三级秘书实务综合复习1.docx

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三级秘书实务综合复习1

秘书三级资格考试复习：

录像答题

一般：

（1）看秘书的着装，看是否着职业装

（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：

①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？

③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：

①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。

（一）关于商务活动中的签字仪式

　　注意：

迎客：

秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：

如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：

不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：

注意OK在不同国家的意思不同。

（二）宴请

　　注意：

场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序；关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。

考试大提供

　　（三）有关商务旅行

　　注意：

做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。

准备好后要想上司汇报。

召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

　　（四）有关沟通：

可能员工家属来闹事

　　秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。

对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。

领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

秘书资格考试：

秘书三级实务综合资料

（一）

礼宾次序常用的5种方法    

1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。

2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列

4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列 

5不排列即不分先后

涉外礼宾的准备工作。

1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。

3拟定来宾访问日程。

4.安排食宿

涉外会见、会谈的程序。

1提前约定。

2.通知对方有关事项。

3.准备工作.

4.迎接客人

5会见、会谈 

6.送别客人

接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；

（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；

（2）主要工作人员；

（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；

（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；

（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；

（5）参观费；（6）其他不可预见费用。

进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：

不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重

②依法办事：

国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律

③内外有别：

指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。

④了解国际交往的基本礼仪：

即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等

新闻发布会的注意事项

1. 确定新闻主题，选择发布良机。

2.挑选媒介单位、落实宴请范围。

3. 确定会议主持人，精选发人

4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。

庆典活动组织工作重点。

1.前期调查研究 2.精心策划准备。

3.选择最佳时机。

4.邀请嘉宾光临。

5.编排活动程序。

6 安排其他活动。

7.善后工作处理。

开放式和封闭式办公室优缺点。

1开放式：

有利于沟通 节省办公空间 办公设备共享。

难保机密 干扰大 无私人空间

2.封闭式：

有利于安全保密 集中注意力 保护隐私。

难交流 费用高  

选择不同办公模式的方法

1.认真分析现有工作模式存在的问题。

2.综合分析不同模式各自优缺点。

3.确定新的办公模式。

4.根据新的办公模式制定相应规章制度。

5.确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务

3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益

4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。

7人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8人事制度的改革，必须打破“铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极

秘书资格考试：

秘书三级实务综合资料

（二）

制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据

3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致

4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限

2每一项任务的数量和质量要求。

3每一项任务所需费用和其他资源

4每一项任务所承担的人员及负责人。

5每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向

3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。

4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行度突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能

7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：

1加强领导 统一指挥2.快速反应 控制事态发展3以人为本 保护公众利益4公开透明 面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：

1.作为事故处理的一依据2.作为安全教育的案例资料3.便于应对各种赔偿案件

内容：

1.《事故情况记录表》：

事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。

证人

2.《工伤情况报告表》：

事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：

优点：

为组织增加固定资产。

使用方便。

缺点:

一次付费过高。

设备难更新。

2租用：

优：

最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。

租用协议包括维护修理。

便于更新换代。

缺点：

常年租用费用过高。

提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：

提出购买申请 审批落实费用 选择供应商 签订供货合同 货物验收入库支付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用 

⑴比较不同供应商的要价：

初次洽谈的价格 

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：

占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金 

2.质量和交货 

⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商 

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠 

3.服务和位置 

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式 

⑵供应商所在地点方便联络和交货 4.安全和可靠性

⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等 

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

申请费用以及报销结算的步骤是

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。

5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。

如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。

6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

秘书资格考试：

秘书三级实务综合资料（三）

制定采购预算方案的程序和内容

1程序：

确定预算基数 调研 确定采购的产品 编写预算方案 修改完善方案

2内容：

预算的项目名称 目标 需要的办公资源 采用预算方法 测算的依据 支付预算标准

政府采购主要方式

公开招标 邀请招标 竞争性谈判 单一来源 询价 国务院政府采购监督机构认定的其他方式合理调配和利用办公资源

1.a制定合理的调配计划：

根据有关开支规定、现有库存、轻重缓急、逐项作出调配计划，计划要又预见性和合理性，并注意在工作中不断调整满足办公需要。

B保证重点物品的使用对工作性质重要的部门实行倾斜政策。

2.建立办公资源运行档案（购买信息 维修合同 操作指南 所有资源情况列表 基本信息 日志记录和故障登记）

3.管理办公资源的注意事项（及时更新记录 按规定清退办公用品、设备 掌握人员流动情况）

会议筹备

1作用：

了解会务工作的全局 加强协调沟通 确保会议目标实现

2特点：

全面性和具体性 计划性 明确性本文来源:

考试大网

3原则：

严格时间 事项明确 会议必要

4内容：

会议主题于议题 会议名称 会议议程 时间和日期 地点 需要设备和工具 会议文件会议人员组成及人数 与会人员的组成 会议食宿安排 确定会议经费安排 会议筹备机构和完成任务的期限

会议应急方案的内容

1.会议中可能出现的意外事件：

人员问题 场地问题 设备问题 资料问题 健康与安全问题与会者情绪问题 与会者返程问题 行为问题

2.明确意外事件出现时工作人员的责任

3.处理会议中意外事件的方法：

同上组织电话会议的方法

发出会议通知 分发会议资料 安排会场 接通电话 相互通报出席情况 记录

组织视频会议的方法

视频会议的会场 做好会场布置工作 配备和检查设备 设备维护 为减少租用通信线路的时间 节约费用

远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：

会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

本文来源:

考试大网

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

会议筹备情况检查主要内容

1会议准备工作是否充分

2文件材料的准备

3会议布置情况

4礼仪接待人员的准备

5环境条件与用品的准备

6保卫工作的检查7检查其他内容

做好会务筹备情况检查的方法有两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。

因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。

远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。

一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。

因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。

为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。

张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。

为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。

应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。

此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。

配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

7）远程会议要加强对设备的检查

秘书资格考试：

秘书三级实务综合资料（四）

会议协调的内容

1协调会议召开的时间地点出席人员列席人员

2协调会议相关事项

3协调会议议题

4协调会议纪要

5协调会议决定事项的落实

推进会议进程的方法

1了解会议主题和议题

2严格遵守会议时间

3主题明确

4鼓励和引导与会者

5消除交流故障抵制不和谐因素

6合理安排议题

7掌握会议休息的时机

8适时结束会议

会议经费使用的方法

1以节约为原则，需要开支的项目要尽量列的详细具体

2向会议筹备委员会的领导人提出申请并按照审批权层层审批

3领导审批后由财务部门提取现金或填写支票

4支出会议经费

5领导审批后按本单位零用现金、开支标准和报销的这种财务制度和规定办理结账手续。

会议总结的目的

1检查会议目标的实现情况

2检查各小组分工执行情况

3检查个人工作情况

4表彰先进个人

5妥善解决会议遗留的问题

高效率会议的决定因素

1会议召开的必要性

2经过精心准备

3地点选择适中

4形式多样化

5严格执行了会议的各项议程

6与会者经过认真确认和专心挑选

7严格开会、散会时间

8会议作出的决定事项

9会议经费支出合理

10会议服务热情周到

信息利用的要求

1信息利用要给组织带来效益

2信息利用要对社会环境和公众负责。

不能损害社会环境和公众利益

3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规

登记

（1）登记的含义：

登记即建立信息的完整记录。

（2）登记分为两种类型； 

①总括登记，对存储信息按批分类登记； 

②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

（3）登记形式有两种：

卡片式登记、薄册式登记。

2、编码：

（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数 

（3）编码的两种方法：

①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码； 

②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类

提供档案利用的要求及方式

1要求：

依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

2方法：

开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

编写大事记的工作步骤和注意事项

1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。

编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。

写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。

同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。

2.大事记主要由大事记记述和时间组成。

大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。

大事的合理选择是撰写着部分之一。

大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。

而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列

三级秘书工作实务专项练习

第一套练习题

1、秘书对办公室进行健康安全检查的内容应包括（ ）．

（A）通道宽度 （B）工作流程

（C）噪音大小 （D）插头插座

2、秘书在提供口头信息时，应（ ）．

（A）只提供允许提供的信息 （B）只提供自己公司的信息（C）积极向客户提供公司的各种信息 （D）避免通过电话提供保密信息

3、秘书在给客户的电话留言中答复关于客户来访事宜时，应留下的重要信息有（ ）。

（A）秘书留言的时间 （B）客户可采访的时间

（C）秘书的姓名和电话号码 （D）客户的电话号码

4、秘书在报销差旅费时，应（ ）．

（A）将发票用胶水粘贴在差旅费报销单背面

（B）将发票用大头针别于差旅费报销单正面

（C）将发票装入信封后，附于差旅费报销单背面

（D）将收据用胶水粘贴于差旅费报销单正面

5、秘书为上司购买机票时，可以（ ）。

（A）用自己掌管的零用现金去购买

（B）提交申请报告并领取支票购买

（C）向财务部门申请领取现金购买

（D）先自己垫付费用购买，再去财务部门报销

6、下面（ ）的内容，应记录在秘书为上司填写的工作日

志中。

（A）下午3点前落实上司举办的晚宴人数 

（B）上司下午4点看望住院员工

（C）上司要求秘书今天完成统计表 

（D）医院约上司上午9点去看牙医

7、秘书做办公用品库存记录的目的是（ ）。

（A）估价库存金额 （B）减少空间浪费

（C）监督使用情况 （D）保证库存充足

8、为了做好电子信息的安全工作，秘书应当注意的事项包括（ ）．

（A）计算机中不要存放保密信息

（B）打印保密材料要人不离机

（C）正在录入保密文件的计算机屏幕不要面对来访者

（D）计算机不要经常进行杀毒

9、当同事询问能否不参加你通知的会议时，你应（ ）．

（A）不做任何回答 （B）请他去问上司

（C）回答“我管不了” （D）回答“这样不好’

10、在库存保管过程中，正确摆放办公物品的方式是（ ）。

（A）新物品置于旧物品的前面 （B）份量重的物品放上面

（C）小件用品放在大物品前面 （D）体积大的物品放下面 

参考答案

1、ACD 2、 AD 3、BC 4、A 5、BC 6、BD 7、ABCD 8、BC 9、 BD 10、CD

第二套试题

1、秘书对于接待规格的正确理解是（）

（A）接待规格越高越好（B）接待规模越大越好

（C）接待规格越准确越好（D）接待规模越小越好

2、接待计划确定后（）

（A）应提前通知来访者（B）不必告知来访者

（C）应同时告知接待方的姓名和日程安排

（D）应事后告知接待方的姓名和日程安排

3、制定接待计划应包括的主要内容有（）

（A）确定接待规格（B）了解对方目标

（C）拟定日程安排（D）提供经费列支表

4、确定接待人选应考虑的因素有（）

（A）访客的职务（B）访客的学历

（C）访客的性别（D）访客的要求

5、在部门的横向沟通中，要提高沟通效率，就应避免（）

（A）耐心倾听和叙述（B）强调本部门的障碍与困难

（C）忽视他人观点的倾向（D）换位思考

6、公司行政部的秘书应经常对（）进行安全检查

（A）办公环境（B）办公设备

（C）生产车间（D）研发部门

7、秘书若发现公司许多部门所使用的计算机屏幕常被强光照射，则应填写“（）”

（A）设备使用表（B）设备故障表

（C）隐患记录及处理表（D）事故情况报告表

8、秘书应自觉做好文件（）等方面的保密工作

（A）接收（B）加工（C）传递（D）保管

9、值班工作的主要内容包括（）

（A）做好电话记录（B）做好接待记录

（C）填写好值班日志（D）做好信息传递

10、出于安全考虑，商务旅行时通常携带（）

（A）信用卡（B）支票（C）汇票（D）大笔现金

11、（）属收文阶段的工作。

（A）签发（B）登记（C）拟办（D）审核

12、应销毁的文件需具有（）的特点。

（A）已办理完毕（B）已过保密期限

（C）没有存查价值（D）没有归档价值

13、库存记录的方式有（）

（A）填写库存卡（B）填写进货卡

（C）利用电子报表（D）使用库存记录软件包

14、办公设备和耗材的库存管理要保持（）数据的一致

（A）进货卡（B）出货卡（C）订货卡（D）库存卡

15、秘书的工作日志可包含（）等内容。

（A） 上司日志的相关事项（B）为上司准备会议发言稿

（C）撰写自己的工作总结（D）为某次活动联系媒体

1、C 2、AC 3、ACD 4、A 5、D 6、AB 7、C 8、ACD 9、ABCD 10、ABC 11、BC 

12、ACD 13、ABD 14、ABD 15、AD 

第三套试题

1．维护办公室环境和管理办公设备明确由（ ）负责。

a．领导 b．维修工 c．秘书 d．群众 

2．企业办公室中安全检查的方法有（ ）。

 . 

a. 定期检查办公环境和办公设备的安全

b. 在职责范围内排除危险或减少危险

c. 有责任报告、跟进和解决个人职权 无法排除的危险

d. 发现异常情况及时报告和处理并做好记录

3．办公室安全检查包括（ ）。

a．办公环境 b．办公用品 c．办公条件 d．办公设备

4．信息的安全及保密从载体上分通常包括（ ）。

 .

a．口头信息 b．文件信息 c．纸面信息 d．电子信息

5．秘书在保密工作中需要注意（ ）3个方面的工作。

a．办公保密 b．文件保密 c．会议保密 d．科技保密

6．一般组织中都规定如下（ ）特殊类型的信息需要保密。

 .

a．人事信息 b． 财务信息 c．产品信息 d．客房信息

7．秘书值班工作的主要内容包括（ ）。

a．记好值班电话记录 b．记好值班接待记录

c．记好值班日记 d．做好信息传递

8．一般大型企业完善的值班管理制度通常包括（ ）。

 .

a．信息处理制度 b．岗位责任制度

c．保密制度 d．交接班制度

9．秘书要在领导出差前办理好费用事务，其主要方法是（ ）。

 .

a．银行卡 b．信用卡 c．旅行支票 d．快汇

10．公文形成过程的正确程序是（ ）。

a．议拟 交拟 撰拟 审核 签发

b．审核 签发 交拟 撰拟 议拟

c．交拟 议拟 撰拟 审核 签发

d．撰拟 议拟 交拟 审拟 签发

11．公文处理的基本程序是（ ）。

a．登记 签收 拟办 批办 承办

b．拟办 签收 登记 承办 批办

c．承办 登记 签收 拟办 批办

d．签收 登记 拟办 批办 承办

12．办理完毕没有归档价值的公文销毁要执行的程序是（ ）。

a．领导审查签批 逐件核定造册 部门进行鉴定 指定地点销毁

b．部门进行鉴定 逐件核定造册 领导审查签批 指定地点销毁

c．逐件核定造册 领导审查签批 部门进行鉴定 指定地点销毁

d．部门进行鉴定 领导审查签批 逐件核定造册 指定地点销毁

13．应销毁的秘密公文要登记的