秘书四级工作实务题解答实例.docx
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秘书四级工作实务题解答实例
工作实务例题：
一、（15分）
便条
钟苗：
在上届科技交易会期间，我公司草签的一些意向书存在欠规范之处。
为此，公司准备在近期举办一期经济文书协作培训班，由相关人员专题讲授意向书的写作要领。
请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明，明日交我审定。
谢谢。
行政经理苏明
2004年3月25日
二、（15分）
便条
钟苗：
最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。
请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议，供会议筹备过程参考。
请于明天下班前将建议交给我。
谢谢。
行政经理苏明
2004年3月25日
三、（20分）
便条
钟苗：
公司上周召开了高新技术产品推介会，总经理急欲了解此次会议的社会效果，请你负责完成次项工作，并简要向我说明：
1．你准备从哪些渠道获得本次推介会的信息？
2．怎样才能全面收集相关信息？
3．如何对信息进行加工？
4．怎样完成推介会会议文件的立卷归档工作？
四、（共20分）
便条
钟苗：
我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。
行政经理谢飞
2005．5．22
五、（共15分）
公司收到顾客的来信，反映公司产品售后服务的有关问题。
但信中反映的一些情况不具体，请你与顾客进行电话沟通了解相应的信息。
请列出你利用电话来收集公司产品售后服务方面有价值信息的主要步骤。
行政经理谢飞
2005．5．22
六、（共15分）
备忘录
发自：
行政经理苏明
发给：
秘书钟苗
日期：
2005.6.2
内容：
2005年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。
视察内容包括：
听本公司领导叙职（上午9：
00~11：
00在公司主楼第二会议室）；中午11：
30~12：
30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：
20—16：
00）在本公司礼堂举行，下午13：
30—15：
00）；检查实验大楼的建设情况（15：
20—16：
20在工地现场）；晚餐在17：
00—19：
00举行（地点同中午）。
此次活动主陪人为我公司总经理，两为副总经理，办公室主任及秘书。
请你写一份接待计划，并列出日程安排表。
行政经理谢飞
2005．6．2
七、（20分）
便条
钟苗：
江苏远祥公司副总经理等五人将于9月25至28日来我公司进行考察。
请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体事宜。
八、（15分）
备忘录
发自：
行政经理苏明
发给：
秘书钟苗
日期：
2003.11.21
内容：
公司新成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。
谢谢
九、（15分）
便条
钟苗：
一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。
为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工介绍。
行政经理苏明
２００３年１１月２１日
实务题评分标准与答题方法（仅供参考）
例题一（20分）
电子邮件：
寄件人：
收件人：
抄送：
密送：
日期：
2004.8.12
主题：
关于工作日志
内容：
近日，公司录用了几位新秘书。
请帮我准备一份上司工作日志需要填写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。
谢谢
行政经理苏明
答案及评分标准
评分说明
1、本题满分为20分。
2、备忘录格式正确，2分。
3、秘书协助填写上司工作日志的内容，10分。
每答出下面中一点的主要内容给1分，进一步说明加1分。
1上司在单位内部参加的会议，活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。
2上司在单位内部接待的采访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。
3上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。
4上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。
5上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡和礼物。
4、秘书自己的日志的内容，8分，其中：
答全“秘书日志内容要包括和记清上司的5项日志内容”，给3分；
秘书自己的日志内容为以下降点，每答出1点的主要内容给1分，进一点说明加1分，但3点给分最高不超过5分。
1上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、拟订会议日程、草拟合同、订机票、订餐等。
2上司交办的工作，例如为答字仪式联系地点、媒体报道等事宜。
3自己职责范围内的工作，例如撰写半年工作总结、参加值班等。
5、若考生的问答在答案中没有出现，只要阐述符合情理，即可酌情给分。
参考答案
备忘录
发给：
行政经理苏明
发自：
钟苗
日期：
2004年8月24日
主题：
工作日志的内容
内容：
秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：
1、上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。
2、上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。
3、上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。
4、上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。
5、上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。
秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括：
1、上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。
2、上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。
3、自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。
例题二（20分）
便条
请你根据工作实践，从以下3个方面对承办周期制度进行具体说明，我将在下周部门全会上重申相关制度。
1、何为承办周期制度？
2、根据你的工作实践，至少提出5个方面工作的承办周期的具体要求，用表格开式展现。
3、公司在制定承办周期制度时，在内容和期限上需要考虑什么？
谢谢
行政经理苏明
2004.8.12
答案及评分标准
评分说明
1、题满分为20分
2、承办周期制度的理解，5分。
其中：
答出承办周期制度是“针对时效性制度的规则”的含义给3分，进一步说明再酌情加分，但总的加分不超过2分。
3、5方面工作承办周期的具体要求，11分。
其中：
⑴表格格式正确，给1分
⑵答出1方面工作行的1项具体时限要求，给2分。
时限要求的时间数可以不同于答案，只要合理即可给分。
⑶若考生回答的工作行为在答案中没有出现，只要明确其具体时限要求，且规定得合理，每项工作行为也可给2分。
4、订承办周期制度时需要考虑的4要点共4分，每要点1分。
参考答案
1、承办周期制度是指企业接到客房或询问者的问题后处理并回复的时间规定。
它是针对时效性抽订的规则，是在时效性上指导、约束人们行动的标准。
制度中量化的标准易被人们接受和执行，也方便衡量和监督，是企业的一种管理方法。
2、承办周期的具体要求：
工作行为
承办周期
接外线电话
应在4次铃声以内接起
打电话回答、告知对方信息
按对方指定的回应电话时回答所要求的信息
回复信件
收到信件后2个工作日内发出
紧急信件应该在收到信件后当天发出
回复电子邮件
收到电子邮件后12个小时内发出
紧急电子邮件应立即发出
处理投诉
接到后立即处理
投诉信应收到24小时内发出回函
归档
当日完成，周末进行清理，保证没有积压
复印
紧急归档应在2小时内完成
日常文件应在24小时内提交
紧急文件应在收到3小时内提交
订购
收到订单当天发贷
紧急订购立即处理，并使用快递服务发贷
例题三（10分）
便条
市场上出现了假冒我公司生产的空气净化器，消费者协会收到许多对这些假冒产品的投诉，直接影响了公司的声誉。
为此，公司决定举办一次信息发布会以澄清事实炷说明此次信息发布会如何准备。
谢谢
行政经理苏明
2004.8.21
答案及评分标准评分说明
1、本题满分为15分。
2、确定本次信息发布会的主题，1分。
本次信息发布会的主题解释性主题，1分。
3、选择本次信息发布会举行的时机，1分。
应选择第一时间，及时澄清事实，使组织形象的损失越小越好，1分。
4、确定信息发布会举行的地点，1分。
可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅进行，1分。
还要注意交通是否方便，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全，座位是否够和等，1分。
5、确定邀请对象，1分。
以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。
根据拟订邀请名单，提前发出邀请，1分。
6、选择信息发布会的主持人和发言人，1分。
可由行政经理或公关经理主持，公司总经理或副总经理担任发言人，1分。
7、准备会议资料，1分。
包括：
⑴发言稿：
⑵回答提纲：
⑶报道提纲：
⑷其他辅助材料，如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示；有关鉴定机构的质量合格鉴定报告等，1分。
8、预算会议所需费用，1分。
应至少列举出3项具体说明，如：
场租、交通费用、印刷费、音像设备租用费用、人员劳务费、茶点、礼品等，1分。
9、其他准备工作，1分。
如会场布置，音响设备的调试、礼品的准备、工作人员胸卡的制作、服务人员的仪态举止训练等，1分。
10、以上第6、7、8点中答出任意两点即可。
11、如考生的回答在答案中没有出现，只要阐述符合情理，即可酌情给分，但总给分不超过2分。
参考答案
1、确定本次信息发布人的主题。
本次信息发布会的主题属解释性主题。
2、选择本次信息发布会举行的时机。
应选择第一时间，及时澄清事实。
3、确定信息发布会举行的地点，可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全、座位是否够用。
4、确定邀请对象。
以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。
5、选择信息发布会的主持人和发言人。
可由行政经理或公关经理主持，公司总经理担任发主人。
6、准备会议资料。
包括：
⒈发言稿，⒉回答提纲，⒊报道提纲。
如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示，有关鉴定机构的质量合格。
7、预算会议所需费用，应至少列兴出3项具体说明，如：
场租、交通费用、人员劳务费、茶点、礼品等。
8、其他准备工作，如会场布置、音响设备的调试、礼品的准备、工作人员的仪态举止训练等。
实务题答题方法（仅供参考）
1．你是正大公司的行政，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。
请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。
参考答案：
（1） 介绍收集信息的基本方法：
1） 观察法2） 阅读法3） 询问法4） 问卷法5） 网络法6） 购置法7） 交换法
（2）介绍信息传递工作中应注意的事项：
1）区别对象按需传递信息2）做好例行信息的传递工作
3）加强非例行信息的传递工作4）收到的信息中发现重要情况要立即传递信息
2．公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？
参考答案：
在这种情况下，信息的取舍可采用两种方法：
一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。
3．你是宏达公司的行政，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。
请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。
参考答案：
（1） 介绍信息收集的渠道：
1） 大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等）2） 图书馆3） 数据库4） 供应商和客户
5） 贸易交流活动6） 信息机构7） 关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务、、统计等部门）
8） 调查渠道（深入市场，实地调查）
（2） 介绍信息传递的方法：
1） 语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等）
2） 文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递）
3） 电讯传递（电话、传真、电子邮件）
4） 可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）
4．公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。
作为的你将如何为这次新闻发布会做准备？
参考答案：
1） 要落实发布会日期、地点、出席名单；2） 准备展览用品、赠品；3） 制作工作人员及展览会使用标牌；
4） 发请柬和资料5） 拟写及印发有关信息材料6） 布置会场
5．下面是择取的XX市卫生局某年度形成的10份文件材料，请你按已学过的立卷方法，将其进行分类并组成案卷、拟写出案卷标题：
1）XX市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见
2）XX市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知
3）XX市卫生局关于2004年卫生学校招生的通知
4）XX市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定
5）XX市卫生局转发市中心医院《关于对余XX所犯错误的处分决定》的通知
6）XX市卫生局关于举办中等技术培训班的通知
7）中共XX市委关于任命 刘X为卫生局党组副书记的决定
8）XX市卫生局关于王X等同志职务任免的通知
9）XX市人民政府关于卫生局李X等同志的任职通知
10）XX市卫生局关于钟X等同志的任职通知
参考答案：
（1）将1、2、3、6组成一卷，案卷标题是：
XX市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知
（2）将4、5组成一卷，案卷标题是：
XX市卫生局、市中心医院关于对余XX所犯错误的处分决定、通知
（3）将7、8、9、10组成一卷，案卷标题是：
中共XX市委、市人民政府、市卫生局关于刘X、王X、李X、钟X等同志职务任免的决定、通知
6．下面是正大公司的几份待归档文件，请你判断一下应放在哪一年度立卷，并说明理由：
1）正大公司2004年工作计划（2003年12月30日成文）
2）正大公司2004年工作总结和2005年工作重点（2005年1月10日成文）
3）正大公司2002年－2004年三年发展规划（2003年1月15日成文）
4）正大公司2002年－2004年三年工作总结（2005年1月10日成文）
5）正大公司第三届科研成果交流会材料（该次会议于2004年12月25日召开——2005年1月5日闭幕，材料包括会议议程、开幕词、参加交流的科研、获奖者名单、闭幕词等）
参考答案：
（1）第一个文件应归入2004年；
（2）第二个文件应归入2004年；（3）第三个文件应归入2002年；
（4）第四个文件应归入2004年；（5）第五个文件应归入2005年。
7．下面是广东省妇联的几份文件，请你鉴别一下哪些需要立卷归档，哪些不需要立卷归档？
理由是什么？
1）广东省妇联XX主席在全国妇女工作会议上的典型发言
2）中共XX省委关于省委组织部XX、XXX等同志的任职通知
3）中共XX省委关于广东省纪律检查委员会刘XX贪污腐化的处理决定
4）广东省妇联关于全省妇女教育发展规划
参考答案：
（1）第1、4文件必须归档，因这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能；
（2）第2、4文件不必归档，因这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关，并不反映省妇联的历史发展面貌。
8．小刘是华美贸易有限公司的档案管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。
过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。
她这样做对吗？
请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。
参考答案：
（1）小刘的做法是不对的。
因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。
再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。
（2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析：
1） 分析档案的内容（着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性）
2） 分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的）
3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值）
4）分析档案的名称、稿本和外形特征
5）分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大）
6）分析档案的功能因素
7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）
9．宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？
参考答案：
（1） 合理选择档案库房位置：
1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近
3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射4）要与档案人员的办公室和生活区分开
5）门窗要加固
（2） 合理安排档案库房布局：
1） 库房区域应尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；
2） 档案人员办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间；
3） 利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
10．小钟在一拥有若干家分公司的大型企业担任办公室，目前，公司已经拥有比较完备的纸质档案检索系统。
为了提高档案检索的效率，她建议将利用频率较高的档案在总公司网站上公布，实现电子检索档案。
请你替她拟定电子档案检索步骤。
参考答案：
（1） 建立网站。
若要提供电子文件网络检索，建网站是第一步；
（2） 加工检索信息，组织检索数据库。
第一步，收集数字形式的检索工具和著录条目，对它们之间的联系进行分析；第二步，在分析的基础上，设计站点体系结构和导航方案；第三步，根据导航方案，设计数据库；
（3） 实现文件信息的共享。
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