办公室管理简答设计论述历届试题汇总.docx
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办公室管理简答设计论述历届试题汇总
办公室管理（简答、设计、论述题）历届试题汇总
一、简答题（每小题10分，共20分）
1、简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?
形式是怎样的?
答:
会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。
它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。
可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。
两种形式：
（1）议决性会议纪要。
是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。
（2）周知性会议纪要。
用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。
2、什么是文员的挡驾方法?
主要的挡驾法有哪几种?
一般应怎样做?
答:
对于上司不必要接见的来访者,不必要参加的邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝.文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的止的即可。
（1）电话挡驾。
上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。
上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。
（2）来访挡驾。
先问清来由，判断能力有无必要引见给上司，或先作请示。
（3）会议、活动挡驾。
对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。
3、简要说明会议纪要有什么作用？
有哪两种形式？
答：
①会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。
②可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。
③有两种形式：
议决性会议纪要和周知性会议纪要。
4、简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作？
答:
（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上四审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。
如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
5、文员进言是指什么？
进言具有什么作用？
方法和要求是什么？
答案：
（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
（2）参谋作用；（2分）（3）补缺作用；（1分）（4）增进关系作用；（1分）（5）适事。
紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；（1分）（6）适时。
考虑时机；（1分）（7）适地。
看场合；（1分）（8）适度。
要注意掌握分寸。
6、文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：
会议名称；会议记录人的姓名、盖章；时间（开始时间、结束时间）；会议地点；议题；主持人、主席；出席者名单；会议的经过情形及结论；相关的资料；下次会议预定日期。
7、文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点？
答：
（1）充分了解即将开始的工作内容；
（2）思考以什么方法进行效率会最佳；（3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。
还需要进行一般阐述。
8、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？
具体做法是怎样的？
答：
有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法：
在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法：
设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。
9、旅行结束后，文员应主要完成哪些工作，请予以设计？
答:
（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期。
办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？
请简要说明。
答:
一是为上司服务；二是为组织服务；三是为公众服务。
二、设计题（每小题15分，共30分）
1、某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打入市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。
如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做?
答:
（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短；（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。
2、文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
答:
（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上四审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。
如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。
（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
3、安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。
上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室内主请小李作好准备。
假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？
答：
①.接送任务。
②.了解来宾。
③.制定计划。
④.预定食宿。
⑤.迎接来宾。
⑥.商议日程。
⑦.安排会议。
⑧.陪同参观。
⑨.送别客人。
⑩.接待小结
4、上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术入股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。
德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室内主请小李作好准备。
假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？
答：
①.接送任务。
②.了解来宾。
③.制定计划。
④.预定食宿。
⑤.欢迎来宾。
⑥.商议日程。
⑦.礼节性拜访。
⑧.宴请。
⑨.正式会谈。
⑩.签订协议书。
⑾.陪同参观游览。
⑿.互赠礼品。
⒀.欢送来宾。
⒁.接待小结。
5、所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？
文员应如何应对？
答：
（l）固执任性的来访者。
死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。
坚持说你没有权利更改规章制度。
可保证：
如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
（2）进行威胁的来访者。
悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
（3）情绪激动的来访者。
如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。
（4）骗人的老手。
他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。
必须保护公司和上司的利益。
6、作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？
答：
具体应注意以下方面：
①桌子和办公器械是否摆放平稳，有无歪斜和灰尘？
②时钟是否拨准并正常走动？
日历是否准确？
③办公室内温度和湿度是否调到适意的程度？
④盆景、挂画是否得体？
草树是否修剪新鲜？
⑤报纸、杂志是否最新的一期？
⑥书架是否归置妥当，摆放整齐？
⑦来访者使用的沙发坐垫、靠背套是否干净，有否皱褶？
⑧窗帘是否干净，拉链是否好使？
百叶窗、垂直帘角度对否？
⑨废纸篓是否垫好了垃圾袋？
⑩摆放在上司办公桌上的用品是否整理好了？
有无需要补充？
7、文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？
答:
（1）不要时区报告的适当时机，最好是在完成被指示工作之时，但也有时要在未完成前作期中报告；如果上司太忙，或报告时间长，要预先约好时间。
（2）不要弄错报告对象及顺序，要直接向指示工作的人报告，顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，事先要把要说的事及顺序整理好，一定要简短、扼要、流畅；复杂的报告，内容要按5W2H的原则检查是否有遗漏。
8、某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？
要考虑哪些因素？
答:
（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；
（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。
9、某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。
小胡应该怎么设计？
来电单位来电号码来电者姓名分机
来电时间年月日时分手机
内容摘要：
上司批示处理结果记录人
三、案例分析题
1.请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息，几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。
奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。
在经过周密的检查之后，技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。
细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红色纸片，便向副厂长汇报。
副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。
户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致，幸未伤人。
又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。
查清了原因，副厂长当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了厂方的责任"未在冰箱使用说明书上写明:
冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。
"此话引发出记者们的哄堂大笑，这件事就此喜剧性结束。
几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
答:
（1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上的反馈。
（2）有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。
（3）文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。
2.A公司原定于12月25日18:
00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。
为此，发了请柬邀请有关领导和嘉宾光|恼，在请柬上把时间、地点写得一清二楚，要求自行前往。
还通知了全体员工下班后赶往。
可当部分员工提前在16:
00赶去时，却发现预订的能容纳50人的大包房己为B公司占用。
经询问，当初A公司预订时，B公司已先预订，但正考虑与娱乐总汇变更预订时间，没有最后确定。
当时大堂负责人说"若B公司换了时间，则包房由A公司用，不用再通知了"，事后由于总汇工作人员的疏忽，忘了将时间冲突情况告知A公司。
结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突，造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时，最后交涉元果。
不得不再包车前往附近另一宾馆举行。
最后活动早早收场，大家扫兴而归。
（1）为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
（2）如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动?
（3）如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理?
答:
（1）A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。
（2）应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责。
（3）由专人负责预订，初步确定以后向上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定。
活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间、日期、地点。
（4）案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。
（5）在活动开始前半天，文秘人员应提前到场，布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决（6）如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间。
（7）应立即联系附近其他饭店、宾馆，先安排领导和嘉宾前往。
（8）可在活动项目上增加一些内容予以补救。
（9）有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔。
3、案例分析题
新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。
考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对非人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。
见到客人，小马热情地走上前去，大声说着"欢迎、欢迎”。
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请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举?
应该怎样做才是正确的?
答:
（1）握手礼仪，主客之间，应该主任先伸手；
（2）替客人拿行李应应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等式不合适的话题；（5）应该和客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
海金精密仪器有限公司的技术开发部有8个工作人员，他们群策群力，花了整整一年开发了BRM系列产品，经。
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答：
（1）应安排在本周的星期五下班后宴请，这时一周的工作已经结束，第二天是休息，晚一点也不影响工作。
找个比较安静幽雅的餐馆，包个单间，总经理与大家上下级可交流感情。
（4分）
（2）卜小姐应到技术开发部去向大家表示祝贺，并当场邀请。
如果用电话通知，不能产生亲切感和更理想的气氛。
（4分）（3）宴会快结束时卜小姐可把技术部负责人拉到一边，把500元交给他，悄悄说：
“我和总经理回去后，你们可不受拘束再饮一杯，或找个卡拉OK唱唱歌，明天把发票交给我就行。
”发放纪念品会给公司其他人员知晓，造成不必要的麻烦。
（4分）（4）可以建议总经理给每人发奖金，还可建议在全体职工大会上表扬技术开发部。
这样可激发其他部门的积极性。
5、某公司安排懂法语的小沈和办公室秘书小陈参加与法国某公司的商务公谈，范总经理特别叮嘱两位要做好准备工作。
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答：
（1）衣着。
二位女士穿着打扮不符合特定的会谈工作要求；而且也影响了范总的形象，小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；（5分）
（2）卫生习惯。
小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（2分）（3）应变能力。
小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。
范总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商；（4分）（4）领导权威。
小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。
找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。
6、请对下面发生的情况以有致歉函所涉及的相关内容进行适当分析。
美国某花店经理接到一位顾客的电话，说她订购的20支玫瑰送她家的时间迟了一个半小时，而且是花已经不那么鲜艳了。
第二天，那位夫人接到了这样的一封信。
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答：
1.这是一位老顾客,所反映的情况应不容置疑,首要考虑的应是怎样补救
2.补救.一是可以接到电话立即派人马上再送20支玫瑰,二是给予适当的赔偿货款.
3.道歉,赔偿只是物质上的表示,道歉更能从心理上表达对顾客的尊重,方式可以是也打个电话,但是写信则显得更加郑重其事.
这封信,先是表示感谢和全额赔偿,其次才解释原因,又不只是就事论事,这提出了防止以后发生类似事情的保证,最后再联络一下
感情,表示了商店对顾客的基本原则和态度.
此信即使是文秘人员写的,也应由经理亲笔签名,以示对顾客的尊重.
7、请将以下列文件分别组合成三到四个案卷，并拟制案卷标题：
1、市教委关于2008年招生工作的通知；2、北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；3、北京广播电视大学生2008年招生工作计划。
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答：
一、案卷一：
市教委、北京广播电视大学关于招生工作的通知、请示、批复
（1）市教委关于2008年招生工作的通知；（4）北京广播电视大学关于2008年招生工作的请示（呈市教委）；（5）市教委关于北京广播电视大学2008年招生工作的批复；二、案卷二：
北京广播电视大学关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知。
（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；（6）北京广播电视大学校务会议关于调整系主任的决定；（7）北京广播电视大学关于调整系主任的通知；（8）北京广播电视大学关于做好开学工作的通知；三、案卷三：
北京广播电视大学招生工作计划、年度工作总结（3）北京广播电视大学2003年招生工作计划；（12）北京广播电视大学2003年度工作总结；四、案卷四：
北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量的报告。
（9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作的报告；（10）北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作的报告；（11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量的报告；
8、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请款，结果两位领导的意见很不一致。
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.答：
①小曹犯了多头请示的错误。
遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；②在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到馗尬的境地；③两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；④如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行；⑤如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。
这时文员执行主要决策人的意见。
9、新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。
考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对非人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。
见到客人，小马热情地走上前去，大声说着"欢迎、欢迎”。
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请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举?
应该怎样做才是正确的?
答：
（1）握手礼仪，主客之间，应该主任先伸手；
（2）替客人拿行李应应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等式不合适的话题；（5）应该和客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
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