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采购知识大全

采购知识大全

采购知识大全掌握采购催货方法

有句古话，叫做知已知彼。

先要了解自已，就是知道公司在付款和订单量上的情况。

对于你的供应商，多多少少会有懒皮的时候，没有几个公司能做到百分百，也要了解供应商的负责人和他们上级性格与联系方式，因为有时候可能在下

班时候会有用的。

同时也要了解供应商的生产能力。

如下几点：

一.采购知识

1.了解自己

2.了解供应商

3,了解订单的急的程度.

4.了解与供应商各种联系方式

5.随时要知道自己催货的订单内容。

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6.对自己抽所负责的产品也要有了解与熟悉。

7.先软后硬，做事不要怕，还有主管呢。

搞不定及时上报，千万不要做老好人，自己承担。

8.说话时讲究技巧，不要一张口我的货呢？

你还与他们不熟悉，先聊聊天套个近乎。

9.发脾气不好，催不到货时更要把住，镇静才是你想要的

10.催不到货时，首先要告诉你的上级而不是生产部门经理。

11.你拿供应商没有办法时，你交给上级，同时邻听你上级是怎样跟供应商讲的，不要忘记时时刻刻去学习哟。

12.多多与生产部门和业务沟通。

二.采购知识分享采购知识

1、尽量收集多一点产品信息：

我不熟悉这个产品，但是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。

那怕是一丝丝信息都算是学习和进步。

采购知识2、做事情要有条理：

我基本上会每天记录下来，我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。

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采购知识3、工作有计划：

在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。

很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个或交*处理。

采购知识4、学会主动与人沟通：

经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。

采购知识5、对工作的难点重点要有总结：

对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以后总结经验。

要求厂家处服务处理事得交书面说明。

采购知识6、尽量做好工作总结：

对所做的工作，每个月至少做个简短的总

结。

从工作量、工作内容、完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。

采购知识7、做好供应商的管理：

尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。

采购知识8、要持续对订单的跟踪：

工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着丝丝供货风险或其它东西。

要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。

采购知识9、问题处理：

反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供，并能与供应商做个合适的谈判结论。

采购知识10、职业习惯：

要让自己有一个好的职业习惯，有成本概念，有利润思维，有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。

这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近，做一名真正优秀的采购员。

三.采购的数据工具和业绩管理

采购最终的目的就是在贩卖获利，所以采购是否有绩效，最终的表现就显示在数据上，而数据是很现实的，没有达到既定的目标，效率就会被判定为“差”。

因此，在采购的数据管理上，现提出几种管理数据做为分析判断的工具：

一、进销存的数据资料掌握

要能明确算出每个部门，每个中分类，每月的进销存数据，而利用POS系

统及EOS系统较能很快掌握公司的销售资料及进货资料。

换言之，如能以较科学的方式来获取进销存的资料，较能给经营带来大的助益。

二、分类的构成比分析

管理一个公司的商品，不能只是知道全店的营业额和利益，也不能只顾及部门的营业额及利益。

例如：

不但要知道饮料类这个中分类的营业额及利益是多少，对于它所占的构成比也要了解，才能知道销售的弱点在那里，以及如何加以改善。

三、毛利率分析

毛利率=毛利率/营业额X100

对于每一个分类也要能将毛利率计算出来，了解哪一个分类的获利能力好，哪一个分类的获利能力差，而调整商品结构或强化弱的分类。

四、商品回转率分析

商品回转率=营业额/初期存货+期末存货/2X100

商品回车专天数=365天/年商品回转率

超级市场的经营决窍之一，就在求取快速的商品回转率，所以对于每一分类的回转率须予以计算出来，回转率愈快愈好。

因回转率愈快，商品鲜度愈佳，资金回收速度也快；如此形成一个良性的循环，经营才会杰出。

一般来说，超级市场的回转次数，一年应保持在20-22次以上才合乎标准，经营者可以检查一下自己公司的回转次数，是否在标准之内，若在标准之外，可就要好好努力了。

采购部门就如同制造业的生产部门一般，是创造利润的单位，此关若把守得当，只进一些会赚钱的货，自然就可以确保超市的基本业绩。

四.采购人员面临的挑战

1、降低采购总成本

目前，市场进入微利时代。

企业要实现利润最大化，成本最小化，降低成本的压力便落在了采购人员的头上。

衡量采购工作绩效有以下两个方面：

第一，把企业所需要的东西采购回来，保证企业生产、运营的连续进行；第二，与上一年度或上一季度相比，采购成本降低的幅度。

另外，压缩成本还要保证货物的品质，所以说采购人员要在成本和品质之间的夹缝中生存。

2、采购提前期的缩短

一方面产品的生命周期缩短，另一方面为适应风云变换的市场，随时有新定单增加或取消已安排的定单，要求采购人员通过多种途径开发更优秀的供应源和得到供应商的更紧密的配合，保证在更短的时间内把物料开发成功采购回来。

3、库存

库存造成资金积压，但为了生产持续进行又不得不保持一定的库存，关键是

保持多少才是合理。

现在几乎每个企业都在减少库存，有些让供应商承担较大库存，并且一但定单取消，库存成为滞料，损失谁来承担，双方必须事先有约。

4、企业实行柔性制造

个性化需求带来更多的企业转向柔性制造，替代了以前的批量制造阶段，如何让供应商从批量供货转向多品种小批量供货，需要采购人员与供应商进行深层沟通，甚至对供应商进行培训，对物料的供应渠道重新布局，开发新的供应商等

5、对采购人员本身的素质要求越来越高

随着市场竞争的加剧，要求企业拥有素质更高的各类人才。

采购人员应具有懂外语、工程技术背景、品管知识、物料知识、市场行情、总体策划及协调能力、物流知识、E-采购知识等。

五.询价采购工作流程

询价采购工作流程一、询价准备

1、计划整理。

采购代理机构根据政府采购执行计划，结合采购员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。

六.采购技巧与采购策略质量的传统解释是好，或优良，对采购人员而言，质量的定义应是：

符合买卖约定的要求或规格就是好的质量。

故采购人员应设法了解供应商对本身商品质量的认训或了解的程度，管理制

度较完善的供应商应有下列有关质量的文件：

采购技巧与采购策略

•质量合格证

•商检合格证采购人员应向供应商取得以上的资料，以利未来的交易。

在我国商品的产品执行标准有国家标准、专业（部）标准及企业标准，其中又分为强制性标准和推荐性标准。

但通常在买卖的合同或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的：

•市场上商品的等级

・品牌

•商业上常用的标准

•物理或化学的规格

•性能的规格

•工程图

•样品（卖方或买方）

•以上的组合采购人员在采购时应首先与供应商对商品的质量达成互相同意的质量标准，在可能的情况下，对一引起产品，如大米、衣服、家访用品、鞋类等商品，应要求供应商提供样品封存，以避免后的纠纷或甚至法律诉讼。

对于瑕疵品或在仓储运输过程损坏的商品，采购人员在采购时应要求退货或退

（2）包装：

包装可分为两种内包装（PACKAGING）,及外包装（PACKING）0内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。

在自选式量贩的营业方式中，包装通常扮演非常重要的角色。

外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。

外包装若太坚固，则供应商成本增加，采购价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。

设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿，加速商品的回转，采购人员应说服供应商在这方面向好的企业学习，并加以改进，以利彼此的销售此外，采购人员在采购包装的项目时，应先了解超市的政策，进而与供应商协商对彼此双方都最有利的包装，否则不应草率订货。

（3）价格：

除了质量与包装之外，价格是所有采购事项中最重要的项目。

我们在客户心目中的形象就？

quot;高质量低价格，若采购人员对任何所拟采购的商品，以进价加上合理的毛利后，连自已都判断该价格无法吸引客户的购买时，就不应向该供应商采购。

在采购之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供应商片面之词，误入圈套。

如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。

在采购价格时，最重要的就是要能列举供应商产品经超市销售的好处。

（4）订购量：

在超市分店数仍少的时候，订购量往往很难令供应商满意，所以在采购时，应尽量笼统，不必透露明确的订购数量，如果因此而导致采购

陷入僵局时，应转到其他项目上。

在没有把握决定订购数量时，采购人员不应订购供应商希望的数量，否则一旦造成存货滞销时，必须降价出清库存，因而影响利润的达成，以及造成资金的积压及空间的浪费。

但采购人员应与供应商协商一个合理的最小订货金额或数量，最好以金

额表示。

否则，如果没有最小订货金额或数量限制，日后由楼面人员下单订货或运用OPL订单订货时，每次下单的订货量太小，要求供应商频繁送货，会增加供应商的成本。

进而导致超市的价格无优势。

相反，如果最小订货数量或金额太高，则会造成超市库存过高，导致压仓、滞销、削价求售等风险。

（5）折扣（让利）：

折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、会款折扣、促销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。

有些供应商可能会由全无折扣做为采购的起点，有经验的采购人员会引述各种形态折扣，要求供应商让步。

采购人员应向供应商说明超市的部份顾客？

quot;专业客户，换名话说

专业客户都是很会精打细算的，若供应商的折扣数无法大到让超市的商品售价能吸引他们上门，就算我们向供应商订货，这一关系也不可能持久，这种交易反而不利于超市的价格形象，故最好不要向该供应商采购。

（6）付款天数（帐期）：

超市的付款方式与商品的采购方式紧密相关，通常经销的商品采取货到的XX到的方式结款，代销、联营的商品采取月结XX天的方式付款（详细请参考供应商手册超市的采购方式一节）。

付款天数（帐期）与采购价格息息相关，在国内一般供应商的付款天数（帐期）是月结30~90天左右，视不同的冏品周转率和产品的市场占有率而定。

对于超市而言，我们通常要求一般的食品干货类商品帐期在货到45天以上，百

货类商品的帐期在货到60天以上。

而且由于超市衽每月统一付款，供应商实际收到货款的时间要比合同平均延长15天《（0天+30天）/2»0精明的供应商业务人员会对此进行计算，故身为采购人员不可不知。

总而言之，采购人员应计算对超市最有利的付款天数（帐期），对于惯于外销或市场占有率大的供应商，一股要求的付款期限都比较短，有的甚至要求现金或预付款，但这全凭采购人员的经验与说服力。

（7）交货期：

一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。

对于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供应商商分批送货，减少库存的压力。

由于超市电脑计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员应设法与供应商采购较短的交货期，降低存货的投资。

但是不切实际上压短交货期，将会降低供应商商品的质量，同时也会增加供应商的成本，反而最终影响超市的价格优势及服务水平。

故采购人员应随时了解供应商的生产善，以确立

合理及可行的交货期。

一般而言，本地供应商的交货期为2~3天，外埠供应商

的交货期为7〜10天

七.资深采购破此职业的天机

采购员，引人注目的职业。

日前布机与某资深采购聊天，一时兴起，对他提出了几个问题，而他在浓茶之后也相当有精神，竟然坦诚以待，对吾等道出了一些不为人知的天机！

几天来琢磨一番，觉得很有道理！

如此秘笈不敢独吞，现整理出来，与网友们共享!

一.你愿意和没有决策权的业务员打交道吗？

我不太喜欢跟没有决策权的业务谈单价。

很多业务员动不动就说，这个我

要请示一下经理，然后回头说，我们经理说这个单价可以做，亏本做，刚刚我还被经理骂了一回，说这么低的单价也做。

其实我知道他说的是假的，他嘴上这样说，心里在偷笑呢，心想又遇到了一个笨蛋。

这样的人只能骗新手，我才不吃一套，我会说“既然你为难，那就算了，我找别家做”。

他越这样说，我越让他不好过，再杀他二个点，不做也得做。

我直接跟他讲，再降二个点，如有问题叫你们经理打电话给我，他一定会做。

这是玩心里战术。

二.业务员都希望做到客户满意，作为采购，你如何看待客户满意？

客户永远不会满意。

如果业务说，我请示过上面了，这个价可以做，但不能再降了，我会说，好吧，我也不让你难做，以后你交货及时一点就好了。

客户满意不是因为你的价格满意，而是对你的人满意，觉得你是值得信任的人，合作很愉快的人。

buyer.top-采购满意，但不一定是公司满意，公司永远也不会满意。

作为公司来讲，降价计划一直在进行，降价力度也一直在加强，怎么会满意呢？

材料降价的部分，是公司的纯利润。

市场是有限的，订单量也是有限的，但节流的空间是无限的。

三.你会把价格杀得很低吗？

错了，我做采购很真诚，我会给供应商较高的利润。

采购都会给自己留后路，才能显示自己的降价能力。

给供应商利润，供应商才会好好配合你，遇到紧急情况才会帮你解围。

举个例子，如果你把价压得太死，品质要求又高，交期又短，真正应急时你就麻烦了，会被上面骂死，因为对方也不会帮你的忙。

四.你如何采购你完全不熟悉的产品？

如何确定单价与品质？

再资深的采购，都会遇到自己从未接触过的东西。

对于他们的报价以及产品，要看金钱，如果钱不是很多，自然用不着老杀价，让他赚点也正常。

如果金额多，找几家供应商来对比，在我不懂的前提下，价格可以让供应商传成本分析。

质量看是否通过认证，我方的工程也会进行确认。

五.你会不会考虑对方公司的规模与实力？

价格取决于公司实力。

很多东西从送承认书方面就可以看得出价格是否合理。

有时一个公司有一定的实力，而它的公司在同行中并不是很有名气，这些是我们经常遇到的。

有名气的供应商，不一定是满意的供应商。

XX是东莞最大

最有实力的五金厂，但我除非在迫不得已的情况下才会找他供货。

我们有些供应公司并不是很有名气，但在同行中也过得去，这些小公司的价格很低，而且质量也过硬。

九.采购部与采购员工作流程和管理制度

采购部工作流程与管理制度

1、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。

所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

采购部经理对采购员及库管员进行考核和管理。

2、采购部经理职责：

1）负责组织公司所销售产品的采购。

2）对库房的管理工作负责。

3）做好销售员与供方之间的联系工作。

4）帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。

5）对本部门员工制度执行情况负责。

6）对本部门员工的专业知识培训负责。

7）对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。

8）严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理负责。

责任到人，发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。

9）负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。

4、流程:

1）采购流程：

A收到销售部从ERP发来的订单

B审批确认

C询价、比价

D采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）

E签订采购合同

F复印后，将原始合同整理装订年末存档

2）付款流程：

A在ERP内录入付款申请单

B采购部经理审核

C副总经理审批

D财务部付款。

3）收货流程：

A直发:

a.根据合同执行进程督促供货方按期交货

b.供货方传真提货单

c.通知销售内勤已发货

d.销售部内勤传真提货单至最终用户并确认

e.采购员办理入库手续

f.销售部内勤办理相应的出库手续

B转发：

a.根据合同执行进程督促供货方按期交货

b.供货方传真或邮寄提货单

c.通知办公室相关人员提货

d.提货人员将货物交库管员并办理交接手续

e.采购员清点货物并办理ERP入库手续

4）收进项发票流程：

a.催供货方开具发票

b.核对开票内容

c.录入ERP

d,将发票交财务部签收。

5）出库流程：

a.库管员收到销售部销售内勤发出的ERP出库申请

b.库管员备货并复核

c,交办公室发货

d.办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤

5、采购管理制度：

1）建立好供方及用户档案，并做好工作记录。

2）建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3）建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表,售后服务管理表。

4）每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。

5）签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤

6）所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

7）采购部负责所采购货物的入库手续。

货到后应在一个工作日内办理入库手续。

验货完毕后，及时按操作规程准确登录ERP。

8）采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册

9）违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。

6、

十.采购员岗位职责与采购经理的工作职责

采购员岗位职责

1、在采购经理的直接领导下，严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

2、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。

3、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。

4、采购员要严格按流程执行并每做到货比三家，控制降低采购成本，对供

应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

5、承担所负责区域产品项目的标书制作、现场答议、评委协调等与投标有关一切事宜，对于临时应急在客户部不能给予支持的前提下，必须与用户进行深层感情沟通后再进行投标。

6、协助经理搞好供货渠道建设

7、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。

9、综合调配公司库存资源，订货时掌握好实际库存和在途物料情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。

10、参加本部门员工业务培训。

11、树立索福公司的专业形象，保证索福公司的名誉不受到侵害。

采购经理工作职责

1、严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。

2、确保每月的发票正常收回。

3、凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。

4、要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。

5、采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

6、密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。

7、严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。

8、负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。

9、综合调配公司库存资源，订货时必须要了解当前库存情况，在有库存的情况下要以先出库存为主。

10、负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。

11、组织本部门员工业务培训

12、树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。