集团财务管理中心费用管理制度.docx
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集团财务管理中心费用管理制度
集团财务管理中心费用管理制度
第一章总则
第一条费用管理目的
加强公司财务管理，明确费用开支管理的流程以及各环节的职责与权限，严格控制费用支出。
第二条费用管理原则
公司费用实行预算管理、标准控制、集中反映、有效监督、节奖超罚的管理原则。
第三条费用管理实施
一、所有费用均按公司要求编制年度预算并分解到月按月实施。
二、公司各中心须在每月28日前根据下月工作计划制定本单位费用开支计划，报财务管理中心后经公司月度工作会议通过，并董事长批准后，为公司当月的费用开支计划指标。
第四条计划外费用审批
计划外费用开支，根据实际情况一律报总经理（董事长）审批后由财务管理中心进行调整下达。
第五条费用管理职能中心
公司财务管理中心是公司费用管理的职能中心，各职能中心是公司费用的责任中心。
即各级审批领导对各项开支的合理性、真实性负责，财务人员对开支的票据合法性、金额准确性、审批手续的完备性及资金流向负责，并在预算的范围内控制。
第六条费用支出的内容
本制度所称费用支出包括：
工资、福利费、社保费、工会费、应酬费、办公费、差旅费、汽车费、水电费、物业费、房租费、通讯费、文印费、折旧费、税费、培训费、其他费用等管理费用及财务费用、销售费用。
第二章费用审批的一般原则
第一条授权审批制度
公司费用开支实行授权审批制度（见附表），所有费用都必须经财务总监审核，经有批准权的总经理（总经理不在时所指定的副总经理）、董事长批准后，由财务管理中心统筹安排支付。
第二条公司费用开支审批权限和程序
公司费用开支审批权限和程序详见附表，一般程序为：
费用当事人申请→相关中心总监确认→财务管理中心审核→总经理。
第三条员工费用由总经理（总经理不在时所指定的副总经理）行使审批权，总经理费用由董事长审批。
第四条总经理“一支笔”审批制度
费用报销实行总经理“一支笔”审批制度（总经理不在单位由总经理授权副总经理审批后再由总经理补签），总经理费用由董事长审批。
第三章费用报销的一般要求
第一条费用报销凭证
各中心在业务发生时，原则上应取得税务中心认可的合法票据，即应取得正规发票或非经营性统一收据，发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能做报销凭证。
第二条报销发票内容
发票内容要填制齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额要清楚，大、小写要一致，涂改无效。
第三条印章齐全
印章要齐全，须有收款单位公章（或发票专用章）及收款人签字（章）。
事业单位的收据，要有财务专用章。
事业单位的收据，须是税务中心统一印刷的收据。
第四条票据遗失
从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管不善，被盗、遗失，后果自负，原则上不予报销。
但有相关证明和担供有效证据，经总经理批准的除外。
第五条费用说明清单
费用报销时须真实地填写“费用说明清单”（附表3），以便领导审批。
第六条费用报销
各类费用原始单据应由经手人（或当事人）分类整理后，整齐地粘贴（一律统一使用原始凭证粘贴单以左上角对齐横向依次粘贴。
对粘贴不整齐、达不到装订凭证及档案管理要求的，财务有权要求重新粘贴在费用报销单或差旅费报销单后，并注明单据张数和各类费用金额，准确填列在报销单上，由中心总监审查签字后交财务管理中心审核开支是否有预算、票据是否合法、金额是否正确，审核无误后由财务总监核准、总经理签字后方可支付。
第七条销售方盖章的销售清单
如购置多种办公用品、礼品、材料物资等开具一张发票且未单项列示的，必须同时提供有销售方盖章的销售清单，清单列示金额与发票一致方可报销。
邮资报销应随发票提供寄往目的地的凭证。
第四章差旅费管理
第一条出差员工的市内住宿费、伙食补贴费、目的地市内交通费，实行“总额包干、分项计算、限额扣除、超支不补”的办法（实报实销人员除外）。
总额包干按实际住宿天数计算报销，伙食补贴费按出差的日历天数减去实际住宿天数计算报销，市内交通费按在出差目的地天数减去实际住宿天数计算报销。
当天往返的不报销住宿费。
第二条出差审批规定
一、出差审批权限及报销手续的规定：
员工出差均须经总经理或董事长批准，总监以上人员出差由董事长批准，出差人返回单位一周内凭批准后的《出差申请表》和发票办理报销手续。
二、中心总监应根据工作需要确定出差人数、地点和时间，严格控制差旅费用，非本公司业务需要的会议、学习等，审批人不得批准出差。
三、出差借支差旅费审批按资金开支程序执行，其流程如下：
出差人申请→中心总监审核→主管副总审核→财务管理中心审核→总经理（或董事长）审批，两人以上出差由职务最高者借支和报销。
第三条差旅费用报销规定
一、员工的出差费用，按规定凭单据报销，实际费用超过按规定扣除后的包干费用部分的需自理，节约的按规定奖励给个人。
二、员工连续乘坐车船8小时以上，考虑到乘坐车船在途期间伙食费用较高等原因，在途期间凭车、船票按规定的住宿限额标准的50%计发伙食补贴（不另计发当日伙食补助）。
三、出差人员住在亲友家，无住宿费依据的，按标准的30%计发住宿补贴。
因工作需要长期在家住地出差，并在家住宿的，不报销住宿费补贴，但按标准发给伙食补贴。
四、出差乘坐交通工具的规定
1、乘坐车、船、飞机的标准：
项目
火车
轮船
飞机
汽车
高级管理人员
软席卧
二等舱
普通舱
按实报销
中级管理人员、高级员工
硬席卧
三等舱
总经理批准
空调大巴、公共汽车、大中小巴
其它员工
硬席卧
四等舱
总经理批准
同上
注：
高级管理人员含董事长、总经理、副总经理。
中级管理人员含各中心总监、付总监。
高级员工指受聘高级职称以上员工。
2、因特殊情况需要提高乘坐标准的，应事先经分管副总同意，并经财务总监、总经理批准方可报销。
3、除乘坐飞机外，一般应选择其他交通工具中乘坐时间较短的交通工具。
第四条出差交通费管理办法
长途交通费实行凭票据实报销的原则，具体规定如下：
一、员工乘坐火车，从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜4个小时以上的，或连续乘坐火车超过12个小时的，必须购买卧铺车票。
二、出差路程超过200公里以上的，可乘高速公路豪华客车。
三、双人（同性）出差住宿费按1个人的标准限额加上双人交通费、伙食补贴计算的包干费用，按差旅费用报销原则凭票报销。
四、两人以上同行出差时，低级别员工可随其中享受高标准的一同乘坐交通工具和住宿（因工作需要必须同住）。
一人单独出差携带重要资料的，经总经理及财务总监批准可按本人报销标准的1.5倍报销住宿费用。
副总以上领导可以住单间。
五、夜间乘坐轮船超过4小时的，须坐二等以上舱位。
第五条住宿费、伙食补助及市内交通费标准
员工长途出差，其住勤补贴实行包干，标准如下：
项目
副总及以上（元/天）
中心总监正（付）职、和高级员工（元/天）
部门经理（正付职）（元/天）
一般职员（元/天）
住宿费
伙食费
市内交通费
合
计
住宿费
伙食费
市内交通费
合计
住宿费
伙食费
市内交通费
合计
住宿费
伙食费
市内交通费
合计
县、县级市级以下
200
30
20
250
175
30
20
225
160
25
15
200
地级市
250
50
30
330
220
35
25
280
210
30
20
260
省会城市
四星级
400
60
40
500
300
45
35
370
230
40
30
300
直辖市及沿海城市
四星级
500
60
50
610
350
55
45
450
260
50
40
350
说明：
副总以上级别实报实销，不再享受补贴。
第六条差旅费报销注意事项
一、员工趁出差或调动工作之便，事先经单位领导批准后就近回家探亲办事，其绕道车、船票，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理。
扣除标准：
火车按快车（包括特快）票价计算，符合乘坐硬席卧铺条件的，按硬席中铺计算。
轮船按三等舱位票价计算。
符合乘坐二等舱位的，按二等舱位票价计算。
如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车、船票按实报销，不发给绕道和在家期间的出差伙食费、住宿费，并不予报销绕道期间的市内交通费。
二、出差员工经批准乘坐飞机，其乘坐往返机场的专线客车费用，可在包干费用之外凭据报销（可以报机场至市内的出租车费用一次）。
三、出差员工自带交通工具，不报销出差地市内交通费。
四、伙食补助不分途中与住宿，统一按抵达地计算。
五、员工参加在外地召开的各类会议，由主办单位统一安排食宿的，凭票实报实销，不再计发食宿补贴，交通费凭票在限额内报销。
凡会议主办单位出具食宿费自理证明的，回各单位按按差旅费用报销原则凭票报销。
集团公司内部会议按会议统一安排，据实报销。
六、员工出差进行特别商务活动，住宿费需超过规定标准以及需异地租车的，须向总经理请示和财务管理中心备案才可开支，由总经理审批后据实报销，不计入包干费用，但租车后扣除租车当日的市内交通补贴。
七、员工到集团公司内部单位出差，如由内部单位免费安排食宿的，不再享受出差食宿补贴、但享受市内交通补贴。
八、因工作原因需在出差地请客的或随请的，请客一次当天伙食补贴按50%计发，请客两次当天不发给伙食补贴。
九、因工作需要派驻外地的常驻人员，另行规定。
十、员工到集团公司内部所属单位出差，其住宿费、伙食费、汽车费等费用在离开时应全部结清，不允许签单，财务管理中心亦不能代为结账。
十一、公司司机出市外长途车，以实际天数按一般员工长途出差的住宿、伙食标准包干执行，非特殊情况不享受市内交通补贴。
十二、员工出差期间，要提高警惕性，保管好车票、单据，如发生遗失，需有相关证明人或担供有效证据，并经中心领导，财务管理中心审批，经总经理批准后，方能报销。
十三、公司员工随同高级别人员一同出差，其出差标准可按高级别人员相应标准执行。
公司员工随同副总以上级别人员一同出差，原则上不予发放伙食补贴和交通补贴。
十四、各中心总监对差旅费借支应根据出差地点、时间、本人差费标准等因素控制借支额度，出差员工必须在返回公司后一周内到财务管理中心报账并退回余款，无故拖延不报的，财务管理中心有权从本人当月工资中扣回借款，在尚未扣清之前不得重复借款。
第五章业务招待费用管理
第一条报销业务招待费时所附发票必须是开有日期的正式发票，当月报销的发票不能为已过开票日期一个月以上的票据，并且原则上实行谁开支谁报销的原则。
第二条原则上杜绝无票费用开支。
如工作业务需要开支无票费用（如娱乐费、洗理费等），1000元以上需事前先请示总经理或董事长同意后再执行。
对此类无票费用，需提供相关联的有效证明，才可报销。
每月开支的无票费用，需以文字报告的形式报总经理或董事长审批后，方可进行相应账务处理。
第三条交际应酬客人发生的礼品费报销，500元以上必须出具购货单位（商场、酒店等）的电脑打印明细清单，否则财务一律不予报销。
第四条对外付款原则上采取转账方式或银联刷卡结算，招待费不得现金支出，报销时必须提供银联刷卡记录单，特殊情况需总经理同意。
第五条所有招待费用开支原则上必须两人以上（含两人）经手，但陪客人员不得超过三个，相互监督，并由最高职务者接待和报账，出具发票和本次用餐菜单明细，否则不予报销。
如发现乱报、虚报、多报等违纪现象，经证实后不论金额大小予以开除。
第六条除公司业务送烟，其他中心及员工原则上不予配烟，否则不予报销。
第七条专程陪客旅游：
经总经理（或董事长）批准，经办人在总经理（或董事长）批准的定额内掌握使用。
第八条总监以下员工不经批准不能进行应酬、接待活动，接待对象、地点及规格需事先征得主管领导同意（一般员工500元/次、经理1000元/次）并有一个随同人员，先斩后奏一律不予报销。
总监应酬1500元/次。
第九条公司内部因加班而开支误餐费，经副总以上人员同意，由中心总监（副总监）主请加班员工用餐的，每人每餐不得超过30元且有所有人员签字方可入账，各中心每月不得超过三次，副总不得超过五次，总经理不得超过八次。
公司多部门同时加班由总经理（或总经理不在时指定副总）安排。
第十条集团内部单位检查或汇报，除陪客外，严禁相互宴请，严禁住高档宾馆，伙食按工作餐标准执行，且不予享受公司差旅费包干标准。
第十一条报销时应填列费用说明清单（见附表）。
第六章其他费用
第一条市内交通费用严格按照公司标准范围内报销。
报销票据须为当月票据，必须有票号，不得用连号或隔号连号票，更不得用互相交换连号票、过期票据及市外客车票据报销，违者取消当月交通费的报销。
第二条享受汽车补贴的，由本人提供有关汽车费用的有效发票在财务管理中心按批准金额报账，不得直接领取现金。
第三条享受通讯费用报销的人员，每月按总经理批准的标准在限额内按实际发生额报销一次，通讯费的报销只能是本人使用的当月一台手机费用，不得用第二台手机或家用电话费报账。
第四条汽车费用的报销，车管员和财务人员应严格按照公司的规定审核各项费用（包括维修费、汽油费、养路费、保险费、过路费、过桥费等），如未遵守公司的汽车费用管理规定进行审核，一律按照违纪行为给予处罚。
第五条广告宣传费费用发生时，由营销管理中心提出计划并申报，财务管理中心进行相应审核，如果属于月度计划内项目，财务管理中心审核并报总经理批准后，可以安排支付。
如果属于计划外项目，根据营销战略应该开支的，报董事长批准并完成追加预算程序后，方可安排支付。
第六条装修费费用发生时，由工程管理中心（或营销管理中心）提出计划并申报，财务管理中心进行相应审核，如果属于计划内项目，财务管理中心审核并报总经理批准后，可以安排支付。
如果属于计划外项目，报董事长批准并完成追加预算程序后，方可安排支付。
第七章费用控制
第一条公司各责任中心均要建立预算执行统计台账，并由中心总监审批时登计，财务管理中心提供电子台账，并每半月主动与财务对账。
第二条财务管理中心建立电子版统计台账，逐笔登记，并将及时使用情况反馈给各单位总监。
其流程：
报销人按规定填列费用报销单（按要求附费用说明清单）→中心审核→财务管理中心审核→预算责任人（副总、总经理、董事长）。
财务管理中心在对费用进行审核时，在填列费用时应说明清单上预算使用情况栏目，在票据传递过程中，预算责任人就能清楚地了解每次费用发生时当月费用使用情况及尚可使用余额，以利预算双向控制。
第三条预算结余可以跨月度使用，但不能跨年度。
第四条不同性质的费用类别间不能调剂使用，同类费用间经总经理（或董事长）同意可调剂使用，但工资项目等公司（集团）有明确规定的除外。
第五条公司预算执行过程中，各责任中心应随时检查、追踪预算的执行情况，形成分析报告并整改。
第八章罚则
第一条未按审批程序办理费用报销的，对责任人罚款100元/次。
第二条越权审批费用开支，未造成损失的，对审批责任人罚款100元/次；造成损失的，由审批责任人全额承担。
第三条中心费用必须在年度预算额度内开支，未经审批超额度开支的，按超出金额100%的罚款。
第四条费用开支弄虚作假，除收回弄虚作假金额外，另对相关责任人处以违纪金额100%的罚款，情节严重的，依法追究法律责任。
第五条财务人员未按规定的报销程序支付费用的罚款200元/次。
第六条财务人员未按预算管理限额费用的报销严格把关，致使责任人超计划开支，对相关财务人员罚款100元/次。
第七条与本公司工作业务无关，自行宴请亲朋好友发生的招待费私自在财务管理中心门报销的，责成责任人退回所报销金额并处罚款500元/次。
超标在集团公司内部相互宴请的罚款500元/次。
第八条总经理所有费用报销不经总裁或董事长审批的，对总经理罚款500元/次。
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