档;3、新建word文档;4、新建Excel文档
【操作】更换文件夹名称。
[更名]更换文件夹名称。
[文件替换]替换某个文件。
[移动]将文件或文件夹进行相应的移动到其他目录中。
[删除]删除所选文件。
【映射】建立文件对目录的相应连接关系,不移动文件的物理位置。
【树型结构】以目录树的形式进行文件目录的展示。
【发布】将所选文件发布到个人常用文档。
【转发协同】将文档管理中存储文件和协同再次以转发协同的形式发送。
【转发邮件】将文档管理中存储文件和协同再次以邮件形式发送。
新建文档夹
第一步:
点击“新建文件夹”出现弹出新窗口,输入新文档夹名称。
图新建文档夹
第二步:
按“确定”,在我的文档中建立文件夹。
图创建文件夹
新增文档操作
上传文件
第一步:
点击“新增文件”,出现下拉菜单,选择上传文件。
图新增文件下拉菜单
第二步:
选择上传的文件,进行加入。
图上传文件
注意:
在文档管理上传文件,可以通过安装A6精灵来进行批量上传,一次上传多个文件。
第三步:
文件上传。
新增html,word,execl文件
第一步:
点击“新增文件”,出现下拉菜单,选择新增的文件类型。
第二步:
进入文件编写页面,编辑文件,保存退出。
第三步:
双击要修改的文件,进行修改,保存。
图新建文件
更名操作
第一步:
选中要更换名称的文件夹或是文件。
第二步:
按“更名”,出现弹出新窗口,输入新名称后,如图。
注意:
用户必须对要更名的文档或文档夹有全部或写入权限。
文件替换
第一步:
选中要替换的文件。
第二步:
按“文件替换”,出现弹出新窗口,选择新文件加入,如图。
移动操作
第一步:
选中要移动的文件夹或是文件。
第二步:
按“移动”,出现弹出新窗口,选择新目录加入。
图移动文件
映射操作
第一步:
选中要映射的文件夹或是文件。
第二步:
按“映射”,出现弹出新窗口,选择新目录加入,按“建立链接”如图。
图文件映射
树型结构操作
第一步:
按“树型结构”,在屏幕的左边弹出新窗口,所有文件目录已树型排列,在该结构下可以进行所有的文档操作,如图。
文档借阅操作
第一步:
选中要进行借阅给他人的文件。
第二步:
按“修改”,出现弹出新窗口,选择“借阅”,如图
第三步:
添加借阅人,按“添加”按钮,选择人员后确认。
要删除借阅人员,在“借阅”选项卡上勾选要删除人员,单击“删除”按钮。
系统默认借阅期限是从借阅当日起一周,用户可以更改借阅起止日期。
完成文档借阅设置后,单击“确定”按钮,保存文档借阅设置内容。
注意:
用户必须对当前文档有全部权限。
文档借阅后,在借阅期限内会出现在借阅人的“\我的文档\借阅文档”中,超过借阅期限,文档自动收回。
文档文件关键字操作
第一步:
选中文件。
第二步:
按“修改”,出现弹出新窗口,选择“关键字”,如图。
第三步:
要新增关键字,在“关键字”选项卡上,单击“添加”按钮,输入关键字。
要更改关键字,在“关键字”选项卡上,点击对应关键字后更改。
要删除关键字,在“关键字”选项卡上,勾选要删除的关键字,单击“删除”按钮删除。
完成关键字设置操作后,单击“确定”按钮,保存关键字设置内容。
注意:
用户必须对当前文档有全部权限。
只能对文件类型文档进行关键字设置。
用户可以按关键字查询文档(参考综合查询)。
文件协同邮件互通
在文档管理中,系统允许将上传和归档的各种文件和协同,以邮件的形式发送到外部,以允许以协同方式发送到内部流转,实现文档信息和邮件,协同三方面的信息互通。
第一步:
选中在转发的文件或是协同。
第二步:
按“转发”,选择“转发协同”和”转发邮件“的按钮,选择发送的人员或是邮件地址,进行发送
2.2.2单位文档
单位文档是由单位文档管理员管理的,普通人员通过授权可进行相应的操作。
规划文档:
单位文档管理员根据单位组织机构或应用需求建立相应的文件夹,如按部门建立部门的文件夹,并授权部门文档管理员。
共享文件夹:
文档管理员对文件夹进行授权共享。
读取:
提供文件的查看权限,允许进行转发协同和转发邮件的操作;写入:
在单位文档中看不到该文件夹,但是预归档时可以进行归档;全部:
允许全部文档操作。
单位文档建议:
对于单位中的规章制度的管理,可以在单位中按照分类建立相应的文件夹,把文件夹共享给相应的管理人员。
举例:
建立单位制度管理:
人事制度,销售制度
第一步:
文档管理员,在单位文档中建立相应的各种文件夹
第二步:
授权给各个分管的人员
第三步:
文件归档
2.2.3综合查询
进行全面的组合查询,可以查看协同,文件等。
输入查询条件,选择查询的类型,进行查询。
点击“文档管理”,选择“综合查询”,进入用户自己的文档管理的操作界面,如图。
●查询未归档文件:
系统根据类型、发起人、关键字和发起时间进行查看
●查询已归档文件:
系统根据类型、关键字和发起时间进行查看
●查看全部文件:
系统根据类型、关键字和发起时间进行查看
2.3公共信息
公共信息模块是单位内公共信息的发布平台,也是企业员工交流沟通的平台。
如企业发布公告、调查,员工回复调查,员工发起讨论题目、参与讨论或者发布新闻等。
公共信息模块包括公告、调查、讨论、新闻四个子功能模块。
2.3.1公告
点击左菜单“公共信息”,选择“公告”。
普通用户可以查看公告,被授权的用户具有“发布公告”的权限。
公告类型和公告管理员由系统管理员设定,管理员可对该类型的公告进行归档删除等操作,并可将该类型的发布权授予其他普通用户。
功能键
【发布】发布公告
【添加附件】发布公告时需要添加的附件
数据项
【标题】公告的题目。
【公告类型】根据系统设置的公告类型进行选择。
【发布对象】可以通过选人界面选择任意组合发布公告的对象。
【允许打印】可以由用户选择发出的公告是否允许打印,如果勾选,则在查看公告页面的右上角有打印按钮.
发布公告操作
1、公告管理员能对本类型公告进行版块管理。
2、点击“版块管理”进入此类型公告管理,可以将此类型发布公告的权力授权给其他普通用户。
3、勾选已发布的公告,可以归档到需要保存的文挡。
4、发布范围内的普通用户可以查看公告,点击左菜单“公共信息”,选择“公告”点击各类型公告题目,进行查看,发布公告时如果勾选允许“打印”,查看公告的右上角有打印字样。
公告分类列表中只列出最新的五条公告,用户可通过点击“更多”按钮查看其它公告。
在公告列表中,点击公告标题可查看公告详细内容。
2.3.2调查
普通用户可以查看调查,被授权的用户具有“发布调查”的权限。
调查的类型和调查管理员由系统管理员设定,调查的发布范围和发布对象概念与公告相同。
1、调查管理员能对本类型调查进行版块管理。
2、点击“版块管理”进入此类型调查管理,可以将此类型发布调查的权力授权给其他普通用户。
3、勾选已发布的调查,可以归档到需要保存的文挡。
4、点击“发布调查”进入编辑调查内容页面,支持调查单选、多选、允许扩展项