金蝶财务软件年结处理.docx

1、金蝶财务软件年结处理一、业务背景年结是指每个会计年度的最后一个会计期间，针对全年的会计业务进行年末结账。在手工记账的情况下，年结时需登记相关的账册，并将本年科目年末余额结转入下一会计年度的年初余额。二、功能介绍金蝶KIS 财务系列产品所采用的数据库是微软access 数据库，该数据库是一个小型的应用数据库，随着数据量的增大，数据库的性能也会受到影响。故金蝶KIS 财务系列产品在年末结账的时候将对历史年度数据生成一个新账套（格式为“账套名.AXX”），从而实现各个会计年度数据的分割，以避免由于数据量的增大而造成对数据库使用性能的影响。本文档主要详细说明金蝶KIS 财务系列产品年结前的准备工作、年

2、结的操作步骤、年结后历史数据查询方法以及年结过程的常见问题及其处理方法。本文档以金蝶KIS 标准版V8.1、金蝶KIS 记账王V8.1 为案例介绍详细过程。三、案例资料1、九州实业公司使用金蝶KIS 标准版V8.1，2011 年12 月末进行年末结账。2012 年1月查询2011 年12 月份资产负债表，发现数据有误，需要修改凭证进行调整并重新年末结账。2、神州电子公司使用金蝶KIS 记账王V8.1，2011 年12 月进行年末结账。2012 年1月查询2011 年12 月份科目余额表，发现数据有误，需要修改凭证进行调整并重新年末结账。四、应用流程1、九州实业公司使用金蝶KIS 标准版V8.1

3、 进行年末结账1.1 年结前准备事项 检查各项业务是否处理完成（1）完成固定资产计提折旧；（2）如有外币业务，是否已完成12 期期末调汇；（3）结转损益，并且手工新增凭证将本年利润科目余额结转至利润分配相关科目；（4）如启用了出纳管理系统，需进行出纳年末轧账，单击【账套选项】【税务、银行】，“是否进行银行对账”选项勾选【是】，如不勾选，账务处理系统进行年末结账时将不会检查核对出纳数据；如未启用出纳管理系统，单击【账套选项】【税务、银行】，“是否进行银行对账”选项勾选【否】。如图1-01 所示：图1-01 出纳系统设置（5）在账务处理系统中审核、过账当前会计年度最后一会计期所有凭证（按自然月份启

4、用的账套一般为12 月）。 账套修复、碎片整理（1）账套修复：在金蝶KIS 标准版主界面，单击【文件】【账套修复】，选择需要年结的账套，单击【开始修复】。如图1-02、图1-03 所示：图1-02 账套修复一图1-03 账套修复二（2）账套碎片整理：单击【文件】【账套碎片整理】，选择需要年结的账套，单击【开始整理】。如图1-04、图1-05 所示：图1-04 账套碎片整理一图1-05 账套碎片整理二 账套备份在金蝶KIS 标准版主界面，单击【文件】【账套备份】，选择备份路径，单击【确定】备份账套。如图1-06、图1-07 所示：图1-06 账套备份一图1-07 账套备份二1.2 执行年末结账

5、使用系统管理员权限用户登录账套，如系统自带的manager 或手工新增的其他系统管理员。同时其他客户端须退出需要年结的账套。 单击【财务处理】【期末结账】，键入操作员密码（密码为空时不需键入），如图1-08 所示：图1-08 期末结账 年末结账前，系统会强制执行账套备份，根据系统提示选择备份账套路径，进行账套备份。如图1-09 所示：图1-09 备份账套 年末结账完成后，账套会计期间会自动变成下一会计年度第一会计期间，如图1-10。同时删除本年所有凭证资料，在原账套的存放目录下生成一个备份账套和2011 年账套的副本，该备份账套和副本账套中都保存2011 年度所有凭证资料。如案例所述，2011

6、 年账套名称为“九州实业2011.Ais”，则副本为“九州实业2011.A11”，备份账套名称为“九州实业2011.AIB”。其中副本文件名后缀的.AXX 表示当前年度后两位数。图1-10 账套选项注意：备份账套“九州实业2011.AIB”和副本账套“九州实业2011.A11”虽然都保存了当前年度所有凭证资料，但是两者的文件格式不一样，其打开方式也不一样。备份账套“九州实业2011.AIB”需要先通过软件【账套恢复】功能恢复为“XXX.AIS”格式后才能打开；而副本账套“九州实业2011.A11”可以直接在金蝶KIS 标准版中打开，但是XXX.A11 账套文件只能查询账套中数据，不能修改。2、

7、年结后查询上年报表并修改12 月凭证2.1 查询2011 年12 月报表 年末结账后，账套中无2011 年凭证资料，所以无法在账套中查询2011 年任何期间账簿报表和凭证，需要打开去年的账套副本。根据案例资料所述，需要在账套“九州实业2011.A11”中查询去年报表数据。 打开账套“九州实业2011.A11”查询报表数据（1）在金蝶KIS 标准版主界面，单击【文件】【打开账套】，如图2-01 所示：图2-01 打开账套（2）在【文件名】窗口键入*.A11，单击【打开】，选中“九州实业2011.A11”,单击【打开】即可打开“九州实业2011.A11”账套，如图2-02、图2-03 所示：图2-

8、02 键入文件名图2-03 选择打开账套注意：九州实业2011.A11 中只能查询和修改数据，不能进行重新年末结账。2.2 修改12 月凭证并重新结账 修改12 月凭证后需要重新执行年末结账才能保证2012 年年初数的正确性，但是只有后缀为AIS 格式的账套才能执行结账，所以账套“九州实业2011.A11”不能执行年末结账，该账套执行年末结账将提示错误，如图2-04 所示：图2-04 年结报错 复制账套“九州实业2011.A11”，并修改复件文件名称为“九州实业2011 新.AIS”。单击【文件】-【打开账套】，选择账套“九州实业2011 新.AIS”，单击【打开】，如图2-05所示：图2-0

9、5 选择打开账套注意：为了避免修改错误，必须复制账套后再修改复件名称，不要直接修改原账套的后缀为AIS。 修改账套“九州实业2011 新”的凭证后，单击【期末结账】进行年结，操作同1.2。年结后同样会产生两个文件，分别是备份账套“九州实业2011 新.AIB”和年结账套“九州实业2011 新.A11”，同时账套“九州实业2011 新.AIS”期间会变成2012 年1 期。3、神州电子公司使用金蝶KIS 记账王V8.1 进行年末结账3.1 年结前准备事项 检查各项业务是否处理完成。（1）如有外币业务，完成期末调汇；（2）完成结转损益，并且手工新增凭证将本年利润余额结转到利润分配；（3）审核、过账

10、2011 年12 期所有凭证。 账套修复、碎片整理（1）在金蝶KIS 记账王主界面，单击【文件】【账套修复】，选择需要年结的账套，单击【开始修复】。如图3-01、图3-02 所示：图3-01 账套修复一图3-02 账套修复二（2）单击【文件】【账套碎片整理】，选择需要年结的账套，单击【开始整理】。如图3-03、图3-04 所示：图3-03 碎片整理一图3-04 碎片整理二 备份账套在金蝶KIS 记账王主界面，单击【文件】【账套手动备份】，选择备份路径，单击【确定】备份账套。如图3-05、图3-06 所示：图3-05 备份账套一图3-06 备份账套二3.2 执行年末结账 KIS 记账王执行年末结

11、账操作同1.2。 账套期间会自动变成下年第一期，同时删除本年所有凭证资料，在KIS 记账王U 盘的“账套数据备份”目录下会产生一个备份账套和当前年度账套的副本，该备份账套和副本账套中都保存当前年度所有凭证资料。如案例所述，2011 年账套名称为“神州电子2011.AIS”，则副本为“神州电子2011_A11.AIS”，备份账套为“神州电子2011.AIR”。其中副本文件名后缀的AXX 表示当前年度后两位数。如图3-07 所示：图3-07 期末结账一 如果安装了补丁PT037348 后，KIS 记账王U 盘的“账套数据”目录下产生当前年度账套的副本名称为“神州电子2011_11 年结.AIY”，

12、在“账套数据备份”目录下产生备份账套名称为“神州电子2011.AIR”，如图3-08 所示：图3-08 期末结账二4、年结后查询上年科目余额表并修改凭证重新结账4.1 查询2011 年12 月报表 年末结账后，原账套中无2011 年凭证资料，所以无法在原账套中查询去年任何期间报表和凭证，需要打开去年的账套副本。根据案例资料所述，需要在账套“神州电子2011_A11.AIS”中查询去年报表数据。 打开账套“神州电子2011_A11.AIS”（1）账套“神州电子2011_A11.AIS”是保存在KIS 记账王U 盘中的“账套数据备份”文件夹中，但是记账王只能打开保存在记账王U 盘中“账套数据”文件

13、夹的AIS 格式的账套文件。（2）在记账王U 盘中的“账套数据备份”文件夹中复制账套“神州电子2011_A11.AIS”，粘贴至记账王U 盘中的“账套数据”文件夹（3）单击【文件】-【打开账套】，选择账套“神州电子2011_A11.AIS”，单击【确定】打开账套，如图4-01 所示：图4-01 打开账套 如果安装了补丁PT037348 后，去年的账套副本为“神州电子2011_11 年结.AIY”，需要打开该账套查询去年数据。单击【文件】-【打开年结文件】，选择账套“神州电子2011_11年结.AIY”，单击【确定】打开。如图4-02、图4-03 所示：图4-02 打开年结账套一图4-03 打开

14、年结账套二4.2 修改12 月凭证并重新结账 账套“神州电子2011_A11.AIS”可以直接进行年末结账，操作步骤同1.2。年结后，账套期间会自动变成下年第一期，同样在KIS 记账王U 盘的“账套数据备份”目录下会产生一个备份账套和当前年度账套的副本，分别为“神州电子2011_A11.AIR”和“神州电子2011_A11_A11.AIS”。 安装补丁PT037348，账套“神州电子2011_11 年结.AIY”也可以直接进行年末结账,操作步骤同一.（二）。年结后，同样在KIS 记账王U 盘的“账套数据”目录下产生一个新的当前年度账套的副本名称为“神州电子2011_11 年结_11 年结.AI

15、Y”，在“账套数据备份”目录下产生备份账套名称为“神州电子2011_11 年结.AIR”五、年结常见问题5.1 问题：年末结账时提示“本年利润科目尚有余额”。如图5-01 所示：图5-01 年结报错提示一原因：年末结账前，需要把本年利润余额结平。解决方案：手工新增凭证，把本年利润余额结转到利润分配科目。5.2 问题：年结时提示“在进行年结之前必须对出纳系统进行年末轧账！”，但是未使用出纳管理模块。解决方案：单击【账套选项】【税务、银行】，“是否进行银行对账”单击勾选【否】。5.3 问题：年结失败或提示运行时错误3052原因：账套中存在过多碎片需要进行碎片整理或账套数据量超出了OS 系统记录限制

16、所允许的数据交换记录数量。解决方案：（1）进行账套碎片整理（2）修改键值的十进制为大于10 万的值，如5000000，路径分别为HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftJet3.5EnginesJet3.5MaxLocksPerFile、HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftJet4.0EnginesJet 4.0 下的3.x 和4.0 分支下的MaxLocksPerFile（3）重启操作系统六、总结本文档讲述KIS 标准版、KIS 记账王年末结账操作步骤以及如何查询上一年度账套数据，特别针对用户在年结业务中遇到的常见问题进行详细分析，可供用户参考。1、KIS 迷你版、KIS 行政事业版的年结操作和查询上一年度账套数据可参考KIS 标准版的操作步骤。2、为了避免数据丢失，切忌随意修改AXX（XX 为年度后两位数据）格式的账套文件格式为AIS，必须复制后再修改复件的文件格式为AIS。