金蝶财务软件年结处理.docx
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金蝶财务软件年结处理
一、业务背景
年结是指每个会计年度的最后一个会计期间,针对全年的会计业务进行年末结账。
在手
工记账的情况下,年结时需登记相关的账册,并将本年科目年末余额结转入下一会计年度的
年初余额。
二、功能介绍
金蝶KIS财务系列产品所采用的数据库是微软access数据库,该数据库是一个小型的
应用数据库,随着数据量的增大,数据库的性能也会受到影响。
故金蝶KIS财务系列产品在
年末结账的时候将对历史年度数据生成一个新账套(格式为“账套名.AXX”),从而实现各个会计年度数据的分割,以避免由于数据量的增大而造成对数据库使用性能的影响。
本文档主要详细说明金蝶KIS财务系列产品年结前的准备工作、年结的操作步骤、年结
后历史数据查询方法以及年结过程的常见问题及其处理方法。
本文档以金蝶KIS标准版
V8.1、金蝶KIS记账王V8.1为案例介绍详细过程。
三、案例资料
1、九州实业公司使用金蝶KIS标准版V8.1,2011年12月末进行年末结账。
2012年1
月查询2011年12月份资产负债表,发现数据有误,需要修改凭证进行调整并重新
年末结账。
2、神州电子公司使用金蝶KIS记账王V8.1,2011年12月进行年末结账。
2012年1
月查询2011年12月份科目余额表,发现数据有误,需要修改凭证进行调整并重新
年末结账。
四、应用流程
1、九州实业公司使用金蝶KIS标准版V8.1进行年末结账
1.1年结前准备事项
检查各项业务是否处理完成
(1)完成固定资产计提折旧;
(2)如有外币业务,是否已完成12期期末调汇;
(3)结转损益,并且手工新增凭证将本年利润科目余额结转至利润分配相关科目;
(4)如启用了出纳管理系统,需进行出纳年末轧账,单击【账套选项】→【税务、银行】,
“是否进行银行对账”选项勾选【是】,如不勾选,账务处理系统进行年末结账时将不会检
查核对出纳数据;如未启用出纳管理系统,单击【账套选项】→【税务、银行】,“是否进行银行对账”选项勾选【否】。
如图1-01所示:
图1-01出纳系统设置
(5)在账务处理系统中审核、过账当前会计年度最后一会计期所有凭证(按自然月份启用的账套一般为12月)。
账套修复、碎片整理
(1)账套修复:
在金蝶KIS标准版主界面,单击【文件】→【账套修复】,选择需要年结的账套,单击【开始修复】。
如图1-02、图1-03所示:
图1-02账套修复一
图1-03账套修复二
(2)账套碎片整理:
单击【文件】→【账套碎片整理】,选择需要年结的账套,单击【开始整理】。
如图1-04、图1-05所示:
图1-04账套碎片整理一
图1-05账套碎片整理二
账套备份
在金蝶KIS标准版主界面,单击【文件】→【账套备份】,选择备份路径,单击【确定】
备份账套。
如图1-06、图1-07所示:
图1-06账套备份一
图1-07账套备份二
1.2执行年末结账
使用系统管理员权限用户登录账套,如系统自带的manager或手工新增的其他系统管
理员。
同时其他客户端须退出需要年结的账套。
单击【财务处理】→【期末结账】,键入操作员密码(密码为空时不需键入),如图
1-08所示:
图1-08期末结账
年末结账前,系统会强制执行账套备份,根据系统提示选择备份账套路径,进行账
套备份。
如图1-09所示:
图1-09备份账套
年末结账完成后,账套会计期间会自动变成下一会计年度第一会计期间,如图1-10。
同时删除本年所有凭证资料,在原账套的存放目录下生成一个备份账套和2011年账套的副
本,该备份账套和副本账套中都保存2011年度所有凭证资料。
如案例所述,2011年账套名
称为“九州实业2011.Ais”,则副本为“九州实业2011.A11”,备份账套名称为“九州实业
2011.AIB”。
其中副本文件名后缀的.AXX表示当前年度后两位数。
图1-10账套选项
注意:
备份账套“九州实业2011.AIB”和副本账套“九州实业2011.A11”虽然都保存了当前年
度所有凭证资料,但是两者的文件格式不一样,其打开方式也不一样。
备份账套“九州实业2011.AIB”需要先通过软件【账套恢复】功能恢复为“XXX.AIS”
格式后才能打开;而副本账套“九州实业2011.A11”可以直接在金蝶KIS标准版中打开,
但是XXX.A11账套文件只能查询账套中数据,不能修改。
2、年结后查询上年报表并修改12月凭证
2.1查询2011年12月报表
年末结账后,账套中无2011年凭证资料,所以无法在账套中查询2011年任何期间账
簿报表和凭证,需要打开去年的账套副本。
根据案例资料所述,需要在账套“九州实业
2011.A11”中查询去年报表数据。
打开账套“九州实业2011.A11”查询报表数据
(1)在金蝶KIS标准版主界面,单击【文件】→【打开账套】,如图2-01所示:
图2-01打开账套
(2)在【文件名】窗口键入*.A11,单击【打开】,选中“九州实业2011.A11”,单击【打
开】即可打开“九州实业2011.A11”账套,如图2-02、图2-03所示:
图2-02键入文件名
图2-03选择打开账套
注意:
九州实业2011.A11中只能查询和修改数据,不能进行重新年末结账。
2.2修改12月凭证并重新结账
修改12月凭证后需要重新执行年末结账才能保证2012年年初数的正确性,但是只有
后缀为AIS格式的账套才能执行结账,所以账套“九州实业2011.A11”不能执行年末结账,
该账套执行年末结账将提示错误,如图2-04所示:
图2-04年结报错
复制账套“九州实业2011.A11”,并修改复件文件名称为“九州实业2011新.AIS”。
单击【文件】-【打开账套】,选择账套“九州实业2011新.AIS”,单击【打开】,如图2-05所示:
图2-05选择打开账套
注意:
为了避免修改错误,必须复制账套后再修改复件名称,不要直接修改原账套的后缀为
AIS。
修改账套“九州实业2011新”的凭证后,单击【期末结账】进行年结,操作同1.2。
年结后同样会产生两个文件,分别是备份账套“九州实业2011新.AIB”和年结账套“九州
实业2011新.A11”,同时账套“九州实业2011新.AIS”期间会变成2012年1期。
3、神州电子公司使用金蝶KIS记账王V8.1进行年末结账
3.1年结前准备事项
检查各项业务是否处理完成。
(1)如有外币业务,完成期末调汇;
(2)完成结转损益,并且手工新增凭证将本年利润余额结转到利润分配;
(3)审核、过账2011年12期所有凭证。
账套修复、碎片整理
(1)在金蝶KIS记账王主界面,单击【文件】→【账套修复】,选择需要年结的账套,
单击【开始修复】。
如图3-01、图3-02所示:
图3-01账套修复一
图3-02账套修复二
(2)单击【文件】→【账套碎片整理】,选择需要年结的账套,单击【开始整理】。
如图
3-03、图3-04所示:
图3-03碎片整理一
图3-04碎片整理二
备份账套
在金蝶KIS记账王主界面,单击【文件】→【账套手动备份】,选择备份路径,单击【确
定】备份账套。
如图3-05、图3-06所示:
图3-05备份账套一
图3-06备份账套二
3.2执行年末结账
KIS记账王执行年末结账操作同1.2。
账套期间会自动变成下年第一期,同时删除本年所有凭证资料,在KIS记账王U盘的
“账套数据备份”目录下会产生一个备份账套和当前年度账套的副本,该备份账套和副本账
套中都保存当前年度所有凭证资料。
如案例所述,2011年账套名称为“神州电子2011.AIS”,
则副本为“神州电子2011_A11.AIS”,备份账套为“神州电子2011.AIR”。
其中副本文件名
后缀的AXX表示当前年度后两位数。
如图3-07所示:
图3-07期末结账一
如果安装了补丁PT037348后,KIS记账王U盘的“账套数据”目录下产生当前年度
账套的副本名称为“神州电子2011_11年结.AIY”,在“账套数据备份”目录下产生备份账
套名称为“神州电子2011.AIR”,如图3-08所示:
图3-08期末结账二
4、年结后查询上年科目余额表并修改凭证重新结账
4.1查询2011年12月报表
年末结账后,原账套中无2011年凭证资料,所以无法在原账套中查询去年任何期间
报表和凭证,需要打开去年的账套副本。
根据案例资料所述,需要在账套“神州电子
2011_A11.AIS”中查询去年报表数据。
打开账套“神州电子2011_A11.AIS”
(1)账套“神州电子2011_A11.AIS”是保存在KIS记账王U盘中的“账套数据备份”
文件夹中,但是记账王只能打开保存在记账王U盘中“账套数据”文件夹的AIS格式的账套
文件。
(2)在记账王U盘中的“账套数据备份”文件夹中复制账套“神州电子2011_A11.AIS”,
粘贴至记账王U盘中的“账套数据”文件夹
(3)单击【文件】-【打开账套】,选择账套“神州电子2011_A11.AIS”,,单击【确定】
打开账套,如图4-01所示:
图4-01打开账套
如果安装了补丁PT037348后,去年的账套副本为“神州电子2011_11年结.AIY”,需要打开该账套查询去年数据。
单击【文件】-【打开年结文件】,选择账套“神州电子2011_11
年结.AIY”,单击【确定】打开。
如图4-02、图4-03所示:
图4-02打开年结账套一
图4-03打开年结账套二
4.2修改12月凭证并重新结账
账套“神州电子2011_A11.AIS”可以直接进行年末结账,操作步骤同1.2。
年结后,
账套期间会自动变成下年第一期,同样在KIS记账王U盘的“账套数据备份”目录下会产生
一个备份账套和当前年度账套的副本,分别为“神州电子2011_A11.AIR”和“神州电子
2011_A11_A11.AIS”。
安装补丁PT037348,账套“神州电子2011_11年结.AIY”也可以直接进行年末结账,
操作步骤同一.
(二)。
年结后,同样在KIS记账王U盘的“账套数据”目录下产生一个新的当前年度账套的副本名称为“神州电子2011_11年结_11年结.AIY”,在“账套数据备份”
目录下产生备份账套名称为“神州电子2011_11年结.AIR”
五、年结常见问题
5.1问题:
年末结账时提示“本年利润科目尚有余额”。
如图5-01所示:
图5-01年结报错提示一
原因:
年末结账前,需要把本年利润余额结平。
解决方案:
手工新增凭证,把本年利润余额结转到利润分配科目。
5.2问题:
年结时提示“在进行年结之前必须对出纳系统进行年末轧账!
”,但是未使用出纳管理模块。
解决方案:
单击【账套选项】→【税务、银行】,“是否进行银行对账”单击勾选【否】。
5.3问题:
年结失败或提示运行时错误3052
原因:
账套中存在过多碎片需要进行碎片整理或账套数据量超出了OS系统记录限制所允
许的数据交换记录数量。
解决方案:
(1)进行账套碎片整理
(2)修改键值的十进制为大于10万的值,如5000000,路径分别为
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\3.5\Engines\Jet3.5\MaxLocksPerFile、
HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Jet\4.0\Engines\Jet4.0下的3.x和4.0分支
下的MaxLocksPerFile
(3)重启操作系统
六、总结
本文档讲述KIS标准版、KIS记账王年末结账操作步骤以及如何查询上一年度账套数据,
特别针对用户在年结业务中遇到的常见问题进行详细分析,可供用户参考。
1、KIS迷你版、KIS行政事业版的年结操作和查询上一年度账套数据可参考KIS标准版
的操作步骤。
2、为了避免数据丢失,切忌随意修改AXX(XX为年度后两位数据)格式的账套文件格式
为AIS,必须复制后再修改复件的文件格式为AIS。