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集团科学技术档案管理规则

第一章  总  则

第一条为加强科学技术档案管理，积极开发和充分利用科学技术档案资源，更好地为企业各项工作服务，根据《建设工程文件整理规则》（GB/T50328-2001）及《中国铁路工程总公司科学技术档案管理规则》，结合本企业实际情况，制定本细则。

第二条科学技术档案（简称科技档案），是指企业在建设工程项目、科学研究、生产技术等活动中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、影片、磁盘、光盘、录像带、录音带等科技文件材料，是企业的重要信息资源和无形资产。

第三条中铁大桥局集团科技档案分为六类

一、建设工程项目档案（简称：

工程档案）；

二、科学技术研究档案（简称:

科研档案）;

三、产品技术档案（简称:

产品档案）；

四、设备仪器档案（简称:

设备档案）；

五、标准档案；

六、临时运输档案（简称:

临运档案）。

第四条科技档案工作是一项专业性、管理性、技术基础性工作，是企业档案工作的重要组成部分，应坚持统一领导、分级管理的基本原则，各单位应根据实际情况，确定分管领导和档案工作机构。

第二章  科技档案管理体制

第五条集团科技档案实行两级管理,集团公司办公室下设档案管理科，子公司办公室下设档案室。

第六条集团科技档案管理网络

一、集团公司档案管理科，具有企业档案行政管理职能和企业档案馆的工作性质。

负责拟订科技档案管理制度、规划（计划）和措施，总结交流和推广科技档案工作经验，培训档案工作人员；负责对集团各单位科技档案工作监督、检查和业务指导；负责科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；集团科技档案管理工作由总工程师分管。

二、各子公司档案室，负责管理本公司的科技档案，拟定科技档案管理制度、规划（计划）和措施，负责科技档案的接收、整理、移交、鉴定、保管、统计、利用，负有对本公司项目部档案工作的业务指导职能，其工作由总工程师分管。

三、集团直属（联合）项目部，应成立工程档案管理工作领导小组，确定分管领导，建立档案（资料）室，配备经过培训并持有"档案人员上岗证"的档案（资料）员，负责收集工程项目各种内业资料，督促检查相关部门和子公司按要求整理好相应的施工资料；项目部每季度召开档案专题会议，及时解决存在的问题。

项目竣工后按规定及时向业主（城建馆）和集团公司档案科归档。

四、各子公司项目部，应根据参建项目合同要求及整理标准，收集、整理本项目部形成的施工（内业）资料，负责将整理好的项目档案移交给上级部门和本公司档案室。

第七条各单位要积极创造条件，采取措施加强对科技档案队伍建设，加强对科技档案人员的档案专业及相关专业的业务培训，造就一批既熟悉档案业务知识，又懂相关专业知识的科技档案队伍。

第三章  科技文件材料的收集和归档

第八条各单位应当建立、健全科技文件材料的形成、积累、整理、归档制度，有关部门应设专人负责，有相应的检查、控制及考核措施，做到每一项工程、科研、生产等活动，都有完整、准确、系统的科技文件材料归档保存。

第九条各单位要将科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入企业科技工作程序和工程、科研、生产等各项管理计划和程序中，纳入有关部门、人员的职责范围。

第十条各单位在对工程项目、科研成果、产品试制、设备开箱或其它技术项目进行鉴定、验收时，要有档案部门人员参加，对应归档的科技文件材料加以验收。

没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。

第十一条科技文件材料归档范围

一、工程档案：

在新建、改建、扩建、维修、勘测、设计、施工和竣工验收中，形成的预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、施工记录、竣工图、交接验收报告、技术总结、监理文件及审批鉴定的文件材料、图纸、照片、光盘等各种载体形式的材料（见附件1）。

二、科研档案：

在科技研究、技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果、工法、计划、大纲、任务书、论文、总结以及审批鉴定、评奖、评议、推广和作为依据的文件材料（见附件2）。

三、产品档案：

在桥梁、水泥、构件及其它器材等产品试制、试验、新造、改造和修理中，各阶段形成的合同、设计图纸、说明书、计算书、规范、工艺文件、工艺装备和审批鉴定的文件材料以及产品安装、出厂随机文件等材料（见附件3）。

四、设备档案：

企业在生产经营活动中，购置安装使用和储备的机械设备、仪器仪表设备和非标准设备的图纸、说明书、规程、规范、记录等科技文件材料（见附件4）。

五、标准档案：

企业标准及其审批鉴定的文件材料；采用的国家、行业标准（见附件5）。

六、临运档案：

在临管线路运输的组织、计划和指挥中形成的运输合同、列车运行图、列车运行时刻表、机车交路图等（见附件6）。

境外工程项目的科技文件材料归档范围，参照上述规定执行。

停建、缓建工程的科技文件材料，要由相关的业务部门负责整理好，移交档案部门妥善保管。

第十二条科技文件材料的归档要求

归档的文件材料必须完整、准确地反映企业建设工程、生产、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第十三条科技档案归属流向

一、各单位在建设工程项目、科学技术研究、产品生产等活动中产生的文件材料，其原件必须向本单位档案部门移交归档；

二、集团直管（联合）项目工程档案流向

档案形成部门→集团（股份）公司项目部→业主、城建档案馆、集团公司（股份公司）档案科；

三、授权各子公司管理的项目工程档案流向

档案形成部门→项目部→业主、城建档案馆、子公司档案室→集团公司（股份公司）档案科；

四、子公司自管项目工程档案流向

档案形成部门→项目部→业主、城建档案馆、子公司档案室。

第十四条科技档案归档时间

非项目部的管理性科技文件材料第二年六月底前向档案部门归档。

其它科技文件材料必须在项目竣工验收后三个月内向档案部门归档。

第十五条科技文件材料的案卷质量要求

一、归档的建设工程项目合同、竣工交验报告及产品、科研项目的鉴定、评奖等凭证性材料必须为原件。

科技文件材料的内容必须真实、准确，与实物相符；

二、科技文件材料应采用耐久性较强的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的红墨水、纯兰墨水、园珠笔、双面兰复写纸、铅笔等书写材料；

三、科技文件材料应字迹清楚、图样清晰、反差良好、图表整洁、签章手续完备。

第四章  科技文件材料的整理和立卷

第十六条科技文件材料的整理要求

一、一项工程、一个科研课题、一种产品或其它技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成案卷，由项目负责人、产品负责人、课题负责人等审查归档；

二、设计、施工中采用的标准，不归入建设工程项目档案中，按标准档案整理立卷归档；

三、各种载体形式的科技档案照片、光盘、音像制品等放入声像、电子档案中，在卷内目录备注栏中填写互见号；工程项目获奖材料可放入建设工程项目档案中或单独组卷放入科研档案中管理并填写互见号；

四、底图与蓝图分别保管，各自分类编号，在目录备考栏中填写互见号。

第十七条科技文件材料整理采用标准

一、按施工合同或业主提供的要求整理立卷,如业主没有具体要求,按本办法整理立卷；

二、铁路工程建设项目按《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档[2002]8号）要求整理立卷。

第十八条科技文件材料立卷原则和方法

一、科技文件材料立卷原则

组卷应遵循科技文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续完备，符合档案管理要求。

二、工程档案立卷方法

1、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；

2、项目竣工图按结构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；

3、设备文件按专业、台件等组卷；

4、管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；

5、设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。

三、科研档案立卷方法

一种施工工法、一个科研项目、一个QC成果、一项技术革新按自然形成规律，组成若干案卷。

四、产品档案立卷方法

按产品类别、型号、生产时间等特征逐级分类组成若干案卷。

五、设备档案立卷方法

设备、仪器按专业、台件分类组成若干案卷。

六、标准档案立卷方法

按一项标准分类组成若干案卷。

七、临运档案立卷方法

以每一条线路运营所形成的文件材料，按其自然形成规律组成若干案卷。

第十九条案卷与卷内文件的排列要求

一、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

二、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

三、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

四、竣工图按专业、图号排列。

五、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

第二十条案卷装订要求

一、文字材料应采用单份文件装订形式，图纸不装订（业主有要求者除外）；图纸应按GB／T10609．3-1989《技术用图复制图的折叠方法》，按A4图幅（210mm×297mm）折叠成手风琴式，图标外露。

二、案卷内不应有金属物。

三、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

四、单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章（如下图所示）；图样的档号章应盖在图标右上方。

长度单位：

mm

全宗号  件  号  7

档案号  7

20

152015

五、卷内图纸、文件页号的编写要求

1、编写案卷页号，卷内文件有图文的页面应编写页号；

2、页号编写位置：

单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角或图标右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。

第二十一条　卷内目录的编制

卷内目录是录入卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

它由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成（见附件7）。

一、序号，应以一件文件为单位,用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一件文件一个号。

二、文件编号，应填写文件原有的文号或图样的图号、设备、项目代号。

三、责任者，应填写文件形成单位或主要责任者；有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。

四、文件题名，应填写文件标题全称或拟写文件题名加方括号[]。

五、日期，应填写文件形成日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2002年9月8日，填写为20020908。

六、页号，应填写文件在卷内所排列的起始页号，最后一件文件应填写起止页号。

七、备注，填写需要说明内容。

第二十二条备考表的编制

备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后（见附件8）。

备考表要标明卷内文件的件数、页数及不同载体文件的数量，说明组卷情况，填写档号、立卷人、立卷时间、检查人，检查时间等。

第二十三条归档说明的编制（见附件9）

一、项目名称：

承包合同中的建设项目全称。

二、项目地址：

建设项目所在地的地址名称。

三、设计单位：

建设项目的主要设计责任者（全称）。

四、施工单位：

建设项目的主要施工责任者（全称）。

五、监理单位：

建设项目的主要监理责任者（全称）。

六、开工日期：

建设项目的开工日期。

七、竣工日期：

建设项目的竣工日期。

八、项目介绍：

主要包括项目结构、投资性质、特点及主要采用的新技术、新材料、新工艺、新方法。

第二十四条科技档案归档时应履行归档移交手续，移交单位要编制移交清册一式两份（见附件10A、B），交接双方签字盖章，以备查考。

第二十五条实行项目工程档案验收制

集团公司（股份公司）档案科、子公司档案室应按照《关于加强工程项目档案管理的意见》（桥办[2006]91号文）的规定，根据移交档案的实际情况，开具项目工程档案验收证明（见附件11）一式三份，移交、验收双方各执一份，一份交工程项目考核部门，用于项目经理期薪考核。

第五章  科技档案的保管、统计与利用

第二十六条各类科技档案必须独立排列上架、分类编号，上架顺序应从左到右、从上向下依次排列。

第二十七条科技档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（16～50年）、短期（15年以下）三种期限。

第二十八条科技档案卷盒装具要求

科技档案案卷装具一般采用无酸牛皮纸制作的档案盒，卷盒正面外框尺寸为310mm×220mm，盒脊厚度分别为20mm、30mm、40mm、50mm四种（见附件12A、B）。

第二十九条科技档案保管，必须配备专用库房、柜架和空调设备。

库房及装具必须符合档案保管"九防"等安全防护措施，保证科技档案的完整与安全。

第三十条库房的温湿度，按规定温度一般控制在14-24℃，昼夜变化幅度不得超过±2℃；相对湿度应控制在45-60％范围之内，湿度变化不得超过±5％。

做好温湿度记录，发现问题及时采取相应的防护措施。

第三十一条科技档案检索工具必须具备总目录（见附件13）、案卷目录（见附件14）。

第三十二条建立科技档案的借阅登记制度和利用效果反馈制度，档案的借阅、复制均应履行一定的手续，保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。

第三十三条要建立科技档案统计制度，做好接收、移出、现存和利用情况的统计工作，并对统计数据进行科学的分析和研究，发现问题及时解决，更好地发挥科技档案的作用。

第六章  科技档案的鉴定和销毁

第三十四条对已超过保管期限或确已失去保存价值（报废设备、产品、废止项目、拆除的建筑物等）的科技档案，各单位档案部门应会同档案形成（主管）部门组织人员，定期进行鉴定，编造清册，提出存留、销毁意见，经科技档案鉴定小组审查，报主管领导批准后销毁。

销毁时应有二人及以上监销人在场，并在销毁清册上（见附件15A、B）签章，销毁清册归文书档案长期保存。

第七章  科技档案的分类编号

第三十五条科技档案分类编号必须遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。

第三十六条科技档案分类编号代码，采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的形式。

第三十七条科技档案档号结构，由四级层次代码组成，第一层代码为种类代号，第二层代码为分类代号，第三层代码为属类代号，第四层代码为案卷号。

案卷号应在属类范围内编制流水号。

档号结构,前三层代码之间均用圆点隔开，最后一层属类代码与案卷号之间用短横隔开，不允许使用其他符号。

第三十八条科技档案种类代码（见附件16：

科技档案种类代码表1）。

第三十九条　建设工程项目档案（工程档案）编号

档号结构：

种类号·分类号·属类号－案卷号

　　　　　　　　　　　　　  同案卷流水号

　　　　　　　　　  属类号：

由阶段号和专业号组成

分类号：

由类别号和项目代号组成

　　　  种类号：

建设工程项目档案

1、种类号，工程档案种类号为Ｊ。

2、分类号由类别号（见附件16：

工程档案类别代码表2）和项目代号组成。

项目代号，一般应在类别范围内编制流水号或项目代字代号。

3、属类号，由阶段号（见附件16：

工程档案阶段代码表3）和专业号（见附件16：

工程档案专业代码表4）组成。

档号编制示例：

（见附件17）。

第四十条　科学技术研究档案编号

档号结构：

种类号·分类号·属类号－案卷号

　　　　　　　　　　　　　  案卷流水号

　　　　　　　　　  属类号：

年度（四位阿拉伯数字）

分类号：

由类别号和项目号组成

　　　  种类号：

科学技术研究档案

1、种类号，科研档案种类号为Ｋ。

2、分类号由类别号（见附件16：

科学技术研究档案类别代码表5）和项目代号组成。

项目代号：

一般应在类别范围内编制流水号或项目代字代号。

３、属类号，由年度组成，采用四位阿拉伯数字标识。

档号编制示例：

（见附件17）。

第四十一条　产品技术档案编号

档号结构：

种类号·分类号·属类号－案卷号

　　　　　　　　　　　　　  案卷流水号

　　　　　　　　　  属类号：

产品型号

分类号：

产品类别号

　　　  种类号：

产品技术档案

1、种类号，产品档案种类号为Ｃ。

2、分类号，由类别号组成（见附件16：

产品技术档案类别代码表6）。

３、属类号，由产品型号组成。

档号编制示例：

（见附件17）。

第四十二条　设备仪器档案编号

档号结构：

种类号·分类号·属类号－案卷号

　　　　　　　　　　　　　  案卷流水号

　　　　　　　　　  属类号：

设备号（或固定资产代号）

分类号：

由大类号、小类号和组类号组成

　　　  种类号：

设备仪器档案

1、种类号，设备仪器档案种类号为Ｓ。

2、分类号，由设备大类号、小类号和组类号组成（见附件16：

设备仪器档案分类代码表7）。

３、属类号，设备号（或固定资产管理号）。

档号编制示例：

（见附件17）。

第四十三条　标准档案编号

档号结构：

种类号·分类号·属类号－案卷号

　　　　　　　　　　　　　  案卷流水号

　　　　　　　　　  属类号：

年度（四位阿拉伯数字）

分类号：

由类别号和标准项目代号组成

　　　  种类号：

标准档案

1、种类号，标准档案种类号为Ｂ。

2、分类号，由类别号（见附件16：

标准档案类别代码表８）和标准项目代号组成。

３、属类号，由年度组成，采用四位阿拉伯数字标识。

档号编制示例：

（见附件17）。

第四十四条　临时运输档案编号

档号结构：

种类号·分类号·属类号－案卷号

　　　　　　　　　　　　　  案卷流水号

　　　　　　　　　  属类号：

年度（四位阿拉伯数字）

分类号：

项目代号

　　　  种类号：

临时运输档案

1、种类号，临时运输档案种类号为Ｙ。

2、分类号，由临时运输档案项目代号组成（见附件16：

临时运输档案分类代码表９）。

３、属类号，由年度组成，采用四位阿拉伯数字标识。

档号编制示例：

（见附件17）。

第八章  附  则

第四十五条本《细则》由中铁大桥局集团有限公司办公室档案科负责解释。

第四十六条本《细则》从印发之日起实施。

原《大桥工程局科学技术档案管理办法》（桥办[1993]4号）同时作废。

附件1:

建设工程项目档案归档范围及保管期限表

序号归  档  文  件保存单位和保管期限

  建设单位施工单位单位设计单位监理单位

1工程前期文件　　　　

1·1决策立项文件　　　　

1·1·1项目建议书及批复文件永久　　　

1·1·2项目选址意见书及其批复文件永久　　　

1·1·3可行性研究报告、附件及其报批文件永久　　　

1·1·4项目评估研究、论证文件永久　　　

1·1·5关于立项的会议纪要、领导批示及专家建议永久　　　

1·1·6环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久　　　

1·1·7设计任务书、计划任务书、批复文件永久　　　

1·2建设用地、征地、拆迁文件永久　　　

1·2·1征占用地的报告及批准文件和批准意见永久　　　

1·2·2规划审核意见及附图永久　　　

1·2·3拆迁安置协议、补偿清册永久　　　

1·2·4建设用地规划许可证及其附件永久　　　

1·2·5国有土地许可证永久　　　

1·2·6国有土地使用权租赁、出让交易文件永久　　　

1·3勘察、测绘、设计基础文件　　　　

1·3·1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久　永久　

1·3·2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久　永久　

1·3·3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久　　　

1·3·4建设用地钉桩通知单永久　永久　

1·3·5定验线合格文件永久　永久　

1·3·6审定设计方案通知书及附图永久　长期　

1·3·7有关行政部门审查意见和要求永久　长期

建设工程项目档案归档范围及保管期限表（续）

序号归  档  文  件保存单位和保管期限

  建设单位施工单位单位设计单位监理单位

1·4设计文件  

1·4·1总体规划设计永久　永久　

1·4·2方案设计永久　永久　

1·4·3初步设计及其报批文件及说明永久　永久　

1·4·4技术设计及说明永久　永久　

1·4·5施工图设计及说明永久　永久　

1·4·6技术秘密材料、专利文件　　永久　

1·4·7工程设计计算书长期　长期　

1·4·8关键技术试验　　永久　

1·4·9设计评价、鉴定及审批永久　永久　

1·5工程招标投标、承发包合同协议　　　　

1·5·1勘察招投标文件、承发包合同协议永久　　　

1·5·2设计招标投标文件、承发包合同协议永久　永久　

1·5·3施工招投标文件、承发包合同协议永久永久  　　

1·5·4监理招投标文件、承发包合同协议永久　　永久

1·5·5承包单位资质、上岗人员资格永久长期长期长期

1·6工程开工审批文件　　　　

1·6·1开工审查表永久　　　

1·6·2开工审批文件永久　　　

1·6·3规划许可证附件及附图永久　　　

1·6·4施工许可证永久　　　

1·6·5质量监督手续长期　　　

1·7财务文件　　　　

1·7·1投资估算文件短期　　　

1·7·2设计概算文件短期　　　

建设工程项目档案归档范围及保管期限表（续）

序号归  档  文  件保存单位和保管期限

  建设单位施工单位单位设计单位监理单位

1·7·3施工预算文件短期　　　

1·7·4结算、决算永久　　　

1·7·5交付使用固定资产清单长期　　　

1·7·6建设工程概况永久　　　

1·8竣工验收及备案文件　　　　

1·8·1竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久长期长期　

1·8·2竣工验收报告及验收记录永久长期长期　

1·8·3环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久　　　

1·8·4项目质量评审、审计文件永久长期　　

1·8·5房屋建筑工程质量保修书永久长期　　

1·8·6住宅质量保证书、说明书永久长期　　

1·8·7竣工审核测量记录永久长期长期　

1·9其它文件　　　　

1·9·1房屋产权证永久　　　

1·9·2房屋租赁、交易文件永久　　　

1·9·3工程设计总结永久　长期　

1·9·4工程施工总结永久长期　　

1·9·5工程监理总结永久　　长期

1·9·6工程开工、施工、竣工中产生的其它载体资料永久长期长期长期

1·9·7项目评优报奖申报材料、批准文件及证书永久长期长期　

2监理文件　　　　

2·1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期　　长期

建设工程项目档案归档范围及保管期限表（续）

序号归  档  文  件