办事处管理费用管理制度版330教材.docx
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办事处管理费用管理制度版330教材
办事处管理费用管理制度（2015版）
一、总则
本费用管理制度适用于剑南春全国办事处人员，为规范办事处管理费用的使用而设定。
二、办事处管理费用分类及标准
办事处管理费用包含办事处中心城市管理费用、非中心城市管理费用、业务招待费用、团队建设费用、会议费用五部分。
本管理制度中的租房费用标准是根据各城市不同的消费水平，并结合可租房人上一财年实际完成的含税销售金额而设定的。
办事处管理费用具体分类及标准如下：
1.中心城市管理费用
中心城市管理费用分为中心城市办公租房费用及租房附加费、办公杂费、中心城市住宿租房费、固定资产费四部分。
1.1.中心城市办公租房费用及租房附加费
A.定义：
中心城市的办公租房费用，是指专用于办事处中心城市所有人员办公，举行会议或考试，储存备用物料等，并位于办事处中心城市的房屋租赁所产生的费用，且一个办事处仅允许租赁一套此类房屋。
中心城市的办公租房附加费，是指因租赁并使用中心城市办公租房而产生的物业管理费、水费、电费、燃气费、暖气费等相关费用。
B.使用对象：
办事处所有业务人员。
C.负责人：
办事处主任。
1.
1.1.
办事处办公租房选址要求：
租房地址须选在办事处所在城市交通便利的地方，统一租用商住两用或独立封闭、安全性高的小区住房，房屋的采光、通风要好，能够满足日常办公的基本需求。
办事处须提前在OA中填写《租房申请单》，租房由公司统一租赁并支付费用，办事处不再报销。
租房标准详见附件1《表1：
办事处办公租房标准及明细》。
办事处办公租房产生的物业管理费、暖气费不包含在附加费标准内，凭票实报实销。
其余附加费用均在公司标准范围内凭票报销，超出标准部分公司不予承担。
办公租房附加费标准详见附件2《办事处办公租房附加费标准》。
1.2.办公杂费
A.定义：
办公杂费指办事处因工作开展需要而产生的办公用品费、邮寄费、固定电话费、宽带费。
B.使用对象：
办事处所有业务人员。
C.负责人：
办事处内勤。
办公用品费主要包括办事处购买笔、打印纸、墨盒、纸杯、饮用水等日常消耗性办公用品费用。
邮寄费指办事处业务人员因工作需要，寄送文件资料、促销酒、广宣物料等其他与工作相关的物品时所产生的费用。
邮寄费中凡是由办事处向公司邮寄物件，统一采用货到付款的方式，办事处不再将此列入办事处管理费用报销范畴，具体要求参照《四川汇金商贸有限公司关于规范快递收发的管理规定》。
若在办事处范围内邮寄物件，寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，基于高效率、低成本的原则合理准确地选择性价比高的快递公司，严禁公费寄私人物品。
每月以城市经理为单位，提供邮寄明细清单，并附上快递费发票及相应快递单原件，快递单必须能清晰显示寄件人、收件人、邮寄物品（包括重量、体积、邮寄物品名等）、邮递费用金额等信息。
由办事处内勤统一汇总报销。
销售管理部根据办事处提报的明细清单进行审核，确定办事处邮寄费实际可报销额度。
邮寄明细清单格式见附件3《表1：
办事处邮寄明细清单》。
除邮寄费外，其余办公杂费须在公司规定的办事处办公杂费报销标准内凭票实报实销，超出标准部分公司不予承担。
该费用仅限公司财年内使用，未使用部分跨财年不累计，自动清零。
办公杂费标准参见附件3《表2:
办事处办公杂费标准》。
1.
1.1.
1.2.
1.3.中心城市住宿租房费用
A．定义：
中心城市住宿租房费用，是指专用于办事处主任、中心城市经理、区域主管、团购经理共同住宿的房屋租赁费用。
B．使用对象：
办事处主任、中心城市城市经理、区域主管、团购经理。
C．负责人：
办事处主任。
中心城市住宿租房要求办事处主任、中心城市城市经理、区域主管及团购经理必须共同租赁，租房标准见附件1《表2：
办事处中心城市住宿租房费用标准及明细》。
若中心城市住宿租房分开租赁，则每月分开租房的房租总金额报销额不能超过办事处主任、中心城市城市经理、区域主管、团购经理实际在岗总人数的合租租房标准。
标准范围内租房费用所需的开票税金和中介费不包含在租房费标准内，凭票实报实销。
办事处中心城市住宿租房产生的物业管理费、水费、电费、燃气费、公摊费等附加费由使用者自己承担。
1.4.中心城市固定资产费
A.定义：
固定资产费是指办事处购买或维修办公所需的电脑、电话机、传真机、打印机、办公桌椅等耐消耗的办公用品而产生的费用。
B.适用对象：
办事处所有人员。
C.负责人：
办事处主任。
中心城市固定资产由公司统一采购，各办事处可在公司配置标准内进行申请，不得私自购买。
具体标准见附件4《表1：
办事处固定资产明细及费用标准》。
中心城市固定资产实行办事处主任负责制。
每项固定资产在购入后统一由办事处行政内勤登记在册管理。
固定资产在厂家保修期内因损坏而产生的维修费用由相应责任人个人承担，超出保修期的维修费用可申请实报实销；在使用寿命期限内损坏且无法修复或丢失的，由责任人按固定资产折旧后价值赔偿。
固定资产折旧计算见附件4《表2：
固定资产折旧计算表》。
超出使用寿命期限无法继续正常使用的固定资产，由负责人申请报废，市场管理部核实后批准报废，并由负责人做报废处理。
报废流程参见第四章第6小节固定资产报废。
2.非中心城市管理费用
非中心城市管理费用主要是由非中心城市办公加住宿租房费用及租房附加费、非中心城市办公杂费、非中心城市办公固定资产费组成。
1.
2.
2.1.非中心城市办公加住宿租房费用及租房附加费
A.定义：
非中心城市办公加住宿租房费用指用于非中心城市的城市经理或区域主管在辖区内办公及住宿使用的房屋租赁而产生的费用。
租房附加费指非中心城市办公住宿一体化租房使用所产生的物业管理费、水费、电费、燃气费、暖气费等相关费用。
B.使用对象：
非中心城市城市经理或区域主管。
C.负责人：
对应的非中心城市城市经理或区域主管。
办事处非中心城市办公加住宿租房当财年的租房标准是以该城市经理或区域主管上一财年实际完成的含税销售金额及当地租房水平为参考依据。
办事处非中心城市租房标准及明细见附件1《表3：
2015财年非中心城市租房标准及明细》。
租房费用在标准范围内凭票实报实销，超出标准部分公司不予承担。
标准范围内租房费用所需的开票税金和中介费不包含在租房费标准内，凭票实报实销。
非中心城市办公加住宿租房产生的租房附加费、宽带费二者总费用按200元/月标准内实报实销，超出标准部分公司不予承担。
办公用品费纳入中心城市的办公杂费标准中，由中心城市统一报销。
邮寄费要求见本章1.2。
2.2.非中心城市固定资产费
A.定义：
固定资产费是指办事处非中心城市用于购买或维修办公所需的打印机、办公桌椅等耐消耗的办公用品而产生的费用。
B.使用对象：
该非中心城市所有业务人员。
C.负责人：
对应非中心城市城市经理或区域主管。
非中心城市固定资产由公司统一采购，各城市经理或区域主管可在公司配置标准内进行申请，个人不得私自购买。
具体标准见附件4《表1：
办事处固定资产明细及费用标准》。
固定资产维修、赔偿等管理参照本章1.4中心城市固定资产管理规定执行。
3.业务招待费
A.定义：
业务招待费是指办事处为了业务开展、经营管理、协调社会关系等目的而发生的招待、贺礼、赠送、慰问等活动的需要而支付的各种因公交际应酬的费用
B.使用对象：
办事处主任、城市经理、区域主管。
C.负责人：
办事处主任。
业务招待费标准为办事处主任1500元/月、城市经理500元/月、区域主管500元/月。
办事处主任、城市经理、区域主管使用业务招待费须提前在OA系统中提交申请，见附件5《业务招待费申请单》，经上级领导同意后方可开展活动，未经领导批复同意的业务招待费公司不予报销。
业务招待费按月在标准范围内凭票实报实销，超过标准部分公司不予承担。
该经费仅限当月使用，当月未使用部分不累计到下月。
办事处不得以任何手段弄虚作假，一经查出，则取消该办事处主任、城市经理或区域主管次月业务招待费的使用额度，并在相应报销人员工资中扣除虚报费用。
4.团队建设费
A.目的：
为增强办事处员工对公司的认同感与归属感，加强办事处员工的凝聚力，进一步丰富员工业余文化生活，促进各办事处内部人员间的沟通与合作，从而营造一种激情工作、和谐团结的工作氛围。
B.使用对象：
办事处所有人员（不包含分仓管理员）。
C.负责人：
办事处主任。
D.团队建设活动内容：
办事处有员工入职或离职时需全体举行“欢迎会”或“欢送会”；办事处员工集体聚餐；办事处全体员工定期进行体育活动或其他团队业务拓展活动等。
团队建设费根据办事处每月实际在岗人数设定，标准为办事处每人每月150元。
团队建设活动以办事处为单位开展，实际参加活动的人数须达到办事处实际在岗人数的80%才能申请举行，费用由办事处主任统一支配，报销时在标准内凭票实报实销，超过标准部分公司不予承担。
该经费仅限公司财年内使用，余留部分跨财年不累计，自动清零。
活动开展前办事处主任须在OA中填写附件6《团队建设费申请单》，待领导批复同意后方可开展活动。
各办事处任何人不得冒领、滥用、虚报团队建设费，一经查实违反规定，则取消该员工下一财年团队建设费的使用。
5.会议费用
会议费用指辖区召开会议所产生的相应费用。
会议类型包含大区销售会议、办事处会议。
5.1.大区销售会议费用
大区销售会议的相关费用由每次会议所在城市对应的办事处主任来负责申请和报销，故将大区销售会议费用纳入办事处管理费用制度进行统一规范。
1.
2.
2.1.
A.定义：
大区销售会议费用指由大区总监组织召开，大区范围内的办事处主任、城市经理、区域主管、团购经理共同参加的销售业务会议而产生的会议场所租赁费、参会人员住宿费和就餐费用。
其中办事处主任及以上级别参会次数为每年四次，其余人员参会次数为每年两次。
B.使用对象：
大区总监、办事处主任、城市经理、区域主管、团购经理。
C.负责人：
会议所在办事处对应的办事处主任。
会议费用标准为每人每天600元，此费用仅用于以下项目：
会议场所租赁费、参会人员住宿费和就餐费用，在费用标准范围内凭票实报实销，超出标准部分公司不予承担。
备注：
参加会议的办事处人员所产生的交通费用按照《办事处差旅费用管理制度》执行。
办事处人员不再单独报销会议期间的误餐费用及住宿费用。
5.2.办事处会议费用
办事处会议分为办事处晨会、周会、月会、季度会议、经销商会议。
办事处晨会、周会、月会费用
晨会、周会、月会根据《办事处销售管理操作指引》中的相关会议制度召开，不允许额外租赁会议场所召开会议。
相关费用按照《办事处差旅费用管理制度》执行。
办事处季度会议费用
A.定义：
由办事处主任组织召开的辖区季度会议，参会人员为办事处范围内所有人员，会议召开时间为每一季度召开一次。
B.使用对象：
办事处辖区内人员。
C.负责人：
办事处主任。
办事处季度会议场所租赁费用根据办事处人数范围设定标准，具体标准详见附件7《表1：
办事处季度会议场所租赁标准》，标准范围内凭票实报实销，超过标准部分公司不予承担。
此费用仅用于办事处季度会议场所租赁。
备注：
参加会议的办事处人员所产生交通费、住宿费、误餐费按照《办事处差旅费用管理制度》进行报销。
办事处经销商会议费用
A.定义：
由办事处主任组织召开的辖区经销商会议，参会人员为办事处范围内的主任、城市经理、区域主管、团购经理、经销商，会议召开次数为一年三次。
B.使用对象：
办事处辖区内的办事处主任、城市经理、区域主管、团购经理、经销商（单个经销商不得超过2人）。
C.负责人：
办事处主任。
会议费用为每人每天600元标准，但费用仅限于以下项目使用：
会议场所租赁费，办事处主任及城市经理、区域主管、团购经理的住宿费、就餐费，经销商就餐费。
标准范围内凭票实报实销，超过标准部分公司不予承担。
备注：
参加会议的办事处人员所产生的交通费用按照《办事处差旅费用管理制度》执行。
办事处人员不再单独报销会议期间的误餐费用及住宿费用。
三、办事处管理费用申请
办事处管理费用的申请按照以下各项费用申请要求进行申请，具体规定如下：
1.中心城市管理费用申请
1.1中心城市办公租房附加费、办公杂费、住宿租房费使用时不需要提前申请，但中心城市住宿租房，需要在OA系统中进行租房信息报备。
A.报备人：
Ø办事处主任。
B.报备流程：
Ø办事处主任→市场管理部稽核负责人→销售管理部核销专员（办公、差旅费）。
若中心城市住宿租房分开租赁，则住宿租房报备流程为：
Ø租房人→办事处主任→市场管理部稽核负责人→销售管理部核销专员（办公、差旅费）。
C.要求：
中心城市住宿租房根据公司房屋租赁标准租房，租赁期限按照公司财年时间签订租房合同，待租赁手续齐全后一周内在OA系统中提报附件1《表5：
办事处租房信息报备单》。
D.中心城市住宿租房合同处理流程：
租房合同签订后寄回销售管理部盖章→销售管理部将盖章后的合同返回办事处开相关发票，并将合同复印件存档备案→销售管理部将备案信息交给财务，办事处第一次报销时需要附合同复印件用于财务核对信息。
1.2中心城市办公租房由公司统一租赁，但须办事处主任根据公司租赁标准提前一个月在OA中填写附件1《表4：
办事处办公租房需求单》。
办事处办公租房申请流程：
Ø办事处主任【填写租房需求】→销售管理部【填写房屋租赁备选信息】→办事处主任【确认租房】→销售管理部【备档】→市场管理部【稽核员与办事处人员一起签订租房合同，并将合同原件寄回销售管理部】→销售管理部【支付流程】→财务【支付】
1.3中心城市办公租房购置固定资产，需要提前在OA中填写附件4《表3：
固定资产申购单》中的固定资产申购信息，由公司统一购买。
A.申请人：
Ø办事处主任。
B.申购流程：
Ø办事处主任【填写申购信息】→市场管理部稽核负责人→大区总监→销售管理部经理→总经理→办公室【填写购置信息】→财务部经理→销售管理部核销专员（办公、差旅费）
1.
1.1.
2.非中心城市管理费用申请
1.1非中心城市管理费用（除固定资产外）使用时不需要提前申请，但非中心城市办公加住宿租房需要在OA系统中进行租房信息报备。
A.报备人：
非中心城市经理或区域主管。
B.报备流程：
非中心城市经理/区域主管→办事处主任→市场管理部稽核负责人→销售管理部核销专员（办公、差旅费）。
C.要求：
根据公司房屋租赁标准租房，租赁期限按照公司财年时间签订租房合同，待租赁手续齐全后一周内在OA系统中提报《办事处租房信息报备单》。
D.租房合同处理流程：
租房合同签订后寄回销售管理部盖章→销售管理部将盖章后的合同返回办事处开据相关发票，并将合同复印件存档备案→销售管理部将备案信息交给财务，办事处第一次报销时需要附合同复印件用于财务核对信息。
1.2非中心城市办公住宿租房购置固定资产，需要提前在OA中填写附件4《表3：
固定资产申购单》中的固定资产申购信息，由公司统一购买。
A.申请人：
Ø对应的非中心城市经理或区域主管
B.申购流程：
Ø非中心城市经理/区域主管【填写申购信息】→办事处主任→市场管理部稽核负责人→大区总监→销售管理部经理→总经理→办公室【填写购置信息】→财务部经理→销售管理部核销专员（办公、差旅费）
3.业务招待费用申请
办事处主任、城市经理、区域主管使用业务招待费须提前在OA系统中提交申请，见附件5《业务招待费申请单》，经上级领导同意后方可开展活动，未经领导批复同意的业务招待费不予报销。
A.申请人：
Ø办事处主任、城市经理、区域主管
B.申请流程：
Ø办事处主任→大区总监→销售管理部核销专员（办公、差旅费）
Ø城市经理/区域主管→办事处主任→大区总监→销售管理部核销专员（办公、差旅费）
4.团队建设费申请
办事处使用团队建设费用开展活动须提前在OA系统中提交申请，见附件6《团队建设费申请单》，经上级领导同意后方可开展活动，未经领导批复同意的团队建设费不予报销。
A.申请人：
Ø办事处主任
B.申请流程：
Ø办事处主任→大区总监→销售管理部核销专员（办公、差旅费）
5.会议费用申请
A.申请人：
会议所在区域对应的办事处主任。
B.申报方式：
OA系统上填写附件7《表2：
会议费用申请单》并提交,申报时必须上传附件7《表3：
参会人员明细表》。
C.审批流程：
办事处主任→大区总监→总经理【同意后可召开】→销售管理部核销专员（办公、差旅费）→财务部经理。
D.时间节点：
办事处主任在会议召开两周前在OA系统上提交申请。
四、办事处管理费用报销
办事处管理费用（会议费用单独报销）按月报销，每月报销一次，其中租房（除办事处中心城市办公租房）费用根据《办事处租房信息报备单》中的支付方式，在公司当财年内进行报销，销售管理部根据办事处租房报备信息和租房合同进行核实。
办事处管理费用报销分为线上流程和线下流程。
办事处费用申报线上流程：
办事处内勤须在每月9日之前在OA系统中填写附件8《表1：
办事处管理费用报销汇总单》，并提交进入费用报销审批流程。
审批流程：
办事处内勤→办事处主任→大区总监→销售管理部核销专员（办公、差旅费）→销售管理部经理→财务会计→财务经理→总经理→财务部出纳（线上线下同步审核）。
办事处费用申报线下流程：
各项管理费用报销资料的提交人在每月9日之前将原始报销资料整理后提交到办事处，由办事处内勤整理后交办事处主任签字，办事处内勤须在9日之前将本办事处上月所有管理费用报销资料寄回公司销售管理部。
并跟踪文件寄送及接收情况，确保资料在每月12日寄到。
公司销售管理部审核人员将尽快完成审核，确保费用在收到报销资料的当月付款。
审批流程：
资料提交人→办事处内勤→办事处主任→销售管理部核销专员（办公、差旅费）→销售管理部经理→财务会计→财务经理→财务部出纳（线上线下同步审核）。
贴票要求：
Ø粘贴单据大小在A4纸一半范畴之内。
Ø粘贴顺序：
发票粘贴须按照《办事处管理费用报销汇总单》费用明细的先后顺序从上到下粘贴，办事处管理费用报销汇总单粘贴在所有报销凭证上面。
Ø粘贴分类为：
相关票据按照中心城市管理费用、非中心城市管理费用进行分类粘贴。
1.中心城市管理费用报销
1.1.中心城市办公租房附加费报销
A.资料提交人：
办事处主任。
B.报销单发起人：
办事处内勤。
C.收款人：
办事处主任。
D.线下相关报销票据资料：
Ø租房物业管理费、水费、电费、燃气费等附加费相关发票。
1.2.办公杂费报销
A.资料提交人：
办事处内勤。
B.系统报销单发起人：
办事处内勤。
C.收款人：
办事处主任（办事处主任转交相关费用报销人）。
D.线下相关报销票据资料：
Ø办公杂费（电话费、宽带费、邮寄费、办公用品费）发票；
Ø办事处邮寄明细清单；
Ø办公用品明细清单。
1.3.中心城市住宿租房费用报销
A.资料提交人：
办事处主任。
B.系统报销单发起人：
办事处内勤。
C.收款人：
办事处主任（办事处主任转给相关费用报销人）。
D.线下相关报销票据资料：
Ø办事处租房信息报备单。
Ø租房合同原件或复印件。
Ø房租费用（房租、中介费、开票税金）发票。
Ø房东身份证复印件。
Ø房产证复印件（非必须）。
2.非中心城市租房管理费用报销
A.资料提交人：
非中心城市经理/区域主管。
B.系统报销单发起人：
办事处内勤。
C.收款人：
非中心城市经理/区域主管。
D.线下相关报销票据资料：
Ø办事处租房信息报备单。
Ø租房合同原件或复印件。
Ø房租费用（房租、中介费、开票税金）发票、租房附加费（物业管理费、水费、电费、燃气费、暖气费等）发票、宽带费发票。
3.业务招待费报销
A.资料提交人：
办事处主任、城市经理或区域主管。
B.系统报销单发起人：
办事处内勤。
C.收款人：
办事处主任（办事处主任转交给相关费用报销人）。
D.线下相关报销票据资料：
Ø业务招待费申请单；
Ø相关费用发票；
Ø费用明细清单。
4.团队建设费报销
A.资料提交人：
办事处主任。
B.系统报销单发起人：
办事处内勤。
C.收款人：
办事处主任。
D.线下相关报销票据资料：
Ø团队建设费申请单；
Ø活动照片；
Ø相关费用发票；
Ø费用明细清单。
5.会议费用报销
会议费用需要单独报销，报销涉及大区销售会议、办事处经销商会议、办事处季度会议的费用报销，报销流程及具体要去如下。
报销流程：
办事处内勤须在每月9日之前根据本办事处上月《会议费用申请单》以及相关费用票据在OA系统中填写附件8《表2：
办事处会议费用报销汇总单》并提交进入审批流程。
线上流程：
办事处内勤→办事处主任→大区总监→销售管理部核销专员（办公、差旅费）→销售管理部经理→财务会计→财务经理→总经理→财务部出纳（线上线下同步审核）。
线下流程：
资料提交人→办事处内勤→办事处主任→销售管理部核销专员（办公、差旅费）→销售管理部经理→财务会计→财务经理→财务部出纳（线上线下同步审核）。
具体要求：
A.资料提交人：
会议所在地对应的办事处主任。
B.系统报销单发起人：
办事处内勤。
C.收款人：
办事处主任。
D.线下相关报销票据资料：
Ø会议费用的餐费、住宿费及会议场所租赁费用等的发票原件；
Ø费用明细清单；
Ø会议照片；
Ø会议费用申请单；
Ø附件7《表4：
会议签到表》；
Ø办事处会议费用报销汇总单。
E.时间节点说明：
Ø办事处内勤须在每月9日之前，在OA系统中填写《办事处会议费用报销汇总单》并递交进入审批流程。
Ø办事处主任将报销资料整理后签字确认，交办事处内勤。
办事处内勤须每月9日前将报销资料寄回公司销售管理部，并跟踪文件寄送及接收。
确保资料在每月12日寄到。
Ø销售管理部审核人员尽快完成审核，确保费用在收到报销资料的当月付款。
6.固定资产转交、变卖及报废
4.1固定资产转交
Ø移交条件：
原固定资产管理责任人因离职或调岗等工作变动需要将固定资产移交给公司内另一个接收人而需办理的固定资产转交手续。
Ø转交流程：
转交人【填写基础信息】→办事处主任→大区总监→销售管理部经理→销售管理部核销专员（办公、差旅费）【填写公司存档信息】→市场管理部稽核负责人【和转交人、接收人一起进行现场交接，并三方签字，填写办事处移交信息。
签字文件上传附件】→销售管理部核销专员（办公、差旅费）【信息存档，并给出公司处理意见】→转交人
Ø由接收人按照公司登记在册的固定资产清单，逐一核对检查，是否遗失和损坏，并按照附件4《表4：
固定资产及租房移交清单确认表》格式完成书面交接。
若有遗失或损坏，由责任人按第二章1.4规定赔偿。
Ø接收人检查后无异议，则双方在固定资产移交清单上签字确认，清单由稽核员上传OA附件，以备销售管理部存档。
4.2固定资产变卖
Ø变卖条件：
根据办事处日常事务需要，某些固定资产无法继续利用，处于闲置状态；固定资产老化且超出使用年限，办事处需要更换新配置。
Ø变卖流程：
由固定资产责任人按附件4《表5：
固定资产变卖申请单》格式在OA发起变卖申请。
流程：
城市经理→办事处主任→大区总监→销售管理部经理→市管部稽核负责人【实地检查无误后，与办事处固定资产负责人一起变卖，并双方签字。
将变卖清单上传至OA附件】→销售管理部核销专员（办公、差旅费）→财务经理
办事处中心城市固定资产由办事处主任直接发起变卖申请。
4.3固定资产报废
Ø报废条件：
固定资产超出规定使用寿命时间且经公司确定无法正常使用。
Ø报废流程：
由固定
升级会员 